Existe una forma de asegurar la venta de un producto o la prestación de un servicio que, a la vez, permite al proveedor de los mismos cierta seguridad también en lo económico. Solicitar un anticipo a un cliente es algo perfectamente factible, sobre todo cuando las operaciones requieren de cierta inversión previa, pero para ello los proveedores deben saber contabilizar dicho anticipo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura de anticipo?
- ¿Cómo funciona el adelanto de facturas?
- ¿Las facturas de anticipo llevan IVA?
- ¿Cuál es la diferencia entre el anticipo de facturas y el factoring?
- ¿Cómo se facturan los anticipos de clientes?
- ¿Cómo se contabilizan los anticipos de las facturas?
- ¿Qué ventajas tiene el anticipo de facturas?
- Tipos de anticipos de facturas
- Ejemplo de un anticipo de factura
¿Qué es una factura de anticipo?
La factura de anticipo es un tipo de documento con el que solicitas anticipos económicos a clientes para asegurarte la liquidez necesaria para poder llevar a cabo los trabajos que hayas pactado con ellos.
Se trata de una forma de operar tremendamente beneficiosa para ti, ya que no solo no tendrás que adelantar todo el dinero que te cueste llevar a cabo la operación, sino que a cuenta del anticipo de los clientes te asegurarás también que no habrá ningún tipo de imprevisto que termine costándote el dinero.
Es decir, si solicitas un anticipo al cliente, que normalmente está entre el 30% y el 50% del valor total de la operación, dicho cliente sabrá que, de echarse atrás, habrá perdido esa cantidad de dinero. Es por esto que la factura de anticipo suele llevar de la mano un mayor éxito en la consecución de proyectos, del mismo modo que exigir una entrada por la compra de una vivienda suele asegurar que dicha compra terminará haciéndose efectiva en un altísimo porcentaje de los casos.
Por supuesto, la factura de anticipo al cliente conlleva ciertas alteraciones a la hora de cómo hacer una factura y qué datos debe incluir este tipo de documento. No olvidemos que, al fin y al cabo, estamos recibiendo una cantidad de dinero por anticipado, lo que hace que la forma de declarar dichas cantidades cambie ligeramente y todo deba quedar igualmente registrado.
¿Cómo funciona el adelanto de facturas?
En realidad, el proceso de solicitar un anticipo al cliente, es mucho más sencillo de lo que podría parecer, de hecho lo vemos constantemente en nuestro día a día. Es lo que hicieron muchos comercios, por ejemplo, a la hora de hacer una reserva de la ansiada PlayStation 5, o lo que hace prácticamente cualquier restaurante a la hora de garantizar la reserva de un banquete nupcial.
Tal y como hemos comentado un poco más arriba, la intención de pedir anticipos a clientes es doblemente positiva para quien lo hace. Pongamos como ejemplo el del banquete de una boda:
- Con el anticipo de facturas se garantiza cubrir los gastos en materias primas y, de paso, se asegura la celebración aunque los novios encuentren después una opción que les guste más, ya que de echarse atrás perderían dicho anticipo de dinero.
- Lo que sí hay que tener en cuenta es que es necesario llevar una cuenta del anticipo de cada cliente porque, como toda transacción económica, debe quedar reflejada en nuestra contabilidad.
Como es obvio, las cantidades recibidas con antelación deberán restarse después de la cantidad total facturada, por lo que es necesario revisar cómo llevar el control de las facturas, así como tener en cuenta que el anticipo del cliente debe quedar bien reflejado en el presupuesto o en la factura proforma que se le entregue a la hora de cerrar el acuerdo.
¿Las facturas de anticipo llevan IVA?
Muchos profesionales piensan que las facturas de anticipo no llevan IVA ya que se trata de una parte de la cantidad final de una venta o servicio pues lo confunden con una provisión de fondos. Pero, según la Ley 37/1992 del IVA especifica en el artículo 75 que las cantidades anticipadas deben de ir sujetas a una factura y al correspondiente impuesto.
Sea cual sea la cantidad o parte del total de la base imponible de un anticipo, debe de ir especificada en una factura contabilizada como cualquier factura normal en nuestra contabilidad y debe de ir con el IVA desglosado además de ingresarlo al finalizar el trimestre.
Cuando se dé por finalizado el servicio o la venta, se realizará una nueva factura a parte de la del anticipo con la nueva cantidad y su IVA correspondiente. Hay cierta confusión ya que en un mismo trimestre pueden coincidir la factura de anticipo y la definitiva, aunque esto no deriva en ningún problema.
Por ejemplo, en el mundo de los eventos y bodas se realiza facturación anticipada. Un lugar de celebración cuesta 5.000 euros para alquilarlo el día del evento y la empresa propietaria te pide el 50% a modo de reserva. Esta empresa te realizará una factura de anticipo de 2.500€ + IVA ahora y otra de 2.500€ + IVA días previos al evento o una vez finalizado según las condiciones que hayáis estipulado.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre si los anticipos en las facturas deben de llevar IVA te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
¿Cuál es la diferencia entre el anticipo de facturas y el factoring?
El anticipo de facturas y el factoring comparten algunas características pues ambos son recursos de financiación para obtener liquidez de forma inmediata. Solo que entre ambas opciones podemos encontrar diferencias:
- El factoring es una venta de facturas a terceros a cambio de dinero. Es una alternativa para financiar empresas mediante la cesión del cobro de las facturas por las que una empresa tercera asume el riesgo de impago y gana una comisión. La empresa que vende la factura consigue liquidez inmediata y la entidad financiera, su comisión.
- Por otro lado el anticipo de facturas es otra forma rápida de obtener liquidez pero simplemente pidiendo un adelanto del valor total de nuestra venta o servicio a nuestro cliente.
- Con el factoring tenemos cobertura de riesgo de impago y con la factura de anticipo, no.
- El factoring supone delegar la gestión del cobro de nuestras facturas.
- Las facturas de anticipo no suponen ningún coste mientras que con el factoring debemos de asumirlo.
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¿Cómo se facturan y contabilizan los anticipos de clientes?
A la hora de contabilizar el anticipo a proveedores, lo más importante es ser conscientes de que una factura de anticipo, en realidad, funciona exactamente igual que una factura habitual. Es decir, incluye una cantidad a pagar y obliga al proveedor a declarar unos impuestos en forma de IVA.
La única diferencia es que hay que indicar en el concepto que se trata de un anticipo y, por lo tanto, tener claro que el importe abonado tan solo abonará un porcentaje de la cantidad total, incluida en una o varias facturas posteriores según se haya acordado.
Por supuesto, eso no es todo. Llegará un día, tras la venta del producto o la prestación de servicios por los que recibimos en su día el anticipo del cliente, en el que habrá que hacer la factura final. Este documento debe incluir tanto la cuantía pendiente en el momento de la emisión de dicha factura como la cantidad que se cobró en su día mediante el anticipo de facturas.
Para ello, únicamente hay que seguir estos pasos:
- Emitir una factura con el importe total de la operación y sus impuestos correspondientes.
- Indicar, a modo de cifras negativas, todos los anticipos que se hayan cobrado hasta la fecha de la emisión de la factura final.
Eso es, ‘todos los anticipos’, ya que no siempre se marca una única cantidad. Volviendo al ejemplo del banquete nupcial, es posible que la pareja prefiera pagar una cantidad mensual fija conforme va acercándose el evento. O adelantar un 30% e ir completando poco a poco hasta el 50%. En este caso son las partes las que deben acordar la modalidad de pago mediante anticipos del cliente.
¿Qué ventajas tiene el anticipo de facturas?
A lo largo de este artículo hemos podido ver que el anticipo de facturas, bien llevado a cabo, puede resultar altamente beneficioso para todas las partes.:
- Para el cliente, porque el anticipo de facturas le permite escalar su gasto y no tener que enfrentarse a una cifra mucho más rotunda de un golpe, algo que, de no ser previsor, podría ocasionar un roto bastante serio a su economía.
- Para la empresa que solicita el anticipo al cliente, los beneficios son aún más jugosos. En primer lugar, porque gracias a dicho anticipo de dinero cubre parte de los gastos de inicio del proyecto, lo que hace que su liquidez no se ponga en riesgo al tener que movilizar mucho menos capital.
- Además, el hecho de solicitar un anticipo obliga en cierto modo al cliente a seguir hasta el final con dicho proyecto, ya que de otro modo podría perder la cantidad adelantada al proveedor, que ya habría empleado dicho dinero en iniciar su actividad.
Pedir anticipos a clientes es una práctica muy extendida, sobre todo cuando las cantidades que se barajan alcanzan cantidades importantes o el producto o servicio que se ofrece es personalizado, ya que de perder dicha venta resultaría altamente complicado recuperar la inversión.
🔗 Ampliar información: Si quieres conocer los plazos para el pago de facturas te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Tipos de anticipos de facturas
Cuando el cliente no tiene posibilidad de hacerse cargo del anticipo que se le solicita y debe recurrir a una entidad financiera que cubra dicho importe, surgen dos modalidades distintas de anticipo de facturas que conviene conocer.
Anticipo de facturas con recurso
En el anticipo con recurso la empresa corre cierto riesgo, ya que una entidad financiera presta el dinero al cliente pero, de no poder hacer frente este a los pagos, será la propia empresa proveedora la que tenga que hacer frente a los mismos. Eso sí, se trata de un sistema que, aunque invite a lo contrario, reduce la morosidad a la vez que aumenta la liquidez de la compañía, lo que hace que muchas empresas lo ven con buenos ojos.
Anticipo de facturas sin recurso
En este tipo de anticipo del cliente es la entidad financiera la que asume los posibles impagos del cliente, con lo que la empresa que proporciona los productos y servicios blinda su economía ante cualquier tipo de eventualidad. Ahora bien, las entidades financieras no entran en las disputas comerciales, así que ojo con esto.
Ejemplo de un anticipo de factura
Para que quede más claro, a continuación mostramos cómo sería un ejemplo de anticipo de factura si vamos a realizar una venta como proveedores y queremos una cantidad por adelantado o el cliente se ofrece a abonar esa cantidad a modo de reserva o confirmación.
El total de la venta es de 2.000 euros sin el IVA incluido y el cliente nos da un anticipo de 500€. Deberíamos de emitir una primera factura para esa cantidad donde la base imponible es 500€ y el IVA: 105€. La cantidad a pagar y valor total de la factura 1 sería: 605€.
Una vez se haya concluido la venta, se llevará a cabo la factura 2 donde la cantidad total es 2.000€ – la cantidad de anticipo (500€) y la suma del IVA (de 1.500€). En total: 1815€.
