¿Qué es y para qué sirve un albarán?

El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega o recepción de un producto o la prestación de un servicio entre varias partes. Se considera de mucha utilidad para garantizar que una transacción se ha llevado adelante de conformidad por ambas partes.

Con este documento, se justifica la existencia de la transacción y su recepción, pero no el pago de la mercancía o prestación. 

¿Para qué sirve un albarán?

El alabarán es elaborado por el emisor, es decir, la persona que envía la mercancía. Y en el momento en que el comprador la recibe, debe firmar el documento conforme ha llegado en las condiciones establecidas. El vendedor debe recibir una copia firmada del albarán donde conste la información del momento y la forma en que se ha llevado a cabo la transacción.

De esta manera, son considerados una prueba documental mediante la cual se acredita la entrega del producto o servicios en los términos acordados, eximiendo así al vendedor de cualquier problema que pueda haber luego de la entrega.

El correcto uso de albaranes es clave para evitar futuros inconvenientes con tu cliente.

Al final, el albarán obliga legalmente a entregar una mercancía a la otra parte en las condiciones previamente establecidas. En caso contrario, servirá a la parte compradora para reclamar la mercancía o los posibles incumplimientos de lo acordado en la orden de compra.

Un albarán firmado permite al vendedor exigir el pago de la factura al comprador en caso de morosidad.

El albarán también sirve a la empresa de transporte encargada -si la hubiera- de trasladar el pedido para controlar los pedidos que recibe y una garantía de que ha sido entregado correctamente.

En cualquier caso, el vendedor, en caso de tener que hacer varias entregas a un comprador, puede hacer varios albaranes y al final, reunir el total de las transacciones en una misma factura.

Programa para crear y gestionar albaranes

Hoy en día existen programas como Quipu que te permiten crear, gestionar y controlar cadenas de documentos completas 👉🏽 presupuesto > pedido > albarán > factura.

Así podrás visualizar en todo momento el ciclo, historial y el estado de los documentos. Mediante esta herramienta lograrás tener mayor control de todo lo que sucede en tu negocio.

Así de fácil es crear un albarán en Quipu 👇🏼

programa para crear un albaran

Así mismo, podrás usar filtros para encontrar de forma rápida y eficiente cualquier documento comercial de tu empresa.

Con Quipu, verás toda la cadena de documentos de forma clara y sencilla para ahorrar tiempo en la gestión diaria de tus tareas administrativas.

Usando esta funcionalidad puedes crear tus albaranes y enviarlos a tus clientes desde la misma plataforma o bien descargarlos en cualquier momento. 

Tipos de albaranes

Existen diferentes tipos de albaranes, en función de la información que aparecen en ellos. Estos se dividen en:

  • Albarán valorado: En este albarán se incluye el precio individual de cada mercancía, los descuentos que se les apliquen, se especifica el IVA así como el valor total de la transacción. No necesariamente debe ir acompañado de una factura.
  • Albarán sin valorar: En este tipo de albarán se especifica la cantidad de la mercancía y se acompaña con una descripción de ella, sin indicar su valor económico, tanto el valor unitario como el precio final. Únicamente se describen los productos y se acompaña con la factura.

¿Quienes intervienen en un albarán?

  1. El que vende el producto o servicio: La parte prestataria se encarga de generar y emitir el albarán detallando las condiciones acordadas en un presupuesto anterior. 
  2. El que compra el producto o servicio: Es muy importante que, antes de firmar cualquier documento comercial, el receptor revise que la mercancía ha sido recibida sin fallas

Entrega y firma del albarán 

Al prestatario que recibe el producto o servicio se le entrega, además, original y copia del albarán, firma la copia que devolverá al vendedor y conserva  el original

La entrega y firma no sólo es vital para el prestador que, como dijimos, tendrá la copia firmada que significa una prueba de haber entregado el producto o servicio, sino importante también para la empresa de transporte ya que ésta también prueba que ha entregado correctamente las mercancías. 

Es por este motivo que es necesario que el prestatario compruebe, al recibir el producto, que todo se encuentra en el estado debido, ya que su firma será la prueba de lo que luego alegue. No es una buena práctica que la empresa de transporte haga entrega de la mercancía y pida la firma del albarán al comprador sin dejar el tiempo adecuado para que este revise que la mercancía no tenga ningún daño.

¿Qué sucede si firmamos el albarán y luego descubrimos un deterioro de la mercancía?

  • Si los daños han sido culpa de la empresa de transporte, la firma del albarán lo deja libre de responsabilidad. Aquí el vendedor y el comprador no podrán reclamar y tendrán que solucionarlo entre ellos. En este caso lo más probable es que el comprador tenga que asumir los daños y que fue quién firmó el albarán sin corroborar bien la mercancía. 
  • Si los daños o deterioros son fallas de fábrica, el comprador tendrá 30 días para reclamar al vendedor. Siempre con el albarán en mano. 

Plazos de pago: Ley de morosidad 

Es de mucha importancia fijar en el albarán, además de la fecha de entrega, el plazo de pago. Sobre este tema, se aplica la ley de morosidad, que da un término máximo de 60 días para el pago luego de haber recibido las mercancías. Por lo que la entrega y firma del albarán serán el disparador del comienzo del plazo. Así lo determina el Artículo 4  Inc 1 de la  “Ley 15/2010, de 5 de julio.”

“ «Artículo 4. Determinación del plazo de pago. 1. El plazo de pago que debe cumplir el deudor será el siguiente: a) Sesenta días después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios. Este plazo de pago no podrá ser ampliado por acuerdo entre las partes. “ 

¿Es obligatorio conservar un albarán?

Los albaranes son documentos puramente mercantiles y por lo tanto no tendrán valor alguno ante la Agencia Tributaria. 

La obligación de conservar un albarán junto a la factura, se origina en el momento en que en dichas facturas hacen referencia expresa a estos documentos, siendo la factura un mero resumen de ellos pero sin especificar su contenido. Es decir, si en la factura no hay detalle de lo que se ha vendido, sino sólo se limita a mostrar el número de albarán sin ninguna otra información, será en esta situación, que el albarán vaya acompañado la factura. Esto se hace así ya que sin el albarán no tenemos información legal suficiente para que las facturas tengan valor, por lo que es indispensable conservar el albarán cuando se da este supuesto. Es imprescindible tener en cuenta que el albarán no es un documento válido a efectos fiscales si no se acompaña de la factura que lo menciona. Si recibimos una entrega de mercancías y nos dejan un albarán, debemos asegurarnos de que luego nos envían la factura ya que el albarán por sí solo no sirve para deducir impuesto alguno.

Si la propia factura recopila toda la información de las operaciones realizadas durante el periodo tratado, podemos conservar únicamente la factura como justificante y destruir esos albaranes. 

El Código de Comercio impone un periódo de conservación mínimo de 6 años, por su parte la Ley  Tributaria nos obliga a conservar dicho documento hasta el momento en que prescribe el impuesto al que afectan.  

El albarán se puede conservar tanto de forma digital como el mismo papel. 

Para más información sobre este tema, siempre se puede recurrir a las bases legales que detallamos a continuación:

  • Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre por el que se aprueba el reglamento que regula las obligaciones de facturación.
  • Orden EHA/962/2007 de 10 de abril por el que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.
  • Ley 58/2003 de 17 de diciembre General Tributaria.
  • Código de Comercio.
  • Ley 37/1992 del IVA.

Cómo hacer un albarán

      • Número del albarán y fecha de su emisión.
      • Datos del cliente: nombre, apellidos o razón social, domicilio, teléfono y CIF o NIF.
      • Productos: Especificación de los artículos que se envían, la cantidad y una pequeña referencia de los mismos.
      • Firma del receptor.

Esta es la información necesaria que debe contener un albarán en nuestro país.

Modelo de albarán

Este es un ejemplo de lo que sería un albarán valorado.

Diferencias entre albarán y factura

El albarán no es una factura, no la sustituye, por lo que no hay que confundirlo. La gran diferencia entre ambos es que, por su parte, un albarán no tiene funciones tributarias y no es obligatorio en una transacción comercial. En cambio, la factura sí que lo es.

Dicho de otra forma, la factura es el documento que justifica el pago de una operación comercial y tiene efectos tributarios y validez fiscal. Es por ello, que la factura debe contener los datos fiscales del comprador y vendedor, la cantidad del producto o servicio objeto de la operación y el IVA aplicado.

En Quipu, en el momento de emitir tus facturas, podrás escoger entre varias plantillas, y seleccionar la que más se adapte a tu negocio. Además, podrás personalizarlas con el logo de tu empresa. 

Definición de factura

Es un documento de carácter mercantil que indica la compra o la venta de un bien o servicio en el que se detallan las mercancías compradas o los servicios contratados, junto con la cantidad y su importe. Es decir, es un documento que recoge la información relativa  a una compraventa.

Al contrario que un albarán, las facturas sí tienen validez fiscal, por lo que deberás guardar todas ellas durante un período de 5 años.

Este documento es obligatorio que lo emita cualquier empresario o profesional en el momento de realizar una operación económica. Y dicha factura debe entregarse al receptor o comprador.

Al ser un documento que cumple con unas funciones tributarias, deben contener una determinada información:

      • Numeración
      • Fecha de emisión y vencimiento
      • Tu información fiscal y la de tu cliente.
      • Descripción de la operación
      • Tipos Impositivos aplicado
      • Información del registro mercantil

Puedes ampliar la información que debe contener una factura y cómo hacerla.

Diferencia entre factura proforma y albarán

A diferencia del albarán, en donde se acredita la entrega o recepción de un producto o servicio, una factura proforma es una factura provisional que entregaremos al cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial. Una factura proforma no tiene valor comercial, simplemente es un documento en el que se especificarán los detalles de una futura factura definitiva.

En el siguiente enlace les contamos todos los detalles acerca de qué es y para qué sirve factura proforma. 

¡Esperamos que este artículo les haya sido de utilidad!

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