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¿Cómo hacer una factura a mano?

Aunque los programas de facturación han supuesto un gran adelanto para los empresarios que prefieren minimizar errores y ganar tiempo, y no necesariamente en ese orden, lo cierto es que aún hay quienes prefieren seguir emitiendo sus facturas a mano.

A nivel legal no hay ningún problema siempre y cuándo se sepa cómo hacer una factura a mano. Además, conviene tener claro cómo hacerlo ya que cualquier problema con tu facturación podría dejarte varias horas sin poder emitir facturas. Por eso, vamos a contarte todo lo que necesitas saber sobre este otro método para emitir facturas.

En este artículo aprenderás:

¿Es legal hacer una factura a mano?

Con las facturas tan elaboradas que se emiten a día de hoy podría parecer que una factura escrita a mano pudiera no tener validez legal, pero nada más lejos de la realidad: si se sabe cómo hacer una factura a mano, no hay ningún tipo de problema.

Cierto, la mayoría de los autónomos y las pymes utilizan algún programa de facturación que agiliza muchísimo los tiempos y garantiza que todo está en orden. Sin embargo, si se respetan y se pone especial atención a que no falte ni uno solo de los datos obligatorios de una factura, un documento de este tipo hecho a mano tiene la misma validez legal que otro generado con un software especializado.

❗️DATO CLAVE: Recuerda que de acuerdo con el Código de Comercio las facturas se deben de guardar durante 6 años, así que ten esto presente a la hora de elegir el papel y la tinta con la que va a emitir las facturas s tus clientes.

¿Cómo hacer una factura a mano?

Hacer una factura a mano puede resultar algo tedioso, pero no resulta para nada complicado. Tan solo hay que tener claras las partes de una factura que siempre deben estar presentes y qué datos opcionales puede venirnos bien incluir en ella para asegurarnos cierta seguridad en este tipo de documentos manuscritos.

Vamos a contarte de forma detallada todo el proceso para conseguir que una factura escrita a mano se convierta en un documento útil y perfectamente legal para tu actividad laboral. 

📹 Vídeo explicativo: Si quieres tener más claro qué es una factura y cómo hacerla, no te pierdas el siguiente vídeo:


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Paso 1: Introduce los datos del emisor de la factura

Es primordial, y obligatorio, que en la factura aparezcan los datos de la persona, física o jurídica, que emite la factura. 

Dicho de otro modo, del autónomo o la empresa que hace la venta o presta el servicio y, por tanto, que recibe un pago a cambio de la venta de un producto o servicio. El emisor de la factura debe quedar perfectamente identificado para que la factura hecha a mano sea válida para la Agencia Tributaria.

Estos datos son los siguientes:

  • Nombre y apellidos o, en su defecto, la razón social.
  • La dirección fiscal del negocio.
  • NIF, el número de identificación fiscal que corresponda.

Paso 2: Introduce los datos del receptor de la factura

Una factura escrita a mano también debe incluir los datos identificativos del receptor de la factura, es decir, el comprador que ha pagado por los productos o servicios que han sido facturados.

  • Nombre y apellidos o razón social, si procede.
  • Dirección fiscal.
  • NIF.

Paso 3: Introduce los datos de identificación de la factura

Una vez correctamente identificados los datos del emisor y el receptor de la factura, toca introducir otros datos de identificación, como la numeración y su fecha de emisión.

  1. La numeración de la factura debe ser siempre correlativa y nunca puede repetirse en una misma serie.
  2. La fecha de emisión de la factura atestigua en qué momento se produjo la transacción y, por tanto, además de para saber cuándo rendir cuentas con Hacienda, resulta crucial a la hora de hacer cualquier tipo de reclamación.

Paso 4: Introduce los datos descriptivos del producto/servicio

Lo vendido, ya sea un producto o un servicio, debe quedar perfectamente identificado y descrito en la factura. Además, las cantidades y los precios deben quedar perfectamente estipulados.

  • Es necesario escribir en la propia factura una breve descripción que identifique sin lugar a dudas lo que se ha vendido, mejor aún si se incluye algún tipo de código.
  • En la factura hecha a mano debe quedar reflejada, sin lugar a equívoco, la cantidad de cada concepto que hemos vendido a cada cliente.
  • Además, es necesario que quede recogido también en el documento el precio bruto de lo vendido, la cuantía antes de la aplicación de tributos, retenciones o descuentos.

Paso 5: Introduce los datos totales de la factura

Para que la factura escrita a mano tenga validez legal, también debe incluir los datos totales de la factura. Es decir, el resultado de sumar a la base imponible los impuestos pertinentes, o de restar retenciones y descuentos.

  • Base imponible: se trata del importe total de lo vendido antes de la aplicación de impuestos, retenciones y descuentos.
  • IVA: es el Impuesto sobre el valor añadido, el sobrecoste que se cobra al cliente en nombre de la Agencia Tributaria y que se devuelve al organismo de forma trimestral a través del modelo 303 del IVA. Este tributo va del 0% al 21% en función de la naturaleza de lo vendido.
  • IRPF: en este caso hablamos del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas, una cantidad que suele rondar el 15% del total de la base imponible y que se retiene en actividades entre profesionales. Al igual que el IVA, se devuelve a Hacienda trimestralmente a través del modelo 130 del IRPF.
  • Importe total: finalmente, hablamos del importe total cuando obtenemos la cantidad de dinero que deberá pagar el cliente a cambio del producto o servicio que le ha sido vendido. Se obtiene sumando los impuestos y restando las retenciones y los descuentos siempre sobre la base imponible.

Paso 6: Envía o entrega la factura a tu cliente

El último paso que hay que saber cuando hacemos una factura a mano es el de hacer llegar la factura al cliente. Lo más habitual con una factura escrita a mano es que sea entregada en persona, al momento, pero también puede ser enviada tanto físicamente como de forma virtual, digitalizándola a través de un escáner o una cámara digital y enviándosela al receptor.

Este último caso resulta el más adecuado en la actualidad, ya que almacenar las facturas escritas a mano en la nube es la forma más fiable de tenerlas siempre localizables, bien archivadas y en perfecto estado.

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