¿Estás empezando a facturar? ¿Te sientes perdido porque no sabes qué datos tienes que poner en una factura o te da miedo equivocarte?
Veremos qué datos debes añadir en una factura, algunos consejos para mejorar tu facturación y un vídeo clave para ser un experto facturando.
Leyendo este artículo aprenderás:
- Datos obligatorios de una factura
- Requisitos para realizar una factura
- Qué son los datos fiscales
- Datos opcionales de una factura
- Referencias extras de las facturas
Vídeo: Datos obligatorios en una factura
Cuando empezamos a facturar tenemos muchas dudas y aparecen muchos conceptos nuevos que no conocemos.
En este caso, lo mejor es aprender y entender cada uno de estos conceptos y cómo deben aplicarse en una factura, no solo para empezar a facturar haciendo las cosas bien, sino y principalmente para evitar sanciones de la Agencia Tributaria.
📹 Vídeo explicativo: en el siguiente vídeo te explicamos todos los datos obligatorios que deben incluirse en las facturas según el Reglamento de facturación de España.
Prueba gratuita de 15 días. Sin permanencia. Sin introducir tu tarjeta.
Datos de facturación obligatorios
Aquí tienes un ejemplo con los distintos datos necesarios para una factura, que describimos a continuación. Recuerda añadir siempre la palabra FACTURA (0) en el encabezado de tus facturas.
1. Número de factura
La numeración de la factura es el elemento más importante entre los datos de facturación. Toda factura debe estar numerada, y además debemos seguir una numeración correlativa. Para tener ordenada la facturación, puedes crear series de numeración, es decir, prefijos que te permitan identificar un conjunto de facturas de una forma más sencilla.
- Por ejemplo, empezamos la serie de numeración 2022/ para todas las facturas que vamos a emitir durante el año 2022.
- A la primera factura, le adjudicamos el número 2022/1, a la segunda factura que emitimos, le asignaremos el número 2022/2, la tercera el 2022/3… Y así seguiremos haciéndolo siempre de forma correlativa.
Aunque no es obligatorio cambiar la serie de numeración, es recomendable crear una serie de numeración nueva para cada año, canal de venta para mantener la facturación ordenada.
💡 QUIPU TIP: Recuerda que puedes crear tantas series de numeración como quieras. Tendrán validez siempre y cuando respetes la correlación dentro de cada serie. No obstante, recuerda que en una factura rectificativa o de abono la numeración debe seguir una secuencia diferente a la de las facturas ordinarias.
¿Pero, como puedo mantener el orden y la correlación en mis facturas y series de numeración?
En función de tu volumen de facturación que tengas te será más o menos fácil controlarlo correctamente.
Lo ideal es que lleves un registro (en Excel, por ejemplo) de todas tus facturas y series de numeración, para de este modo saber siempre en cada serie de numeración por qué número ibas.
La mejor opción hoy en día es simplificar este proceso y usar un software de facturación que crea la correlación numérica entre facturas y series de numeración automáticamente. De esta forma no te equivocas y no tienes que estar apuntándolo todo cada día en una hoja de cálculo que al final se vuelve un caos.
2. Fecha de Emisión
Toda factura debe llevar una fecha de emisión de forma obligatoria. Marca el día en el que la empresa emite el documento con toda la información, así como marca el trimestre en el que deberemos contabilizar la factura.
Según el principio del devengo del Plan General Contable, toda operación deberá ser registrada cuando se produce, y no cuando se realiza el cobro o el pago:
- Por lo tanto, añadiremos la factura en el trimestre en el que la hemos emitido, y no en el que la cobramos, pese a que muchos clientes pueden retrasarse en el pago. Ten esto siempre presente antes de hacer tus declaraciones trimestrales.
3. Datos fiscales del emisor y del receptor
Para que una factura tenga validez, debe incluir la información fiscal tanto del emisor como los datos fiscales del cliente a quién le emitimos la factura.
Cómo ya hemos comentado anteriormente, estos son los datos fiscales que puedes añadir:
- Nombre del autónomo o nombre fiscal de la empresa.
- Número de Identificación Fiscal o Código de Identificación Física (NIF/CIF)
- Domicilio fiscal.
- Código Postal.
- Población.
- Teléfono.
- Correo electrónico.
💡 QUIPU TIP: De forma obligatoria solo deberás incluir el Nombre o denominación fiscal, el NIF o CIF y el domicilio fiscal. El resto, son opcionales, pero te recomendamos referenciar al máximo tanto tus datos como los de tu cliente.
4. Concepto
Tenemos que añadir de forma detallada todos los servicios o productos por los que estamos facturando.
Para cada uno de ellos, crearemos una línea distinta.
Lo ideal es que en esta línea quede reflejado lo siguiente:
- El detalle del producto o servicio que se está facturando.
- La base imponible (es decir, el precio sin aplicar el tipo impositivo).
- La cantidad de productos o servicios.
- El descuento aplicado a la factura si los hubiese.
- Los tipos impositivos que se les apliquen (el IVA y/o el IRPF).
5. Base imponible
La base imponible es el importe del producto sin impuestos ni descuentos, es decir, la cantidad sobre la que se calculan esos impuestos. Toda transacción económica está sometida a tipos impositivos, en este caso el IVA y el IRPF.
En una factura debemos marcar la base imponible del producto, para calcular luego el IVA y el IRPF, y que tanto tu cliente cómo tu podáis hacer las deducciones pertinentes.
6. Tipo impositivo
El tipo impositivo se refiere a los impuestos que se aplican por cada uno de los conceptos de la factura. Para cada uno de ellos, tenemos que especificar el tipo de IVA que se aplica así como el porcentaje de retención IRPF, si corresponde.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre los tipos impositivos que debe contener una factura y cómo aplicarlos correctamente, consulta el siguiente artículo sobre el IVA y el IRPF en una factura.
7. Importe total
Una vez calculada la base imponible, los tipos impositivos y los posibles descuentos, tendremos el resultado del importe total, es decir, el coste real de esa factura. Es el precio que pagaremos o que pagará nuestro cliente por el producto o servicio prestado.
8. Información del registro mercantil
La información que aparece en el Registro Mercantil de las empresas únicamente es obligatoria para las empresas. Consta de diversos datos tales como:
- El CIF o NIF.
- El objeto y razón social.
- Su denominación.
- Su lugar en la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE).
- La representación social de la empresa.
- El capital social aportado por la empresa.
- Los depósitos de sus cuentas.
Elementos opcionales de una factura: Consejos
Fecha de Vencimiento
La fecha de emisión es obligatoria, pero aunque no lo sea nosotros os recomendamos añadir también una fecha de vencimiento. Así daremos instrucciones al cliente de cuándo debe realizar el pago de la factura, y podremos registrar y tener un mayor control sobre las facturas impagadas.
Forma de pago
Al marcar un método de pago o de cobro en una factura estamos añadiendo información valiosa sobre como va a realizarse el pago o cobro de la misma.
Podemos especificar que la transacción se realizará por transferencia bancaria, en efectivo, por Paypal, Stripe, o lo que se adapte mejor a nuestro negocio.
Recuerda que todos estos datos dan más información a tu cliente, le facilitan la realización del pago, sirven para eliminar dudas y, además, te ayudan a generar más confianza.
Descuentos
Un descuento es una reducción del importe de venta al público en un caso concreto, y debemos hacerlo constar en nuestra factura. Recuerda que, al igual que los impuestos, debes aplicar el descuento a la base imponible.
Observaciones
¿Quieres indicar a tu cliente un dato extra de tu factura? Siempre tienes la oportunidad de escribir alguna observación o nota a parte, para dar más contexto, o por ejemplo, una descripción simple de la operación comercial.
Requisitos para hacer una factura
Antes de conocer los datos obligatorios de una factura y las partes de una factura, es importante saber qué necesitas y si estás obligado a facturar. Si estás dado de alta como autónomo en la Seguridad Social, o eres una empresa, no te preocupes, puedes facturar en cualquier momento cuando lo necesites.
Pero, ¿cómo puedo facturar sin ser autónomo? Para hacerlo, debes tener en cuenta dos factores:
- Que sea algo puntual: es decir, debes poder demostrar ante Hacienda que esta actividad no es tu principal fuente de ingresos, y que la estas realizando de forma esporádica.
- No superar el SMI: para facturar sin ser autónomo no podemos superar el Salario Mínimo Interprofesional, es decir, 100€ mensuales o 14.000€ anuales facturados.
❗️DATO CLAVE: Aun así nos estamos exponiendo a que Hacienda nos haga una inspección. Nosotros te recomendamos darte de alta como autónomo, para evitar cualquier tipo de problema, requerimiento o sanción por parte de la Agencia Tributaria.
¿Qué son los datos fiscales?
Los datos fiscales son toda aquella información que nos identifica como empresa o autónomo. Se trata de datos que debemos presentar ante clientes y proveedores, además de ser nuestra acreditación ante Hacienda.
Los datos fiscales de un autónomo o empresa se componen de los siguientes elementos:
- Nombre del autónomo o nombre fiscal de la empresa.
- Número de Identificación Fiscal o Código de Identificación Física (NIF/CIF)
- Domicilio fiscal.
- Código Postal.
- Población.
- Teléfono.
- Correo electrónico.
En la siguiente imagen podéis ver cómo estos datos se verían reflejados en la cabecera de una factura:
En el caso que quieras conocer cuáles son tus datos fiscales, tienes que acceder a la web de la Agencia Tributaria y acceder a tu Área Personal para verlos.
Al hacer una factura, tenemos que añadir los datos fiscales tanto del emisor como del receptor.
A pesar de que es recomendable poner el mayor número de información fiscal de la empresa o autónomo, únicamente son obligatorios los siguientes tres datos fiscales en una factura:
- Nombre y apellidos del autónomo o nombre fiscal de la empresa.
- CIF o NIF.
- Domicilio o dirección fiscal.
En función de si nuestro cliente es una empresa o un autónomo, contaremos con los siguientes datos a incluir 👇
Datos fiscales de una empresa
Si debes añadir la información fiscal de una empresa en una factura, mínimo debes añadir estos datos:
- Nombre fiscal.
- CIF.
- Dirección fiscal.
Datos fiscales de un autónomo
En caso que debas añadir la información fiscal de un autónomo en una factura, mínimo debes añadir estos datos:
- Nombre fiscal.
- NIF.
- Dirección fiscal.
💡 QUIPU TIP: Recuerda diferenciar entre la dirección de facturación, y la dirección de envío: la de facturación es la que conecta con el pago, es decir, la que conecta con la tarjeta bancaria o la forma de pago. La dirección de envío es donde enviaremos el producto.
Programa de facturación: ¿Cómo puedo incluir los datos obligatorios y los opcionales en una factura?
📹 Vídeo demostración: En el siguiente vídeo te mostramos lo fácil y sencillo que es crear y gestionar facturas en Quipu. Y es que no queremos que simplemente te lo creas, queremos que lo veas 👇
Referencias relacionadas con las facturas
No todas las facturas son iguales: existen operaciones en las que los tipos impositivos no se aplican como hemos explicado.
Son casos puntuales a tener en cuenta, sobre todo de cara a las deducciones de IVA y las operaciones fuera de España.
Estas son las 3 referencias que debemos marcar:
Regímenes especiales de IVA
Si estamos dentro de uno de los regímenes especiales de IVA debemos marcarlo en la factura: este es el caso de las agencias de viajes, del recargo de equivalencia o de las operaciones de oro de inversión, por ejemplo.
❗️DATO CLAVE: Existen otros como el criterio de caja, el régimen simplificado, o el de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección. En cualquier caso, debemos hacerlo constar en las observaciones de la factura.
Obligación del receptor de pagar el IVA en Operaciones Intracomunitarias
Si facturamos a una empresa de la Unión Europea (fuera de España), y con el fin de dejar claras las obligaciones fiscales, como emisor debemos marcar la obligación del destinatario de declarar el IVA.
Recuerda que en este caso es el pagador el que debe ingresar el IVA, aunque no esté marcado o exista un error en el importe. Es por ello que, si recibes una factura en una Operación Intracomunitaria, deberás revisarla bien antes de realizar el pago.
Norma de Exención de IVA
Si hacemos una factura que cuenta con una exención de IVA, debemos dejar constancia en el documento. Aunque solo sea parte del producto o servicio facturado, debemos marcar donde hemos aplicado esta exención.
Desde actividades educativas en escuelas públicas o privadas, hasta actividades sociales, culturales o deportivas, pasando por el servicio postal, existen diferentes casuísticas sujetas a la exención de IVA. Consúltalas en el artículo Actividades exentas de IVA.
