Los autónomos y pymes tienen una serie de obligaciones al emitir facturas a sus clientes. El reglamento de facturación recopila más de una decena de datos que deben incorporar todos los negocios en estos documentos de pago para cumplir con la normativa.
Además, en apenas dos años, todos los autónomos que trabajen con otros negocios pasarán a estar obligados a emitir facturas por medios electrónicos. Al igual que con la factura ordinaria, con la electrónica también hay una serie de datos que deberán figurar obligatoriamente. Algunos de ellos son nuevos.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué dice la Ley sobre los datos obligatorios de una factura?
- Cambios y novedades en la ley para la factura electrónica
- Datos obligatorios de una factura normal y electrónica
- Datos opcionales de una factura
¿Qué dice la Ley sobre los datos obligatorios de una factura?
La factura es el documento que da validez legal y fiscal a la compra – venta de productos o servicios. Este soporte no sólo sirve como resguardo para cobrar y para documentar las operaciones que hacen los autónomos y pymes en su día a día , sino que además se requiere para decenas de procedimientos, como puede ser justificar una deducción en una declaración de impuestos.
Desde 2012, la normativa que regula el contenido y los datos obligatorios que deben incluir las facturas es el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Esta norma no sólo establece todos los datos que deben incorporar las facturas para ser legales y servir en cualquier operación, sino que también fija qué sujetos -por ejemplo, autónomos y empresas que trabajan con otros negocios- están obligados a cumplir con la obligación de emitir facturas.
Desde hace más de una década, el reglamento de facturación regula los datos que debe contener obligatoriamente una factura para ser legal. Sin embargo, esta norma sufrirá ciertos cambios próximamente con la entrada en vigor del reglamento de la Ley Crea y Crece que desarrolla la obligación de emitir facturas electrónicas.
Cambios y novedades en la ley para la factura electrónica
Ahora mismo, este reglamento todavía no está en marcha pero cuando entre en vigor empezará la cuenta atrás y la mayoría de autónomos dirán adiós a la clásica factura en papel. Desde la aprobación de este reglamento -que ahora mismo sólo es un borrador y está todavía pendiente-, los autónomos tendrán dos años para adaptarse a la obligación de emitir facturas por medios electrónicos cuando facturen a otro negocio.
Por lo tanto, durante los próximos años, miles de autónomos podrían verse afectados por dos normativas simultáneamente: el reglamento de facturación para facturas en papel y el reglamento de la Ley 18/2022 que regula el contenido de las facturas electrónicas.
De hecho, y aunque todavía no está listo el reglamento de facturación electrónica, recientemente, el pasado 6 de diciembre se actualizó el Real Decreto 1619/2012, y se incluyeron algunos elementos obligatorios que deben cumplir desde hoy las facturas electrónicas, como por ejemplo contar con un código QR que permita la lectura de los datos de la factura.
Datos obligatorios de una factura normal y electrónica
Los autónomos y pymes que emitan una factura deben tener en cuenta todos los datos a incluir obligatoriamente en este tipo de documentos de pago para que sean legales. A día de hoy, estos datos están contenidos en el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el reglamento de facturación.
De momento, esta normativa regula sólo la información que deben incluir las facturas normales, que será muy similar a la que deba introducirse en las facturas electrónicas -salvo algunos elementos que se han añadido recientemente-.
Ahora bien, el reglamento de facturación electrónica que está en camino modificará, como vamos a ver a continuación, los datos obligatorios que hay que incluir en una factura si se emite por medios electrónicos.
Por eso es siempre recomendable contar con un software de facturación como el de Quipu que se actualiza constantemente a los cambios en la normativa para que los autónomos puedan emitir facturas cumpliendo con la legislación vigente.
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Datos obligatorios de una factura normal
A día de hoy, los datos que se recogen en la legislación vigente y que deben incluir los autónomos obligatoriamente en cualquier factura que emitan son:
- Número y, en su caso, serie: la numeración de las facturas dentro de cada serie es el elemento más importante de la factura y debe ser siempre correlativa. Por ejemplo, podríamos poner la serie 2024 para todas las facturas emitidas en 2024. A la primera le adjudicamos el número 2024/1, a la segunda factura que emitimos, le asignaremos el número 2024/2, la tercera el 2024/3… Además, la expedición de series (como por ejemplo 2024/…) no sólo es recomendable sino también obligatoria en algunos casos como cuando se emiten facturas rectificativas.
- La fecha de su expedición: todas las facturas deben tener una fecha de emisión, es decir, el día, mes y año concreto en el que el autónomo o pyme recaba toda la información de la operación y se la envía al cliente en el documento de pago.
- Datos del emisor y del receptor de la factura: las facturas deben incluir determinada información obligatoria para que tengan validez, tanto del autónomo que emite la factura y la va a cobrar como del emisor, el cliente al que se le envía la factura. Los datos que siempre deben figurar son:
- Nombre y apellidos (en el caso de que sea autónomo persona física) o denominación social (si es una empresa) tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Número de Identificación Fiscal (si es autónomo, este número coincidirá con el Documento Nacional de Identidad) tanto del emisor como del receptor
- Domicilio fiscal, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. El Domicilio debe incluir la dirección, el código postal y la población. En el caso de los autónomos sin un local abierto al público, es habitual que este domicilio coincida con su vivienda.
- Descripción de las operaciones: Habrá que incluir los datos necesarios en la factura para que quede claro cuáles son los servicios o productos por los que estamos facturando. Esto servirá para consignar más abajo la base imponible del Impuesto y su importe.
- Base imponible: Es el precio total de la factura antes de haber aplicado impuestos. Es decir, antes de sumar el IVA y restar el IRPF.
- El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. Habitualmente, los autónomos que facturan en territorio nacional deberán aplicar el IVA -que se suma- y el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) -que se resta-.
- Importe total: Es el precio de la factura, tras haber aplicado sobre la base imponible los impuestos que correspondan. Este importe es el precio real que pagará nuestro cliente por el producto o servicio prestado.
- Datos complementarios: También hay otras circunstancias especiales que, de producirse, es obligatorio señalar en la factura como: si es una operación exenta de IVA -si se trata, por ejemplo, de servicios educativos o sanitarios-; si forma parte del Régimen especial de Agencias de viajes o del régimen especial de bienes usados, entre otras.
Datos obligatorios de una factura electrónica
Al igual que las facturas ordinarias, una factura electrónica también tiene que cumplir una serie de requisitos para ser legal.
De momento, la normativa no prevé datos específicos para la factura electrónica, por lo que cualquier factura -se emita en papel o por medios electrónicos– debe contener los datos que se han citado anteriormente. La factura electrónica deberá contener igualmente numeración, fecha, datos de emisor y receptor, conceptos, base imponible, tipos impositivos o importe total.
Sin embargo, cuando se apruebe el reglamento de facturación electrónica (seguramente en los próximos meses), podrían incluirse nuevos datos y elementos obligatorios.
Según el borrador del reglamento de facturación electrónica, algunos de estos nuevos datos y elementos podrían ser:
- El estado de cobro/pago de las facturas:
Cuando se emita una factura deberá incluirse un campo en el que aparezca su estado (pendiente de aceptación, aceptada, pendiente de pago, etc.). Los autónomos que reciban una factura electrónica deberán obligatoriamente informar al proveedor que se la ha enviado de los siguientes estados de la factura: su aceptación o rechazo de la factura y su fecha; y el pago efectivo completo de la factura y su fecha
El Gobierno avanzó recientemente que los autónomos con una facturación de menos de ocho millones de euros tendrán tres años desde la aprobación del reglamento de factura electrónica para adaptarse completamente a esta obligación e informar a sus proveedores o a la Agencia Tributaria sobre todos los estados por los que pasen sus facturas. Las empresas tendrán uno o dos años, dependiendo de su facturación
- Firma electrónica:
Todas las facturas electrónicas emitidas por plataformas privadas deberán estar firmadas por el emisor con algún medio de firma electrónica oficial.
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Datos opcionales de una factura
Al igual que hay una serie de datos obligatorios para las facturas ordinarias y electrónicas -cuando entren en vigor-, también hay una serie de datos opcionales para ambos tipos de factura.
Datos opcionales de una factura normal
- Fecha de Vencimiento: aunque la fecha de emisión de una factura es obligatoria, la fecha de vencimiento es opcional. En cualquier caso, se recomienda incluir este dato para orientar al cliente sobre los plazos en los que debe realizar el pago.
- Forma de pago: el método de pago es un dato opcional que puede aportar valor a la factura. Al marcarlo, se está dando información valiosa sobre las formas que se van a admitir para recibir el pago de esta factura. Puede ser a través de transferencia bancaria, en efectivo u otros métodos similares que acepte el negocio.
- Descuentos: se trata de otra información opcional que se puede incluir en una factura. Los descuentos se pueden aplicar directamente en el precio sin detallar. Sin embargo, es importante incluirlos para dejar constancia de que el precio final es distinto al haberse aplicado una reducción.
- Observaciones: es un campo opcional que sirve para indicar información adicional sobre la factura. Por ejemplo, una nota para describir alguna información sobre la operación comercial que no se ha indicado antes.
- Logotipo de la empresa: aunque no es un elemento obligatorio en las facturas, sí es recomendable para generar una marca e imagen sólida de cara a los clientes.
Datos opcionales de una factura electrónica
- Facturas verificables: la frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU“: este elemento no es opcional pero sólo es obligatorio para aquellos autónomos o empresas que se hayan acogido voluntariamente a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
- Los códigos QR y códigos alfanuméricos. Aunque no es un dato como tal, sino más bien un elemento, las facturas electrónicas podrán incluir la representación gráfica de su contenido recogida mediante un código “QR”.
- Incorporar algunos estados complementarios de facturación: aunque será obligatorio informar al proveedor de algunos estados como la aceptación/rechazo de la factura o su pago efectivo, hay otros aspectos que son voluntarios. De manera opcional se podrá informar de los siguientes estados:
- Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
- Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
- Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.
