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¿Qué puedo desgravar y qué no?

Imagináte que estás al final de un trimestre fiscal. Evidentemente, quieres desgravar el máximo número de tickets y facturas de gasto que te sea posible. Y justo en este momento te das cuenta que tienes muchos tickets en tu cartera y no tienes claro si el IVA es deducible o no.

No te preocupes, porque aquí estamos para intentar ayudarte a resolver todas estas dudas sobre fiscalidad tan habituales entre los autónomos y emprendedores y es por ello que hemos preparado una lista con todos aquellos gastos que puedes desgravarte.

Leyendo este artículo aprenderás:

¿Qué es desgravar el IVA?

Desgravar significa que podremos deducir parcial o totalmente el impuesto, la tasa u otra carga que recaiga sobre ciertos productos, según lo que establece la Administración.

Debemos distinguir entre los gastos a efectos de IRPF y los que reducen el IVA, que no siempre coinciden.

Y podrá aplicarse la deducción del importe de un producto siempre y cuando se cumpla alguno de los siguientes requisitos:

  • Que esté vinculado a tu actividad económica.
  • Que esté debidamente registrado en tu contabilidad (Libro de IVA).

Como probablemente ya sabes, ésta deducción vendrá dada en función del IVA soportado.

Recuerda que hay dos tipos de IVA:

Los autónomos obligados a presentar trimestralmente la liquidación del IVA (Modelo 303), deben reflejar en su declaración la diferencia entre el IVA repercutido y el soportado. Es decir, que si has pagado más de lo que has ingresado, la Agencia Tributaria lo devuelve.

Por poner un ejemplo, si un fotógrafo, quiere desgravarse el 21% del IVA de una cámara de fotos que use para trabajar no debería tener ningún problema para hacerlo. Pero si lo intenta con material para esquiar, es muy probable que Hacienda sospeche y le someta a una inspección.

Y es que conviene remarcar, para que quede claro, que solo puedes deducirte los gastos relacionados directamente con tu actividad económica.

¿Qué puedo desgravar?

Ahora que ya tenemos claro cómo funciona, vamos a entrar en matéria sobre qué gastos te puedes desgravar como autónomo para que lo tengas claro.

Si prefieres verlo antes que leerlo, te dejamos un vídeo a continuación:

💡 ¿Sabes todo lo que puedes desgravarte?

📹 Vídeo explicativo: En el siguiente vídeo te explicamos en detalle los gastos más habituales que la mayoría de autónomos y negocios deberían poder deducirse fácilmente. ¡No te lo pierdas!

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Vamos ahora con la lista de gastos desgravables:

Material de trabajo

  • Un ordenador o la herramienta de trabajo que uses.
  • Artículos de papelería y oficina: bolígrafos, papel, libretas, agendas…
  • Tarjetas de visita, material de difusión, etc.

Otros gastos

  • Gasolina: la que usas para ir a trabajar, visitar un cliente, etc… Aunque en este aspecto conviene ir con cuidado, ya que determinados vehículos, como los catalogados para el transporte de mercancías sí que permiten deducir el gasto del combustible y el IVA correspondiente.
    • En los demás casos, sólo podrás deducirte el 50% del IVA del coche y de los gastos que conlleva sin dar más explicaciones a la Agencia Tributaria.
    • Para el IRPF esto cambió: No puedes aplicar la deducción del 50%. O lo usas exclusivamente para tu actividad o no te aplica ninguna deducción.
  • Dietas: siempre que sean durante tu horario de trabajo no tendrás ningún problema.
  • Software para desarrollar tu actividad profesional: por ejemplo, el programa de facturación Quipu, ya que ayuda en la gestión administrativa diaria de tu negocio.
    • También se incluyen en esta categoría otros programas que puedas necesitar en tu trabajo, por ejemplo para editar fotografías o video, disponer de un sistema de control horario, para gestionar el stock de tu almacén, etc.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre los principales gastos que son deducibles en el IVA te recomendamos que leas nuestro artículo.

¿Qué no puedo desgravar?

Vamos a poner algunos ejemplos de gastos que no te vas a poder desgravar:

  • Los tickets de compras en el supermercado, bares, o ropa (siempre que la profesión lo justifique) no son deducibles.
  • Tampoco lo son las multas y las sanciones, los donativos, incluso los gastos vinculados con paraísos fiscales.

Diferencia entre desgravar y deducir impuestos

A estas alturas todavía hay quien confunde, y hasta cierto punto es lógico, los conceptos de desgravar y deducir impuestos.

Y si bien es cierto que comparten algunos elementos, como que en ambos casos terminamos pagando menos de lo que se nos solicitaba al principio, conviene conocer las diferencias entre ambas figuras fiscales porque pueden aportarnos diferentes ventajas en función de la situación.

¿Qué es la desgravación fiscal?

La desgravación fiscal es la figura que nos permite pagar una menor cantidad de tributo, al restar una cantidad determinada a nuestra base imponible.

Dicho de otra forma, desgravar algo nos permite ahorrar en nuestros impuestos, lo que al final repercute positivamente en la cantidad de dinero final a pagar o cobrar.

Y cuál es la ventaja de desgravar?

La ventaja de desgravar una cantidad de dinero reside en que ésta se resta automáticamente de la base imponible, por lo que el porcentaje del resto de impuestos se aplica sobre una cantidad menor y al final terminamos teniendo que pagar menos o, dependiendo del tipo de operación, recibiendo una mayor cantidad económica.

Es por eso que cuando decimos que algo desgrava a nivel fiscal, nos referimos a que al no pagar impuestos por ello nos permitirá tener que hacer frente a un pago menor al esperado, o beneficiarnos de una mayor atribución, como ocurre cuando recibimos una herencia. 

❗️DATO CLAVE: Lo más importante de todo es tener claro que desgravar algo es restarlo de la base imponible, la cantidad de dinero que tenemos antes de aplicar los impuestos. De este modo, la posterior aplicación de los tributos sobre ella gravará mucho menos el resultado.

Vamos a poner un ejemplo para que se entienda mejor:

  • Vamos a suponer que tenemos que afrontar un gasto cuya base imponible es de 10.000€ y que hay que grabar con un 21% de IVA.
  • Entonces habrá que añadir dicha cantidad a los 10.000€ y terminaremos pagando 12.100€.
  • Sin embargo, con una exención fiscal derivada de desgravar 2.000€, habrá que calcular el 21% de una nueva base imponible de 8.000€.
  • Y en este nuevo escenario la cantidad a pagar sería de 10.800€.

¿Es lo mismo desgravación y deducción?

No, desgravar y deducir no significan lo mismo. La mejor forma de entenderlo bien es la siguiente:

  • Que algo desgrave significa que está exento de tributo, de cualquier impuesto.
  • En cambio, que algo deduzca significa que nos ahorra parte de un tributo, pero que no lo elimina por completo.

En el caso de las deducciones, la ley recoge determinadas situaciones en las que algunos contribuyentes pueden beneficiarse de pagar menos impuestos.

💡 QUIPU TIP: Es común confundir los conceptos de desgravar y deducir porque al final ambos se traducen en pagar una menor cantidad de dinero y ampliar la rentabilidad de nuestro negocio, que al final es lo que importa.

Ahora que tienes claro qué significa cada concepto, podrás utilizar estas dos figuras en tu beneficio con mayor conocimiento de causa.

¿Cuáles son las claves para poder justificar tus gastos deducibles?

  • No tienes que convencer a tu gestor que los añada, sinó que a quién deberás convencer, eventualmente, es a los técnicos de Hacienda si deciden hacerte una inspección.
  • Si dudas en algún momento sobre si puedes desgravar algún gasto, piensa:
    • En caso de inspección, ¿podré justificar que tiene relación directa y exclusiva con mi actividad laboral?
  • En caso de inspección o requerimiento por parte de la Agencia Tributaria, es fundamental disponer de todos los libros obligatorios y poder acceder a todos tus tickets y facturas debidamente almacenados para responder acorde a la normativa.

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✅ Tener tus ingresos y gastos al día: Tus facturas emitidas y recibidas estarán siempre actualizadas con la información de los cobros y pagos que hayas realizado.

✅ Anticipar lo que pagarás en IVA e IRPF: Conocerás qué impacto tendrá en tus impuestos cualquier ingreso o gasto en tiempo real.

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