¿Qué datos son obligatorios y qué elementos de facturación deben aparecer en una factura para que cumplan con el modelo de factura?

Emitir una factura

Ha llegado el momento de hacer tu primera factura y aunque, a priori, parecía algo sencillo, te pones manos a la obra y… ¿Por dónde empiezo? Bien, ¡calma! vamos a ver todos los datos de facturación que deben aparecer de forma obligatoria en la factura, así como toda la información de cada uno de ellos, un ejemplo de factura y una plantilla para que puedas hacer la factura de forma sencilla 🙂 ¡Vamos allá! 

Si tienes que emitir una factura a un cliente, ya sea por un servicio realizado o por un producto vendido y tienes que empezar a crear tu primera factura, debes conocer los datos de la factura así como los elementos que debes incorporar.

Para que una factura tenga validez, debes añadir los siguientes datos de la factura de forma obligatoria:

  • Numeración
  • Fecha de emisión
  • Datos fiscales del emisor
  • Datos fiscales del cliente
  • Concepto
  • Tipo impositivo
  • (Sólo para las empresas) Información del Registro Mercantil

Vamos a detallar cada uno de ellos a continuación, para poder ver cómo debes reflejar estos datos en la factura.

Recuerda que, para poder crear y emitir una factura de forma fácil, puedes probar el Programa de Facturación Online Quipu, que te permite crear facturas y presupuestos, descargarla en PDF y enviarla directamente a tu cliente.

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Numeración de la factura

La numeración es el elemento más importante entre los datos de facturación. Toda factura debe estar numerada, y además debemos seguir una numeración correlativa. Para tener ordenada la facturación, puedes crear series de numeración, es decir, prefijos que te permitan identificar un conjunto de facturas de una forma más sencilla.

Por ejemplo, empezamos la serie de numeración 2018/ para todas las facturas que vamos a emitir en 2018. A la primera factura, le adjudicamos el número 2018/1, a la segunda factura que emitimos, le asignaremos el número 2018/2, la tercera el 2018/3… Y así seguiremos haciendo de forma correlativa.

Aunque no es obligatorio cambiar la serie de numeración, es recomendable crear una serie de numeración nueva para cada año, para mantener la facturación ordenada. Recuerda que puedes crear tantas series de numeración como quieras. Tendrán validez siempre y cuando respetes la correlación dentro de cada una de ellas.

Fecha de emisión

Toda factura debe llevar una fecha de emisión de forma obligatoria. Además, aunque no sea un dato obligatorio, es recomendable que la factura lleve una fecha de vencimiento entre los datos de la factura, es decir, la fecha máxima en la que un cliente nos pueda pagar, de modo que podamos controlar el estado de pago de nuestras facturas.

Datos del emisor y del receptor

Para que una factura tenga validez, debe incluir la información fiscal tanto del emisor como los datos fiscales del cliente a quién le emitimos la factura. Vamos a ver qué son y qué datos fiscales son obligatorios en una factura.

Concepto

Tenemos que especificar todos aquellos servicios o productos por los que estamos generando entre los datos de la factura. Para cada uno de ellos, crearemos una línea distinta. Idealmente, debería quedar siempre reflejado el producto, la base imponible (es decir, el precio sin aplicar el tipo impositivo), la cantidad de producto y el tipo impositivo que se aplica.

Tipo impositivo

El tipo impositivo se refiere a los impuestos que se aplican por cada uno de los conceptos de la factura. Para cada uno de ellos, tenemos que especificar el tipo de IVA que se aplica así como el porcentaje de retención IRPF, si corresponde.

Información del registro mercantil

La información que aparece en el Registro Mercantil de las empresas únicamente es obligatorio para las empresas. Consiste en el tomo, el folio… 

¿Qué son los datos fiscales?

Los datos fiscales es toda aquella información que nos identifica como empresa o autónomo. Se trata de datos que debemos presentar ante clientes y proveedores, además de ser nuestra acreditación ante Hacienda. Los datos fiscales de un autónomo o empresa se componen de los siguientes elementos:

  • Nombre del autónomo o nombre fiscal de la empresa
  • Número de Identificación Fiscal o Código de Identificación Fiscal
  • Domicilio fiscal
  • Código Postal
  • Población
  • Teléfono
  • Correo electrónico

En el caso que quieras conocer tus datos fiscales, puedes acceder a la web de la Agencia Tributaria, siguiendo los pasos que se especifican.

Al hacer una factura, tenemos que añadir los datos fiscales tanto del emisor como del receptor. A pesar que es recomendable poner el mayor número de información fiscal de la empresa o autónomo, únicamente son obligatorios los siguientes tres datos fiscales en la factura:

  • Nombre y apellidos del autónomo o nombre fiscal de la empresa
  • CIF o NIF
  • Domicilio o dirección fiscal

En función de si nuestro cliente es una empresa o un autónomo, contaremos con los siguientes datos a incluir.

Datos fiscales de una empresa

Si debes añadir la información fiscal de una empresa en una factura, mínimo debes añadir estos datos:

  • Nombre fiscal
  • CIF
  • Dirección fiscal

Datos fiscales de un autónomo

En caso que debas añadir la información fiscal de un autónomo en una factura, mínimo debes añadir estos datos:

  • Nombre fiscal
  • NIF
  • Dirección fiscal

Ejemplo de factura

Para poner en práctica toda la teoría, vamos a ver un ejemplo de factura que incluya todos los datos de facturación obligatorios. Como cada concepto tiene una base imponible sobre la cual se aplica el tipo impositivo, vamos a ver tres tipos de facturas, que incluyen los diferentes tipos impositivos.

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Ejemplo de factura con IVA

Por ejemplo, si emitimos una factura de 500€, por la venta de un servicio de diseño de catálogos, y únicamente le aplicamos el 21% de IVA, tendremos las siguiente factura.

500€ de base imponible

+21% de IVA que se aplica a la base imponible

500*1,21= 605€

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Ejemplo de factura con IRPF

Supongamos que, para el mismo ejemplo, se aplica únicamente un 7% de retención de IRPF

500€ de base imponible

-7% de IRPF

500€ * 0,07 IRPF= 35€

500€-35€=465€

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Ejemplo de factura con IVA y retención IRPF

Teniendo en cuenta el mismo ejemplo, ahora aplicamos tanto el 21% de IVA como una retención del 7% de IRPF. De este modo, el ejemplo de factura con IVA y retención IRPF quedaría de la siguiente forma:

500€ de base imponible

+21% de IVA

-7% de IRPF

500*1,21=605€

500*0,07=35€

605€-35€=570€

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Hacer factura online

Si quieres hacer una factura online puedes probar el Programa de Facturación Quipu. Además de crear facturas, el software online te permite gestionar tu facturación para que puedas conocer el estado de tu negocio con datos actualizados así llevar al día tu empresa o actividad.

¿Cómo crear una factura con Quipu?

En Quipu puedes crear facturas de ingreso como registrar los gastos de tu negocio o actividad para que puedas llevar el control de tu facturación. Únicamente tienes que rellenar la plantilla de factura los campos de la factura, para que se cree el PDF de la factura listo para enviar a tu cliente.

  • Número de la factura y serie de numeración: El número de la factura se define por defecto con la serie de numeración que hayas predefinido
  • Fecha de emisión: La fecha de emisión se define también por defecto
  • Cliente: Si es un nuevo cliente, deberás introducir sus datos, y Quipu lo recordará para la próxima vez. En caso que sea un cliente o proveedor con quien ya has facturado anteriormente, únicamente tendrás que seleccionarlo entre la lista que Quipu te ofrece.

  • Concepto: Puedes definir el producto o servicio así como guardarlo para que Quipu lo recuerde la próxima vez. Del mismo modo, puedes añadir varios conceptos en una factura.
  • Tipo impositivo: Únicamente tienes que definir el porcentaje de IVA e IRPF que se aplicará a la base imponible definida.

Una vez hayas rellenado los campos de la plantilla de factura que te ofrecemos con la información de la factura, podrás descargártela en PDF o enviarla directamente a tu cliente.

Facturación

Es importante tener el control sobre toda la facturación de tu empresa o actividad. Esto no significa únicamente emitir y pagar facturas de clientes y proveedores, sino también tener visibilidad en tiempo real del estado de tu negocio o actividad y tener datos para hacer previsiones para tu negocio así como información actualizada y ordenada para poder pasar cuentas con la Agencia Tributaria al final de Trimestre.

Quipu te ayuda a gestionar tu facturación de un modo ágil y te da información sobre el estado de tu negocio, para que puedas hacer previsiones de la empresa con datos actualizados en tiempo real. Además, te rellena los modelos tributarios en un clic, para que puedas presentar tus impuestos a Hacienda en un sólo clic.

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¿Cómo es el proceso de facturación?

El proceso de facturación puede iniciarse en un momento anterior a la emisión de la factura a tu cliente. Generalmente, y cuando se trata de un servicio, como emisor de la factura podemos realizar un presupuesto o una factura proforma indicando al cliente las condiciones de venta de nuestro servicio.

De forma posterior, se crea la factura a la espera que el cliente nos pague por ella. Es importante tener visibilidad sobre el estado de pago de esta factura.

Factura rectificativa

Ahora que ya sabes qué información debe contener una factura ¿Qué pasa si me he equivocado en una factura? ¡Que no cunda el pánico!

Somos humanos, así que podemos equivocarnos al definir los datos en una factura. No es la primera vez que alguien se dedica a emitir una factura sin nif o una factura sin fecha de emisión, por ejemplo. Todos estos elementos ya se tienen en cuenta. Por ello, puedes hacer una factura rectificativa que “anule” la anterior y puedas hacer la factura con los datos correctos.

Para poder diferenciarlas de una factura ordinaria, la serie de numeración de las facturas rectificativas se define con el prefijo R. De este modo, crearás la factura rectificativa R-1, la R-2, R-3… Y así consecutivamente.

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Tipos de factura

Existe diferentes tipos de factura, más allá de la factura ordinaria. Por ello, vamos a ver el listado de facturas que existe, de modo que podamos hacernos una idea de todos aquellos tipos de factura que se pueden hacer.

  • Factura ordinaria
  • Factura simplificada
  • Factura recapitulativa
  • Factura proforma

Factura ordinaria

Se trata de la factura común, la que emitimos para un cliente y declaramos ante la Agencia Tributaria a final del trimestre así como informamos de ellas con los modelos anuales.

Factura simplificada

Una factura simplificada es lo que comúnmente conocemos como ticket. Existen diferencias entre una factura ordinaria y una factura simplificada (ticket). Es importante procesar todos los tickets que tienes en la cartera, para que no pierdas ningún

Factura recapitulativa

Una factura recapitulativa es un tipo de factura que nos pemite agilizar la facturación con un mismo cliente. Se trata de una factura que resume las facturas emitidas a un mismo cliente durante un periodo de tiempo máximo de un mes.

Factura proforma

Una factura proforma es una factura que nos sirve para acordar las condiciones de venta de un bien o servicio con un cliente. Puede confundirse con un presupuesto, pero se diferencia en que una factura proforma tiene validez legal. En cambio, un presupuesto no tiene.

En Quipu, puedes crear tantas facturas como quieras, así como agilizar la gestión de la facturación y rellenar tus modelos tributarios listos para presentar a la Agencia Tributaria. Tener tu información centralizada y ordenada en un Programa de Facturación Online te permite gestionar tu negocio y actividad donde y cuando quieras, así como consultar el estado de tu negocio o actividad en tiempo real y obtener información para poder hacer previsiones. Pruebalo gratis haciendo clic aquí y define si se adapta a tu negocio 🙂

Judith de Quipu
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos. Actualmente estudiando un Máster en buscadores.