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¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

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La transformación digital en los negocios ha venido para quedarse. Uno de los principales cambios de este fenómeno es la futura obligación de emitir facturas electrónicas que afectará a todos los autónomos y empresas en España, que tendrán que adaptarse a esta realidad para cumplir con los plazos de la nueva Ley Crea y Crece.

Existen muchas dudas sobre cuándo comienza la obligación de la factura electrónica: ¿Es la factura electrónica obligatoria en 2023?, ¿qué plazos tienen los profesionales para adaptarse?, ¿qué dice la ley sobre la factura electrónica obligatoria?, ¿habrá sanciones por emitir facturas solo en papel? ¡Sigue leyendo y te lo contamos!

En este artículo aprenderás:

¿Qué dice la Ley sobre la obligatoriedad de la factura electrónica?

La obligatoriedad de la factura electrónica no es un tema nuevo en España, pues ya se recoge en la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Con esta normativa ya se impulsó el uso de la factura electrónica para las empresas que trabajan con las administraciones públicas. Después, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, extendió la factura electrónica obligatoria a todas las operaciones de sociedades con el sector público que superen los 5.000 euros, aunque el límite depende de cada Administración.

El 28 de Septiembre de 2022 se aprobó la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, conocida como la nueva Ley Crea y Crece, una reforma para impulsar la creación de nuevas empresas y facilitar el crecimiento de las pymes. La nueva Ley Crea y Crece establece en su artículo 12 lo siguiente:

“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”

Con esta norma, la obligación de las facturas electrónicas se extenderá ahora a todo el sector privado. Hay que tener en cuenta que esta factura electrónica obligatoria no aplica a facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales (por ejemplo, la factura de un fontanero a un usuario particular o una factura simplificada de un restaurante).

📹 La Factura Electrónica en España

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Principales objetivos de la implementación de la factura electrónica

La nueva obligatoriedad de la factura electrónica es una de las medidas de la Ley Crea y Crece para combatir la morosidad comercial y facilitar la transición digital. Según indica la Ley, éstos son los objetivos de la implantación de la factura electrónica obligatoria en España:

  • Luchar contra la morosidad, haciendo más fácil el seguimiento de las facturas y sus plazos de pago
  • Reducir costes en las transacciones comerciales de las pymes. 
  • Impulsar la transformación digital en las empresas, principalmente en las pymes.
  • Fomentar el uso de medios electrónicos para la transferencia mercantil.
  • Aumento del control para evitar el fraude fiscal por parte de la Agencia Tributaria.
  • Facilidad para presentar las autoliquidaciones de impuestos. La Agencia Tributaria, al tener los datos de las facturas electrónicas, podrá facilitar la presentación de los modelos fiscales a los autónomos y PYMEs.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre estos aspectos, no te pierdas nuestro artículo sobre la Ley Crea y Crece y la factura electrónica.

¿Qué plazos tienen los autónomos y empresas para utilizar la factura electrónica?

Aunque muchos profesionales ya están acostumbrados a emitir facturas electrónicas y es de obligado cumplimiento en operaciones con las administraciones públicas, todavía existen muchas pymes que no han digitalizado su proceso de facturación.

Afortunadamente, la obligación de la factura electrónica no se aplica de inmediato, sino que se articula un período transitorio para que los autónomos se adapten. Este plazo empezará a contar desde el momento de la aprobación del reglamento específico par la factura electrónica que todavía está pendiente.

El 28 de Septiembre de 20222 se publicaba en el BOE la Ley 18/2022. El 7 de Marzo de 2023 salió a consulta pública el reglamento específico para la factura electrónica y una vez aprobado, empezará a contar el plazo para adaptarse y empezar a emitir facturas electrónicas.

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Plazo para empresas que facturen más de 8 millones

Las empresas con un volumen de facturación anual mayor a los 8 millones de euros tendrán 1 año desde la entrada en vigor del reglamento de la factura electrónica para aplicar la factura electrónica obligatoria en todas sus operaciones comerciales.

Lo previsible es que el reglamento específico se apruebe para finales de 2023 o principios de 2024, por lo que las empresas que facturen más de 8 millones tendrán hasta finales de 2024 o principios de 2025 para adaptarse totalmente a la nueva realidad de facturación electrónica.

🔗 Ampliar información: En este caso, empresas que facturen más de 8 millones, tendrán que utilizar la factura electrónica de forma obligatoria en 2024.

Plazo para empresas que facturen menos de 8 millones

En el caso de las empresas y autónomos con una facturación anual menor a los 8 millones de euros los plazos son algo más laxos, pues tendrán 2 años después de la entrada del reglamento específico de la factura electrónica para empezar a emitir facturas electrónicas.

Recientemente, el Ministerio de Economía ha actualizado las fechas y ha comunicado que habrá un plazo de un año más, es decir, un total de tres años después de la entrada del reglamento para que los autónomos se adapten completamente a esta obligación y tengan también que informar en tiempo real sobre los estados de sus facturas a los proveedores o a la Agencia Tributaria.

Por lo tanto, si el reglamento específico se aprueba a finales de 2023 o principios de 2024, las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones tendrán que haber adoptado la factura electrónica obligatoria antes de finales de 2025 o incluso principios de 2026.

Sin embargo, no será hasta finales de 2026 o incluso principios de 2027 cuando los autónomos persona física también tengan que informar sobre el estado de sus facturas. Esta obligación afectará a todos los autónomos que reciban una factura electrónica y deberán ir remitiendo en el plazo máximo de cuatro días a sus proveedores cierta información como la aceptación o rechazo de la factura y su fecha o el momento en el que han hecho efectivo el pago completo o parcial.

La obligación de informar sobre el estado de la factura electrónica también afectará a los autónomos que utilicen el software público de Hacienda, sólo que en este caso no tendrán que informar a sus proveedores sino directamente a la Agencia Tributaria.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre las obligaciones que tendrán los autónomos al recibir o emitir una factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿Qué hacer para cumplir con la nueva Ley de factura electrónica?

Dentro de la Ley Crea y Crece existen una serie de requisitos legales de la factura electrónica obligatoria, todos ellos de cumplimiento obligatorio para todas las empresas y profesionales autónomos. Los requisitos más destacados son:

  • Emitir todas las facturas en formato electrónico. 
  • Las factura electrónicas deben de estar emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado, como Quipu.
  • Las facturas electrónicas deben de contener un código identificativo de carácter alfanumérico y un código QR.
  • También deben de incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU».
  • Todas las facturas electrónicas deben cumplir los requisitos del reglamento de facturación. Si no tienes claros los requisitos, puedes leer este artículo sobre cuáles son los datos obligatorios de una factura.
  • Facilitar el acceso digital a la factura, de forma que se pueda leer, descargar, copiar e imprimir por parte de los clientes de forma gratuita. Este acceso debe estar disponible durante, al menos, 4 años.
  • Los programas de facturación deberán de garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Ampliar información: Si quieres saber más sobre los requisitos que deben de cumplir las facturas electrónicas te recomendamos que leas nuestro artículo.

El Kit Digital y la facturación electrónica

Con el objetivo de modernizar el tejido productivo en España, el Gobierno lanzó recientemente el Bono Kit Digital, unas subvenciones para apoyar económicamente a las pymes en su proceso de digitalización y que será clave para facilitar la transición a la factura electrónica obligatoria.

La factura electrónica es uno de los criterios de evaluación del Bono del Kit Digital, pues se utiliza para medir la madurez digital de las empresas y calcular así la subvención. Los profesionales que lo necesiten y cumplan los requisitos podrán acceder a estas subvenciones para financiar la transición a la factura electrónica.

Ampliar información: Si quieres saber más sobre las ayudas del Kit Digital para la factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo.

¿Cuáles son las sanciones por no adaptarse a la facturación electrónica?

Todas las empresas deberán cumplir con la obligación de las facturas electrónicas y cumplir los requisitos legales o podrán enfrentarse a sanciones como apercibimiento o multas de hasta 10.000 euros.

Ampliar información: Si quieres saber más sobre si la factura electrónica es obligatoria a partir de 5000 euros te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

Desde Quipu recomendamos a todos los profesionales no retrasar la digitalización de sus facturas. Además, no hace falta temer a las sanciones para pasarte a la factura electrónica, ya que tener todo el proceso digitalizado son todo ventajas y permite ganar tiempo para centrarse en lo más importante: tu negocio.

¿Conoces los principales problemas con la facturación?

En el siguiente vídeo te mostramos cuáles son los problemas más habituales con la facturación en los negocios y cómo solucionarlos fácilmente.

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VALIDADO POR

Roger Dobaño - CEO Quipu

Roger es CEO y Fundador de Quipu, un software en la nube que lleva +10 años ayudando a autónomos, pymes y asesorías a digitalizar su operativa precontable. A raíz de una mala experiencia como autónomo, Roger se propuso crear un programa que acompañara a los empresarios a lidiar con la administración.

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