¿Cómo contabilizar un suplido?

En el ámbito contable, los suplidos representan un aspecto fundamental dentro de la gestión financiera de una empresa, aunque no siempre son bien entendidos. Estos gastos suponen desembolsos económicos que la entidad realiza en nombre y por cuenta de terceros, siendo reembolsados posteriormente, y la realidad es que son más habituales de lo que parecen.

Por esta razón, es fundamental comprender adecuadamente cómo contabilizar los suplidos para reflejar con precisión la situación financiera de la empresa y garantizar una gestión eficiente de los recursos.

¿Qué es un gasto suplido?

Un suplido es un concepto contable y fiscal que se refiere a los gastos realizados por una persona o entidad en nombre y por cuenta de otra. En el ámbito empresarial, los suplidos son comunes cuando una empresa paga por servicios o productos en representación de su cliente, con el entendimiento de que este monto será posteriormente reembolsado.

La característica principal de un suplido es que no se trata de un gasto propio del que realiza el pago, sino de un desembolso efectuado por cuenta de un tercero.

Desde el punto de vista puramente legal, los suplidos no deben generar beneficio para quien los adelanta, y su reembolso debe corresponder exactamente a la cantidad original adelantada. Esta práctica asegura transparencia en las transacciones comerciales y facilita la gestión administrativa al permitir que los costes sean asumidos directamente por quien corresponde.

Tratamiento fiscal y contable de los suplidos: El IVA

Desde el punto de vista contable, el suplido no se registra como un gasto ni como un ingreso, sino como un cobro pendiente o una deuda por parte del cliente. De hecho, es fundamental que el importe reembolsado por el suplido sea exactamente el mismo que el pagado inicialmente.

Además, los suplidos deben estar debidamente justificados y documentados, tanto del pago inicial como del reembolso.

Con respecto a su tratamiento fiscal, generalmente, si el gasto adelantado incluye IVA, este debe ser repercutido y recuperado de la misma manera. Sin embargo, la empresa no puede deducirse este IVA como propio, ya que no se trata de un gasto o ingreso para ella. En todo caso, y de acuerdo al En el art. 78. Tres. 3º de la Ley 37/1992, las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente no se incluirán en la base imponible del IVA.

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¿Cómo se declaran los gastos suplidos? (Modelos fiscales)

Al carecer de la consideración de ingreso o gasto propio para la empresa que los adelanta, los suplidos cuentan con un tratamiento fiscal específico en las declaraciones de impuestos correspondientes. Esto significa que el importe íntegro de los suplidos no debe incluirse en la base imponible del IVA a la hora de presentar modelos trimestrales, como el Modelo 303, ya que no forman parte de la contraprestación del servicio prestado.

Del mismo modo, en declaraciones informativas anuales como el Modelo 347 (Declaración anual de operaciones con terceras personas), los importes calificados como suplidos no deben computarse para calcular si se ha superado el límite de los 3.005,06 euros con un cliente o proveedor. Es el cliente final, a nombre de quien figura la factura original del desembolso, el único que debe encargarse de registrar y deducir dicho gasto y su correspondiente IVA en sus propios modelos fiscales.

¿En qué cuenta contable se registran los suplidos?

Según la Resolución de 19 de diciembre de 1994 del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, los suplidos se podrán contabilizar en el subgrupo 55 del Plan General de Contabilidad (Otras cuentas no bancarias):

• 553 – Suplidos: es la cuenta que se utiliza para registrar los gastos que la empresa adelanta en nombre de sus clientes.
• 430 – Clientes: es la cuenta de cuentas a cobrar, registra las cantidades que la empresa tiene derecho a cobrar de sus clientes por concepto de ventas u otros servicios prestados..
• 477 – Hacienda Pública; IVA soportado: se utiliza para registrar el IVA soportado por la empresa en sus transacciones comerciales. Esta cuenta refleja el impuesto que la empresa paga en sus compras de bienes o servicios.
• 572 – Bancos: la cuenta de tesorería de bancos.
• es la cuenta de tesorería de bancos, donde se registra el dinero disponible en cuentas bancarias de la empresa. Es aquí donde se contabilizan los ingresos y los pagos que la empresa realiza a través de sus cuentas bancarias.

Diferencia entre suplidos y gastos reembolsables (dietas o nóminas)

Resulta una equivocación frecuente confundir un verdadero suplido con otros gastos reembolsables propios de la actividad, como pueden ser los gastos de viaje, el kilometraje, las dietas de empleados o diferentes conceptos ligados a las nóminas. La diferencia esencial radica en la titularidad jurídica del gasto: para poder utilizar la cuenta contable de suplidos (553), la factura original del desembolso debe ir obligatoriamente expedida a nombre del cliente final, y nunca a nombre de la empresa que adelanta el pago.

Si una factura por un servicio de transporte, comida o alojamiento se emite a nombre de la empresa o del profesional autónomo prestador del servicio, se trata de un gasto propio, contabilizado usualmente en la cuenta 629. En caso de querer cobrarlo después, al repercutirlo al cliente dentro de la factura final, dicho importe deberá tributar e incluirse en la base imponible sumándole el IVA correspondiente.

Asientos contables de un gasto suplido

Para contabilizar un suplido se utiliza la cuenta 553 (Suplidos). Al realizar el pago por cuenta del cliente se carga esta cuenta (Debe) y al facturarle para recuperar el importe, se abona (Haber) sin aplicarle IVA ni IRPF. Los asientos de un suplido dependen de si la factura es una factura emitida o recibida.

Suplidos en una factura emitida

En el caso de una empresa que paga un suplido y después se le cobra al cliente, deberá contabilizar, por un lado, el pago del suplido y, por otro, la inclusión del suplido en la factura que se emite al cliente.

En este caso, se contabilizará el siguiente asiento, inicialmente con el pago del suplido o adelanto al cliente:

Por la emisión de la factura:

Por el cobro de la factura emitida:

Suplidos en una factura recibida

En el supuesto contrario, es decir, en caso de una factura recibida, la situación es algo diferente. La factura de compra en este caso incluirá el importe del suplido, de manera que se contabilizará el siguiente asiento:

Por el pago al proveedor, se contabiliza el siguiente asiento:

Por la factura de transporte:

Ejemplo de contabilización de un suplido

Imaginemos que tenemos una empresa que factura servicios de asesoría fiscal a sus clientes. En una de estas transacciones, nuestra empresa anticipa al cliente un gasto de registro en el Registro Mercantil, gracias al cual puede facturar uno de sus servicios. Los datos son los siguientes:

• Importe de la factura con IVA: 15.000 €.
• Gasto asumido en el Registro Mercantil por la empresa prestadora del servicio por cuenta de su cliente: 350 €.

El primer apunte sería contabilizar el suplido, anticipando el gasto:

Por la emisión de la factura:

Preguntas frecuentes

¿Cómo se contabiliza un suplido?

Para contabilizar correctamente este concepto se utiliza la cuenta contable 553 (Suplidos). Al realizar el pago adelantado por cuenta del tercero, se carga dicha cuenta en el Debe, y en el momento de emitir la factura para recuperar el importe, se abona en el Haber de manera independiente, sin aplicarle retenciones de IRPF ni repercutir un nuevo IVA.

¿En qué cuenta contable se contabilizan los suplidos en una notaría?

Los honorarios notariales o registrales abonados en nombre de un cliente por parte de un abogado, gestoría o asesoría se registran también en la cuenta 553 (Suplidos). El motivo es que la factura que emite el notario o el registro va dirigida fiscalmente al cliente final, y la gestoría únicamente actúa como mero intermediario o depositario de la provisión de fondos.

¿Qué gastos se contabilizan en la cuenta 629?

La cuenta 629 se destina a registrar «Otros servicios», agrupando gastos propios de la empresa como viajes de negocios, dietas, peajes o material de oficina no inventariable. Es vital diferenciar el uso de la 629 del de la 553, puesto que los gastos de la cuenta 629 sí se consideran un consumo propio y, si se repercuten posteriormente al cliente, tributan como parte integral de la base imponible del servicio con su IVA correspondiente.

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