¿Cómo hacer tus facturas de autónomo? | Ejemplo para Descargar

La factura de autónomo es la primera barrera legal con la que nos encontramos al iniciar una actividad comercial. Sin ellas no podemos funcionar, pero lo más probable es que nadie nos haya enseñado mucho al respecto.

No te preocupes, vamos a contarte todo lo que necesitas saber para elaborarlas, gestionarlas e incluso cobrarlas si la cosa se pone fea. Atiende, ¡esto te interesa muchísimo! Además, en nuestro blog hemos querido dar respuesta a muchas preguntas relacionadas con las facturas de autónomo, así que te recomendamos leer estos dos artículos para estar totalmente informado:

👉 El IVA y el IRPF en una factura | Guía para Autónomos 👈

👉 ¿Qué retención deben aplicar los autónomos en sus facturas? 👈

Leyendo este artículo aprenderás:

¿Qué es una factura de autónomo?

La factura de autónomo es el documento que atestigua que se ha vendido un producto o se ha prestado un servicio, qué cantidad de ellos y cuánto se ha de cobrar por ello. Se proporciona al cliente una vez se ha efectuado la venta o se ha prestado dicho servicio y sirve como requerimiento de pago a la persona, física o jurídica, que se ha beneficiado del acuerdo comercial.

Por su parte, el cliente que recibe una factura de autónomo debe abonar su importe dentro de los límites de tiempo establecidos. Lo normal es que, de no haber pactado ambas partes un plazo superior, estemos hablando de 30 días naturales desde la emisión de la factura.

Así pues, la factura de autónomo es uno de los documentos más importantes para ti como empresario individual. 

  • Entregarla en perfecto estado de revista es vital para poder cobrarla. 
  • Y asegurarte de esto último, de su cobro, es la única manera que tienes de garantizarte un crecimiento constante de tu actividad y, por supuesto, la liquidez necesaria para poder seguir trabajando.

QUIPU TIP: Asegúrate de incluir una fecha de vencimiento para el cobro de tu factura de autónomo cada vez que elijas una. De este modo podrás iniciar los trámites para reclamar su importe desde el día inmediatamente posterior a dicha fecha. ¡En este otro post de explicamos cómo reclamar y declarar una factura impagada!

¿De verdad son tan importantes las facturas?

Las facturas, además de obligatorias para atestiguar la gran mayorías de los intercambios comerciales de casa a Hacienda, resultan tremendamente ventajosas para el autónomo, ¡y vamos a contarte los porqués!

  • Para empezar, son la mejor prueba de que ha existido un acuerdo comercial entre vendedor (o prestador de servicio) y cliente, lo cuál es tremendamente beneficioso en caso de impago.
  • Constituyen la mejor manera de llevar un buen plan de tesorería. Cobrar las facturas al momento no es lo más habitual, así que la única forma de llevar un conteo de las ventas y del dinero que ingresaremos a corto y medio plazo es teniendo controladas al milímetro las facturas emitidas.
  • Además, tener controladas y bien organizadas tus facturas puede ayudarte a la hora de presentar tus impuestos, así como la Declaración de la Renta de cada año.

Si no quieres tener que preocuparte por la organización y el archivo de tus facturas, prueba ahora mismo tus 15 días gratuitos de Quipu. Descubre todo lo que nuestro sistema automatizado en línea puede hacer por ti, ¡nunca pensaste que llevar tu empresa al día resultaría así de sencillo!

Cómo hacer una factura de autónomo

A la hora de hacer una factura de autónomo puedes optar por un sistema de facturación online en la nube como Quipu o bien optar por un sistema algo más ‘artesanal’, utilizando programas de ofimática como Word o Excel.

En el primer caso, contarás con un buen arsenal de plantillas y automatizaciones que te facilitarán enormemente la vida. El hecho de tenerlo todo a mano a un par de clics, en cualquier sitio, con información muy visual y con un sistema de archivo y envío fácil e intuitivo no se paga con dinero.

Si por el contrario optas por el camino más largo, el de hacer facturas una a una desde cero, debes saber que tendrás que adquirir unas rutinas muy metódicas para que no se te escape nada. Cualquier olvido o problema a la hora de elaborar tus facturas se traducirá en pérdidas económicas, ¡y eso es lo último que querrás! Tendrás que trabajarte una plantilla atractiva, configurar manualmente las distintas fórmulas que necesites en Excel e ir enviando una a una tus facturas de autónomo.

DATO CLAVE: Contar con una aplicación que se integra a la perfección con tu programa de contabilidad y te permite llevar un control fácil de tus facturas resulta vital para tu productividad. Da el paso, pásate al terreno digital, sacarás mucho más provecho a tu tiempo y, por lo tanto, tu productividad será aún mayor.

Requisitos y datos que debe incluir una factura

Existe cierta información que toda factura de autónomo debe incluir por ley

Por ejemplo, antes citábamos la ‘fecha de caducidad’ para el cobro, pero esto es un añadido. Vamos a contarte qué dice la legislación que debes incluir sí o sí, ¡así te asegurarás de que, de surgir cualquier tipo de problema, nunca será por tu parte!

  • Tus facturas de autónomo deben ir numeradas y dichos números deben ser siempre correlativos. Por otra parte, de necesitarlos, pueden estar distribuidas en series.
  • La fecha de emisión de la factura es importantísima, ¡no la olvides nunca!
  • Tanto el emisor de la factura como el receptor de la misma deben estar perfectamente identificados

Para ello, debemos asegurarnos de que aparezcan los siguientes datos:

  • Nombre o denominación social.
  • NIF o CIF de ser personas jurídicas.
  • Domicilio de ambas partes.
  • Los importes en la factura deben aparecer sin impuestos, pero las operaciones deben estar perfectamente descritas para determinar la base imponible del impuesto que corresponda, así como la cantidad.
  • El tipo impositivo y el IRPF deben aparecer bien especificados.
  • Además de la fecha de emisión de la factura, debe aparecer la fecha en la que se efectuasen las operaciones que hayan quedado documentadas en la factura.

Estos son los requisitos mínimos que debe cumplir toda factura, pero pueden hacerse todas las adiciones que se consideren necesarias. Al final, la factura es una carta de presentación de nuestro negocio y, como ya hemos dicho, también nos ayuda en nuestra labor.

Tipos de facturas de autónomos

Y ahora que empezabas a tener claro de qué va esto de la factura de autónomo y cómo hacer una, rizamos el rizo. No existe una única factura, sino que las hay de diversos tipos, y estas son las que más te conviene conocer:

  • La factura básica es aquella que se limita a incluir la información mínima exigible por ley para poder operar legalmente.
  • La factura proforma se entrega por anticipado al cliente, y se usa para darle una idea de cuánto le costaría un producto o servicio que podemos proporcionarle.
  • Una factura periódica siempre incluye el mismo importe y se envía con una periodicidad pactada de antemano, generalmente mes a mes.
  • La facturación por tiempo se utiliza para tareas que no se cuantifican por productos, sino por tiempo empleado.
  • En la factura de progreso se incluyen las cantidades a descontar de una cantidad aún mayor que suele acordarse al inicio de la relación. Suele corresponder al importe necesario para comprar materiales o pagar mano de obra y se expide de forma esporádica, en función de las necesidades.
  • La factura comercial se utiliza en el comercio internacional y tiene como finalidad ser lo más transparente posible en el paso de la mercancía por las distintas aduanas.

Hay algún tipo más de factura, pero estas son las más habituales. Eso sí, todas ellas coinciden en el mínimo de información que deben incluir para ser perfectamente válidas.

Cómo calcular el IVA y el IRPF

El IVA que incluyes en tus facturas no es para ti, sino para Hacienda. Es una cantidad de dinero que debes retener para rendir cuentas al final de cada trimestre, y su cantidad depende de la actividad comercial a la que te dediques.

En cuanto al IRPF, se trata de una obligación del trabajador autónomo, un adelanto progresivo a Hacienda que se tiene en cuenta llegado el momento de afrontar la Declaración de la Renta.

En este otro artículo te explicamos cómo calcular el IVA y el IRPF con todo lujo de detalles, ¡haz clic y entérate de todo lo que necesitas saber!

💥 BONUS: Con el programa de facturación de Quipu podrás saber en todo momento y en tiempo real a qué cantidades de IVA e IRPF tendrás que hacer frente próximamente. Así sabrás qué dinero no debes tocar y, por tanto, de qué cantidad dispones para tus inversiones.

Modelo de factura de autónomo: Descargar plantilla en Excel

Tal y como ya te hemos comentado, elaborar tus facturas manualmente con programas de ofimática puede no resultar tan sencillo como aparenta. Debes mantener una rutina precisa y, además, saber qué fórmulas aplicar a tu plantilla de factura de autónomo para intentar automatizar el máximo número de procesos que sea posible.

Por eso, si quieres intentarlo por tu cuenta antes de hacer uso de tus 15 días de prueba gratis de Quipu, aquí te dejamos una plantilla de factura de autónomo en Excel que te vendrá de maravilla. Eso sí, te recomendamos que lo hagas al revés: prueba Quipu primero y luego intenta replicar su agilidad en Excel… ¡verás que es prácticamente imposible!

  Descargar Plantilla ⬇ 

Si esta plantilla te ha resultado útil, prueba esta otra plantilla en Excel de control de ingresos y gastos. ¡Automatizar tus procesos contables es clave para poder dedicar tiempo a otras cosas!

Ejemplos de factura de autónomo

Vamos a ponerlo en práctica. Tengo una tienda de muebles, y vendo una mesa a un cliente.

Base Imponible 1000€ —> lo que importa, donde se aplican los impuestos

+ IVA 210€ (21%) —> Tu eres un intermediario, luego lo liquidarás

– IRPF 150€ (15%) —> Dejas de percibir este dinero, “lo adelantas a Hacienda” y tu cliente lo liquida

TOTAL —> 1.060€

Ejemplo de factura con retención IRPF e IVA

Siguiendo el ejemplo que acabamos de mostrar, tenemos una factura en la que vamos a retener tanto IVA como IRPF. Se aplicará un 21% de IVA sobre la base imponible y el porcentaje de IRPF que nos toca aplicar también sobre la base imponible.

factura autonomos iva irpf modelo plantilla

Ejemplo de factura con retención IRPF sin IVA

Como únicamente se aplica IRPF, el IVA aplicado lo dejaremos a cero. Pongamos por caso que como autónomo tienes que aplicar una retención del 15% en tus facturas. Veamos cómo sería el ejemplo práctico:

plantilla modelo factura con irpf sin iva

Ejemplo de factura con IVA sin retención IRPF

En este caso, únicamente tendremos en cuenta el 21% de IVA (por ejemplo) de la base imponible, y dejaremos a cero el IVA. Tal y como mostramos a continuación:

plantilla modelo factura con iva sin irpf

Declarar las facturas a Hacienda

Por norma general, las facturas deben declararse a Hacienda dentro del trimestre en el que han sido emitidas sin importar si has podido llegar a cobrarlas o no. De ahí la importancia de no sufrir impagos y de llevar un buen plan de tesorería, ya que es posible que no tengas cómo afrontar el pago de los impuestos que estás obligado a abonar tras emitir tu factura de autónomo.

De hecho, solo los autónomos que formen parte del régimen especial de criterio de caja tienen autorización para declarar las facturas en el momento de su cobro.

Por otro lado, si estás preguntándote durante cuánto tiempo debes guardar las facturas de tu actividad comercial lo cierto es que el periodo varía en función del criterio que se siga. Te lo explicamos mejor en el artículo que te hemos dejado un par de líneas más arriba, pero en resumen: si quieres ahorrarte posibles problemas legales en el futuro, procura digitalizar tus facturas para tenerlas a mano durante los 10 años siguientes a haberlas emitido.

DATO CLAVE: Contratar un servicio de almacenamiento en la nube haciendo uso del Kit Digital es la mejor manera de tener siempre a mano y a buen recaudo tus facturas durante el tiempo que sea pertinente.

Tus facturas de autónomo, mejor con Quipu

Después de todo lo que te hemos contado, es probable que estés pensando que resulta imposible gestionar tus facturas de autónomo y que todo salga bien, ¿verdad?

Hay formas y formas de hacerlo, pero confiar en un sistema automatizado como el de Quipu es el más cómodo y sencillo para poder centrarte en lo que de verdad importa: vender más y mejor para ir creciendo de la mano de tu empresa.

Escanear tickets y facturas con la app móvil de Quipu, digitalizarlas gracias a nuestro potente OCR, enlazar nuestra herramienta con nuestro programa de contabilidad, cobrar tus facturas sin salir del sitio y poder acceder a ellas en cualquier momento y desde cualquier lugar es algo increíble. Créenos. Cambiará para siempre tu concepto sobre el mundo de la empresa.

Déjanos mostrarte todo lo que podemos hacer por ti y, si lo necesitas, contrata a un asesor de Quipu que te ayude con lo que necesites, ¡estamos aquí para ayudarte!

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