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¿Qué es una factura proforma y para qué se utiliza?

Facturas, presupuestos, albaranes, … hay ciertos términos que más o menos controlamos todos y sabemos qué son y para qué se utilizan. Pero, cuando profundizamos un poco, empiezan a aparecer otros conceptos que, de entrada, parecen mucho más complejos, como es el caso de la factura proforma.

Y, la verdad es que, si nos paramos un momento e intentamos entender qué es, veremos que no es tan complicado. Así que hoy veremos qué es una factura proforma, cómo se rellena y sus diferencias con un presupuesto y un albarán para que no te quede ninguna duda sobre cómo debes usarla.

Leyendo este artículo aprenderás:

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es una factura provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial. Una factura proforma no tiene valor comercial, simplemente es un documento en el que se especificarán los detalles de una futura factura definitiva.

Es decir, en ésta, incluiremos un precio, una base y unos impuestos que corresponden a las condiciones por las que facturaríamos unos servicios. Como haríamos con un presupuesto, pero no es lo mismo.

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma (en inglés, proforma invoice) únicamente tiene carácter informativo, por lo que no formará parte de la contabilidad de la empresa. Es decir, no la declararemos ni liquidaremos. Servirá para informar y acordar las condiciones de venta de nuestro servicio o producto a nuestros clientes.

Ahora bien, en el supuesto que llegaras a tener problemas con algún cliente porque no te paga o porque no os ponéis de acuerdo, la factura proforma tiene validez jurídica y acredita que ha habido algún indicio de actividad.

¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?

Uno de los documentos con los que seguramente nos habremos encontrado como empresa o autónomo son los presupuestos.

Los presupuestos nos sirven para informar a un cliente potencial del coste final de nuestros servicios o la venta de productos.

Es por ello que, realizar un presupuesto nos resulta imprescindible, tanto si ejercemos como vendedor o consumidor, ya que ambos queremos conocer el precio final a pagar en la adquisición de un producto o servicio.

Pues bien, a efectos prácticos, una factura proforma es lo mismo que un presupuesto, pero a efectos legales, no se validan de igual forma. Así como el presupuesto no tiene validez a efectos legales, la factura proforma sí lo tiene. Es decir, viene a ser lo mismo pero con la única diferencia que la factura proforma tiene validez jurídica, como documento acreditativo para el desarrollo de una actividad.

Es decir, viene a ser lo mismo pero con la única diferencia que la factura proforma tiene validez jurídica, como documento acreditativo para el desarrollo de una actividad.

🔗 Ampliar información: Si quieres profundizar más sobre las diferencias entre una factura proforma y un presupuesto este artículo será de tu interés.

¿Qué debe contener una factura proforma? 

Factura proforma modelo

Hay una gran cantidad de datos que podemos incluir si realizamos una factura proforma. Normalmente, añadiremos todos los campos requeridos en cualquier factura convencional u ordinaria, especificando que se trata de una factura proforma en el encabezado de ésta.

De este modo, en una factura proforma podemos encontrar la siguiente información:

  • Cabecera especificando que se trata de una factura proforma.
  • Fecha de emisión.
  • Datos del vendedor así como del cliente potencial, incluyendo nombre, domicilio, identificación fiscal, número de IVA intracomunitario, etc.
  • Descripción de los productos/servicios, incluyendo el precio total (teniendo en cuenta transporte y otros costes adicionales).
  • Impuestos que se puedan aplicar, como el IVA o el IRPF.
  • Otra información que, a nuestro parecer, sea necesaria o relevante.
ejemplo factura proforma

🔗 Ampliar información: Si quieres conocer todos los tipos de facturas que existen este artículo será de tu interés.

Además, en una factura proforma podemos incluir una numeración por si queremos tener control sobre el total de facturas proforma emitidas, pero nunca serán numeradas como cuando haces una factura ordinaria ni podrán sustituirlas, ya que son facturas, como comentábamos, sin declarar. Es por ello que, normalmente, no se enumeran.

¿Cómo hacer una factura proforma en un programa de facturación?

Para hacer una factura proforma en el programa de facturación Quipu seguiremos los mismos pasos que cuando realizamos un presupuesto:

📹 Vídeo demostración: En el siguiente vídeo te mostramos lo fácil y sencillo que es crear y gestionar tus presupuestos o facturas proforma en Quipu. Y es que no queremos que simplemente te lo creas, queremos que lo veas 👇

¿En qué casos se realiza una factura proforma?

Podemos realizar una factura proforma en diversas ocasiones. Lo más habitual para entregar una factura proforma es cuando el servicio que prestaremos ya ha sido acordado con el cliente, o cuando el cliente ya nos haya realizado el pedido pero no lo ha pagado todavía.

Otro caso en el que puede ser interesante realizar un modelo proforma, se produce cuando debemos realizar operaciones exteriores, es decir, cuando un producto pase por aduanas, para tener en cuenta el valor que se deberá pagar.

Diferencia entre factura proforma y albarán

A diferencia del albarán, en donde se acredita la entrega o recepción de un producto o servicio, una factura proforma es una factura provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial.

Una factura proforma no tiene valor comercial, simplemente es un documento en el que se especificarán los detalles de una futura factura definitiva.

🔗 Ampliar información: consulta el siguiente enlace si quieres saber qué es y para qué sirve un albarán.