Cuando decidimos dar el paso y lanzarnos al maravilloso mundo freelance todo son cosas buenas: sin jefes, horarios flexibles, poder seleccionar con quién trabajar… ¡lo que nadie nos dice es lo mucho que vamos a echar de menos al departamento de administración!
Para ser emprendedor no solo hay que tener una buena idea y ser aún mejor desarrollándola. Además hay que saber sobre facturas, ya que emitir una factura de freelance es el primer paso para llegar a cobrarla, que es de lo que se trata.
No te preocupes, hoy venimos a contarte todo lo que necesitas saber sobre cómo facturar siendo freelance, y mejor aún, ¡te lo explicamos paso a paso para que no tengas dudas!
En este artículo aprenderás:
- Requisitos para hacer una factura
- Elementos obligatorios que debe de llevar tu factura
- 6 pasos para hacer una factura como freelance
- Ejemplo de factura de freelance
- 7 consejos a la hora de emitir una factura como freelance
- Vídeo: Cómo hacer una factura freelance online
📹 ¿Cómo hacer una factura paso a paso?
En el siguiente vídeo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer una factura:
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Requisitos para hacer una factura
Lo primero que necesitas saber es que no todo el mundo puede hacer facturas como freelance, pero que no solo los trabajadores dados de alta como autónomos en la Seguridad Social y las empresas tienen capacidad para emitirlas.
Si has decidido darte de alta y empezar a pagar la temida cuota de autónomos no tendrás ningún problema a la hora de facturar, aunque esperamos que te hayas aprovechado de la tarifa plana para autónomos ahora que todavía está vigente.
Ahora bien, ¿se puede facturar sin ser autónomo? Buenas noticias: sí, sobre todo si estás empezando, y a continuación te dejamos los dos casos en los que es posible:
- Si el trabajo facturado es algo puntual, que no se extiende en el tiempo.
- Si no superas el Salario Mínimo Interprofesional (SMI), que a día de hoy se sitúa en los 1.000 euros mensuales o 14.000 anuales (12 pagas ordinarias más otras 2 extraordinarias).
Lo que es seguro es que toda transacción económica en la que esté implicado un profesional, sea del ramo que sea, debe quedar registrada en una factura, ¡por eso es tan importante saber cómo facturar como freelance!
Elementos obligatorios que debe de llevar tu factura
Ahora que ya sabes que tienes la obligación de facturar tus trabajos y, por tanto, de rendir cuentas con Hacienda, ha llegado el momento de conocer en detalle las partes de una factura de freelance y el porqué de su importancia.
Algunos elementos de la factura son obligatorios y otros opcionales, pero todos ellos son de gran utilidad y cumplen su función a la perfección. Por cierto, no olvides que en este tipo de documento debe aparecer bien visible la palabra FACTURA, ¡valga la redundancia!
Datos del emisor de la factura
- Nombre y apellidos o, cuando sea pertinente, razón social.
- Dirección fiscal.
- Número de Identificación Fiscal (NIF).
Datos del receptor de la factura
- Nombre y apellidos o razón social.
- Dirección.
- NIF.
Datos de identificación de la factura
- Numeración de la factura: debe ser única en cada serie y correlativa, de modo que ninguna factura podrá llevar un número igual o anterior a la que la precede.
- Fecha de emisión: da fe del momento en el que se realizó la transacción y, por tanto, de en qué trimestre hay que devolver el IVA y el IRP a la Agencia Tributaria. Además, dicha fecha actúa también como inicio de la garantía de lo vendido.
Datos descriptivos del bien o servicio
- Concepto: es conveniente añadir una pequeña descripción de cada artículo o servicio vendido.
- Cantidad: debe aparecer el número exacto de cada concepto que ha sido vendido en cada transacción.
- Precio: asimismo, en la factura de todo freelance debe quedar claro el precio bruto de cada concepto.
Datos totales de la factura
- Base imponible: es el importe total de la factura antes de añadirle impuestos, retenciones o descuentos, el precio que el freelance ha puesto a su trabajo.
- IVA: el impuesto sobre el valor añadido es el más habitual en España. Se sitúa entre el 0% (exención de IVA) hasta el 21% en función de la naturaleza de lo que se vende, y debe ser devuelto a Hacienda trimestralmente a través del modelo 303 de IVA.
- IRPF: se trata del impuesto de la renta de las personas físicas, una cantidad que suele rondar el 15% y que se retiene en la factura de freelance para después rendir cuentas con la Agencia Tributaria a través del modelo 130 de IRPF.
- Importe total: es el precio neto de la factura, la cantidad que deberá abonar el cliente que haya hecho la compra, y que incluye el precio bruto marcado por el freelance en factura por sus servicios, los impuestos, las retenciones y los posibles descuentos sobre la base imponible.
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6 pasos para hacer una factura como freelance
Ya conoces los elementos indispensables que debes incluir al facturar como freelance, así que ahora veremos cómo ir añadiéndolos a tus facturas.
Hemos elaborado una breve guía paso a paso para que no se quede nada en el tintero, pero también puedes echar un vistazo a nuestro tutorial en vídeo sobre cómo hacer facturas, totalmente aplicable a cómo facturar siendo freelance, ¡y que seguro que te resulta mucho más ameno!
Paso 1: Introduce los datos del emisor de la factura
Son aquellos que identifican de forma inequívoca a la persona que emite la factura. Hablamos, como ya hemos mencionado unas líneas más arriba, del nombre y apellidos (o razón social), de la dirección fiscal en la que realizamos nuestra actividad laboral y, cómo no, del NIF.
Paso 2: Introduce los datos del receptor de la factura
De igual modo, el cliente que compra el producto o el servicio debe quedar perfectamente identificado. Es por ello que en la factura de un freelance deben aparecer los mismos datos del receptor que del emisor: nombre y apellidos o razón social, dirección y número de identificación fiscal.
Paso 3: Introduce los datos de identificación de la factura
La numeración y la fecha de emisión en la factura de un freelance son dos de sus elementos más importantes.
- La numeración, junto con la serie, identifica la factura de forma 100% fiable, no puede haber otra igual en este sentido. Como ya hemos comentado, debe ser correlativa, con un número inmediatamente posterior a la factura anterior e inmediatamente anterior al de la próxima factura en orden cronológico.
- En cuanto a la fecha de emisión de la factura, es la que determina cuándo deberá el freelance rendir cuentas ante Hacienda, y además es el dato al que el receptor se agarrará cuando necesite hacer algún tipo de reclamación.
Paso 4: Introduce los datos descriptivos del producto/servicio
Todo lo vendido debe quedar lo mejor descrito posible, de forma clara y concisa. Además, dicha descripción deberá ir acompañada de la cantidad de cada producto o servicio vendidos en esa ocasión, así como de su precio bruto. De ese modo no habrá lugar a dudas en el caso de tener que volver a dicha factura en busca de una anomalía, para hacer un recuento de stock o por cualquier otro motivo.
Paso 5: Introduce los datos totales de la factura
El precio neto de la factura es fruto de varias adiciones que hay que tener muy en cuenta. Los distintos impuestos con los que haya que gravar cada venta, las retenciones que haya que tener en cuenta y, si se tercia, los descuentos aplicados en cada venta.
Además, por supuesto, en la factura de todo freelance debe aparecer el precio total, la cantidad que deberá abonar el cliente y que cubre todos estos elementos.
Paso 6: Envía o entrega la factura a tu cliente
Si el cliente es un usuario final no profesional, el freelance deberá entregar la factura en el momento de la venta, justo tras su expedición. En el caso de clientes profesionales, el freelance podrá remitir sus facturas hasta el día 16 del mes posterior al que se haya producido la venta.
Dicha fecha no es caprichosa, ya que se trata del momento en el que nace la obligación de tributar a Hacienda.
Ejemplo de factura de freelance
Y una vez que sabes la teoría de cómo facturar siendo freelance, ha llegado la hora de aplicarlo a la práctica. Por eso vamos a presentarte un documento visual, un ejemplo de factura freelance en el que identificaremos de forma minuciosa cada uno de sus elementos.
Toma nota, ¡porque esto te interesa!
- Numeración de la factura: en este caso va acompañada de la serie, A2022, que a su vez indica el año al que corresponde dicho documento.
- Fecha de emisión de la factura: como ya hemos visto, se trata de otro de los datos obligatorios de una factura. Justo debajo encontramos la fecha de vencimiento de la factura, un elemento opcional pero muy aconsejable, ya que permite al emisor iniciar acciones legales en caso de impago.
- Datos del emisor como los del receptor de la factura: indispensables para que el documento tenga validez legal.
- Datos descriptivos del producto: que ha sido vendido.
- Base imponible: el precio de venta marcado por el freelance para este artículo.
- IVA: el Impuesto sobre el Valor Añadido que grava este producto, en este caso del 21%.
- Importe total: tanto del producto en sí como del total de la factura tras sumar a la base imponible de toda la compra los pertinentes impuestos, retenciones y/o descuentos.
7 consejos a la hora de emitir una factura como freelance
Sí, lo sabemos, aunque ahora estés perfectamente preparado y sepas cómo facturar como freelance, la cosa sigue imponiendo. No te preocupes, vamos a darte unos tips rápidos y sencillos para que empezar a facturar como freelance sea un juego de niños, ¡una vez empieces ya no podrás dejar de hacerlo!
- Personaliza al máximo tus facturas, al final no dejan de ser una carta de presentación para tus clientes. Añade tu logotipo, tus colores corporativos, distintos métodos de pago y medios de contacto, ¡todo suma!
- Asegúrate de tener todas tus facturas archivadas tanto en formato físico como en la nube. De hecho, si las tienes en la nube siempre podrás volver a imprimirlas cuando las necesites. Debes guardarlas durante 6 años, ¡de ahí la importancia de contar con un software de facturación de calidad y fiable!
- A pesar de no ser uno de los datos obligatorios de una factura, incluir una fecha de vencimiento para la misma es una ideal genial. El cliente sabrá hasta cuándo tiene de límite para abonar su cuantía, y si no lo hace estarás completamente autorizado para reclamar el pago.
- No pongas los precios de tus productos o servicios a lo loco. Ten en cuenta que de su importe bruto deberás poder abonar los gastos de producción, los gastos fijos y sacar un beneficio que te permita continuar con tu actividad laboral. Y recuerda que el dinero de los impuestos no te pertenece, ¡tienes que devolvérselo a Hacienda trimestralmente!
- Respeta los tiempos de envío de las facturas. Facilitarás el trabajo de tus clientes, les evitarás dolores de cabeza y esto, en el corto/medio plazo, harán que te elijan por delante de otros competidores.
- Revisa todas tus facturas al menos en un par de ocasiones antes de enviarlas. Evitarás errores que pueden generar desconfianza o, aún peor, que podrían terminar costándote a ti el dinero.
- Intenta ser lo más cálido posible cuando envíes tus facturas freelance a tus clientes. Al fin y al cabo estás reclamándoles dinero, que es de las cosas más impersonales que existen. Rebaja la tensión con un mensaje positivo, incluso de agradecimiento, ¡todo será mucho más fluido!
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