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¿Qué tipos de facturas existen?

Seguramente no conocemos las diferentes facturas que puede haber hasta que nos encontramos con la necesidad de llevar a cabo alguna. Vamos a ver qué tipos de facturas hay en España, cuándo debemos usarlas y en qué situaciones.

Todos los tipos de facturas que existen tienen sus peculiaridades y es muy importante saber cuándo utilizar una u otra para luego no tener ningún problema con la Agencia Tributaria o que luego no nos podamos desgravar algún gasto por no haber usado el tipo de factura adecuado.

Existen diferentes tipos de facturas:

Factura ordinaria

La factura ordinaria es un documento que emiten las empresas y los autónomos que hayan realizado las operaciones que se detallan en ellas. Y el destinatario de dicha factura, otra empresa o autónomo, debe recibir una copia.

📹 En el siguiente vídeo te explicamos todo lo que debes saber sobre el documento más básico de tu facturación: cómo hacer una factura y sus datos obligatorios.

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Para evitar confundir la factura ordinaria con la factura simplificada o ticket la siguiente tabla te será de gran ayuda:

Tabla diferencias entre ticket (factura simplificada) y factura ordinaria

 Factura simplificada
(ticket)
Factura ordinaria
Número y serieSiSi
FechasExpedición, Operaciones de pagoExpedición, Operaciones de pago
Datos emisorNombre y apellidos o denominación social, NIF, domicilioDenominación social, NIF, domicilio
Datos receptorNoNombre y apellidos o denominación fiscal, Dominio
ContenidoIdentificación de los bienes y serviciosDescripción de las operaciones
Tipo impositivoEspecificar cuando se apliquen diferentes tipos impositivosDiferenciar la base imponible del IVA y de otros tipos impositivos aplicados, precios unitarios y descuentos no aplicados en el precio unitario

En el siguiente vídeo podrás ver la diferencia entre el ticket y la factura de forma clara y concisa:

Factura simplificada

En el siguiente vídeo te explicamos en detalle todo lo que necesitas saber sobre las facturas simplificadas o tickets. Incluso te mostramos como realizar una factura simplificada paso a paso y con todos los datos necesarios para que tenga completa validez legal.

Con la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación, el “ticket” pasó a llamarse “factura simplificada”.

Se trata de un resguardo, es decir, un comprobante de pago, que se emite en operaciones de compra realizadas con consumidores o usuarios finales, y sólo puede ser emitido en la moneda nacional.

Por ejemplo, cuando vas a una tienda y compras unas zapatillas y un sombrero, el establecimiento te entregará un ticket de compra en el que se detalla cada uno de los elementos que has adquirido. Se detallan con el correspondiente precio de cada producto, y la suma total de la compra. Es importante que guardes este ticket para futuras reclamaciones.

Factura rectificativa

¿Qué es una factura rectificativa?

Una factura rectificativa es un tipo de factura que sustituye a una factura que contiene un error o que no incluye todos los datos que debería. 

📹 En el siguiente vídeo te explicamos todo lo que debes saber sobre las facturas rectificativas, en qué se diferencia de la factura de abono y cómo tener en cuenta este tipo de factura a la hora de rellenar el Modelo 303.

*El IVA no se aplica en Canarias, Ceuta y Melilla ya que en estos sitios disponen de un impuesto propio (IGIC e IPSI) – (Min: 04:25)

¿Cuándo es necesario emitir una factura rectificativa?

Al tratarse de una nueva factura que corrige o añade algún dato de una factura ordinaria, debes realizar una factura rectificativa en el preciso momento en el que te des cuenta que has cometido un error en una factura. 

💡 QUIPU TIP: Siempre que no hayan pasado más de 4 años desde la fecha de devengo de la factura, ya que superado este plazo de entrega ya no hará falta presentar la factura rectificativa.

Situaciones en las que debes emitir una factura rectificativa

Existen diferentes situaciones en las que debes corregir o modificar aquello definido en una factura. Por ello, debes realizar una factura de rectificación que corrija el contenido. Los casos más comunes en los que debes hacer una factura rectificativa son los siguientes:

  • Te equivocas de cliente a quién facturar o en sus datos.
  • Cometes algún error en el concepto.
  • Aplicas el tipo impositivo inadecuado, como el IVA o el IRPF.
  • Se omite alguna información relevante que debería aparecer en la factura como, por ejemplo, la fecha de vencimiento.

Factura recapitulativa

La factura recapitulativa se emite para agrupar diferentes operaciones de compra o venta que dirigimos al mismo cliente, de forma que sea una única factura pero con todas las facturas correspondientes a un periodo, dentro de un mismo mes natural.

La mayoría de veces se agrupan albaranes o presupuestos y si hablamos de facturas ya emitidas, al hacer la factura recapitulativa tendrá valor siempre y cuando anulemos todas las anteriores.

Por ejemplo, si hemos emitido varias facturas a un cliente en un período de tiempo de un mes, podemos hacer una factura recapitulativa que recoja toda la información de las facturas emitidas durante dicho el periodo de tiempo.

De este modo, ahorramos el proceso de emitir una a una las facturas a nuestro cliente, pudiendo entregarle una única factura que recoja todas las demás, lo cual agilizará nuestra facturación.

❗️ DATO CLAVE: Recuerda que NO podemos hacer una factura recapitulativa que incluya facturas emitidas durante un período superior a un mes.

Factura proforma

Una factura proforma es una factura provisional que le entregaremos a un cliente donde especificaremos los detalles de una futura actividad comercial. Importante conocer la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto.

Una factura proforma no tiene valor comercial, simplemente es un documento en el que se especificarán los detalles de una futura factura definitiva.

En una factura proforma incluimos lo siguiente, tal y como haríamos con un presupuesto:  

  • Precio
  • Base
  • Impuestos

¿Para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma tiene carácter informativo, por lo que no formará parte de la contabilidad de la empresa. Servirá para informar y acordar las condiciones de venta de nuestro servicio o producto a nuestros clientes.

Ahora bien, si llegaras a tener problemas con algún cliente porque no te paga o porque no os ponéis de acuerdo, la factura proforma tiene validez jurídica y acredita que ha habido algún indicio de actividad.

Factura electrónica

Una factura electrónica es exactamente el mismo tipo de factura que una factura en papel. En enero del 2013 se le dió el mismo tratamiento. Es por eso que deberá contener todos los datos obligatorios que deben constar en una factura.

❗️ DATO CLAVE: No podemos considerar un pdf como una factura electrónica ya que para que lo sea, deberemos disponer de firma electrónica.

Otros tipos de facturas

También existen otros tipos de facturas que aunque son menos conocidas y utilizadas, también es interesante conocerlas. Algunos de estos tipos son:

Programa de facturación: Te mostramos cómo hacer una factura paso a paso

Hacer facturas correctamente nunca había sido tan fácil

1 – Nos dirigimos al apartado Ingresos y luego hacemos click en Crear Nuevo > Factura

2 – Se nos abre el panel de creación de una factura. Elegimos un Cliente existente o si todavía no lo hemos creado hacemos click en Crear nuevo cliente

Al introducir un cliente ya registrado, automatizamos el rellenado de su información fiscal, el vencimiento y el método de pago.

3 – El número de factura ya nos aparece automáticamente y podremos elegir qué Serie de facturación queremos que aparezca, la Fecha de emisión ya nos aparece por defecto a día de creación de la factura y el Vencimiento podremos modificarlo si nos interesa.

4 – Introducimos cualquier Concepto que queramos o lo buscamos si ya lo teníamos previamente creado.

Rellenamos los campos de Base imponible, Cantidad, % de descuento, IVA e IRPF.

Los cálculos del detalle del importe total, el IVA e IRPF o descuentos se realizan automáticamente.

Si el producto o servicio ya lo tienes introducido en Quipu, se automatiza el rellenado del importe, base, IVA e IRPF

5 – Podremos Marcar como pagado la factura completamente o Añadir un pago parcial.

También podremos seleccionar o cambiar el Método de cobro. Si el cliente ya estaba introducido en Quipu, este campo se rellena de forma automática.

6 – Finalmente, podremos Crear esta factura para que nos aparezca en nuestro menú de Ingresos.

También podremos, por ejemplo, marcar Convertir en periódica para automatizar que se genere una factura igual cada cierto tiempo (como cada mes o cada año).

Antes de crear la factura podremos previsualizarla para comprobar que todo esté correcto

7 – Elegimos la Plantilla que más nos guste o incluso podremos personalizar cada plantilla, y finalmente Previsualizamos la factura que estamos creando para comprobar que todo esté correcto y que el estilo y diseño son los que queremos.

8 – Una vez la factura está creada nos aparece en nuestro menú de Ingresos.

Ahora podemos realizar varias acciones sobre esta factura como Descargarla en PDF, o Enviarla por mail desde la propia plataforma o Crear una factura rectificativa.