¿Qué es y cómo hacer un factura rectificativa?

Si has realizado una factura y de repente te das cuenta que te has equivocado, ¡que no cunda el pánico!

– Exacto! Hay remedio 🙂 Hacer una factura rectificativa es la solución.

¿Qué pasa si hay un error en la factura?

Puede que al hacer una factura nos equivoquemos en alguno de los datos y, por ello, existen las facturas rectificativas. Si te das cuenta del error en la factura, ¡perfecto!, crea una rectificativa y todo solucionado. Pero, ¿y si no te das cuenta que la factura es errónea y haces la contabilidad y presentas impuestos con una o varias facturas incorrectas?

Hemos recogido los errores más frecuentes para entenderlos y explicarte cómo solucionarlos.

Sabemos cómo hacer una factura pero seguro que más de una vez hemos tenido algún problemilla. Vamos a ver los errores más corrientes así como posibles soluciones

Enviarlo a la persona equivocada

Bien. ¿Qué puedes hacer una vez le envÍas la factura a quién no era? Evidentemente dependerá de con quien te hayas equivocado, pero vuelve a enviar un correo y rectifícalo. Muy importante que te disculpes con la persona equivocada, sé cordial y amable.

💥 BONUS: Con Quipu esto no ocurre ya que al guardar la información de tu cliente el correo se enviará a la dirección establecida.

No poner una fecha de vencimiento

Error. Al ponerla, el cliente sabrá hasta cuándo tiene para pagarnos. También te permitirá a ti controlar el estado de esa factura. Mejor que pongas todas las fechas porque así quedará constancia y si luego pasa algo, lo podrás perseguir con razón 😉

Haz el pago fácil

No compliques el proceso de pago. Ponle todas las facilidades que puedas para que pueda pagarte sin problema así lo hará antes y la próxima vez aún más!

Agradécele el cobro

No cuesta nada agradecer una última gestión, en cambio los beneficios pueden ser mayores. Te servirá para cuidar a tu cliente y sumarás puntos la próxima vez 🙂

No guardar las facturas correctamente

Esto más que un error es un problema. Cuando vayas a presentarlas a Hacienda no sabrás donde las tienes y pueden pedírtelas, igual que tienes que guardarlas durante como mínimo, y de forma obligatoria, 5 años. Por eso nuestro software de facturación online es en la nube, para que estén siempre seguras y las tengas siempre disponibles desde cualquier punto y momento!

Archivos PDF válidos como factura electrónica

No. no puedes considerar un pdf como una factura electrónica. Para que lo sea debe llevar una firma electrónica.

Pon tu logo en la factura

Esto hará que la factura perdure. Y sabrá que es tuya antes que nada.

Detállala

Detalla todo lo que has hecho. Si es una factura por haber hecho una página web defínelo, como por ejemplo: diseño, programación y ejecución de la web.

El cliente quiere saber por qué le cobramos y es mejor que no tan solo poner: factura, 1000€ web.

Y te preguntarás,

¿Cómo soluciono todos los errores en una factura?

Haciendo una factura rectificativa. Somos humanos y podemos equivocarnos, así que las facturas rectificativas nos van a ayudar a corregir los fallos. Por ello, es importante saber cómo hacer una factura rectificativa, sobretodo antes de la presentación de impuestos.

Equivocarnos en nuestras facturas es un acto que no debemos pasar por alto. No somos expertos en facturación ni en materia tributaria y por ello, existe la figura del gestor administrativo, que es el experto que se encarga de supervisar que toda la facturación del negocio sea correcta, hace la contabilidad del negocio y rellena y presenta todos los documentos obligatorios para la empresa ante la Administración, como los modelos tributarios.

Advertido esto, vamos a ver qué es una factura rectificativa y cómo se hace.

¿Qué es una factura rectificativa?

Una factura rectificativa es un tipo de factura que sustituye a una factura que contiene un error o que no incluye todos los datos que debería. Por ello, debemos indicar en la misma factura que se trata de una factura rectificativa, así como indicar a qué factura ordinaria corresponde, es decir, la factura que está corrigiendo.

¿Cuándo debo emitir una factura rectificativa?

Al tratarse de una nueva factura que corrige o añade algún dato de una factura ordinaria, debes realizar una factura rectificativa el mismo momento en que te des cuenta que has cometido un error en una factura. Siempre que no hayan pasado más de 4 años desde la fecha de devengo de la misma, ya que superado este plazo de entrega ya no hará falta presentar la factura rectificativa.

Es importante tener toda tu facturación en orden para poder presentar los modelos tributarios trimestrales y anuales sin errores. Contar con un asesor es la única forma de asegurarnos que nuestra facturación y los modelos tributarios están hechos correctamente. Confiar nuestras cuentas a un experto evita errores en nuestra contabilidad y sanciones.

Situaciones en las que debes emitir una factura rectificativa

Existen diferentes situaciones en las que debes corregir o modificar aquello definido en una factura. Por ello, debes realizar una factura de rectificación que corrija el contenido. Los casos más comunes en los que debes hacer una factura rectificativa son los siguientes:

  • Te equivocas de cliente a quién facturar la factura o en los datos del cliente.
  • Cometes algún error en el concepto.
  • Aplicas el tipo impositivo inadecuado, como el IVA o el IRPF.
  • Se omite alguna información relevante que debería aparecer en la factura como, por ejemplo, la fecha de vencimiento (que puede ser interesante para poder calcular tu facturación).

¿Cómo se hace una factura rectificativa?

Una factura rectificativa se hace de la misma forma que cualquier otro tipo de factura, aunque existen algunas especificidades que la afectan, como:

  • Tiene que especificar que se trata de una factura rectificativa
  • Tiene que tener una secuencia numérica diferente al resto de facturas
  • Debe incluir el motivo de la rectificación
  • Debe indicarse el importe de la rectificación
💥 BONUS: La forma más sencilla de crear una factura rectificativa es usando Quipu, ya que te ahorra tener hacerlo de modo manual.

Ten en cuenta que, para gastos, las facturas que recibes son las que te da tu proveedor, por lo que si hay algún error, no puedes cambiarlas a no ser que el proveedor te dé una rectificativa con la información correcta.

Vídeo sobre cómo crear una factura rectificativa con Quipu

En el siguiente vídeo os mostramos lo fácil e intuitivo que es crear una factura rectificativa con el programa de facturación Quipu.

Esperemos que os guste 🙂

Crear una factura rectificativa con Quipu

Con un programa de facturación es muy sencillo hacer facturas rectificativas.

Los pasos para crear una factura rectificativa con Quipu son muy sencillos. Una vez tu asesor ha detectado un error en tu facturación, puedes corregirla en un par de clics. Dirígete a la pantalla de ingresos, dónde se encuentran las facturas que has emitido a tus clientes. Recuerda que, por el buscador, puedes filtrar para acceder a la factura que debes corregir o modificar.

descargar ingresos y gastos

Haz clic en crear factura rectificativa y automáticamente se generará la nueva factura con los datos correctos, así como con la numeración correcta.

factura rectificativa abono

Si todavía no utilizáis un programa de facturación que te facilite todas estas herramientas así como la de crear facturas rectificativas, crear presupuestos y facturas personalizadas, te recomendamos leer el siguiente artículo que te contamos todas las ventajas que tiene contar con un programa de facturación.

¿Qué soluciones ofrece?

Requisitos y datos obligatorios de la factura rectificativa

Al igual que una factura ordinaria, la factura rectificativa debe llevar una serie de datos obligatorios. En primer lugar, y lo más importante, tenemos que hacer constante que se trata de una factura rectificativa e indicar a qué factura corresponde.

El contenido de la factura es el mismo que el de una factura ordinaria, así como

  • Definir la factura como rectificativa, así como añadir el motivo de su rectificación
  • Numeración: Se trata de un campo peculiar que veremos más adelante.
  • Fecha de emisión, la fecha en la cual se emite la factura original. Es decir, aquella fecha en la que se emitió la factura que se está sustituyendo.
  • Fecha de vencimiento, importante para conocer el estado de la factura.
  • Información fiscal del emisor: Tu denominación social completa, el NIF y el domicilio social.
  • Información fiscal del receptor: La denominación social completa, el NIF y el domicilio social de tu cliente.
  • Concepto: El producto o servicio que se está comercializando.
  • Base imponible: El precio del concepto al que aún no se le ha aplicado los tipos impositivos.
  • Tipos impositivos al concepto: El IVA y/o el IRPF, según corresponda.

Numeración de una factura rectificativa

Las facturas rectificativas, al igual que una factura normal, deben llevar obligatoriamente una serie de numeración concreta. Es decir, al igual que una factura normal, debemos llevar un registro de ellas y, por ello, debemos adjudicar un número que la identifique como rectificativa.

❗️DATO CLAVE: Generalmente, para llevar el registro de las facturas rectificativas se usa la letra R. De este modo, la primera factura rectificativa que hagamos tendrá la numeración R-1, la segunda que hagamos será la R-2 y así consecutivamente.

¿Cómo se hace una factura rectificativa de abono?

Una factura rectificativa de abono se realiza cuando existe algún tipo de error en la factura ordinaria acerca del precio del producto o servicio que se está comercializando, que contenga algún error en el descuento aplicado.

Hace unos años, la regulación cambió el nombre a las facturas de abono y pasó a llamarlas facturas rectificativas, por lo que si os preguntáis la diferencia entre una factura rectificativa y un abono, pues la respuesta es que no la hay: una factura de abono es lo mismo que una factura rectificativa.

Siempre y cuando se produzca una devolución o exista un error en el precio o en los descuentos aplicados, se debe hacer un abono en una factura rectificativa. Hay que tener en cuenta que, según el tipo de trámite que se produzca, se puede producir un abono positivo o un abono negativo.

¿Cómo hacer una factura rectificativa de abono positiva?

Una factura rectificativa de abono positiva es aquella factura rectificativa por la que recibiremos dinero. Es decir, que hemos emitido una factura con un precio inferior al que deberíamos haber definido.

¿Cómo realizar una factura rectificativa de abono negativa?

Por otro lado, una factura rectificativa negativa es aquella factura rectificativa por la que debemos dinero. Es decir, se trata de una factura que corrige a otra anterior por la que hemos cobrado más dinero de lo que deberíamos.

Este tipo de facturas rectificativas son las que debemos realizar siempre y cuando se produzca una devolución ☝️

¿Qué se debe hacer para anular una factura?

Para anular una factura, podemos hacer una factura rectificativa con el importe en negativo.

Es decir, si emites una factura con un importe de 20€ a un cliente y, finalmente, el cliente no la paga, podemos hacer una rectificativa con un importe de -20€ que anule el trámite.

Rectificación de facturas impagadas

Si no has cobrado una factura que has emitido a un cliente pero que si has incluido en la declaración, puedes hacer una factura rectificativa para recuperar el IVA pagado de la misma.

En muchas ocasiones, emitimos facturas que no cobramos y las declaramos ante Hacienda en el Trimestre correspondiente. Si queremos recuperar el IVA pagado, podemos usar una factura rectificativa.

Modelo factura rectificativa

El modelo de factura rectificativa debe contener todos los datos definidos previamente. Para que quede más claro, vamos a ver un ejemplo de factura rectificativa creado con Quipu, para ver el aspecto que tendría la misma factura de rectificación, siguiendo el modelo de factura rectificativa que deberíamos seguir.

Factura Rectificativa

Ejemplo de factura rectificativa

La siguiente imagen muestra un ejemplo de factura rectificativa realizada con el programa de facturación Quipu, siguiendo los pasos previamente mencionados.

Ejemplo Factura Rectificativa

Entregar una factura rectificativa a Hacienda

Además, tienes que incluir la factura rectificativa en la declaración de impuestos, siempre dentro del trimestre correspondiente. Recuerda además tienes el 4o trimestre, en el que podemos corregir todas aquellas facturas erróneas que tengamos.

Declarar una factura rectificativa con IVA

Si debes declarar una factura rectificativa con IVA, que rectifica a la de un trimestre anterior en el modelo 303, por ejemplo, deberás reflejar la base u cuota rectificativa en las casillas 14 y 15 de la declaración de IVA que vayas a hacer.

💥 BONUS: Si añades a tu plan de Quipu un gestor certificado completamente personalizado para tu negocio, no tendrás que preocuparte por nada más, ya que él se encargará de todo por ti 😉

 

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