La factura es un documento indispensable tanto para emprendedores que empiezan a dar sus primeros pasos en el mundo empresarial como para autónomos bien establecidos y grandes multinacionales.
Ahora bien, ¿Cómo hacer mi primera factura perfecta con total validez legal?
Hoy vamos a contarte todo lo que necesitas saber sobre cómo elaborar una factura, desde qué datos son indispensables o cuáles resultan de lo más aconsejables hasta cómo entregársela a tus clientes para poder cobrar cuanto antes.
En este artículo aprenderás:
- ¿Cómo hacer una factura? – Vídeo paso a paso
- ¿Cuáles son los datos que deben de aparecer en una factura?
- ¿Cómo rellenar una factura?
- ¿Cómo calcular los tipos impositivos de tu factura?
- Ejemplo de cómo hacer una factura
¿Cómo hacer una factura? – Vídeo paso a paso
Si quieres aprender a hacer facturas de forma fácil y directa, te recomendamos el siguiente vídeo en el que podrás ver cuáles son los datos indispensables que toda factura debe incluir, en qué situaciones si o si debes emitir una factura y cuándo no y cómo rellenar este documento paso a paso.
📹 Vídeo explicativo: el siguiente vídeo te muestra cómo añadir de forma adecuada todos los datos obligatorios que debe contener una factura para que sea perfectamente legal.
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¿Cuáles son los datos que deben de aparecer en una factura?
Si has llegado hasta aquí buscando cómo hago mi primera factura, lo primero que debes saber es que hay datos obligatorios que no pueden faltar en una factura para que este documento tenga validez legal. Otros, aunque son opcionales, resultan muy recomendables y pueden aportarnos muchos beneficios, como por ejemplo la fecha de vencimiento.
En el arte de cómo emitir una factura y no meter la pata en el intento conviene tener toda la información posible antes de tocar siquiera una tecla. Por eso vamos a mostrarte las principales partes de una factura en España.
Datos obligatorios de una factura
Los datos que son deben de aparecer en las facturas de forma obligatoria son:
- Número de la factura (y serie si procede).
- Fecha de emisión de la factura (no confundir con la fecha de devengo).
- Datos fiscales del emisor y el receptor.
- Datos descriptivos de lo vendido.
- Datos totales de la factura (base imponible, tipo impositivo e importe total).
- Información del registro mercantil (solo para empresas).
Datos opcionales de una factura
Los datos, no obligatorios, pero sí muy recomendables que pueden aparecer en las facturas son:
- Fecha de vencimiento de la factura.
- Elementos de personalización.
- Métodos de pago.
- Medios de contacto.
- Descuentos que hayan sido aplicados.
- Información adicional y observaciones.
❗️DATO CLAVE: No es un dato obligatorios en una factura, pero incluir una fecha de vencimiento hará que tus clientes sean conscientes de cuándo deben abonarla. Además, te permitirá reclamar el pago de forma legítima una vez superado dicho plazo.
¿Cómo rellenar una factura?
Al inicio del texto te dijimos que íbamos a mostrarte cómo emitir una factura paso a paso y, ahora que ya conoces todos los datos que hay que incluir en este tipo de documento, ha llegado la hora de ponernos manos a la obra.
Este sistema te servirá tanto si utilizas un software automatizado de facturación para autónomos y pymes como si buscas cómo hacer tus facturas a mano. ¿Y si lo que buscas es cómo hacer una factura como freelance? Grandes noticias, ¡el proceso es exactamente el mismo que te detallamos a continuación!
Lo primero que debes saber es que en toda factura, aunque parezca redundante, debe aparecer bien visible la palabra factura. Asegúrate de incluirla en el encabezado y, a partir de ahí… ¡déjate llevar por nuestro tutorial de cómo hacer una factura de empresa paso a paso!
Lo primero que tenemos que hacer es tener claros cada uno de los datos obligatorios, tanto los nuestros como los del cliente. Además, es necesario tener detallado el producto o servicio, para poder rellenar la factura con el mayor detalle posible. Una vez lo tenemos todo preparado, empezamos:
Paso 1: Datos del emisor de la factura
La persona que emite la factura, ya sea física o jurídica, debe quedar perfectamente identificada en el documento. Los elementos que te dejamos a continuación son de obligatorio cumplimiento para que tu factura tenga validez legal a ojos de Hacienda:
- El nombre y apellido o denominación social.
- El NIF de la empresa.
- El domicilio o dirección fiscal.
Además, puedes añadir también el mail, el teléfono y otros datos de contacto, elementos de la factura opcionales que facilitarán enormemente la comunicación directa con el receptor de la factura, del que hablaremos justo a continuación.
Paso 2: Datos del receptor de la factura
Al igual que ocurre con el emisor de la factura, el receptor del documento debe quedar igualmente bien identificado, por lo que añadir sus datos identificativos más básicos es también obligatorio:
- El nombre y apellido o razón social.
- El NIF de la empresa.
- El domicilio o dirección fiscal.
Paso 3: Datos de identificación de la factura
El tercer paso de cómo hacer una factura perfecta desde el punto de vista legal es añadir los datos de identificación del documento. En este caso nos referimos a su numeración y a su fecha de emisión, que pasamos a detallar justo a continuación:
- Numera tus facturas de forma correlativa: Si estás en la serie FACTURA22, y has hecho 347 facturas anteriormente, la siguiente será la 348, y así sucesivamente, ¡una factura posterior cronológicamente nunca podrá tener un número anterior!
- Es vital marcar una fecha de emisión, es decir, la del día en que hemos realizado dicha factura. También puedes añadir la fecha en la que se ejecuta la actividad (fecha de devengo), así como una fecha de vencimiento previamente acordada con el receptor.
Paso 4: Datos descriptivos del producto/servicio
A estas alturas del cuento ya tendrás bien identificados al emisor y al receptor de la factura, e incluso la propia factura. Ha llegado el momento de dejar claro qué es lo que estás facturando, ¡toca añadir los datos descriptivos de los productos o servicios!
- Lo primero es detallar, describir y dejar claro el concepto: Si estamos vendiendo manzanas Golden de la marca Frutamix, no pondremos ‘Fruta’ o ‘Manzanas’, sino ‘Manzanas Golden Frutamix’.
- Añadimos las cantidades de cada producto o servicio.
Además, deberemos dejar bien reflejado el precio de cada producto antes de aplicar impuestos, retenciones o descuentos.
Paso 5: Datos totales de la factura
Ha llegado el momento crucial para este tipo de documento. Y es que en este paso deberemos introducir una serie de datos obligatorios de vital importancia:
- Debemos marcar la base Imponible.
- Añadimos las cantidades de cada producto o servicio.
- Los descuentos aplicados.
- El tipo impositivo de IVA.
- El tipo impositivo de IRPF (recuerda desglosar cada precio para que tu cliente pueda desgravar ambos impuestos).
- Por último, debemos marcar el importe total de la factura sumando los distintos impuestos a la base imponible.
Paso 6: Envía o entrega la factura a tu cliente
Ya solo nos queda entregar la factura al cliente, proceso que deberá ser inmediato de ser este un usuario final, y que podrá gestionarse hasta el día 16 del mes posterior a la venta en caso de ser una empresa.
La entrega puede ser en mano, mediante un envío de la factura física o con un envío digital de factura electrónica, perfectamente válido también.
¿Cómo calcular los tipos impositivos de tu factura?
Tal y como acabamos de ver en el paso 5 del apartado anterior, añadir los datos totales a la factura es obligatorio para que esta tenga validez legal. Por eso vamos a contarte cómo calcular los tipos impositivos de una factura para que todo cuadre.
📹 Vídeo explicativo: el siguiente vídeo te muestra cómo realizar correctamente los cálculos de los diferentes tipos impositivos que debes añadir en una factura (el IVA y el IRPF):
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¿Cómo calcular el IVA de una factura?
Para que tu factura sea válida, debes especificar siempre el tipo de IVA aplicado. Vamos a enseñarte a calcular el IVA de una factura de forma rápida y sencilla, ¡nunca se sabe cuándo podrías necesitarlo!
- Lo primero que debes determinar es qué tipo de IVA debes aplicar a tus facturas, ya que tu actividad podría desde estar exenta de IVA hasta estar gravada con un 21% del total.
- Tras esto, tan solo tendrás que dividir la base imponible entre 1,XX, donde las equis son la cantidad de IVA que te toca aplicar. Por ejemplo, si hablamos de un 10%, deberías dividir la base imponible entre 1,10 para obtener el resultado que necesitas.
- Tan solo te falta sumar la cantidad obtenida a la base imponible para obtener el importe total de la factura, siempre y cuándo no debas añadir otros impuestos.
¿Cómo calcular el IRPF de una factura?
El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es una retención que solo se aplica a los autónomos profesionales y cuyo importe varía en función de la situación del susodicho:
- 7% durante los primeros 18 meses como autónomo.
- 15% para el resto de profesionales.
El porcentaje de IRPF, al igual que el IVA, debe calcularse directamente sobre la base imponible, sin tener en cuenta otros impuestos, retenciones o descuentos. Además, y este es un dato importante, al contrario que el IVA, la cantidad final de IRPF no se suma a la base imponible, sino que se resta.
En definitiva, ambos impuestos se aplican sobre la base imponible, y pueden variar en función del tipo impositivo.
🔗 Ampliar información: Te lo explicamos en profundidad en el siguiente artículo sobre el IVA y el IRPF en una factura. También te puede interesar este artículo sobre cómo calcular el IVA de una factura.
Para aplicarlos y obtener así el importe total de tu factura, debes seguir la siguiente fórmula: Base Imponible + IVA – IRPF.
Por ejemplo, imagina que tienes una tienda de material informático, y un cliente compra un ordenador por un importe de 600€. Le aplicamos un IVA del 21%, y, al ser nuevo autónomo, un 7% de IRPF. El importe total quedaría tal que así:
600 + IVA + IRPF
IVA (21%) = 600 x 21 / 100 = 126€
IRPF (7%) = 600 x 7 / 100 = 42€
IMPORTE TOTAL= 600€ + 126€ – 42€ = 684€
Ejemplo de cómo hacer una factura
Ahora que conocemos la teoría al dedillo, ha llegado el momento de mostrar un ejemplo de factura con el que afianzar todo lo que hemos aprendido sobre cómo hacer una factura paso a paso.
Hemos dividido la factura en dos partes para que resulte aún más sencillo de visualizar, ¡así que vamos con la primera!
Como ves, lo primero que aparece en el documento es la palabra FACTURA, con lo que no hay lugar a equívoco. A partir de ahí, identifiquemos los principales datos que deben figurar en el documento para que tu factura sea perfectamente legal:
- 1- La numeración de la factura, en este caso precedida por su serie.
- 2- La fecha de emisión de la factura, que no tiene por qué coincidir con la fecha de devengo a no ser que la factura sea para un cliente no profesional. Además, justo debajo apreciamos la fecha de vencimiento de la factura, ideal para asegurarnos un día máximo de cobro o, al menos, un día a partir del que empezar a reclamarlo.
- 3- A la izquierda del documento se observan los datos del emisor de la factura y a la derecha los datos del receptor. No tienen por qué ubicarse siempre según este diseño, pero su presencia sí es de obligado cumplimiento.
- 4- Aquí encontramos el concepto de la factura.
- 5- En este punto observamos el precio unitario del producto.
- 6- Tipo impositivo (IVA) y cantidad que hay que sumar a la base imponible.
- 7- Importe total del producto al sumar a su base imponible el tipo impositivo. Además, más abajo se aprecia el importe total de la factura al sumar la totalidad de los productos facturados.
En este ejemplo no ocurre, pero de haber tenido que retener IRPF o aplicar algún tipo de descuento, cualquiera de estas cantidades habrían tenido que ser restadas del importe total.
❗️DATO CLAVE: El IVA que vaya en la factura te tocará liquidarlo a ti trimestralmente mediante el modelo 303 de IVA, mientras que el IRPF deberá retenerlo el destinatario de la factura y liquidarlo mediante el modelo 130 de IRPF.
Programa de facturación: Cómo hacer una factura con Quipu
Hacer facturas correctamente nunca había sido tan fácil
1 – Nos dirigimos al apartado Ingresos y luego hacemos click en Crear Nuevo > Factura
2 – Se nos abre el panel de creación de una factura. Elegimos un Cliente existente o si todavía no lo hemos creado hacemos click en Crear nuevo cliente
Al introducir un cliente ya registrado, automatizamos el rellenado de su información fiscal, el vencimiento y el método de pago.
3 – El número de factura ya nos aparece automáticamente y podremos elegir qué Serie de facturación queremos que aparezca, la Fecha de emisión ya nos aparece por defecto a día de creación de la factura y el Vencimiento podremos modificarlo si nos interesa.
4 – Introducimos cualquier Concepto que queramos o lo buscamos si ya lo teníamos previamente creado.
Rellenamos los campos de Base imponible, Cantidad, % de descuento, IVA e IRPF.
Los cálculos del detalle del importe total, el IVA e IRPF o descuentos se realizan automáticamente.
Si el producto o servicio ya lo tienes introducido en Quipu, se automatiza el rellenado del importe, base, IVA e IRPF
5 – Podremos Marcar como pagado la factura completamente o Añadir un pago parcial.
También podremos seleccionar o cambiar el Método de cobro. Si el cliente ya estaba introducido en Quipu, este campo se rellena de forma automática.
6 – Finalmente, podremos Crear esta factura para que nos aparezca en nuestro menú de Ingresos.
También podremos, por ejemplo, marcar Convertir en periódica para automatizar que se genere una factura igual cada cierto tiempo (como cada mes o cada año).
Antes de crear la factura podremos previsualizarla para comprobar que todo esté correcto
7 – Elegimos la Plantilla que más nos guste o incluso podremos personalizar cada plantilla, y finalmente Previsualizamos la factura que estamos creando para comprobar que todo esté correcto y que el estilo y diseño son los que queremos.
8 – Una vez la factura está creada nos aparece en nuestro menú de Ingresos.
Ahora podemos realizar varias acciones sobre esta factura como Descargarla en PDF, o Enviarla por mail desde la propia plataforma o Crear una factura rectificativa.
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