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Facturación de una empresa: qué es y su importancia

Cuando realizas una actividad comercial, ya seas empresa o autónomo, por ley estás obligado a realizar una facturación. Si te estás abriendo paso en el mundo de los negocios de manera independiente y necesitas saber más sobre el tema de la facturación de una empresa, no te pierdas este artículo.

Encontrarás todo lo que engloba la facturación de una empresa, qué ley es la que la regula, las principales tareas que tendrás que llevar a cabo dentro de tu empresa y algunos consejos para mejorar y agilizar el proceso de facturación.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es la facturación de una empresa?

Si tienes dudas sobre qué significa la facturación de una empresa, debes saber que es el proceso que engloba las acciones elaboración, registro, gestión, envío y cobro de las facturas emitidas por una empresa.

Las facturas son aquellos documentos que reflejan el valor y los datos de una transacción comercial. El conjunto de facturas que engloba todas las ventas de bienes o servicios de una empresa es su facturación.

Si vemos la facturación desde un punto de vista fiscal, esta es la suma de las cantidades, sin incluir impuestos, que aparecen en las facturas cobradas o emitidas por una empresa o autónomo durante un periodo determinado de tiempo. Normalmente, la mayoría de empresas, toman como referencia la facturación anual, para realizar comparaciones de un periodo a otro.

¿Por qué debería usar un Programa de Facturación?

Ésta es la pregunta que más nos hacéis últimamente, y la respuesta la encontrarás en el siguiente vídeo, en el que te desvelamos las 5 claves por las que NECESITAS usar un Programa de Facturación 👇

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Importancia del proceso de facturación de una empresa

Ahora que ya sabes lo que significa la facturación de una empresa, tienes que conocer la importancia de este proceso. De forma muy resumida, la facturación te ayudará a conocer el nivel de liquidez que tiene tu negocio y cuáles son tus productos o servicios estrella, según su volumen de ventas.

Además, también te ayudará a tomar decisiones estratégicas sobre tu empresa, evaluar tu negocio, y estudiar qué posibilidades de inversión tienes. Fiscalmente, el Estado podrá comprobar de dónde vienen tus ingresos, así tributarás correctamente y evitarás futuras sanciones de Hacienda.

¿Qué Ley regula la facturación de una empresa?

La facturación de una empresa o autónomo está regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Esta ley establece una serie de obligaciones que deben cumplirse en todo proceso de facturación:

  • Todas las operaciones realizadas durante el desarrollo de una actividad profesional deben de estar registradas mediante una factura emitida y entregada al cliente. 
  • Se tiene que conservar una copia de dichas facturas
  • Además, tendrás que guardar las facturas recibidas por proveedores u otros empresarios. 
  • Tener un libro de registro contable o un programa de facturación que registre todas las transacciones.

Este Real Decreto también estipula en qué casos no es necesario expedir factura por parte del empresario o autónomo, por ejemplo, en operaciones que según la Ley del IVA están exentas de impuesto, en casos autorizados por la Agencia Tributaria o en el desarrollo de actividades de régimen especial de agricultura, ganadería o pesca.

Principales tareas del área de facturación de una empresa

Como se ha visto a lo largo del artículo, la facturación de una empresa implica varias tareas y acciones para poder llevarse a cabo: elaboración de facturas, su registro, enviarlas y cobrarlas, etc.

Si no tienes muy claro qué tareas son las fundamentales para la facturación de una empresa, lee atentamente:

  • Emitir y recepcionar facturas, así como realizar su gestión y archivarlas correctamente. Como hemos comentado, la facturación de una empresa tiene que estar debidamente archivada y tener copias de todas las transacciones realizadas. 
  • Estar al día de la contabilidad de la empresa, ventas y gastos y mantener un registro actualizado, además de organizar y presentar las cuentas anuales. También hay que guardar y conservar de manera eficiente los documentos legales relacionados con la facturación. 
  • Realizar el cobro a los clientes. 
  • Pagar a proveedores y trabajadores.
  • Liquidar los impuestos en las fechas correspondientes. Un buen administrativo tiene que estar al día y prever cuando es el cobro de los impuestos para poder disponer de ese dinero. 
  • Control del stock, a través de comunicación directa con el área logística o, en caso de una pequeña empresa o autónomo, la misma persona que realiza la facturación. Es muy importante que la persona encargada de realizar facturación pueda comprobar el estado de los productos, en caso de que sea una empresa que comercialice con bienes materiales. 
  • Realización de informes relacionados con la facturación, ya sean trimestrales, semestrales o anuales. Así se podrá ver de forma fácil y rápida el crecimiento y las oportunidades del negocio o analizar en qué está fallando. 
  • Gestionar otros trámites, como subvenciones, ayudas, permisos, etc. 

🔗 Ampliar información: Si quieres conocer los 13 problemas más habituales en el proceso de facturación te recomendamos que leas nuestro artículo.

7 consejos para mejorar el proceso de facturación de tu empresa

Ahora que ya sabes qué implica la facturación de una empresa y todas las tareas que hay que realizar, te dejamos algunos consejos para poder mejorar el proceso de facturación de tu negocio y hacerlo más eficiente:

  1. Utiliza un software de facturación. Hay muchos programas de facturación en el mercado, pero a la hora de elegir uno, debes priorizar que sea sencillo, pero a la vez te permita realizar todas las funciones necesarias para tu empresa, como la gestión de impuestos, sistemas de gestoría, soporte técnico, etc. 
  2. Es importante que optimices el tiempo y por ello, si tu empresa cuenta con un buen CRM que ayude en la gestión con tus clientes y automatice algunas tareas, podrás emplear tus esfuerzos en cosas más importantes, como la facturación. 
  3. Tener al día el stock de tu empresa para que no se produzcan errores en las ventas y, por ejemplo, se ofrezca un producto que no está disponible. 
  4. Ser organizado y archivar todo debidamente, para en caso de necesitarlo, poder acceder a tus registros de forma rápida y sencilla, además de tener toda tu facturación digitalizada
  5. Evaluar cada cierto periodo de tiempo el estado de tu facturación y así poder ver el crecimiento o pérdida de la empresa y poder adelantarse a posibles escenarios. 
  6. Mantener al día tu base de datos de clientes, para que no surjan posibles errores a hora de emitir una factura y realizar su cobro. 
  7. Ten claros los términos de cobro y pago de tu empresa, así sabrás cuando van a pagar tus clientes y podrás reclamar las facturas en caso de que sea necesario. 

🔗 Ampliar información: Si quieres diferentes consejos para mejorar las gestión de tu facturación te recomendamos que leas nuestro artículo.

¿Cómo saber la facturación de una empresa?

Si estás interesado en saber cuánto factura una empresa, puedes hacerlo consultando sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. Sin embargo, solo están obligadas a realizar este registro las empresas que están constituidas como Sociedad y, también, hay algunas que no presentan la facturación, aunque estén obligadas.

Para acceder al Registro Mercantil y saber la facturación de una empresa, tendrás que pagar. Ten en cuenta que los datos que aparecen no están actualizados, por lo que podrás consultar las cuentas del año anterior, por ejemplo.

En caso de que quieras conocer la facturación de una empresa que no está obligada a registrar sus datos, puedes hacerlo o bien investigando a través de sus clientes, en caso de que tenga pocos, o hablando con sus proveedores para poder calcular la materia prima que compra y a cuánto la vende.

Aunque estas últimas formas no son del todo fiables y puede que no consigas saber a ciencia cierta que ganancias son las que obtiene la empresa.