Síntesis del artículo
La fecha de emisión de una factura es el dato obligatorio que indica cuándo se ha expedido el documento, determinando su validez legal y los plazos para la autoliquidación de impuestos como el IVA y el IRPF. Conocer la diferencia entre esta y la fecha de operación es clave para cumplir con las normativas tributarias y evitar sanciones.
Roger Dobaño · CEO de Quipu
La fecha de emisión de una factura es una de las partes indispensables en este tipo de documento. Debe quedar bien claro cuándo se ha expedido, pues de ello dependerá la validez legal de la factura, y dicha fecha determinará además cuándo hay que presentarla ante Hacienda o cuándo se puede empezar a requerir un cobro.
Hoy venimos a contarte todo lo que necesitas saber sobre esto, ¡y por qué su importancia es capital!
¿Qué es y qué significa la fecha de emisión de una factura?
La fecha de emisión de una factura, también denominada fecha de expedición de una factura, es el momento en el que la empresa que ha realizado una venta de un producto o servicio emite este documento de expedición obligatoria. Entender qué significa la fecha de emisión es fundamental, ya que es el dato que da inicio a las obligaciones fiscales y comerciales derivadas de esa transacción.
Hay que tener claro que la emisión de una factura sin fecha de emisión no tiene ninguna validez legal y tampoco será aceptada por las autoridades tributarias.
Importancia de la fecha de emisión de una factura
Ahora que sabes cuál es la fecha de emisión de una factura, hay que dejar claro que no siempre tiene por qué coincidir con el momento en el que se cierra la venta o la prestación del servicio, aunque esto lo veremos un poco más adelante en este mismo texto.
El hecho principal por el que la fecha de emisión de una factura es importante es porque este dato determina cuándo hay que autoliquidar el IVA y, de darse el caso, también las retenciones de IRPF.
Eso sí, estos no son los únicos motivos por los que es importante que figure bien claro la fecha de expedición de una factura emitida:
- Una factura es un comprobante de venta que conlleva unas obligaciones para todas las partes.
- Es el garante a la hora de que el vendedor reclame un pago.
- La fecha de emisión de la factura es el dato al que debe aferrarse el comprador en caso de tener que exigir responsabilidades tiempo después de su adquisición.
- Además, es la que marca durante cuánto tiempo hay que guardar el documento, ya que una inspección puede reclamarnos facturas de hasta 4 años atrás.
Diferencia entre fecha de emisión y fecha de operación (devengo)
Diferencia entre albarán y factura en la emisión
📹 Vídeo explicativo: Conoce cómo influye el momento de la entrega del producto o servicio frente a la fecha final de emisión de la factura y el cumplimiento de los plazos legales.
La fecha de emisión indica el momento exacto en el que se genera y expide el documento, mientras que la fecha de operación (o devengo) señala cuándo se entregó realmente el bien o se prestó el servicio. Es fundamental distinguir ambos conceptos, ya que la fecha de operación es la que determina en qué trimestre se debe realizar la liquidación del IVA correspondiente.
Además, con la llegada de nuevos sistemas de control tributario como Verifactu, la trazabilidad entre el momento en que se realiza la operación y la emisión de la factura será mucho más rigurosa, obligando a las empresas a llevar un registro impecable de ambas fechas.
Ejemplo de la fecha de emisión de una factura
Ya hemos visto qué es la fecha de emisión de una factura y por qué resulta tan importante como para ser uno de los datos obligatorios de una factura, pero siempre es mejor ilustrar la información con un buen ejemplo. Por eso vamos a mostrarte una factura real en la que queda claro cómo incorporar la fecha de expedición a una factura emitida y cuál es su importancia.
A continuación te dejamos una imagen en cuya zona central se aprecian claramente el dato de la fecha de emisión de la factura y, además, el de su fecha de vencimiento, que pasaremos a explicarte justo debajo:
Como ves, esta factura fue emitida el 15 de febrero de 2022 y su vencimiento fue el 17 de febrero de ese mismo año. Esto quiere decir que el cliente que efectuó la compra, de servicio en este caso, debía abonar su importe antes de que se alcanzase dicha fecha de vencimiento.
Eso sí, la fecha de emisión de esta factura también afecta a la numeración de la factura. Comprender qué es el año de emisión resulta clave aquí, ya que el número de factura siempre debe ser correlativo y estar en orden cronológico dentro de ese mismo ejercicio. Lo que quiere decir que, en esta serie (A2022), ya no podríamos volver a emitir una factura posterior con la misma numeración (8) o con una numeración de factura anterior.
Además, que la fecha de emisión fuese el 15/02/2022 significa que tanto el IVA de esta factura como el IRPF debían ser autoliquidados en el primer trimestre de 2022, concretamente del 1 al 20 de abril de 2022 mediante el modelo 303 y el modelo 130 respectivamente.
Dudas frecuentes sobre la fecha de emisión de una factura
Cómo corregir errores mediante factura rectificativa
📹 Vídeo explicativo: Si has cometido un error en la fecha de emisión o en los datos de una factura ya expedida, descubre en este vídeo cómo emitir una factura rectificativa paso a paso.
Aparte de lo que ya te hemos contado, vamos a aprovechar para responder a algunas de las preguntas frecuentes que nos llegan sobre la fecha de emisión de una factura. ¡Seguro que más de una también te sirve a ti!
¿Una factura sin fecha de emisión tiene validez?
El reglamento de facturación vigente en España deja claro que una factura sin fecha de emisión no es válida a nivel legal. Es más, podría incluso conllevar sanciones muy serias.
¿Qué hacer si tengo un error en la fecha de emisión de una factura?
Un error material en la fecha de expedición debe corregirse mediante una nueva factura rectificativa que cumpla con las siguientes características:
- Debe quedar claro el número de factura cuya información está rectificando.
- Debe indicar la causa de la rectificación.
- Su fecha de emisión será la del día en el que se expide, no la misma de la factura que rectifica.
- Debe expedirse tan pronto como se conozca la circunstancia que la motiva y remitirse antes del día 16 del mes siguiente a su expedición.
Una vez emitida la factura rectificativa, sustituirá a todos los niveles a la factura con el error en la fecha de emisión.
¿Es posible modificar la fecha de emisión de una factura?
No, la Agencia Tributaria deja claro que la fecha de expedición de una factura emitida es inamovible. En este caso, habría que emitir una factura rectificativa que la sustituyese.
Si quieres saber más sobre cómo anular una factura mal emitida te recomendamos que leas nuestro artículo.
¿Cuál es la fecha límite para la emisión de una factura?
Existen distintos casos en cuanto a la fecha límite de emisión de una factura, así que vamos a explicarlos uno a uno:
- Si la factura es para un cliente particular, la fecha de emisión debe ser la misma en la que se ha producido la venta o se le ha prestado el servicio.
- En caso de ser para una persona jurídica, la ley permite que la fecha de emisión sea cualquier momento hasta el día 16 del mes siguiente a la transacción.
- Si la factura es para entregas en la Unión Europea, el plazo se extiende hasta el día 16 del mes posterior al inicio del transporte del producto.
¿Y si una misma factura reúne operaciones realizadas en distintas fechas?
- Para clientes particulares, la fecha de emisión de factura límite será el último de esos días en los que se haya realizado una operación.
- Para personas jurídicas, la fecha límite de expedición será el día 16 del mes siguiente a la venta, y se dispondrá de un mes para enviarla a partir de la emisión de dicha factura.
¿Qué diferencia hay entre la fecha de emisión y la fecha de vencimiento de una factura?
La fecha de emisión de una factura es la fecha en la que se ha emitido dicha factura, mientras que la fecha de vencimiento es el día límite que el cliente tiene para abonar la cuantía recogida en dicho documento.
Por otro lado, la fecha de emisión de la factura es una de las partes de la factura que son obligatorias para que tenga validez legal, mientras que la fecha de vencimiento de la factura es opcional y puede pactarse con el cliente.
¿Las facturas se contabilizan por la fecha de emisión de las mismas?
Así es, las facturas se contabilizan desde el momento que marca su fecha de expedición. Por eso es tan importante llevar un correcto control de las facturas y un buen plan de tesorería, ya que debemos contar con la liquidez suficiente para afrontar las autoliquidaciones de impuestos aunque no hayamos cobrado muchas de ellas.
¿Cuándo se emite una factura, antes o después del pago?
La factura debe emitirse cuando se realiza la operación (entrega del bien o prestación del servicio), independientemente de si el cliente ya ha pagado o pagará después. Si hay un pago anticipado, se debe emitir una factura por ese anticipo en el momento del cobro.
¿Hasta qué fecha puedo emitir facturas del mes anterior?
Si el cliente es una empresa o autónomo (persona jurídica), tienes hasta el día 16 del mes siguiente al que se realizó la operación para emitir la factura. Si es un particular, debe emitirse en el mismo momento de la venta.
