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¿Cómo hacer una factura intracomunitaria?

Te explicamos qué debe constar en una factura intracomunitaria y cómo crear una fácilmente. Para realizar una factura intracomunitaria debes tener en cuenta varios factores, entre ellos, si aplicar o no el IVA. Te dejamos una infografía donde explicamos las diferentes situaciones cuando operamos con NIF Intracomunitario.

Cuando sepamos si tenemos que aplicar IVA o no dependiendo de quién emite la factura y de quien sea el comprador o el proveedor, veremos con más detalle qué campos debe contener una factura intracomunitaria para que nuestra empresa pueda operar con los diferentes países intracomunitarios.

Leyendo este artículo aprenderás:

¿Cómo hacer una factura intracomunitaria?

Numeración de la facturas

Tiene que tener una serie de numeración que sea correlativa en fecha y número. Es decir, por ejemplo, la primera factura será FINTRA-001 en fecha 14/05/2021 la segunda FINTRA-002 en fecha 15/04/2021.

Puedes crear una serie de numeración distinta para las que sean intracomunitarias y, así, diferenciarlas de las corrientes, teniendo, por ejemplo, la 2016-586 y, posteriormente, la 2016-587 y para intracomunitarias FINTRA-001, Fintra-002,.. y así correlativamente.

Fecha de emisión y vencimiento de las factura

Es decir, cuándo se emite y cuándo vence, en otras palabras “cuando caduca” el pago de dicha factura. La fecha de vencimiento no es obligatoria pero nos ayudará a la hora de controlar el estado de pago y recordarnos cuándo podremos recibir ese pago o cobro.

Concepto

Descripción de la operación llevada a cabo, lo que compro o lo que vendo, tanto si es un servicio como si es un bien. Por ejemplo, servicios de consultoría.

Tipos impositivos

IVA y/o IRPF en caso que se requiera. Recuerda que en  las facturas intracomunitarias no hará falta que apliques IVA si ambos tenéis NIF. Para comprobar cómo tienes que actuar en el resto de situaciones puedes consultar la infografía que te mostramos más abajo.

Fecha de pago

Este es un dato que solamente sirve para tu propio control, así sabrás si has cobrado, o no, la factura y cuándo.

Información del registro mercantil

Solo es obligatorio para empresas. En este punto es donde debemos informar de la información que aparece de nuestra empresa registrada en el registro mercantil; la página, el folio, por ejemplo:

Inscrito en el Registro Mercantil de Aragón: Tomo 4374782, Folio 181, Página B 445745, Inscripción 1.

💡 QUIPU TIP: Es muy recomendable que en todas las facturas intracomunitarias que emitas (sin IVA intracomunitario, por supuesto), añadas al pie de la factura que la operación está exenta de IVA de acuerdo con la directiva comunitaria.

Como aplicar el IVA e IRPF en una factura intracomunitaria.

La aplicación de los tipos impositivos y retenciones funciona de la siguiente forma: Si tu cliente y tu disponéis de NIF, no tendrás que aplicar el IVA.

¿Cuándo debemos aplicar el IVA en una factura intracomunitaria?

Existen 8 escenarios distintos para saber si aplicar el IVA en tus facturas dependiendo si eres el que emite la factura o el que la recibe. En la siguiente infografía lo dejamos bien claro 👇🏻

factura intracomunitaria con o sin iva

¿Cuándo debemos aplicar el IRPF en una factura intracomunitaria?

Más de una vez, como autónomos, nos hemos preguntado si tenemos que aplicar el IRPF a una factura o no, teniendo en cuenta que generalmente lo hacemos. Como bien sabes, en tus facturas como autónomo, por lo general si que aplicas el IRPF en la mayoría de ellas, sobre todo si te dedicas a los servicios, pero, ¿y si facturamos a un cliente intracomunitario?

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre las facturas con retención de IRPF y cómo hacerlo correctamente este artículo será de tu interés.

En este caso, la respuesta es rotundamente NO. Básicamente porque es un impuesto que se liquida mediante el modelo 111 solo aplicable a empresarios y profesionales españoles. Si, por ejemplo, tenemos un cliente en Alemania y le hacemos una factura con IRPF, éste no va a ingresar esta retención y estaríamos perdiendo el dinero. Además de no poder deducirla claro.

Y esto es así, independientemente de si tienes o no el VAT intracomunitario, es decir que aunque la factura lleve el IVA, el IRPF no irá. Las empresas o pymes, obviamente no se ven afectadas por esto ya que el IRPF lo pagan únicamente los profesionales autónomos.

¿Quiénes están obligados a darse de alta en el ROI para facturar?

Vamos por partes: lo primero es entender que el ROI es el Registro de Operadores Intracomunitarios, creado para facilitar y controlar las operaciones intracomunitarias.

La Agencia Tributaria tiene de un censo propio para empresas y autónomos. La solicitud de alta en el ROI se puede hacer en cualquier momento a través de los canales habilitados a tal efecto.

🔗 Ampliar información: En el siguiente artículo te contamos cómo darte de alta en el registro de operadores intracomunitarios.  

Tendrás que tramitar tu alta en el ROI en los siguientes casos:

  • Los profesionales o sociedades que realicen ventas de productos y servicios a otras empresas o autónomos de otros países de la Unión Europea.
  • Las empresas y autónomos que reciben servicios de otras empresas de la Unión Europea.

¿Qué es el VAT y para qué sirve en una factura intracomunitaria?

El VAT es el número de identificación fiscal, también conocido como NIF intracomunitario, que necesitas para realizar acciones comerciales con clientes de otros países de la Unión Europea. En el siguiente artículo te contamos para que sirve el VAT y cómo tramitarlo. 

¿Porqué necesitas un programa de facturación?

Tanto para poder facturar a clientes extranjeros o nacionales, con la certeza de que los datos obligatorios que exige la legislación vigente son correctos, como para poder rellenar tus modelos tributarios de forma adecuada un software de facturación es el complemento ideal para tu negocio.

Además podrás conectar un gestor fiscal, especializado en facturación intracomunitaria, a tu cuenta, para que valide tus facturas, presente tus impuestos, te proporcione consejo y ayuda en materia fiscal y realice tu contabilidad. Además, al hacerlo mediante una plataforma online, podrás ver en tiempo real toda esta información, de forma que sabrás en todo momento el estado de tu negocio, tu cashflow, facturas pendientes, previsión de IVA e IRPF a liquidar y un largo etcétera.

¿Por qué debería usar un Programa de Facturación?

Ésta es la pregunta que más nos hacéis últimamente, y la respuesta la encontrarás en el siguiente vídeo, en el que te desvelamos las 5 claves por las que NECESITAS usar un Programa de Facturación 👇

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