¿Cómo hacer una Factura paso a paso?

Has empezado tu negocio como autónomo o como empresa, has superado todos los trámites y ahora te toca enfrentarte al documento más común en tu día a día, clave para que puedas cobrar por tu trabajo: La Factura.

La factura es el documento más básico e importante de cualquier negocio. Te enseñamos cómo hacer una factura con una guía paso a paso: qué datos son necesarios, cómo rellenarla, cómo calcular los tipos impositivos, y cómo hacerlas más fácilmente. Puedes elegir entre llevar tu facturación en Excel, o apostar por un programa de facturación. 

Leyendo este artículo aprenderás:

Vídeo de ¿Cómo hacer una factura?

Si quieres aprender a hacer facturas de forma fácil y directa, te recomendamos el siguiente vídeo. Podrás ver los datos de una factura, cuándo debes facturar y cómo rellenarla paso a paso. Además, te enseñamos un truco para tener un control absoluto sobre tus facturas y tu negocio:

Elementos de una factura

Para que la factura sea válida, debes añadir una serie de datos en relación con tu negocio, el de tu cliente, y el objeto de la compraventa. Recuerda que, cómo explicamos en el artículo ‘Qué es una Factura’, debemos hacerla en cualquier operación comercial con una empresa o autónomo. 

Así que, tras una venta, deberás añadir los siguientes datos:

  • Numeración y serie.
  • Fecha de emisión. 
  • Fecha de vencimiento (opcional).
  • Datos fiscales del emisor.
  • Datos fiscales del receptor.
  • Concepto del producto o servicio.
  • Tipos impositivos aplicados desglosados.
  • Descuentos.
  • Importe total de la factura.
  • Información del Registro Mercantil (solo para empresas).

DATO CLAVE: ¿Debo añadir siempre la fecha de vencimiento? ¿Qué numeración tengo que usar? ¿Cuáles son los datos fiscales? Si quieres respuesta a todas tus preguntas, consulta el artículo ‘Datos Obligatorios de una Factura’.

¿Cómo rellenar una factura?

Lo primero que tenemos que hacer es tener claros cada uno de los datos obligatorios, tanto los nuestros como los del cliente. Además, es necesario tener detallado el producto o servicio, para poder rellenar la factura con el mayor detalle posible. Una vez lo tenemos todo preparado, empezamos:

  • En primer lugar, debes dejar claro que se trata de una factura, así que añade la palabra factura en la parte superior del documento.
  • Es vital marcar una fecha de emisión, es decir, del día en que hemos realizado dicha factura. También puedes añadir la fecha en la que se ejecuta la actividad, así como una fecha de vencimiento, previamente acordada con el receptor.
  • Recuerda numerar tus facturas de forma correlativa: Si estás en la serie FACTURA22, y has hecho 347 facturas anteriormente, la siguiente será la 348, y así sucesivamente.

Una vez hemos dado la información de qué es el documento, su fecha y su validez, pasamos a los datos fiscales. Añadimos, tanto del emisor como del receptor, los siguientes conceptos:

  • El nombre y apellido o denominación social.
  • El NIF de la empresa.
  • El domicilio o dirección fiscal.
  • Puedes añadir también el mail, el teléfono y otros datos de contacto.

Ahora vamos a detallar el objeto de la transacción: los bienes o servicios:

  • Lo primero es detallar, describir y dejar claro el concepto: Si estamos vendiendo Manzanas Golden de la marca Frutamix, no pondremos ‘Fruta’ o ‘Manzanas’, sino ‘Manzanas Golden Frutamix’.
  • Con el concepto descrito, marcamos la Base Imponible, es decir, el precio del artículo sin IVA ni IRPF.
  • Añadimos las cantidades de cada producto o servicio.
  • Los descuentos aplicados.
  • El tipo impositivo de IVA.
  • El tipo impositivo de IRPF.
  • Recuerda desglosar cada precio para que tu cliente pueda desgravar ambos impuestos.
  • Por último, deberás marcar el importe total de la factura.

Además, puedes añadir muchos otros datos, cómo el método de pago, o una nota para el receptor. Recuerda que, cuanto más información tenga tu factura, mejor para ti, para tu cliente, y para ahorrarte problemas en cuanto al impago. 

Estos son todos los pasos a seguir para hacer una factura. A continuación te mostramos cómo debería quedar tu factura:

ejemplo de factura quipu

Cómo calcular los tipos impositivos de tu factura

Para que tu factura sea válida, debes especificar siempre el tipo de IVA aplicado, y el IRPF en los casos que sea necesario. Si eres autónomo, deberás retener IRPF en tus facturas, para ir adelantando pagos a Hacienda, que se tendrá en cuenta en tu Declaración de la Renta. 

Ambos impuestos se aplican sobre la base imponible, y pueden variar en función del tipo impositivo. Te lo explicamos en profundidad en El IVA y el IRPF en una factura | Guía para Autónomos.

Para aplicarlo, debes seguir la siguiente fórmula: Base Imponible + IVA – IRPF. Por ejemplo, imagina que tienes una tienda de material informático, y un cliente compra un ordenador por un importe de 600€. Le aplicamos un IVA del 21%, y, al ser nuevo autónomo, un 7% de IRPF. El importe total quedaría tal que así:

600 + IVA + IRPF

IVA (21%) = 600 x 21 / 100 = 126

IRPF (15%) = 600 x 15 / 100 = 90

600 + 126 – 90 = 636€ IMPORTE TOTAL

cuanto pagaras de iva e irpf

Cómo hacer una Factura de Autónomo

Una vez te has dado de Alta como Autónomo en la Seguridad Social, así como en el RETA, es momento de empezar a hacer facturas. ¿Porqué? A cualquier autónomo o empresa le gusta ganar dinero por su trabajo, y las facturas son el documento necesario para poder cobrar un producto o servicio.

Para hacer una factura de autónomo debes rellenar paso por paso la factura tal como hemos explicado en el apartado anterior, pero deberás tener en cuenta un factor clave: La retención del IRPF. En función de tu actividad aplicarás un tipo de retención entre el 15% y el 1%. Vista nuestro artículo sobre el IVA y el IRPF para tener todo claro.

Tus facturas en Excel

Una de las opciones para facturar es usar Excel. Puedes usar las plantillas que te ofrece Microsoft, o directamente usar las Plantillas y Modelos de Facturas que hemos preparado desde Quipu. Una vez tengas tu modelo, deberás rellenar cada uno de los datos que hemos comentado, con toda la información necesaria para que sea válida.

ejemplo factura excel

Para facturar lo mejor es un software de facturación. Si quieres probar cómo se gestiona tu negocio a tiempo real, con datos actualizados y toda tu información de ingresos, gastos, bancos e impuestos en un mismo lugar, puedes empezar Quipu gratis durante 15 días.

Si todavía no te atreves, te recomendamos usar un Programa de Facturación en Excel. No te permite tener analítica al día, ni ver tus resultados de manera automática, pero sí que guarda los datos de tus clientes, y te permite hacer facturas muy fácilmente. 

Aprovecha tus facturas: Programa de facturación online

¿Sabes para qué sirven realmente tus facturas? ¿Sabes cómo aprovecharlas al máximo? Con tus facturas puedes tener toda tu información de ingresos y gastos, es decir, el estado de tu negocio en tiempo real. No sólo acreditan el pago, sino que si tienes un buen control puedes saber de qué recursos dispones, y mucho, mucho más:

  • Puedes saber qué cantidad de impuestos pagarás cada trimestre.
  • El estado de tu tesorería: que cobros y pagos tienes solventados y pendientes.
  • Qué parte de tu negocio es más rentable, y por lo tanto, mejor para ti.
  • En qué estás fallando: un producto que no funciona, un gasto demasiado grande y más.
  • Puedes planificar tus acciones en base a hechos reales y demostrables.
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¿Cómo declaro mis Facturas a Hacienda?

Por norma general, las facturas deben declararse a Hacienda dentro del trimestre en el que han sido emitidas sin importar si has podido llegar a cobrarlas o no. De ahí la importancia de no sufrir impagos y de llevar un buen plan de tesorería, ya que es posible que no tengas cómo afrontar el pago de los impuestos que estás obligado a abonar tras emitir tu factura de autónomo.

De hecho, solo los autónomos que formen parte del régimen especial de criterio de caja tienen autorización para declarar las facturas en el momento de su cobro.

Por otro lado, si estás preguntándote durante cuánto tiempo debes guardar las facturas de tu actividad comercial lo cierto es que el periodo varía en función del criterio que se siga. Te lo explicamos mejor en el artículo que te hemos dejado un par de líneas más arriba, pero en resumen:

  • Si quieres ahorrarte posibles problemas legales en el futuro, procura digitalizar tus facturas para tenerlas a mano durante los 10 años siguientes a haberlas emitido.

Aprende a Facturar con el Blog de Quipu

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