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¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y los documentos de una empresa?

Los empresarios y autónomos tienen multitud de obligaciones, entre las que se encuentra la obligación de guardar las facturas. No obstante, ¿Durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas? ¿Qué dice la Agencia Tributaria al respecto?

Como bien debes saber, necesitas comprobantes de todas tus facturas y tickets tanto de ingresos como de gastos para luego poder desgravártelas.

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Si quieres saber más sobre cuánto tiempo debes guardar tus facturas, no te pierdas este post!

Leyendo este artículo aprenderás:

¿Qué facturas hay obligación de conservar?

Los empresarios y autónomos tienen obligación de guardar las facturas, de acuerdo con la Ley General Tributaria. No obstante, ¿hay obligación de guardar todas las facturas?

La respuesta es sí, pero es importante precisar que:

  • Facturas emitidas por autónomos a terceras personas o recibidas por autónomos.
  • Albaranes, cuando en las facturas se hace alusión expresa a los mismos.
  • Justificantes de pago y de cobro.

❗️ DATO CLAVE: Es obligación de autónomos y empresarios guardar todas las facturas a efectos de posibles y eventuales inspecciones de Hacienda o de declaraciones de impuestos. Si tienes dudas sobre cómo archivar tus facturas te recomendamos que leas nuestro artículo.

¿Cuántos años hay que guardar las facturas?

Una cuestión de vital importancia es conocer cuántos años hay que guardar las facturas. Sin embargo, existen diferentes criterios al respecto, de forma que el plazo de conservación de las facturas dependerá del criterio que se tenga en cuenta.

Criterio tributario

De acuerdo con el criterio de la Administración Tributaria, es necesario conservar todas las facturas y la documentación durante, al menos, 4 años. Este es el plazo de prescripción de los impuestos, de forma que durante 4 años desde la declaración de los mismos Hacienda podrá llevar a cabo una inspección y comprobar la documentación fiscal del empresario o autónomo. Es por ello fundamental saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas para Hacienda y cuánto tiempo hay que guardar la declaraciones de Hacienda.

Criterio mercantil

De acuerdo con el Código de Comercio, los empresarios tendrán la obligación de conservar los documentos administrativos y facturas durante 6 años a partir del último asiento llevado a cabo en los libros o desde que el negocio cesó. Lo mismo ocurre con los impuestos, a pesar de que el plazo de prescripción de los mismos es de 4 años.

Criterio penal 

Las facturas y demás documentación pueden resultar fundamentales en juicio como medio probatorio. Es por ello que es recomendable, desde el punto de vista, conservar toda esta documentación (facturas incluidas) durante un plazo de 10 años, si tenemos en cuenta el tipo agravado del delito fiscal del artículo 305 del Código Penal.

Criterio de la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales

La Ley 10/2010 de Blanqueo de Capitales determina que los empresarios tendrán la obligación de guardar y conservar la documentación fiscal por un periodo mínimo de 10 años. Además, se impone la obligación de la adecuada gestión y disponibilidad de la documentación. De esta forma se pretende garantizar la fácil disponibilidad de las autoridades de dicha documentación.

Criterio del Impuesto sobre el Valor Añadido

Con carácter general, como ya se ha adelantado, es preciso guardar las facturas durante un plazo de 4 años. Sin embargo, desde el punto de vista del IVA existen normas especiales que obligan a los empresarios a conservar las facturas relacionadas con bienes de inversión durante 4 años cuando se trate de bienes muebles y durante 9 años cuando se trate de bienes inmuebles.

💥 BONUS: La mejor opción para guardar tus facturas y cumplir con los criterios de la Agencia Tributaria es usar un software de facturación. Por si estás interesado hemos elaborado el siguiente artículo con los 10 mejores programas de facturación en la nube de 2022

¿Cómo puedo guardar las facturas?

De acuerdo con la legislación vigente, se deberán conservar las facturas en su contenido original y de forma ordenada, de forma que no serán válidas las facturas escaneadas o fotocopiadas. No obstante, se podrán guardar tanto en papel como en formato digital, siempre que podamos garantizar su autenticidad.

Hoy en día y mediante la tecnología de un lector OCR de facturas y documentos puedes digitalizar tu facturación fácilmente y no sólo almacenarla en la nube sino que también te permite tener un control y una organización de tus ingresos y gastos.

Sin duda, la obligación de conservación de las facturas es de vital importancia para cualquier empresario. Es, además, una obligación que puede resultar tediosa y ciertamente compleja.

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