Muchos negocios tienen la necesidad de generar un gran número de facturas de forma recurrente y con pequeños importes, lo que puede suponer un esfuerzo extra para la contabilidad a la hora de gestionar todas las facturas. La factura recapitulativa es una herramienta perfecta para este tipo de negocios, ya que permite simplificar este trabajo agrupando una serie de facturas en un único documento.
En este artículo veremos qué es una factura recapitulativa, para qué sirve, cuáles son sus requisitos y los datos obligatorios de la misma. Además, os mostraremos cómo hacer una factura recapitulativa paso a paso, finalizando con un ejemplo y una serie de preguntas frecuentes.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura recapitulativa?
- ¿Para qué sirve una factura recapitulativa?
- Requisitos de las facturas recapitulativas
- ¿Cuáles son los datos obligatorios en una factura recapitulativa?
- ¿Cómo se hace una factura recapitulativa?
- Ejemplo de factura recapitulativa
- Preguntas frecuentes sobre las facturas recapitulativas
¿Qué es una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa es una factura que agrupa varias facturas de operaciones de compra o venta con un mismo emisor o destinatario en el mismo mes natural. Se trata de una factura que reúne todas las operaciones que una empresa ha efectuado con un cliente o proveedor y sirve para contabilizar facturas agrupadas.
Por ejemplo, si hemos emitido varias facturas a un cliente en un período de tiempo de un mes, podemos hacer una factura recapitulativa que recoja toda la información de las facturas emitidas durante dicho periodo de tiempo. De este modo, nos ahorramos el proceso de emitir una a una las facturas a nuestro cliente, pudiendo entregarle una única factura que recoja todas las demás,.
¿Para qué sirve una factura recapitulativa?
La factura recapitulativa es una herramienta extremadamente útil para las empresas que necesitan contabilizar un gran número de operaciones de compra o venta a la vez, lo que permite agilizar la contabilidad y reducir esfuerzos en este sentido.
Por ejemplo, supongamos que un autónomo vende sesiones de entrenamiento personal y tiene 10 clientes que compran cada uno 10 sesiones al mes. En lugar de emitir 100 facturas distintas (una por cada sesión), podría emitir una factura recapitulativa para cada cliente que cubriera las 10 sesiones. De este modo, nos ahorramos el proceso de emitir una a una las facturas a nuestro cliente, pudiendo entregarle una única factura que recoja todas las demás, lo cual agilizará nuestra facturación.
Requisitos de las facturas recapitulativas
Para que una factura recapitulativa se considere legal y tenga validez fiscal, es necesario que se cumplan una serie de requisitos o condiciones.
- Una factura recapitulativa debe abarcar varias operaciones de compra o venta de un mismo mes natural.
- Las facturas agrupadas en una factura recapitulativa deben ser dirigidas al mismo cliente o recibidas del mismo proveedor.
- Las facturas agrupadas deben ser de operaciones realizadas en un mismo mes natural. Es decir, no se puede recapitular facturas de meses naturales distintos en una misma factura recapitulativa.
- Las facturas recapitulativas deben emitirse el último día del mes para usuarios finales en el que se han realizado las operaciones. Este plazo cambia al día 16 del mes siguiente si el destinatario es profesional autónomo o empresa.
- Además, se deben anular todas las facturas incluídas en la factura recapitulativa para que pueda tener validez. Dichas facturas, se deberán anexar a la factura recapitulativa para que puedan ser contabilizados los importes. Es importante aclarar que, a pesar que las facturas que se incluyen queden “anuladas”, se deben guardar durante los 5 años siguientes, ya que Hacienda puede solicitarlas.
¿Cuáles son los datos obligatorios en una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa, al igual que cualquier otra factura, debe incluir una serie de datos obligatorios que marca el reglamento de facturación para que pueda considerarse válida legal y comercialmente. Las facturas recapitulativas tendrán los mismos datos obligatorios que una factura ordinaria, pero con unas pequeñas particularidades que te contamos a continuación. Estos son los datos obligatorios que debe incluir una factura recapitulativa:
- Texto “factura recapitulativa”, como indicativo de forma visible en el encabezado.
- Número de factura, con un número serie correlativa si procede.
- Fecha de emisión. En las facturas recapitulativas, además, hay que indicar el mes natural de las operaciones recapituladas.
- Datos fiscales del emisor y receptor.
- Líneas de facturación. Al igual que la línea de concepto en una factura ordinaria, una factura recapitulativa incluirá una línea para cada factura que es recopilada. Te contamos más detalles sobre estas líneas en el siguiente apartado.
- Base imponible total. Esto es, la suma de todas las bases imponibles de las facturas recapituladas.
- Impuestos y retenciones. Esto es, el IVA correspondiente, así como la retención de IRPF si procede.
- Importe total de la factura.
¿Cómo se hace una factura recapitulativa?
A efectos legales y fiscales, una factura recapitulativa tiene la misma aplicación que una factura ordinaria normal. Del mismo modo, su creación no será muy distinta a la de una factura ordinaria, aunque sí que hay que prestar atención a algunas diferencias, principalmente en los pasos 3 y 4.
Paso 1: Identifica tu factura
Tal y como indicamos anteriormente sobre los datos obligatorios de una factura recapitulativa, en primer lugar debemos indicar claramente de que se trata de una factura recapitulativa. Esto lo haremos simplemente añadiendo el texto “factura recapitulativa” en el encabezado.
Una vez que sabemos de qué tipo de factura se trata, debemos identificarla correctamente a partir de su número de factura (y serie, si corresponde), así como incluir la fecha de emisión de la misma.
Paso 2: Identifica al emisor y destinatario de la factura
El siguiente paso será identificar a los sujetos de esta factura, el emisor y el destinatario (proveedor y cliente). Para ello, debemos incluir los datos fiscales que identifican a cada una de las partes. Estos son:
- Nombre y apellido (profesionales autónomos) o denominación social (empresas)
- Número de Identificación Fiscal (NIF).
- Domicilio o dirección fiscal.
En algunos casos, opcionalmente, también se añaden datos de contacto como el teléfono o la dirección de email, algo que da mayor transparencia y confianza en la operación.
Paso 3: Una línea para cada factura recapitulada
De la misma forma que las líneas de concepto en una factura ordinaria, en la factura recapitulativa utilizaremos una línea de factura para cada una de las facturas que vamos a recapitular. En cada una de estas líneas debemos incluir lo siguiente:
- El número identificador de cada factura
- Su fecha de emisión
- Descripción del producto o servicio
- Tipo de IVA aplicado
- Importe total
Existen diferentes tipos de IVA que se pueden aplicar a los productos o servicios. Por ello, en una factura recapitulativa, podemos tener conceptos con diferentes tipos de IVA aplicados. De este modo, para cada uno de los conceptos debemos aplicar su correspondiente IVA e IRPF (en el caso que corresponda).
Para incluir todos estos datos, lo mejor es utilizar una tabla, fíjate en el ejemplo que ponemos más adelante para ver cómo juntar toda esta información.
Paso 4: Suma de los importes
Finalmente, nuestra factura recapitulativa tendrá que mostrar cuál es el importe final de la misma, acompañada de los impuestos y retenciones correspondientes. Para hacer este cálculo, simplemente tendremos que sumar todos los importes totales de las facturas recapituladas. El IVA final será la suma de todos los importes de IVA y el importe total será la suma de todos los importes totales.
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Ejemplo de factura recapitulativa
Siguiendo con el caso del entrenador personal que comentábamos al principio de este artículo, hemos elaborado un ejemplo de factura recapitulativa para que puedas visualizar todos los conceptos y pasos que hemos ido viendo en el post.
Paco Personal trainer ha hecho 10 sesiones al mismo cliente dentro del mismo mes natural. En lugar de tener que hacer contabilidad para 10 facturas distintas, lo que ha decidido es hacer una factura recapitulativa para agrupar las diez sesiones de personal training que ha realizado para el mismo cliente. Para ello, hará una factura recapitulativa como la siguiente:
Preguntas frecuentes sobre las facturas recapitulativas
Vale, ya tenemos claro qué es una factura recapitulativa y cómo hacerla, pero quizá todavía queden algunos “cabos sueltos”. Para que no te vayas con ninguna duda, damos respuesta a preguntas frecuentes sobre las facturas recapitulativas.
¿Qué fecha debe de llevar una factura recapitulativa?
Una factura recapitulativa se realiza normalmente al final del mes natural en el que han ocurrido las operaciones que se quieren agrupar. De esta forma, la fecha de una factura recapitulativa puede ser la fecha de la última operación o el último día del mes.
No obstante, en el caso de facturas recapitulativas enviadas a profesionales o empresas, es posible emitirla pasado el mes natural, siempre que se haga antes del día 16 del mes siguiente.
Recuerda que en las facturas recapitulativas, además, hay que indicar el mes natural de las operaciones recapituladas.
¿Se puede hacer facturas recapitulativas de facturas simplificadas?
Sí, es posible. Para poder agrupar varios tickets (también llamado factura simplificada) en una factura recapitulativa, el proceso es el mismo que para crear una factura que agrupe varias facturas ordinarias. No obstante, únicamente se podrá emitir una factura recapitulativa si el importe total de la factura que agrupa los tickets no supera los 3.000€.
