Síntesis del artículo
Para saber como anular una factura emitida con errores, la ley establece que no se puede borrar ni eliminar el documento original. La única vía legal es emitir una factura rectificativa que corrija los datos o importes erróneos, manteniendo así la trazabilidad fiscal exigida por Hacienda. Esta rectificación aplica tanto a facturas tradicionales como a los nuevos sistemas de facturación electrónica.
Roger Dobaño · CEO de Quipu
Todos podemos equivocarnos alguna vez, también a la hora de hacer facturas. No hay que preocuparse, errar es humano y los errores en las facturas son algo normal. Afortunadamente, existen soluciones para anular una factura emitida.
¿Qué es y cómo hacer una factura rectificativa?
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Además, te explicamos paso a paso cuándo emitir una factura rectificativa o de abono, qué datos debe contener, y cómo afecta al envío automático a Agencia Tributaria
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¿Es posible eliminar facturas mal emitidas?
El Real Decreto 1619/2012, por el que se regulan las obligaciones de facturación en España, establece que las facturas originales no se pueden modificar ni eliminar. Esto es así porque la factura es un documento vinculante que no solo figura en tu registro o base de datos, también forma parte del registro de tu cliente y de Hacienda.
De esta forma, aunque envíes la factura a la papelera de reciclaje o la pases por una trituradora, no servirá de nada y no se eliminará. Es por eso que, en caso de cometer algún error, hablamos de anular la factura y no de eliminarla.
¿Qué opciones hay para anular una factura emitida?
Si una factura emitida contiene un error o no cumple con los requisitos de la operación comercial debemos dejarla intacta y sin modificaciones. Lo que haremos para enmendar el error será crear un nuevo documento que sirva de corrección y con el que podremos anular la factura original a posteriori.
La Ley solamente establece una única forma de anular una factura emitida: mediante la emisión de facturas rectificativas.
Factura rectificativa para anular facturas
La factura rectificativa es un documento que sirve para corregir o modificar datos de una factura ordinaria ya emitida. Algunos motivos para emitir este tipo de facturas pueden ser datos incorrectos, errores en el cálculo de los importes o del IVA o falta de información relevante.
De esta forma, ya no solo se anulan los datos de la factura con errores sino que, como su propio nombre indica, esta factura rectifica los datos de la factura anterior. Es por eso que, además de utilizarse para anular una factura emitida o modificarla, también sirve para hacer una devolución o recuperar el IVA de una factura impagada.
Existen dos tipos de facturas rectificativas:
- Facturas rectificativas para corregir errores formales: este tipo de factura rectificativa se emite para corregir errores de carácter formal en una factura previamente emitida, como pueden ser errores en el número de factura, fecha, nombre o dirección del cliente, entre otros. Este tipo de factura no afecta al importe de la operación y debe contener la referencia a la factura original y la explicación de los errores corregidos.
- Facturas rectificativas para corregir errores materiales: este tipo de factura rectificativa se emite para corregir errores en una factura previamente emitida que afectan al importe de la operación o a los impuestos aplicables. Estos errores pueden deberse a problemas en la cantidad, precio, descuentos, impuestos, entre otros aspectos materiales. La factura rectificativa debe contener la referencia a la factura original y la explicación de las correcciones realizadas.
Aspectos importantes sobre las facturas rectificativas
¡Rectificar es de sabios! Pero hay que hacerlo bien para tenerlo todo en regla con Hacienda. Te contamos algunos aspectos importantes para anular una factura emitida a través de una factura rectificativa.
- Se debe indicar claramente que se trata de una factura rectificativa.
- Tiene una numeración especial propia, al margen de la serie de numeración del resto de facturas. Puedes usar la numeración que quieras siempre y cuando sea una secuencia distinta a la de las facturas ordinarias. Normalmente se añade una “R”, “REC” o “FR” al principio del número.
- Se debe indicar el importe corregido. En este sentido, podemos hablar de facturas rectificativas negativas o positivas, según cómo sea este importe.
Cómo anular una factura electrónica (Veri*Factu y Facturae)
Anulación de facturas con Veri*Factu
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Con la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria y los sistemas Veri*Factu, el proceso de anulación sigue la misma lógica legal pero con particularidades técnicas. En estos sistemas, no es posible eliminar un registro de facturación que ya ha sido generado y encadenado.
Para anular una factura electrónica emitida por error, se debe generar un nuevo registro de facturación de signo contrario (una factura rectificativa electrónica) que referencie a la factura original. De este modo, se neutraliza el importe y se informa a la Agencia Tributaria de la corrección manteniendo intacta la cadena de registros del sistema.
¿Factura rectificativa o nota de crédito?
Seguro que si estás buscando la forma de anular una factura mal emitida has llegado al término de nota de crédito. Bien, comentarte que el reglamento de facturación no contempla en ningún momento este término para poder anular una factura mal emitida.
Cuando se habla de nota de crédito, credit notes en inglés, se refieren al concepto de factura rectificativa. Es decir, algunos llaman a las facturas rectificativas de ese modo pero, como comentamos anteriormente, no es que la nota de crédito sea un proceso alternativo a la factura rectificativa, sino que la factura rectificativa es el único proceso que contempla la Ley para modificar una factura.
Preguntas frecuentes
¿Qué se debe hacer para anular una factura?
Para anular una factura emitida con errores, debes emitir una factura rectificativa. La ley prohíbe eliminar o borrar la factura original, por lo que el nuevo documento corregirá los importes o datos erróneos manteniendo la trazabilidad fiscal.
¿Cómo cancelar una factura emitida por error?
Si emitiste una factura por error o la operación nunca existió, debes generar una factura rectificativa con el importe en negativo (o usar la opción de anulación de tu software) para neutralizar el efecto fiscal de la original, sin borrar su número de la serie.
¿Cuánto tiempo tengo para anular una factura emitida?
El plazo general para emitir una factura rectificativa y anular o corregir una factura original es de 4 años a partir del momento en que se devengó el impuesto (IVA) de la operación que se está modificando.
