¿Qué es una Factura?

¿Acabas de empezar tu aventura como autónomo? ¿Tienes dudas sobre qué es realmente una factura? No te preocupes, aquí somos expertos en facturación: qué es, cómo hacer una factura, cuándo debes emitirla, qué datos obligatorios debes añadir y todo lo que necesitas.

En este artículo te explicaremos qué es y para qué sirve la factura, en qué momentos deberás enviarla y, además, un truco para mejorar el control de tus documentos y de tu negocio.

Leyendo este artículo aprenderás:

¿Para qué sirve una factura? Vídeo

En el siguiente vídeo podrás ver paso a paso cómo realizar una factura sin esfuerzo, y sobre todo mostrando los datos obligatorios que debe incluir para hacerla. También te explicamos en qué casos es obligatorio realizar una factura o cuando es más adecuado optar por realizar un ticket, y lo que esto supone en cuanto a deducciones fiscales de uno u otro documento.

Si tienes dudas, visita el artículo del IVA y el IRPF en una factura. Además, te explicamos cómo digitalizar tu facturación y mejorar el control de tus ingresos y gastos. Descubre una nueva forma de gestionar tu negocio, empieza los 15 días de Quipu gratis.

Definición de factura

Las facturas son documentos comerciales que indican la compraventa de bienes o servicios. En ella debemos indicar todos los datos del emisor y del receptor, así como de la operación, para que esta tenga validez legal y fiscal.

Tanto para las empresas, como para autónomos, como en la mayoría de casos, una factura sirve como acreditación de una transferencia de un bien o servicio tras la compra. Así como el albarán deja constancia, y podemos acogernos a él en caso de duda, la factura nos sirve como comprobante legal de la compra o de la venta.

¿Qué es facturar?

Los conceptos facturar y facturación se refieren a todo el proceso que involucra emitir o recibir una factura, es decir, la elaboración, el registro, el envío y el cobro del producto o servicio.

Es por ello que la facturación es clave para tu negocio: no solo te permite cobrar tu trabajo, sino también tener información sobre el estado de tu empresa:

  • Tu nivel de liquidez.
  • De dónde provienen tus recursos y tus ingresos.
  • Qué productos tienen mayor rentabilidad.
  • En qué puedes crecer e invertir.
  • Qué decisiones puedes tomar.

DATO CLAVE: Sin información no hay buenas decisiones, y eso es un principio básico de la facturación. Imagina que un equipo de fútbol ficha un jugador sin haberlo visto jugar. Absurdo, ¿no? Pues es lo mismo que dirigir tu negocio sin tener el control de tu facturación. Las decisiones no se toman a ciegas, sino con información y visión de presente y futuro.

¿Qué información tiene una factura?

Para facturar debemos tener en cuenta muchos datos, tanto nuestros como del cliente. Debemos añadir los datos fiscales del emisor y del receptor, la numeración de la factura, la fecha de emisión, así cómo la descripción del producto o servicio. Además, marcamos la base imponible y los tipos impositivos por separado, así como el importe total.

Si quieres conocer con detalle qué datos son obligatorios en una factura, consulta el artículo enlazado. Además, te damos unos consejos para mejorar tu facturación, y asegurar el cobro de todas tus facturas.

¿Quién está obligado a emitir facturas?

Todas las empresas y los autónomos están obligados a hacer facturas cuando realizan una venta de bienes o servicios. En el apartado siguiente veremos en qué casos concretos deberás hacer tus facturas.

Si no eres autónomo, pero has realizado un trabajo por cuenta propia y te han pedido factura, solo podrás hacerla en los siguientes casos:

  • Si es algo puntual.
  • Si el beneficio de ese trabajo es menor al SMI (1.000€ al mes con 14 pagas).

QUIPU TIP: Si quieres saber más sobre los requisitos de facturación, consulta el artículo ‘Cómo facturar sin ser autónomo’.

¿Cuándo emitir una factura?

Aunque quede bien claro, os dejamos esta lista con todos los casos en los que debemos realizar una factura:

  • Cuando el cliente es otra empresa o un autónomo.
  • Cuando el cliente sea la Administración Pública, o una persona jurídica que no sea empresa o autónomo (entonces hacemos una Factura Electrónica).
  • Cuando el cliente la reclama para fines tributarios.
  • Para exportar bienes exentos de IVA (salvo en productos y tiendas libres de impuestos).
  • Para venta que se realizan a distancia, ya sea por impuestos especiales o en función de las disposiciones en el territorio donde aplica el impuesto.
  • En caso de anticipo, a no ser que sean ventas intracomunitarias exentas.

QUIPU TIP: Recuerda que es importante guardar tus facturas durante el tiempo que marca Hacienda. Con Quipu puedes realizarlo fácilmente, ya que al subir tus facturas al programa, se almacenan automáticamente para cumplir con la legalidad vigente.

¿Cuáles son los tipos de facturas?

Existen diferentes tipos de facturas, más allá de la factura ordinaria. Una factura para cuando cometemos un error, una más simple y con menos datos, una para relacionarse con la administración y muchas más. Puedes consultar el listado con algunas de las facturas más importantes:

Además tienes otras facturas como la recurrente, la autofactura, o las que tienen relación con el extranjero: intracomunitaria, extracomunitaria y multidivisa

Te recomendamos leer el artículo sobre las diferencias entre un ticket o factura simplificada y una factura ordinaria si necesitas ampliar más información sobre este tema.

todas tus facturas con quipu

Mejora tu negocio controlando tu facturación

Es importante tener el control sobre toda la facturación de tu empresa o actividad. Esto no significa únicamente emitir y pagar facturas de clientes y proveedores, sino también tener visibilidad en tiempo real del estado de tu negocio o actividad y tener datos para hacer previsiones para tu negocio así como información actualizada y ordenada para poder pasar cuentas con la Agencia Tributaria al final de Trimestre.

Aprende a gestionar tu facturación para sacar el máximo rendimiento de tus facturas. Te explicamos cómo hacerlo en el artículo Cómo llevar el control de mis Facturas.

¿Tengo que guardar mis facturas?

Sí, es imprescindible almacenar las facturas para tu relación con la Agencia Tributaria. Depende del criterio deberás guardarlas entre 6 y 10 años, con lo cual deberás buscar un sistema de almacenamiento óptimo.  Aprende más en el artículo sobre Guardar tus Facturas.

Hacer factura online con Quipu

Con Quipu puedes crear facturas de ingreso como registrar los gastos de tu negocio o actividad para que puedas llevar el control de tu facturación. Únicamente tienes que rellenar la plantilla de factura los campos de la factura, para que se cree el PDF de la factura listo para enviar a tu cliente.

Una vez hayas rellenado los campos de la plantilla de factura que te ofrecemos con la información de la factura y todos los requisitos para facturar a un cliente podrás descargártela en PDF o enviarla directamente a tu cliente.

Modelo de factura

Si quieres empezar a facturar y no quieres lanzarte a un programa directamente, puedes probar nuestras plantillas en Word, Excel y PDF. Verás que te serán útiles en un principio, pero en cuanto quieras hacer crecer tu negocio necesitarás una opción mejor. Pruébalas, empieza a facturar y decide si quieres descubrir una nueva forma de gestionar tu negocio:

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Además con Quipu tienes la ventaja de que si comentes un error, puedes realizar una factura rectificativa o abono en pocos minutos, ya que los datos se copian de forma instantánea así como la numeración específica.

BONUS: Si quieres hacer una factura online puedes probar el Programa de Facturación Quipu gratis durante 15 días. Además, el software online te permite gestionar tu facturación para que puedas conocer el estado de tu negocio con datos actualizados y así llevar al día tu empresa o actividad


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