La factura recapitulativa es uno de los tipos de facturas que existen. Vamos a ver qué es una factura recapitulativa, un ejemplo de recapitulativa y ver si existe la posibilidad de hacer una factura recapitulativa de tickets.

Vayamos paso a paso, empecemos por lo más básico: ¿Qué es una recapitulativa?

¿Qué es una factura recapitulativa?

Una factura recapitulativa es una factura que agrupa varias facturas de operaciones de compra o venta que hayamos efectuado. Se trata de una factura que reúne todas las operaciones que una empresa ha efectuado con un cliente o proveedor y sirve para contabilizar facturas agrupadas.

Por ejemplo, si hemos emitido varias facturas a un cliente en un período de tiempo de un mes, podemos hacer una factura recapitulativa que recoja toda la información de las facturas emitidas durante dicho el periodo de tiempo.

De este modo, ahorramos el proceso de emitir una a una las facturas a nuestro cliente, pudiendo entregarle una única factura que recoja todas las demás, lo cual agilizará nuestra facturación.

Nota: Recuerda que NO podemos hacer una factura recapitulativa que incluya facturas emitidas durante un período superior a un mes.

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A pesar que ambos tipos de facturas nos permiten agilizar nuestra facturación, no debemos confundir una factura recapitulativa con una factura recurrente. Una factura recurrente es una factura que producimos cada cierto período de tiempo a un mismo cliente, pero no tiene por qué producirse el mismo mes. En el Programa de Facturación Online Quipu, puedes agilizar tu facturación mediante la creación de facturas recurrentes, para que puedas tener el control de tu negocio así como llevar las cuentas al día. Inicia tu período de prueba gratis y agiliza la administración de tu empresa.

¿Cómo se hace una factura recapitulativa?

A efectos legales y fiscales, una factura recapitulativa tiene la misma aplicación que una factura ordinaria normal. Por ello, al igual que todos los modelo de factura deben contener una serie de datos de forma obligatoria, la factura recapitulativa debe cumplir con una serie de requisitos.

Para poder hacer una factura recapitulativa, debemos indicar en ella cada uno de los conceptos que contiene, así como el importe de cada uno de ellos.

Al igual que cualquier tipo de factura ordinaria, una factura recapitulativa incluye IVA e IRPF (si corresponde). Es decir, en el caso que las facturas que incluya la factura recapitulativa tengan aplicado IVA e/o IRPF, los tipos impositivos se deberán reflejar en la recapitulativa. Por ello, una factura recapitulativa debe cumplir la normativa vigente de IVA.

Posteriormente, deberemos declarar dicha factura así como el IVA y el IRPF ante la AEAT con los modelos tributarios correspondientes, como es el modelo 303 de IVA y el modelo trimestral 111, por el que declararemos el IRPF que ha retenido la Sociedad o el modelo anual 190, que resume los modelos trimestrales 111. Consulta el calendario fiscal para conocer las fechas de presentación de dichos modelos tributarios.

Tipos impositivos factura recapitulativa

Existen diferentes tipos de IVA que se pueden aplicar a los productos o servicios. Por ello, en una factura recapitulativa, podemos tener conceptos con diferentes tipos de IVA aplicados.

De este modo, para cada uno de los conceptos debemos aplicar su correspondiente IVA e IRPF (en el caso que corresponda).

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Requisitos factura recapitulativa

Para que una factura recapitulativa se considere legal y tenga validez fiscal, es necesario que se cumplan una serie de requisitos o condiciones.

En primer lugar, se debe anular todas las facturas incluídas en la factura recapitulativa para que pueda tener validez. Dichas facturas, se deberán anexar a la factura recapitulativa para que puedan ser contabilizados los importes.

Es importante aclarar que, a pesar que las facturas que se incluyen queden “anuladas”, se deben guardar durante los 5 años siguientes, ya que Hacienda puede solicitarlas.

Modelo factura recapitulativa

Al igual que una factura ordinaria incluye una serie de datos de forma obligatoria, una factura rectificativa también debe incluir un conjunto de información de forma obligatoria.

Factura recapitulativa

Los datos que se deben incluir en la factura de forma obligatoria son los siguientes:

  • Para poder identificar el tipo de factura, debemos especificar que se trata de una Factura Recapitulativa
  • Numeración
  • Fecha de expedición (y de vencimiento, en caso que exista)
  • Información fiscal del emisor y cliente (Nombre, NIF o CIF, Domicilio)

La fecha de emisión de una factura recapitulativa será del último día del mes que está resumiendo. En el caso que la última operación se produzca antes de finalizar el mes, la fecha de emisión deberá ser la de la última factura emitida.

No obstante, en el caso que el cliente sea un empresario o profesional, el plazo para expedir la factura que agrupa varias facturas, se extenderá al día 16 del mes siguiente.

Datos de los conceptos que incluye una factura recapitulativa

Para cada una de las operaciones que se reflejan en una factura recapitulativa, deberemos especificar la misma información que reflejamos en una factura ordinaria con pequeñas modificaciones:

  • Concepto / Descripción de la operación
  • Fecha de emisión
  • Base imponible
  • Tipos impositivos que se aplican

Como los datos fiscales de emisor y receptor siempre van a ser los mismos, no se deberá especificar en cada uno de los conceptos.

Factura recapitulativa de tickets

Para poder agrupar varios tickets (también llamado factura simplificada) en una factura recapitulativa, el proceso es el mismo que para crear una factura que agrupe varias facturas ordinarias. Puedes conocer las diferencias entre una factura y un ticket.

No obstante, únicamente se podrá emitir una factura recapitulativa si el importe total de la factura que agrupa los tickets no supere los 3.000€. Además, únicamente se podrá emitir una factura recapitulativa en los casos que se especificamos aquí.

Para poder agilizar la gestión de los tickets en la empresa, también existe la posibilidad de crear notas de gasto en la empresa. De este modo, se agiliza la gestión de gastos de los empleados.

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Factura recapitulativa ejemplo

Cada una de las facturas agrupadas que se contabilizan en una factura recapitulativa, pueden llevar aplicado IVA e IRPF, el cual se debe reflejar en la misma factura resumen.

Por ello, para cada uno de los conceptos de la factura, se debe añadir la base imponible, el tipo impositivo que se aplique y el total de la factura.

Factura recapitulativa AEAT

Realizar una factura recapitulativa permite agilizar los procesos administrativos de la empresa. A pesar de no ser una factura ordinaria, las operaciones que se incluyen en dicha factura, probablemente, también incluyan IVA, por lo que debes declarar la factura recapitulativa a la Agencia Tributaria como si se tratara de una factura normal.

¡Importante! Como las facturas que se incluyen dentro de la factura recapitulativa deben ser anuladas, no tendrás que declararlas en los modelos tributarios ante la AEAT. Simplemente, tendrás que declarar la factura recapitulativa, en la que se incluirán todos los conceptos con sus respectivos importes y tipos impositivos.

Recuerda que, si con un cliente o proveedor has realizado operaciones que superen el valor de 3.005,06€, la Agencia Tributaria te obliga a presentar el modelo 347 de operaciones con terceros. Se trata de un modelo tributario informativo mediante el cual simplemente indicas a Hacienda todos los clientes y proveedores con los que has tenido una gran cantidad de facturación.

Tipos de facturas

Además de las facturas recapitulativas, existen otros tipos de facturas, vamos a ver las principales diferencias entre ellas y cómo puedes generarlas de una forma fácil para agilizar tu facturación.

Factura ordinaria

Una factura ordinaria es una factura que se emite a un cliente por la compra de un bien o servicio. Se trata del tipo de factura que tiene validez a nivel legal y contable. Por ello, debe cumplir con una serie de datos de forma obligatoria.

Factura simplificada

Una factura simplificada es aquello que comúnmente conocemos como ticket. Se trata de un comprobante que no puedes declarar ante la Agencia Tributaria, ya que no incluye tus datos fiscales.

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Factura proforma

Una factura proforma es un documento similar a un presupuesto, pero que tiene carácter informativo. Es decir, se trata de un tipo de factura en el que se especifica el concepto, la base imponible y los tipos impositivos del producto o servicio. A diferencia que una factura ordinaria, una factura proforma no tiene validez a nivel contable.

Factura rectificativa

Somos humanos y podemos cometer errores en facturación. Para poder corregir los errores que se han producido al emitir una factura, podemos hacer una factura rectificativa, que “anule” la anterior emitida y contenga los datos correctos.

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Judith de Quipu
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos. Actualmente estudiando un Máster en buscadores.