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Factura electrónica: qué es y para qué sirve

Saber qué es una factura electrónica y cómo funciona es imprescindible para todos los empresarios y autónomos de hoy en día, pues con el auge de la transformación digital en los negocios, la facturación electrónica es una realidad que ha venido para quedarse y pronto será obligatoria para muchos profesionales.

En Quipu somos expertos en facturación y en esta entrada del blog recogemos todas las dudas sobre la factura electrónica y sus preguntas frecuentes.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es la factura electrónica y para qué sirve?

Una factura electrónica es un documento comercial en formato digital que refleja una compraventa de bienes o servicios. Para saber qué es una factura electrónica es importante tener claro que se trata de una versión digital de la factura en papel, por lo que ambas tienen los mismos efectos legales y tienen que cumplir con una serie de requisitos y datos obligatorios.

Cuando creamos una factura electrónica generamos un archivo digital que, al igual que cualquier factura ordinaria o “factura normal”, nos sirve como comprobante legal de una compra o venta y que podemos compartir a través de Internet.

¿Para qué sirve la factura electrónica?

Una factura electrónica, como cualquier otra factura, nos sirve para documentar que una operación de compra o venta se ha realizado correctamente, dando así validez legal y fiscal a una operación comercial. Con una factura electrónica podemos documentar esta operación de forma digital, pues las facturas electrónicas se generan y transmiten electrónicamente, lo que permite a los profesionales agilizar sus procesos.

La factura electrónica es especialmente útil cuando tenemos que acreditar una operación comercial en un entorno digital, como puede ser una factura dirigida a una administración pública, justificar un gasto de forma electrónica o compartir nuestras facturas con Hacienda a través de su sede electrónica.

La legislación en este ámbito es cada vez más estricta, de forma que todos los profesionales deben saber qué es una factura electrónica así como qué leyes aplican sobre su uso obligatorio.

¿Qué dice la Ley sobre el uso de la factura electrónica?

Existen distintas normativas legales en España que recogen el uso de la factura electrónica, una obligatoriedad que ya existía con facturas dirigidas al sector público, aunque ha sido con los últimos cambios legislativos cuando su uso obligatorio se está extendiendo a todo tipo de profesionales.

En septiembre de 2022, con la entrada en vigor de la nueva Ley Crea y Crece, la factura electrónica obligatoria se convierte en un requisito legal para la gran mayoría del sector privado. Este cambio afecta a la mayoría de profesionales y autónomos, así que te recomendamos encarecidamente estar enterado de estas novedades y leer este post sobre los cambios de la Ley Crea y Crece y la factura electrónica.

Pero el uso de la factura electrónica obligatoria no es algo nuevo, pues ya se aplica como requisito legal desde 2015 en operaciones con el sector público. Esto es así por la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso de la factura electrónica, convirtió la factura electrónica en un requisito obligatorio en las operaciones dirigidas a las administraciones públicas (aplicable a algunas sociedades y con importes superiores a 5.000 euros)

¿Quién está obligado a utilizar la factura electrónica?

Atendiendo a las leyes mencionadas y los últimos cambios legislativos de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica se convierte en un requisito obligatorio para una buena parte de las operaciones comerciales. Así, la Ley Crea y Crece señala en su artículo 12 que “todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.

De esta forma, podemos decir que los obligados a utilizar factura electrónica son:

  • Sociedades que emitan facturas dirigidas a las administraciones públicas
  • Empresas y profesionales que emitan facturas a otras empresas y profesionales.

Sin embargo, existen algunas operaciones que todavía pueden continuar con las facturas en papel. Por ejemplo, no están obligados a hacer factura electrónica las empresas y profesionales que facturen a consumidores finales o usuarios particulares. Para saber qué dicen las leyes al respecto y los plazos para adaptarse a esta nueva realidad digital, no te pierdas nuestro artículo sobre quién está obligado a usar factura electrónica.

Principales beneficios de utilizar la factura electrónica

La mejor forma de saber qué es una factura electrónica es conociendo las ventajas que tiene su uso. Como cualquier proceso de transformación digital, el uso de la factura electrónica en las empresas tiene muchos beneficios, entre ellos:

  • Proceso agilizado: todo es mucho más rápido porque la entrada de datos es automática y digital.
  • Pagos más rápidos: las facturas electrónicas se transmiten al instante y pueden procesarse rápidamente. 
  • Mayor precisión: como la facturación electrónica elimina la introducción manual de datos, se mejora la precisión y se reducen los errores. 
  • Más eficacia: al automatizar su proceso de facturación, se libera tiempo para que las empresas puedan centrarse en otras tareas. 

Estos son solo algunos ejemplos de las ventajas que trae la facturación electrónica para empresas y profesionales. Si estás pensando en pasarte a la factura digital, no dejes de leer nuestro artículo sobre los beneficios de la facturación electrónica.

¿Qué tipos de facturas electrónicas existen?

A diferencia de los tipos de factura tradicionales, que se subdividen en más de media docena de modalidades, las facturas electrónicas son algo más sencillas de catalogar.

Para saber qué es una factura electrónica correctamente es necesario conocer los distintos formatos de factura electrónica que podemos utilizar, como la factura electrónica estructurada y la factura electrónica no estructurada.

Factura electrónica estructurada

La factura electrónica estructurada es un formato de factura electrónica que se compone de datos estructurados, un formato de documento digital que permite que las facturas sean generadas y leídas de forma automática por programas informáticos de facturación.

Las facturas estructuradas son las requeridas por las administraciones públicas, que en su programa FacturaE utilizan el formato XML, el más común de estas facturas, aunque también pueden verse en formatos como EDIFACT, DOC o XLS.

Factura electrónica no estructurada

Las facturas electrónicas no estructuradas son aquellas que no están compuestas por datos estructurados, sino por un documento normal. Normalmente son facturas en papel escaneadas o facturas en formato PDF.

Contienen todos los datos necesarios pero se muestran en una imagen o documento plano, de forma que para procesar o trasladar los datos debe hacerse de forma manual o con un software OCR de reconocimiento óptico de caracteres.

Elementos de una factura electrónica

Al igual que las facturas ordinarias, una factura electrónica sólo será válida legal y comercialmente si contiene los datos obligatorios y cumple los requisitos de facturación:

  • Numeración para identificar cada factura con un número correlativo. 
  • Fecha de emisión que marca el momento en el que se emite el documento. 
  • Datos de identificación fiscal sobre el emisor y el receptor de la factura. 
  • Concepto(s), para detallar qué se está vendiendo o comprando. 
  • Base imponible, para conocer el importe de la venta sin impuestos. 
  • Tipo impositivo (impuestos), para tributar correctamente. 
  • Importe total, para dejar las cuentas claras. 

Esto es solo un resumen. Si vas a empezar a hacer facturas electrónicas, necesitarás saber todos los detalles para tener una relación sana con Hacienda y hacerlo todo “como Dios manda”, para saber más sobre esto, te recomendamos leer nuestro artículo sobre los elementos de una factura electrónica.

¿En qué casos es obligatorio utilizar la factura electrónica?

La obligatoriedad de la factura electrónica depende del tipo cliente, es decir, de la organización a la que estemos facturando. En este sentido, cabe decir que no es lo mismo emitir una factura a una administración pública que facturar a una empresa o profesional del sector privado.

Uso de la factura electrónica con las administraciones públicas

Desde el año 2015 las facturas de sociedades dirigidas a las administraciones públicas con importe superior a 5.000 euros deberán entregarse en formato electrónico y siguiendo los requisitos de la FacturaE, es decir, una factura electrónica estructurada en el formato XML.

No entran en esta obligación los profesionales autónomos o las facturas con importe superior a 5.000 euros.

Uso de la factura electrónica con empresas privadas

En las facturas “de profesional a profesional”, es decir, facturas de empresas y autónomos dirigidas a otras empresas o autónomos, la factura electrónica obligatoria se irá implantando poco a poco, con unos plazos determinados en función de cada tipo de empresa (plazos de la Ley Crea y Crece).

No te pierdas nuestro artículo sobre la obligación de la factura electrónica para saber más detalles y cuándo podrías estar obligado a utilizarla.