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¿Cómo archivar facturas emitidas y recibidas?

Por si aún no lo sabes, todas las empresas están obligadas a archivar y guardar su facturación bajo una serie de reglas exigidas por Hacienda para así evitar futuras sanciones.

Si es tu caso, puede que hayas llegado aquí buscando el modo de agilizar tus procesos a la hora de guardar tus facturas de forma correcta para dedicar tiempo a tareas más productivas. En este artículo vamos a enseñarte en qué consiste este proceso, de cuántas formas puedes archivar tus facturas y por qué es tan importante que esto se ha correctamente. ¡Sigue leyendo!

En este artículo aprenderás:

¿Qué entendemos por archivar facturas?

A la hora de hablar de archivar facturas nos referimos al proceso de guardar, de forma correcta y legible, tanto las facturas emitidas como las recibidas, durante el tiempo que estipule la ley.

De este modo, llevaremos un control legal y exhaustivo tanto de nuestras ganancias como de nuestros pagos a proveedores y esto nos servirá para presentar nuestros impuestos y declarar nuestra actividad comercial ante Hacienda.

Además, también tienes que tener en cuenta que estas facturas tienen que tener unos datos concretos si quieres que cumplan con la normativa de la Agencia Tributaria. Por lo tanto, a la hora de archivar tus facturas, asegúrate de que lleven:

  • Datos fiscales tanto del emisor como del receptor: Nombre, NIF y dirección. 
  • Fecha de expedición.
  • Número de factura y serie. 
  • Descripción de los productos o servicios que se han vendido o adquirido. 
  • Importe neto.
  • Impuestos: IVA e IRPF en caso de que haya que añadirlo. 
  • Total de la factura. 

🔗 Ampliar información: Si quieres saber cuánto tiempo tienes que guardar las facturas emitidas y recibidas te recomendamos que leas nuestro artículo.

Importancia de archivar correctamente las facturas

Archivar la facturación es un proceso obligatorio que tienen que realizar todas las empresas, ya sean pymes o grandes compañías, así como los autónomos, ya que está regulado según la Ley General Tributaria.

La importancia reside en que necesitarás ese registro para declarar tus impuestos y en cualquier momento Hacienda puede realizar una inspección y tendrás que presentarlo todo.

Ten en cuenta que tendrás que guardar y archivar correctamente, más adelante veremos cómo, tanto las facturas recibidas como las emitidas:

  • Facturas que hayas emitido por tus productos o servicios.
  • Facturas que hayas recibido de proveedores. 
  • Albaranes, si en la factura se hace alusión. 
  • Justificantes de pago y cobro.

Además, estos documentos también tienen que mantenerse durante un periodo de tiempo determinado, que puede ir desde los 4 hasta los 10 años, dependiendo del criterio que tengamos en cuenta: tributario, mercantil, penal, para prevenir el blanqueo de capitales o según el criterio del Impuesto sobre el valor añadido.

¿Qué formas hay de archivar las facturas?

Si seguimos la ley, tenemos que conservar las facturas en su forma original y ordenadas, de modo que no son válidas las copias. Sin embargo, Hacienda no obliga a archivar las facturas de una forma en concreto y podrá hacerse tanto en papel como en formato digital.

Según el artículo 20 del Reglamento de facturación las facturas deben guardarse de modo que se pueda garantizar ‘la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad’.

Además, este archivo debe ser siempre accesible para la Administración siempre y cuando lo requieran, sin ningún tipo de demora. Según la ley, la obligación de archivar las facturas puede realizarse también por medios electrónicos.

En conclusión, siempre que se cumplan con las condiciones establecidas por ley, se podrán archivar las facturas tanto digitalmente como de forma física. En los siguientes puntos desglosamos como sería el proceso en cada caso.

Archivar las facturas digitalmente

En la actualidad, lo más común es que se utilicen programas de facturación en donde se automatizan los procesos de archivar y guardar las facturas tanto emitidas como recibidas.

Ten en cuenta que, según el Reglamento de facturación, si realizas un archivo de forma digital este tiene que ser accesible para la Administración en cualquier momento, permitiendo ‘su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión’.

Lo más importante en este caso es que las facturas tengan todos los datos que hemos comentado anteriormente y sean accesibles y legibles durante al menos 4 años.

Una factura electrónica legal puede ser, por ejemplo, una factura en formato PDF que incluya todos los datos necesarios y se haya enviado por correo.

Hay dos tipos de facturas electrónicas: las de formato no estructurado, como las que hemos mencionado en PDF, que debes introducirlas manualmente en el programa. Las de formato estructurado que son en formato XML y que se pueden introducir automáticamente en el programa de contabilidad.

¿Por qué debería usar un Programa de Facturación?

Ésta es la pregunta que más nos hacéis últimamente, y la respuesta la encontrarás en el siguiente vídeo, en el que te desvelamos las 5 claves por las que NECESITAS usar un Programa de Facturación 👇

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Archivar las facturas físicamente

En caso de que por algún motivo quieras archivar tus facturas físicamente, aquí te dejamos algunos consejos que debes de seguir si quieres tener un archivo ordenado y poder encontrar fácilmente cualquier factura.

Primero, el criterio que sigas para guardar tu facturación no debes cambiarlo al menos durante un año fiscal. Es decir, ordena siempre las facturas del mismo modo.

Para las facturas emitidas a clientes lo mejor es ordenarlas alfabéticamente, según el nombre fiscal del cliente, de la A a la Z. Dentro del fichero de cada cliente ordena las facturas de la más reciente a la más antigua.

En el caso de las facturas recibidas, ordénalas del mismo modo que las emitidas. Por orden alfabético según el nombre del proveedor.

No olvides incluir junto a esas facturas el albarán en caso de que sea necesario, así como el justificante de pago.