¿Qué es y cómo hacer una Factura Recurrente?

Es posible que hayas oído hablar de las facturas recurrentes y que sepas incluso que te resultarían tremendamente beneficiosas, pero que no te hayas atrevido aún con ellas por puro desconocimiento. Hoy te contamos todo lo que necesitas saber sobre qué es una factura recurrente y qué ventajas presenta para un mejor funcionamiento de tu empresa. 

Lee con atención, porque si la facturación recurrente encaja con tu forma de trabajar te traerá grandes alegrías en forma de ahorro tanto de tiempo como de dinero, ¡vamos a ello!

En este artículo aprenderás:

¿Qué es una factura recurrente?

Hay empresas que, por la naturaleza de sus servicios, facturan siempre la misma cantidad a sus clientes. Si no a todos, al menos sí a parte de ellos. No importa que la periodicidad sea diaria, mensual, trimestral o anual: los productos o servicios prestados siempre son los mismos, con lo que su importe tampoco varía.

Las facturas recurrentes nacieron para agilizar este trámite, y es que si siempre es lo mismo y lo único que varía es la fecha de emisión de la factura, ¿por qué no automatizar el proceso para perder el menor tiempo posible en él? 

Así es, utilizar un programa de facturación para programar esta tarea no solo es posible, sino que además resulta de lo más recomendable para ahorrar tiempo y dedicarlo a cosas más productivas que replicar una y otra vez la misma factura con la única diferencia de la fecha.

DATO CLAVE: La factura recurrente no está en nuestro artículo sobre los distintos tipos de facturas porque no es una modalidad como tal, sino que se trata de una automatización de estos con la que rebajar la carga administrativa de nuestra actividad comercial.

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¿Para qué sirve una factura recurrente?

La facturación recurrente es un elemento de lo más útil cuando se ofrece el mismo servicio, con el mismo importe y al mismo cliente, de forma continuada. Lo único que hay que hacer es elegir un buen programa de facturación, programar la emisión de dichas facturas para un día concreto y nos ahorraremos un buen número de trámites.

Esto, que puede parecer algo de poca importancia con una única factura, cobra una importancia tremenda cuando ocurre con decenas, centenares o incluso miles de clientes. Con apenas unos clics podremos liquidar la facturación y, más importante aún, tener al día nuestro plan de tesorería, un aspecto vital para el éxito de cualquier tipo de actividad comercial.

Eso sí, el ahorro de tiempo no es la única virtud que aporta la factura recurrente:

  • Los errores humanos se erradican por completo, por lo que automatizar el proceso de la facturación recurrente nos asegura presentar siempre una factura sin defectos.
  • El día previsto, a la hora configurada, las facturas recurrentes estarán listas para su repaso y posterior envío. ¡Se acabaron los retrasos a la hora de emitir facturas!
  • El tiempo que antes dedicabas a tareas repetitivas de facturación estará destinado ahora a desarrollar tareas mucho más productivas y, por qué no decirlo, más rentables.

¿Qué es una factura cíclica?

La factura cíclica, o facturación cíclica, es un método que se utiliza para gestionar mejor las tareas administrativas que tienen que ver con la emisión y el cobro de facturas. Por su nombre puede llegar a confundirse con la facturación recurrente, pero vamos a enseñarte a diferenciarlas de una forma muy sencilla.

Mientras que la facturación recurrente te permite automatizar la creación de facturas con idéntico nombre e importe, se llama facturación cíclica al hecho de gestionar las tareas administrativas relacionadas con las facturas durante varios días del mes, incluso durante cada día del mismo. Esto se hace sobre todo cuando se maneja un gran número de clientes, para no acumular demasiadas gestiones en un único día.

Un buen ejemplo de ello es el de las empresas de telefonía móvil, cuyos ciclos de facturación no van del 1 al 30 de cada mes, sino desde el día exacto del alta en la compañía hasta justamente un mes después de la misma, y así consecutivamente.

QUIPU TIP: Si los días de facturación se hacen eternos, o incluso llegan a desbordarte, lo mejor que puedes hacer es probar a llevar una facturación cíclica. Tendrás que estar atento a estos procesos más veces, pero podrás gestionarlo mejor y asegurarte de que todos los clientes reciben sus facturas y las abonan dentro de tiempo.

¿Cómo hacer una factura recurrente?

En realidad, la ‘magia’ de hacer una factura recurrente es que solo hay que hacerla una vez. Hay que prestar atención e incluir en ella todos los datos obligatorios para que sea legalmente válida, pero una vez lista nos podremos olvidar de ella tal y como hemos estado acostumbrados.

Lo único que hay que hacer es cargarla en nuestro programa de facturación y programar su recurrencia, o lo que es lo mismo, cada cuánto queremos que se emita. A partir de ahí, la factura se creará automáticamente, saltará el día que elegimos en su momento y tan solo tendremos que revisar que todo está bien y no ha variado ningún dato desde que la programamos para pasar a enviársela a nuestro cliente.


La importancia de hacerlo con Quipu

Contar con la solución que te proporcionamos en Quipu hará que programar tus facturas recurrentes sea un juego de niños. Tras crear tu factura original, tan solo tendrás que seguir estos 3 pasos:

  • Dar la orden de convertir dicha factura en una factura recurrente.
  • Elegir un día del mes en el que el programa de gestión de Quipu generará un borrador de dicha factura.
  • Aprobar el borrador y enviar la factura al cliente en cuestión.

El proceso de iniciar tu facturación recurrente con Quipu es tremendamente sencillo, ¡déjanos mostrarte cómo podemos hacerte la vida un poco más fácil!

💥 BONUS: Recuerda, puedes probar Quipu gratis durante 15 días y, si lo necesitas, podemos proporcionarte incluso la asistencia de un asesor que te preste todo el apoyo personalizado que necesites.

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