El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega o recepción de un producto o la prestación de un servicio entre varias partes. Se considera de mucha utilidad para garantizar que una transacción se ha llevado adelante de conformidad por ambas partes. Con este documento, se justifica la existencia de la transacción y su recepción, pero no el pago de la mercancía o prestación.
Una vez explicada la definición de albarán, es momento de adentrarnos en la utilidad, las tipologías y la validez de un albarán de entrega. En este artículo aprenderás las diferencias de este documento con una factura, los tipos que existen, para qué sirve, y el significado legal.
En este artículo veremos en detalle:
- Qué es albarán: definición y concepto
- ¿Quién hace el albarán?
- Tipos de albarán: valorado y sin valorar
- Diferencia entre albarán y factura
- Cómo hacer un albarán
- Gestión y seguimiento de albaranes con un Software
- Plazos de pago de un albarán: Ley de morosidad
- Obligatoriedad de conservar un albarán: Significado legal
Vídeo: ¿Qué es y cómo hacer un albarán?
📹 Vídeo explicativo: En el siguiente vídeo explicamos en detalle cómo hacer un albarán, para qué sirve, su validez legal y como realizar un seguimiento de tus albaranes correctamente.
Prueba gratuita de 15 días. Sin permanencia. Sin introducir tu tarjeta.
Qué es un albarán: definición y concepto
El albarán es el documento mercantil mediante el cual se acredita la entrega del producto o servicio acordado, eximiendo así al vendedor de cualquier problema que pueda haber tras la entrega. Es un documento imprescindible para demostrar la conformidad de ambas partes en la transacción. Normalmente se emiten tres copias: una para el vendedor, que debe estar firmada, otra para el comprador y una tercera para el transportista.
El albarán de entrega obliga legalmente a entregar una mercancía a la otra parte en las condiciones previamente establecidas. En caso contrario, servirá a la parte compradora para reclamar la mercancía o los posibles incumplimientos de lo acordado en la orden de compra. Un albarán firmado permite al vendedor exigir el pago de la factura al comprador en caso de morosidad.
Los albaranes son elaborados por el emisor, es decir, la persona que envía la mercancía. Y en el momento en que el comprador la recibe, debe firmar el documento conforme ha llegado en las condiciones establecidas. El vendedor debe recibir una copia firmada del albarán donde conste la información del momento y la forma en que se ha llevado a cabo la transacción.
El albarán también sirve a la empresa de transporte encargada, si la hubiera, de trasladar el pedido para controlar los pedidos que recibe y una garantía de que ha sido entregado correctamente. En cualquier caso, el vendedor, en caso de tener que hacer varias entregas a un comprador, puede hacer varios albaranes y al final, reunir el total de las transacciones en una misma factura.
¿Quienes intervienen en un albarán?
- El que vende el producto o servicio: La parte prestataria se encarga de generar y emitir el albarán detallando las condiciones acordadas en un presupuesto anterior.
- El que compra el producto o servicio: Es muy importante que, antes de firmar cualquier documento comercial, el receptor revise que la mercancía ha sido recibida sin fallos.
Entrega y firma del albarán
Al prestatario que recibe el producto o servicio se le entrega, además, original y copia del albarán, firma la copia que devolverá al vendedor y conserva el original.
La entrega y firma no sólo es vital para el prestador que, como dijimos, tendrá la copia firmada que significa una prueba de haber entregado el producto o servicio, sino importante también para la empresa de transporte ya que ésta también prueba que ha entregado correctamente las mercancías.
Es por este motivo que es necesario que el prestatario compruebe, al recibir el producto, que todo se encuentra en el estado debido, ya que su firma será la prueba de lo que luego alegue. No es una buena práctica que la empresa de transporte haga entrega de la mercancía y pida la firma del albarán al comprador sin dejar el tiempo adecuado para que este revise que la mercancía no tenga ningún daño.
¿Qué sucede si firmamos el albarán y luego descubrimos un deterioro de la mercancía?
- Si los daños han sido culpa de la empresa de transporte, la firma del albarán lo deja libre de responsabilidad. Aquí el vendedor y el comprador no podrán reclamar y tendrán que solucionarlo entre ellos. En este caso lo más probable es que el comprador tenga que asumir los daños ya que fue quien firmó el albarán sin corroborar bien la mercancía.
- Si los daños o deterioros son fallos de fábrica, el comprador tendrá 30 días para reclamar al vendedor. Siempre con el albarán en mano.
Tipos de albaranes
Existen diferentes tipos de albaranes, en función de la información o datos que aparecen en ellos. De este modo los albaranes pueden clasificarse en “Albaranes valorados” o “Albaranes sin valorar”.
Albarán valorado
En este albarán se incluye el precio individual de cada mercancía, los descuentos que se les apliquen, se especifica el IVA así como el valor total de la transacción. No necesariamente debe ir acompañado de una factura.
Es el justificante de entrega que se adjunta con el producto ya entregado. Además del contenido mínimo imprescindible para conocer los datos de la entrega y de la mercancía, este tipo de albarán deberá incluir el importe, es decir, el precio unitario de cada producto. Aun así, solamente posee efectos informativos, no tributarios.
Este tipo de documento se utiliza por las empresas que facturan por períodos de tiempo determinados, pues estamos emitiendo información sin haber emitido la factura correspondiente. Se considera un servicio adicional muy estimado, porque el cliente puede consultar el importe de las mercancías antes de que la factura haya sido emitida.
💡 QUIPU TIP: si tenemos que emitir la factura después de entregar el pedido, lo más aconsejable es el albarán sin valorar.
Albarán sin valorar
En este tipo de albarán se especifica la cantidad de la mercancía y se acompaña con una descripción de ella, sin indicar su valor económico, tanto el valor unitario como el precio final. Únicamente se describen los productos y se acompaña con la factura.
Este tipo de albarán específico se utiliza como documento mercantil. Esto es para que las empresas puedan dejar constancia de las operaciones comerciales que han efectuado.
Se utiliza especialmente cuando la empresa ha de facturar en periodos de tiempo diversos, y es concretamente el tipo de albarán que ha de acompañar a las mercancías cuando la factura se emite con la entrega. Es un documento muy apreciado en la logística de almacén, pues hace mucho más fácil el control de la mercancía. Además, se utiliza como documento probatorio para exigir el pago de una factura y evitar morosidades.
👉 Una vez el cliente compruebe que el pedido y la entrega están conformes, tendrá que firmar el albarán sin valorar.
💥 BONUS: La mejor forma de generar, gestionar y realizar un seguimiento de tus albaranes es con un programa de facturación. A continuación hemos elaborado un Top 10 de los mejores programa de facturación online de 2023.
Diferencias entre albarán y factura
La gran diferencia con una factura es que un albarán no tiene funciones tributarias y no es obligatorio en una transacción comercial. En cambio, la factura sí que lo es. Debemos tener claro que el albarán no es una factura, no la sustituye, por lo que no hay que confundirlo.
Dicho de otra forma, la factura es el documento que justifica el pago de una operación comercial y tiene efectos tributarios y validez fiscal. Es por ello, que la factura debe contener los datos fiscales del comprador y vendedor, la cantidad del producto o servicio objeto de la operación y el IVA aplicado.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre qué es una factura este artículo te resultará interesante.
Diferencia entre factura proforma y albarán
A diferencia del albarán de entrega, en donde se acredita la entrega o recepción de un producto o servicio, una factura proforma es una factura provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial.
Una factura proforma no tiene valor comercial, simplemente es un documento en el que se especificarán los detalles de una futura factura definitiva.
🔗 Ampliar información: En el siguiente enlace te contamos todos los detalles acerca de qué es y para qué sirve una factura proforma.
Cómo hacer un albarán
El primer consejo importante para elaborar un albarán es contar con el presupuesto o bien con la confirmación del pedido efectuado por el cliente. Con este punto de partida, será mucho más fácil confeccionar este documento, y nos ahorraremos bastante trabajo.
Con la lista de productos del envío, se incluirán asimismo los datos identificativos de comprador y vendedor. Hay que añadir que, a día de hoy, son cada vez más frecuentes los albaranes enviados por email, con la ventaja de servir de recordatorio al cliente de la mercancía a entregar.
Cuando elaboramos un albarán, hemos de incluir en él toda la siguiente información:
- Número del albarán y fecha de emisión.
- Datos del comprador o cliente: nombre, apellidos o razón social, domicilio, teléfono y CIF o NIF.
- Datos del vendedor
- Productos: especificación de los artículos que se envían, la cantidad y una pequeña referencia de los mismos.
- Firma del receptor.
Esto no lo tienes que memorizar cada vez que haces un presupuesto si utilizar un programa para gestionar tus documentos comerciales ↓
🔥 TIP: Con Quipu podrás crear y gestionar tus albaranes muy fácilmente consiguiendo tener todo tu proceso de venta conectado y referenciado.
¿Cómo se hace? 🧐
- Creas un presupuesto: A partir del presupuesto se crea una ficha con toda la información: cliente, concepto, precio, entrega estimada y vencimiento.
- Abres el presupuesto y aparece la ficha.
- ¡Listo! Quipu te da la posibilidad de convertir el presupuesto a albarán en un click 👇🏻
Así de fácil se creará el albarán con todos los datos legales y necesarios.
Gestión y seguimiento tus albaranes de entrega
Hoy en día existen programas que te permiten crear, gestionar y controlar cadenas de documentos completas, y seguir la cadena presupuesto > pedido > albarán > factura en un mismo panel para así poder controlar fácilmente el estado de tus ventas.
De este modo podrás visualizar en todo momento el ciclo, historial y el estado de los documentos. Mediante esta herramienta lograrás tener mayor control de todo lo que sucede en tu negocio.
🔥 TIP: Una vez aprobado un presupuesto y generado el albarán, desde Quipu podemos ir cambiando su estado de forma fácil y tener siempre al día el seguimiento del pedido
Así se visualiza cuando el albarán ha sido marcado como “en entrega” 👇🏻
Una vez entregado al cliente y generada la factura en 1 click ya tendremos todo el seguimiento.
Desde aquí siempre podremos realizar acciones de forma muy sencilla como enviar cualquiera de los documentos al cliente por mail, descargar el PDF, duplicar el documento o entre otras posibilidades .
Descubre más sobre cómo funciona esta 👉🏻 herramienta de gestión de albaranes.
Plazos de pago de un Albarán: Ley de morosidad
Es de mucha importancia fijar en el albarán, además de la fecha de entrega, el plazo de pago. Sobre este tema, se aplica la ley de morosidad, que da un término máximo de 60 días para el pago luego de haber recibido las mercancías. Por lo que la entrega y firma del albarán serán el disparador del comienzo del plazo. Así lo determina el Artículo 4 Inc 1 de la “Ley 15/2010, de 5 de julio.”
“«Artículo 4. Determinación del plazo de pago. 1. El plazo de pago que debe cumplir el deudor será el siguiente: a) Sesenta días después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios. Este plazo de pago no podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes.”
Significado legal del albarán
Los albaranes son documentos puramente mercantiles y por lo tanto no tendrán valor alguno ante la Agencia Tributaria. Aun así, la obligación de conservar un albarán de entrega junto a la factura, se origina en el momento en que en dichas facturas hacen referencia expresa a estos documentos, siendo la factura un mero resumen de ellos pero sin especificar su contenido.
Es decir, si en la factura no hay detalle de lo que se ha vendido, sino que se limita a mostrar el número de albarán sin ninguna otra información, será en esta situación, en la que el albarán vaya acompañado de la factura. Esto se hace así ya que sin el albarán no tenemos información legal suficiente para que las facturas tengan valor, por lo que es indispensable conservar el albarán cuando se dé este supuesto.
Es imprescindible tener en cuenta que el albarán no es un documento válido a efectos fiscales si no se acompaña de la factura que lo menciona. Si recibimos una entrega de mercancías y nos dejan un albarán, debemos asegurarnos de que luego nos envían la factura ya que el albarán por sí solo no sirve para deducir impuesto alguno.
Si la propia factura recopila toda la información de las operaciones realizadas durante el periodo tratado, podemos conservar únicamente la factura como justificante y destruir esos albaranes.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los albaranes?
El Código de Comercio impone, del mismo modo que ocurre con las facturas, un periodo de conservación mínimo de 6 años, por su parte la Ley Tributaria nos obliga a conservar dicho documento hasta el momento en que prescribe el impuesto al que afectan.
El albarán se puede conservar tanto de forma digital como el mismo papel. Para más información sobre este tema, siempre se puede recurrir a las bases legales que detallamos a continuación:
- Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre por el que se aprueba el reglamento que regula las obligaciones de facturación.
- Orden EHA/962/2007 de 10 de abril por el que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.
- Ley 58/2003 de 17 de diciembre General Tributaria.
- Código de Comercio.
- Ley 37/1992 del IVA
❗️DATO CLAVE: La conservación en papel de tus documentos puede ser un problema, pero si gestionas todos tus albaranes y facturas en Quipu, nosotros nos encargamos de que estés totalmente preparado frente a una inspección. Te recomendamos leer el artículo sobre cuánto tiempo hay que conservar las facturas si necesitas ampliar más información.