La facturación es una de las obligaciones principales para la mayoría de autónomos. A la hora de emitir una factura a un cliente, tan importantes son el contenido y la forma como los plazos.
El reglamento de facturación marca claramente los plazos que tienen los autónomos para enviar una factura tras haber vendido un producto o prestado un servicio. Estos tiempos no son siempre los mismos y dependerán, por ejemplo, de si el cliente es particular o empresa, o incluso del tipo de factura que se está emitiendo.
Si eres autónomo y todavía no conoces los plazos que marca la Ley para emitir una factura en cada caso o las consecuencias de incumplirlos, sigue leyendo.
En este artículo aprenderás
- ¿Qué dice la Ley sobre los plazos para emitir facturas?
- ¿Cuál es el plazo para emitir una factura?
- Otros plazos para la emisión de facturas
- ¿Qué sucede si no cumplo los plazos de emisión?
¿Qué dice la Ley sobre los plazos para emitir facturas?
La facturación es una de las principales obligaciones que afectan a la mayoría de autónomos desde el momento en que inician su actividad. A la hora de emitir una factura, tan importante es incluir todos los datos obligatorios como cumplir con los plazos de envío.
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece todos los requisitos que deben cumplir los autónomos, a nivel de contenido y de forma a la hora de emitir una factura.
Esta norma regula además en su artículo 11 los distintos plazos que deben cumplir los autónomos al emitir una factura tras haber prestado un servicio o vendido un producto. Estos tiempos varían según el cliente -si es particular o empresa- y también según el tipo de factura -si es recapitulativa, rectificativa…-.
Por ejemplo, si el cliente fuera un particular y el autónomo hubiera vendido un producto en su tienda, la factura se tendría que emitir obligatoriamente en el momento de la operación. Sin embargo, si este mismo cliente fuera una empresa, el plazo podría llegarse a extender hasta un mes.
Cumplir con estos plazos es importante para todos los autónomos, puesto que de lo contrario se enfrentarían a sanciones que pueden alcanzar cientos o incluso miles de euros.
La propia Ley General Tributaria considera infracción grave el incumplimiento de, entre otras, las obligaciones de:
- Expedición.
- Remisión.
- Rectificación.
- Conservación de facturas, justificantes o documentos sustitutivos.
¿Cuál es el plazo para emitir una factura?
El reglamento de facturación establece claramente dos plazos para que los autónomos emitan una factura a un cliente. Estos dos límites dependen de si el cliente en cuestión es un particular o es otro trabajador por cuenta propia o empresa.
Plazo de emisión de factura a clientes particulares
En el caso de que el cliente del autónomo sea un particular, por ejemplo un consumidor final que va a comprar a un comercio o un comensal que come en un restaurante y pide la factura, el plazo que marca la normativa es muy sencillo.
En este supuesto, el autónomo está obligado a expedir y dar la factura al cliente en el mismo momento en el que se produce la operación.
Plazo de emisión de factura a autónomos y empresas
En el caso de que el cliente del autónomo no sea un particular sino otro trabajador por cuenta propia o una empresa que le está comprando material o solicitando un servicio, el plazo de emisión y envío cambia.
En este supuesto, según marca la normativa, el autónomo deberá emitir y enviar la factura «antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación».
El devengo del impuesto de una operación se produce una vez finalizada la prestación del servicio. Por lo tanto, habrá que emitir y enviar la factura, como tarde, el día 16 del mes siguiente al de la venta del producto o al día en que se terminó el servicio.
Si, por ejemplo, un autónomo prestó y finalizó un servicio el día 1 de enero de 2024, deberá emitir y enviar la factura al cliente, como tarde, el día 16 de marzo.
De igual forma, si hubiera terminado ese servicio el día 20 de febrero, también tendría hasta el 16 de marzo para cumplir con su obligación de remisión de la factura.
Otros plazos para la emisión de facturas
Los plazos para emitir una factura no sólo cambian dependiendo de cuál sea el destinatario, sino también del tipo de factura que se está emitiendo. En los anteriores casos, los plazos se marcan para la emisión de facturas normales.
No obstante, cuando cambia el tipo de factura, también pueden modificarse los plazos.
Facturas recapitulativas
Si la factura en vez de ser normal fuera recapitulativa -es decir, que contuviera varias facturas y servicios distintos reunidos en uno solo- el plazo de emisión sería distinto y también variaría en función del destinario.
- Para las facturas recapitulativas destinadas a particulares, el plazo de emisión y envío será el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documentan. Por ejemplo, si el último servicio se terminara el día 20 de febrero, el plazo de emisión y envío al cliente sería el día 29 de febrero
- Para las facturas recapitulativas destinadas a autónomos o empresarios, el plazo de emisión será de nuevo antes del día 16 del mes siguiente al que se haya finalizado la prestación del servicio. Si por ejemplo un autónomo prestó y finalizó el último servicio el día 20 de enero de 2024, deberá emitir y enviar la factura al cliente, como tarde, el día 16 de febrero.
Facturas intracomunitarias de bienes exentas
Las facturas por ventas de bienes que se transportan desde España a otros países de la Unión Europea tendrán igualmente como plazo máximo de emisión y envío el día 16 del mes siguiente al que se haya producido la venta.
Si por ejemplo un autónomo vendió un producto a un cliente extranjero el día 20 de enero de 2024, deberá emitir y enviar la factura al cliente, como tarde, el día 16 de febrero.
Facturas rectificativas
En el caso de las facturas que se realizan para corregir errores de otras facturas, el plazo no sólo puede ser distinto sino que además varía entre el momento de emisión -cuando se genera la factura- y el de envío -cuando se remite al cliente-.
En este caso, el plazo en el que se debe generar la factura rectificativa es tan pronto como el autónomo tenga constancia del error en la otra factura que le obliga a expedir la rectificativa.
En el caso del envío, el plazo para remitir la factura rectificativa al cliente será una vez más antes del día 16 del mes siguiente al que se haya emitido esta factura.
¿Qué sucede si no cumplo los plazos de emisión?
El incumplimiento de los plazos de facturación se establece como una infracción grave en el artículo 201 de la Ley General Tributaria.
Esta infracción tributaria por no cumplir los plazos de emisión de la factura establece sanciones todavía más elevadas que cuando se incumplen los requisitos de facturación relativos al contenido.
En caso de incumplir los plazos, la sanción consistirá en una multa proporcional del 2% del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción. Por ejemplo, si las facturas no emitidas en plazo sumaran 10.000 euros, la multa sería de 200 euros.
Además, la norma apunta que cuando no se conozca el importe de las operaciones a que se refiere la infracción, la sanción será de 300 euros por cada operación respecto de la que no se haya expedido o conservado la correspondiente factura o tique.
