Es muy probable que como empresa o autónomo, haya llegado a nuestras manos una factura proforma, o bien, que necesitemos crear una. Veamos qué es y cómo se rellena.

¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?

Uno de los documentos con los que seguramente nos habremos encontrado como empresa o autónomo son los presupuestos. Éstos nos sirven para informar a un cliente potencial del coste final de nuestros servicios o la venta de productos.

Es por ello que, realizar un presupuesto nos resulta imprescindible, tanto si ejercemos como vendedor o consumidor, ya que ambos queremos conocer el precio final a pagar en la adquisición de un producto o servicio.

Pues bien, a efectos prácticos, una factura proforma es lo mismo que un presupuesto, pero a efectos legales, no se validan de igual forma. Así como el presupuesto no tiene validez a efectos legales, la factura proforma sí lo tiene. Es decir, viene a ser lo mismo pero con la única diferencia que la factura proforma tiene validez legal, como documento acreditativo para el desarrollo de una actividad. Veamos:

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una factura provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial. Es decir, en ésta, incluiremos un precio, una base y unos impuestos que corresponden a las condiciones por las que facturaríamos unos servicios. Como haríamos con un presupuesto.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma únicamente tiene carácter informativo, por lo que no formará parte de la contabilidad de la empresa.Es decir, no la declararemos ni liquidaremos. Servirá para informar y acordar las condiciones de la venta de nuestro servicio o producto a nuestros clientes.

Ahora bien, si nunca puedes llegar a tener problemas con algún cliente porque no te paga o porque no llegáis a un acuerdo, la factura proforma, como comentábamos, es un documento que acredita, legalmente, que ha habido algún indicio de actividad.

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¿Qué debe contener una factura proforma? Modelo proforma:

Hay una gran cantidad de datos que podemos incluir si realizamos una factura proforma. Normalmente, añadiremos todos los campos requeridos en cualquier factura convencional, especificando que se trata de una factura proforma en el encabezado de ésta. De este modo, en una factura proforma podemos encontrar la siguiente información:

  • Cabecera especificando que se trata de una factura proforma
  • Fecha de emisión
  • Datos del vendedor así como del cliente potencial, incluyendo nombre, domicilio, identificación fiscal, número de IVA intracomunitario, etc
  • Descripción de los productos/servicios, incluyendo el precio total (teniendo en cuenta transporte y otros costes adicionales)
  • Impuestos que se puedan aplicar, como IVA o IRPF
  • Otra información que, a nuestro parecer, sea necesaria o relevante
La factura proforma es una factura provisional que entregamos al cliente, donde especificamos los detalles de una actividad comercial Clic para tuitear

Además, en las facturas proforma podemos incluir una numeración por si queremos tener control sobre el total de facturas proforma emitidas, pero nunca serán numeradas como una factura comercial ni podrán sustituirlas, ya que son facturas. como comentábamos, sin declarar.  Es por ello que, normalmente, no se numeran.

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¿En qué casos se realiza una factura proforma?

Podemos realizar una factura proforma en diversas ocasiones. El momento más común para entregar una factura proforma se produce cuando el servicio que prestaremos ya ha sido acordado con el cliente, o cuando el cliente ya nos haya realizado el pedido pero no lo ha pagado todavía.

Otro caso en el que puede ser interesante realizar un modelo proforma, se produce cuando debemos realizar operaciones exteriores, es decir, cuando un producto pase por aduanas, para tener en cuenta el valor que se deberá pagar.

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Judith de Quipu
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos. Actualmente estudiando un Máster en buscadores.