Datos Obligatorios de una Factura

驴Est谩s empezando a facturar? 驴Tienes dudas sobre c贸mo hacer que tus facturas sean completamente v谩lidas? Est谩s en el lugar correcto. Veremos qu茅 datos debes a帽adir en una factura, algunos consejos para mejorar tu facturaci贸n y un v铆deo clave para ser un experto facturando. 

Leyendo este art铆culo aprender谩s:

V铆deo sobre los Datos de una Factura

Cuando empezamos a facturar tenemos que tener en cuenta muchos datos y conceptos hasta la fecha desconocidos. Lo mejor es informarse hasta ser un experto, para evitar sanciones de la Agencia Tributaria. Para ello hemos preparado un v铆deo con todo lo que debes saber sobre c贸mo hacer una factura:

Si quieres saber m谩s sobre los impuestos en tu factura, consulta el IVA y el IRPF en una factura. Para mejorar el control de tus ingresos y gastos, aprende c贸mo puedes digitalizar tu facturaci贸n. Descubre c贸mo gestionar mejor tu negocio, empieza los 15 d铆as de Quipu gratis.

Requisitos para hacer una factura

Antes de conocer los datos obligatorios de una factura, es importante saber qu茅 necesitas para facturar. Si est谩s dado de alta c贸mo aut贸nomo en la Seguridad Social, o eres una empresa, no te preocupes, puedes facturar siempre que sea necesario.

Pero, 驴c贸mo puedo facturar sin ser aut贸nomo? Para hacerlo, debes tener en cuenta dos factores:

  • Que sea algo puntual: es decir, debes poder demostrar ante Hacienda que esta actividad no es tu principal fuente de ingresos, y que la estas realizando de forma espor谩dica.
  • No superar el SMI: para facturar sin ser aut贸nomo no podemos superar el Salario M铆nimo Interprofesional, es decir, 100鈧 mensuales o 14.000鈧 anuales facturados.

DATO CLAVE: Aun as铆 nos exponemos a un riesgo de sanci贸n. Nosotros te recomendamos darte de Alta de Aut贸nomo, para asegurar una buena relaci贸n con la Agencia Tributaria.

驴Qu茅 son los datos fiscales?

Los datos fiscales son toda aquella informaci贸n que nos identifica como empresa o aut贸nomo. Se trata de datos que debemos presentar ante clientes y proveedores, adem谩s de ser nuestra acreditaci贸n ante Hacienda. Los datos fiscales de un aut贸nomo o empresa se componen de los siguientes elementos:

  • Nombre del aut贸nomo o nombre fiscal de la empresa.
  • N煤mero de Identificaci贸n Fiscal o C贸digo de Identificaci贸n F铆sica (NIF/CIF)
  • Domicilio fiscal.
  • C贸digo Postal.
  • Poblaci贸n.
  • Tel茅fono.
  • Correo electr贸nico.
datos fiscales del emisor y del receptor

DATO CLAVE: En el caso que quieras conocer tus datos fiscales, puedes acceder a la web de la Agencia Tributaria, siguiendo los pasos que se especifican.

Al hacer una factura, tenemos que a帽adir los datos fiscales tanto del emisor como del receptor. A pesar que es recomendable poner el mayor n煤mero de informaci贸n fiscal de la empresa o aut贸nomo, 煤nicamente son obligatorios los siguientes tres datos fiscales en la factura:

  • Nombre y apellidos del aut贸nomo o nombre fiscal de la empresa.
  • CIF o NIF.
  • Domicilio o direcci贸n fiscal.

En funci贸n de si nuestro cliente es una empresa o un aut贸nomo, contaremos con los siguientes datos a incluir 馃憞

Datos fiscales de una empresa

Si debes a帽adir la informaci贸n fiscal de una empresa en una factura, m铆nimo debes a帽adir estos datos:

  • Nombre fiscal.
  • CIF.
  • Direcci贸n fiscal.

Datos fiscales de un aut贸nomo

En caso que debas a帽adir la informaci贸n fiscal de un aut贸nomo en una factura, m铆nimo debes a帽adir estos datos:

  • Nombre fiscal.
  • NIF.
  • Direcci贸n fiscal.

DATO CLAVE: Recuerda diferenciar entre la direcci贸n de facturaci贸n, y la direcci贸n de env铆o: la de facturaci贸n es la que conecta con el pago, es decir, la que conecta con la tarjeta bancaria o la forma de pago. La de env铆o es d贸nde enviaremos el producto.

Datos de facturaci贸n

Aqu铆 tienes un ejemplo con los distintos datos necesarios para una factura, que describimos a continuaci贸n. Recuerda a帽adir siempre la palabra FACTURA (0) en el encabezado de tus facturas.

datos obligatorios de una factura

1. Numero de factura

La numeraci贸n es el elemento m谩s importante entre los datos de facturaci贸n. Toda factura debe estar numerada, y adem谩s debemos seguir una numeraci贸n correlativa. Para tener ordenada la facturaci贸n, puedes crear series de numeraci贸n, es decir, prefijos que te permitan identificar un conjunto de facturas de una forma m谩s sencilla.

  • Por ejemplo, empezamos la serie de numeraci贸n 2022/ para todas las facturas que vamos a emitir en 2022.
  • A la primera factura, le adjudicamos el n煤mero 2022/1, a la segunda factura que emitimos, le asignaremos el n煤mero 2022/2, la tercera el 2022/3鈥 Y as铆 seguiremos haciendo de forma correlativa.

Aunque no es obligatorio cambiar la serie de numeraci贸n, es recomendable crear una serie de numeraci贸n nueva para cada a帽o, para mantener la facturaci贸n ordenada.

QUIPU TIP: Recuerda que puedes crear tantas series de numeraci贸n como quieras. Tendr谩n validez siempre y cuando respetes la correlaci贸n dentro de cada una de ellas. No obstante, recuerda que en una factura rectificativa o de abono la numeraci贸n debe seguir una secuencia diferente.

2. Fecha de Emisi贸n

Toda factura debe llevar una fecha de emisi贸n de forma obligatoria. Marca el d铆a en que la empresa emita el documento con toda la informaci贸n, as铆 como marca el trimestre en que deberemos contabilizar la factura.

Seg煤n el principio del devengo del Plan General Contable, toda operaci贸n deber谩 ser registrada cuando se produce, y no cuando se realiza el cobro o el pago:

  • Por lo tanto, a帽adiremos la factura en el trimestre en que la hemos emitido, y no en el que la cobramos, pese a que muchos clientes pueden retrasarse en el pago. Ten esto siempre presente antes de hacer tus declaraciones trimestrales.

3. Datos fiscales del emisor y del receptor

Para que una factura tenga validez, debe incluir la informaci贸n fiscal tanto del emisor como los datos fiscales del cliente a qui茅n le emitimos la factura. C贸mo ya hemos comentado anteriormente, estos son los datos fiscales que puedes a帽adir:

  • Nombre del aut贸nomo o nombre fiscal de la empresa.
  • N煤mero de Identificaci贸n Fiscal o C贸digo de Identificaci贸n F铆sica (NIF/CIF)
  • Domicilio fiscal.
  • C贸digo Postal.
  • Poblaci贸n.
  • Tel茅fono.
  • Correo electr贸nico.

DATO CLAVE: De forma obligatorioa solo deber谩s incluir el Nombre o denominaci贸n fiscal, el NIF o CIF y el domicilio fiscal. El resto, son opcionales, pero te recomendamos referenciar al m谩ximo tanto tus datos como los de tu cliente.

datos obligatorios de una factura 2

4. Concepto

Tenemos que especificar todos aquellos servicios o productos por los que estamos generando entre los datos de la factura. Para cada uno de ellos, crearemos una l铆nea distinta. Idealmente, deber铆a quedar siempre reflejado el producto, la base imponible (es decir, el precio sin aplicar el tipo impositivo), la cantidad de producto y el tipo impositivo que se aplica.

5. Base imponible

La base imponible es el importe del producto sin impuestos ni descuentos, es decir, la cantidad sobre la que se calculan esos impuestos. Toda transacci贸n econ贸mica est谩 sometida a tipos impositivos, en este caso el IVA y el IRPF. 

En una factura debemos marcar la base imponible del producto, para calcular luego el IVA y el IRPF, y que tanto tu cliente c贸mo tu pod谩is hacer las deducciones pertinentes. 

6. Tipo impositivo

El tipo impositivo se refiere a los impuestos que se aplican por cada uno de los conceptos de la factura. Para cada uno de ellos, tenemos que especificar el tipo de IVA que se aplica as铆 como el porcentaje de retenci贸n IRPF, si corresponde.

7. Importe total 

Una vez calculada la base imponible, los tipos impositivos y los posibles descuentos, tendremos el resultado del importe total, es decir, el coste real de esa factura. Es el precio que pagaremos o que pagar谩 nuestro cliente por el producto o servicio prestado.

8. Informaci贸n del registro mercantil

La informaci贸n que aparece en el Registro Mercantil de las empresas 煤nicamente es obligatoria para las empresas. Consta de diversos datos tales como:

Elementos opcionales de una factura: Consejos

Fecha de Vencimiento

La fecha de emisi贸n es obligatoria, y adem谩s podemos a帽adir una fecha de vencimiento. As铆 daremos instrucciones al cliente de cu谩ndo debe cerrar el pago de la factura, y podremos registrar mejor los impagos, y tener mayor control sobre nuestra tesorer铆a.

Forma de pago

驴Quieres cobrar en efectivo o mediante transferencia? Al marcar un m茅todo de pago o de cobro nos aseguramos el canal de entrada del dinero. Recuerda que todos estos datos dan m谩s informaci贸n a tu cliente, le facilitan la realizaci贸n del pago, sirven para eliminar dudas y, adem谩s, te ayudan a generar m谩s confianza.

Descuentos

Un descuento es una reducci贸n del importe de venta al p煤blico en un caso concreto, y debemos hacerlo constar en nuestra factura. Recuerda que, al igual que los impuestos, debes aplicar el descuento a la base imponible. 

Observaciones

驴Quieres indicar a tu cliente un dato extra de tu factura? Siempre tienes la oportunidad de escribir alguna observaci贸n o nota a parte, para dar m谩s contexto, o por ejemplo, una descripci贸n simple de la operaci贸n comercial.

facturas en word o excel

Referencias relacionadas con las factura

No todas las facturas son iguales: existen operaciones en las que los tipos impositivos no se aplican c贸mo hemos explicado. Son casos puntuales a tener en cuenta, sobre todo de cara a las deducciones de IVA y las operaciones fuera de Espa帽a. Estas son las 3 referencias que debemos marcar:

Reg铆menes especiales de IVA

Si estamos dentro de uno de los reg铆menes especiales de IVA debemos marcarlo en la factura: este es el caso de las agencias de viajes, del recargo de equivalencia o de las operaciones de oro de inversi贸n, por ejemplo.

DATO CLAVE: Existen otros como el criterio de caja, el r茅gimen simplificado, o el de bienes usados, objetos de arte, antig眉edades y objetos de colecci贸n. En cualquier caso, debemos hacerlo constar en las observaciones de la factura. 

Obligaci贸n del receptor de pagar el IVA en Operaciones Intracomunitarias

Si facturamos a una empresa de la Uni贸n Europea (fuera de Espa帽a), y con el fin de dejar claras las obligaciones fiscales, como emisor debemos marcar la obligaci贸n del destinatario de declarar el IVA.

Recuerda que en este caso es el pagador el que debe ingresar el IVA, aunque no est茅 marcado o exista un error en el importe. Es por ello que, si recibes una factura en una Operaci贸n Intracomunitaria, deber谩s revisarla bien antes de realizar el pago.

Norma de Exenci贸n de IVA

Si hacemos una factura que cuenta con una exenci贸n de IVA, debemos dejar constancia en el documento. Aunque solo sea parte del producto o servicio facturado, debemos marcar donde hemos aplicado esta exenci贸n.

Desde actividades educativas en escuelas p煤blicas o privadas, hasta actividades sociales, culturales o deportivas, pasando por el servicio postal, existen diferentes casu铆sticas sujetas a la exenci贸n de IVA. Cons煤ltalas en el art铆culo Actividades exentas de IVA.

Ahora ya sabes qu茅 datos debes a帽adir en una factura. Con Quipu tendr谩s todos los datos incluidos autom谩ticamente, y solo tendr谩s que detallar el cliente, el producto o servicio y los tipos impositivos. Empieza a facturar como un profesional ahora mismo con los 15 d铆as gratis de Quipu.


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6 comentarios en “Datos Obligatorios de una Factura”

  1. No entiendo porque en el apartado 1.6 establece la obligaci贸n de que figure la informaci贸n del Registro Mercantil de la Sociedad y luego en la factura no se aplica. Es un error o es que no es obligatorio??

    Responder
  2. Buenos d铆as, Judith, muchas gracias por todo el contenido que public谩is, es muy 煤til. Soy cliente de Quipu y estoy muy satisfecho con el servicio, que recomiendo a todo el mundo. Ten铆a una duda relacionada con el asunto de esta entrada. Mi facturaci贸n est谩 dirigida enteramente a clientes extracomunitarios (en concreto, brasile帽os). Como no cuento con su identificaci贸n fiscal, emito la factura sin colocar la identificaci贸n fiscal. 驴Lo estoy haciendo mal? S茅 que podr铆a hacer una factura simplificada, pero si no me equivoco, las facturas simplificadas deben llevar IVA, y para justificar que facturo sin IVA tengo que colocar la direcci贸n del cliente. Un saludo cordial.

    Responder
    • Hola Tony,

      隆Muchas gracias por tus palabras! 馃檪 Te explico un poco una opci贸n que tienes para poder informar a Quipu de este caso. En primer lugar, puedes crear un contacto nuevo con la informaci贸n que tengas del cliente (que entiendo que son clientes finales, no aut贸nomos o empresas). Al momento de crear la factura o desde la misma pesta帽a de contactos, puedes crear un nuevo contacto sin a帽adir m谩s datos que el nombre y pa铆s (en este caso, Brasil). De este modo, podr谩s crear la factura ordinaria (le a帽ades el IVA…) seleccionando el cliente brasile帽o, de forma que indicar谩s a Quipu que se trata de una factura extracomunitaria y de este modo quedar谩 reflejado.

      Espero haberme explicado bien, cualquier cosa me comentas 馃槈

      隆Recibe un saludo!

      Responder
      • Gracias, Judith. Hasta ahora he venido haciendo tal y como me indicas. Son clientes finales, s铆. Creo la factura, coloco todos sus datos (nombre, apellidos, direcci贸n completa) y al seleccionar Brasil como pa铆s el propio sistema ya sabe que no hay que computar IVA.
        Mi preocupaci贸n era la de estar haciendo una factura sin la identificaci贸n fiscal del cliente, pero entiendo que al tratarse de un comprador extracomunitario no hay ning煤n problema. Una vez m谩s, gracias por tu ayuda.

        Responder

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