Es bastante frecuente que quienes trabajan por cuenta propia tengan que desplazarse de un lugar a otro para prestar sus servicios. Desplazamientos que el profesional suele hacer en su propio vehículo y que tienen un coste. Esto nos lleva a plantearnos si es posible deducir la gasolina del autónomo.
El importe en combustible es uno de los gastos más habituales que asumen los autónomos y, sin embargo, el criterio de Hacienda no siempre es claro respecto a si es posible o no la deducción del mismo.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué ley regula la deducción de la gasolina de los autónomos?
- ¿Los autónomos pueden deducirse la gasolina?
- ¿En qué impuestos es deducible la gasolina?
- Requisitos para que la gasolina sea deducible
¿Puedo deducirme los gastos del vehículo?
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¿Qué Ley regula la deducción de la gasolina de los autónomos?
Con carácter general, cuando hablamos de gastos deducibles para los autónomos, nos referimos a la posibilidad de deducir todo o parte de un gasto con respecto al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y/o el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
La deducción del IRPF implica reducir la base en un determinado porcentaje que puede ser o no del 100% del gasto realizado. En cuanto a la deducción del IVA, lo que puede hacer el autónomo es deducirse toda (en algunos casos solo una parte) de la cuota de IVA que se le ha repercutido al contratar un servicio o comprar un producto que es necesario para ejercer su actividad.
Para que un gasto sea deducible para un autónomo, la regla general es que debe estar afecto a la actividad. Es decir, que debe ser totalmente necesario para que ese profesional haga su trabajo.
Tratándose de combustible, está claro que llenar el depósito es algo esencial para que el autónomo pueda desplazarse a trabajar. Pero esa necesidad de desplazamiento no es igual en todos los casos. Por ejemplo, un repartidor tiene que ir de un lugar a otro para prestar su servicio, mientras que un profesor de clases de inglés que trabaja en un local que tiene alquilado no realiza desplazamientos más allá del necesario para ir de casa al trabajo y viceversa.
Como no todas las situaciones son iguales, tampoco las deducciones se aplican de una manera generalista. Por ello, aunque las deducciones están reguladas tanto en la Ley del IRPF como en la Ley del IVA, es el criterio de Hacienda el que va estableciendo las reglas que aplica el personal al servicio de esta Administración para determinar si las deducciones están bien practicadas.
¿Los autónomos pueden deducirse la gasolina?
El criterio de Hacienda estima que la gasolina es un gasto necesario para muchos profesionales. Ya que sin llenar el depósito no podrían cumplir con sus obligaciones laborales. Sin embargo, a la hora de deducir la gasolina del autónomo, tiene el mismo punto de vista que cuando se trata de aplicar la deducción sobre el importe de adquisición de un vehículo y los gastos de mantenimiento del mismo: depende de la actividad ejercida.
Como regla general, los autónomos pueden deducirse el 100% del gasto realizado en gasolina del IRPF, y entre el 50% y el 100% del IVA abonado por el combustible. Lo que ocurre es que no todos los profesionales que trabajan por cuenta propia se pueden aplicar estas deducciones.
¿En qué impuestos es deducible la gasolina?
Como hemos ido viendo a lo largo de este artículo, en ciertos casos es posible deducir la gasolina del autónomo tanto del IRPF como del IVA. Para que esto sea posible, deben darse una serie de circunstancias:
Deducir el IRPF de las facturas de gasolina
Se pueden deducir el 100% del gasto en gasolina de su IRPF quienes se dediquen a las actividades de:
- Transporte de viajeros.
- Transporte de mercancías.
- Formación de conductores.
- Agentes comerciales colegiados.
Fuera de estos casos no es posible deducirse el gasto en combustible en el IRPF, con independencia de que este sea un gasto imprescindible para llevar a cabo la actividad profesional.
Por ejemplo, un repartidor de paquetería sí se puede deducir el total de lo que haya gastado en combustible para su vehículo, porque está dentro de la categoría de transporte de mercancías. Por el contrario, un abogado que se desplaza frecuentemente por la ciudad para asistir a los juzgados, no se puede deducir de su IRPF este gasto en combustible porque no está dentro de ninguna de las categorías señaladas.
Deducir el IVA de las facturas de gasolina
En este caso hay situaciones en las que se puede desgravar el 100% de la cuota de IVA soportada y otros en los que la deducción es del 50%.
Deducción del 100% de los gastos de combustible en el IVA
Solo es posible en estos casos:
- Vehículos empleados en servicios de vigilancia.
- Vehículos utilizados por las marcas para hacer pruebas y demostraciones.
- Vehículos mixtos (transporte de personas y de mercancías).
- Vehículos de representantes o agentes comerciales que se utilicen para su actividad profesional.
- Vehículos de transporte de viajeros.
- Vehículos para formar a conductores.
Deducción del 50% de los gastos de combustible en el IVA
Fuera de los casos anteriores, en los que se entiende que el vehículo está totalmente dedicado a la actividad profesional y por eso se permite la desgravación total de la cuota de IVA, la deducción solo alcanzará el 50% cuando el combustible se ponga en un vehículo que tiene uso profesional y también personal.
Los últimos ajustes en el criterio de Hacienda permiten aplicar esta desgravación incluso si el vehículo no está a nombre del autónomo. Siempre y cuando se pueda demostrar que en ese momento lo estaba utilizando para un fin profesional. Por ejemplo, si se trata de un coche alquilado.
No obstante, si tras una comprobación Hacienda estima que el uso que se hace del vehículo es más particular que profesional, puede ajustar a la baja la proporción de desgravación permitida con respecto al IVA. Así, en lugar de ser un 50%, podría ser un 20%, o incluso un 0%.
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Requisitos para que la gasolina sea deducible
Incluso estando en los supuestos en los que se permite la deducción, para que sea posible aplicarla es necesario demostrar que ese gasto está totalmente relacionado con la actividad económica ejercida y resulta imprescindible para obtener ingresos.
A fin de demostrar que el vehículo se está utilizando para trabajar, pueden aportarse diferentes medios de prueba como:
- Un registro del kilometraje que incluya los desplazamientos desde el lugar de trabajo habitual hasta la ubicación de los clientes.
- Una agenda de visitas.
- Órdenes de visita firmadas y selladas por los clientes.
- Facturas emitidas.
- Emails o mensajes en los que se conciertan citas y reuniones.
- Tickets de parking con la matrícula.
Estos documentos pueden ayudar al profesional a justificar que ha consumido el combustible en desplazamientos totalmente necesarios para trabajar. Pero, además, para deducir la gasolina del autónomo, es necesario que ese gasto quede registrado en su contabilidad, y que conserve las facturas que justifican lo que se ha pagado. Facturas que no necesariamente deben incluir la matrícula del vehículo en el que se hizo el repostaje.
Deducir la gasolina del autónomo solo es posible en ciertos casos, y siempre y cuando se cuente con la justificación suficiente para demostrar ante Hacienda la necesidad del repostaje. Por tanto, si vas a aplicar esta deducción en tu IRPF o IVA, asegúrate de que tienes realmente derecho a ella.
