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Factura comercial: qué es y para qué sirve

Cuando realizamos exportaciones ya sean dentro de la Unión Europea o fuera, hay que llevar a cabo una factura comercial donde se verá expuesto la mercancía exportada que pueda servir como comprobante de la transacción llevada a cabo.

En este artículo descubrirás todo lo que necesitas saber sobre la factura comercial, qué es, para qué sirve, cómo se realiza , qué datos tiene que contener y mucho más.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es una factura comercial?

Como mencionábamos en la introducción, una factura comercial es aquella que se lleva a cabo cuando realizamos exportaciones internacionales (fuera de España). Se trata del documento que permitirá aplicar a la aduano los derechos arancelarios pertinentes sobre una mercancía en concreto.

Los detalles de la misma y sus características son similares a cualquier otra factura comercial pero en este caso, cuenta con algunas diferencias a tener en cuenta:

  • Debes de conocer la información relativa al pagador (quién va a recibir los bienes o servicios).
  • Decidir el idioma en el que se redactará la factura. Es posible incluso crear versiones bilingües.
  • Debatir y elegir un método de pago y una moneda en caso de que no sea el euro. Una de las partes tendrá que asumir además, las comisiones de los distintos métodos de pago.
  • Emplear un servicio adecuado para no perder dinero con el cambio de divisa.

¿Para qué sirve una factura comercial?

Si llevas a cabo exportaciones desde España, según la normativa es un documento obligatorio en cada una de las transacciones. Además, otras de las funcionalidades de una factura comercial son:

  • Se trata de un documento especial y obligatorio que ayuda a que un paquete o mercancía pueda pasar la aduana. Si una exportación está bien cumplimentada y desarrollada, las autoridades aduaneras podrán decidir rápidamente qué impuestos y derechos de importación son aplicables y así llegará cuanto antes a su destino indicado. 
  • Es una forma de validar de cara a los funcionarios de aduanas que la mercancía cumple con todos los requisitos normativos.
  • Hará que la exportación llegue cuanto antes y no tengas ningún tipo de problemas con Hacienda o aduanas.
  • La factura comercial te garantiza el cobro y que la transacción entre importador y exportador se ejecute correctamente. 

¿Qué datos contiene una factura comercial?

Para no tener problemas con aduanas y que tu envío de mercancía no se vea expuesto a retrasos, cancelaciones u otros inconvenientes, lo ideal es, que la factura comercial cumpla con todos los datos requeridos de forma precisa y clara.

Según la Directiva 2010/45/UE perteneciente al Real Decreto 1619/2012, existen unas especificaciones que deben constar en una factura comercial.

Podemos encontrar distintos modelos y formatos de facturas comerciales pero la información que tiene que tener cada una es muy similar entre todos ellos. Cualquier factura comercial tendrá que disponer de datos relacionados con la transacción, con información del importador, del exportador y del envío de las mercancías.

Información sobre la transacción

La información relevante que tiene que incluir una transacción dentro de la factura comercial es la siguiente:

  • Numeración de la factura y en algunos casos, la serie
  • Número del pedido
  • Fecha de expedición de la factura
  • Valor unitario del producto
  • Valor total del pedido o venta
  • Divisa de la factura
  • Cuota tributaria que repercute
  • Condiciones y método de pago

Información sobre el importador y exportador

La información relativa a la persona o empresa encargada de la importación y exportación también debe de aparecer de forma clara y concisa. Los datos que no pueden olvidarse son:

  • Nombre, dirección, teléfono y otros datos del exportador.
  • Identificación fiscal del exportador: el VAT, el EORI,etc.
  • Nombre, dirección, teléfono y otros datos del importador.
  • Identificación fiscal del importador.
  • Información de la persona a la que se le notifica que la mercancía ha llegado a su destino.

Información sobre el envío

Por último, no podemos olvidarnos de la información sobre el envío que nos ayudará a llevar un control sobre la situación de la mercancía y nos aportará datos para poder conocer el estado del envío en cualquier momento así como tener un registro de nuestras ventas y exportaciones. Los datos sobre la información del envío en una factura comercial son:

  • Número del conocimiento de embarque (Bill of landing).
  • Agente transitario (persona que prestará los servicios de transporte).
  • Código HS (código arancelario que designa la categoría que corresponde a la mercancía).
  • Descripción clara de la mercancía (contenido, cuántos paquetes son, peso, unidades de artículos,etc.).
  • Incoterm (condiciones de aceptación de la compraventa) por las que se ha vendido la mercancía.
  • Seguro de la transacción y de los bienes.
  • Origen de la mercancía.
  • La fecha de la exportación, el medio de transporte utilizado y la dirección del destino final.
  • Firma de la persona expedidora o que envía la mercancía (shipper).

🔗 Ampliar información: Si quieres conocer todos los tipos de facturas que existen en España te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿Cómo hacer una factura comercial?

Los pasos a seguir para hacer una factura comercial son muy similares al procedimiento de hacer una factura. Siguiendo la normativa, tendrás que hacer esta factura además de cumplimentar otra documentación:

  • Documento único administrativo para declarar el tipo de operación que se va a llevar a cabo.
  • Modelo 349 para declarar los tipos de operaciones.
  • Estar registrado como Operadores Intracomunitarios para no tener que asumir el pago del IVA. Se trata del NIF a nivel europeo. En España comienza con ES. Si una de las dos partes no está inscrita, se tendrá que pagar el IVA.

Teniendo claros estos documentos, la forma de hacer la factura es muy parecida a una normal pero sin poder olvidar algunos datos necesarios mencionados anteriormente junto al ROI del comprador y vendedor y los Códigos del arancel dependiendo de la mercancía.

Los pasos que no podemos olvidar en una factura comercial son:

  1. Contenido: indicar el peso, unidades, valor y descripción detallada.
  2. Códigos arancelarios o códigos de producto que clasifican por categoría de producto o servicio la cuota tributaria correspondiente.
  3. País de origen
  4. Términos de venta conocidos comercialmente como Incoterms.
  5. Número EORI de identificación fiscal frente a aduanas.