Vamos a ver cómo se facturan los gastos suplidos, quién se los puede desgravar y cómo se incluyen en la contabilidad.

¿Qué son los gastos suplidos?

Un gasto suplido es un gasto que un profesional tiene a cuenta de un tercero. Es decir, se trata de un gasto que el profesional paga en nombre del cliente, quien posteriormente asumirá este importe.

Tipo de gastos suplidos

El pago de tasas, portes o seguros, entre otros, son un claro ejemplo de gastos suplidos. En estos casos, el profesional es quien abona el importe a pagar, en nombre del tercero, para poder realizar los trámites que el cliente demande.

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Requisitos para considerar un gasto suplido

Hay tres requisitos que deben suceder para poder considerar un gasto como un gasto suplido:

  • Que el gasto se haya realizado por cuenta del cliente, y como tal, que la factura lleve el nombre del cliente final, y no el de nuestra sociedad.
  • Que se haya pagado el correspondiente importe y se pueda justificar dicho pago. Es importante tener la factura que justifique el pago del suplido, para que el cliente se lo pueda desgravar.
  • Que se haya pagado por orden del cliente, quien debe ser consciente del pago de estos gastos suplidos necesarios para realizar el trámite o servicio que haya solicitado.

Llevémoslo a la práctica, viendo un ejemplo de gasto suplido:

Acudimos al notario para gestionar un cambio de administrador único de una empresa. El trámite a realizar requiere el pago de tasas por un valor de 4€.

En un primer momento, el notario pagará esos 4€, y posteriormente los cobrará al cliente final. Vamos a ver cómo se incluye el gasto suplido en una factura y quién puede desgravarse este gasto.

Incluir el gasto suplido en la factura

Lo primero, y más importante, es que un suplido NO es un servicio que el profesional ofrece a su cliente, por lo que no representa un gasto deducible ni un ingreso computable para el profesional.  Por ello, el profesional no puede aplicar el IRPF ni el IVA que aplica en sus servicios sobre el gasto suplido

No obstante, el profesional SÍ debe incluirlo en la factura, ya que es el cliente final quien debe hacerse cargo del importe. Vamos a ver cómo queda reflejado un suplido.

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¿Cómo incluyo el gasto suplido en la factura?

Un gasto suplido debe aparecer en la factura de forma separada al importe de los servicios prestados al cliente. Es decir, no se debe sumar el gasto suplido a la base imponible de los servicios prestados, ya que estos servicios (resultado de la actividad), están sujetos a IVA e IRPF, y el gasto suplido no lo está (tal y como queda indicado en el artículo 78 de la Ley del IVA). Evidentemente, tampoco se podrá sumar el suplido a la base imponible, ya que quedaría sujeto a los tipos impositivos que el profesional esté aplicando a sus servicios.

De este modo, el gasto suplido aparecerá en la factura en concepto de “suplido” o bien “cantidad abonada por cuenta del cliente” (ambas opciones son correctas) y sobre este gasto no se aplicará ni IVA ni IRPF.

Si lo ejemplificamos en números, quedaría así:

Servicios de notaría:                   

Base imponible 540€

IVA +21%

IRPF -7%

Total servicios de notaría: 615,6€ 

Suplido: 4€

                    TOTAL (Total servicios de notaría+Suplido): 619,6€

Para los que usen Quipu, únicamente tendrán que indicar “Suplido” y el programa ya lo considerará como un gasto suplido, así de fácil 😉

Ver ejemplo de factura con gasto suplido

Deducir un suplido

A pesar de que el profesional no se pueda desgravar el gasto suplido, el cliente final sí puede hacerlo y declararlo ante Hacienda. El cliente es quien ha soportado la carga tributaria del gasto suplido y, por lo tanto, se puede desgravar el gasto de éste, siempre y cuando se cuente con la factura correspondiente del pago del gasto (siguiendo el ejemplo, la factura de pago de las tasas por el valor de 4€ pagadas para para hacer el trámite) y que ésta factura esté a nombre del cliente, ya sea una persona o una sociedad.

Importante seguir la regla de oro: Si no hay factura, no te puedes desgravar el gasto, ¡Así que un ticket no vale! El profesional debe siempre pedir la factura del trámite a nombre del cliente, para que así lo pueda declarar a Hacienda. Si la factura del suplido está al nombre del cliente, el profesional lo introduce en la factura como concepto de suplido y el cliente se lo deduce como gasto.

Contabilizar suplidos

A nivel contable, el suplido representa simplemente una entrada y una salida de caja. El profesional será quien pague el importe del suplido a quién corresponda, y posteriormente recibe el dinero por parte del cliente final.

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Para los que uséis Quipu, podéis definir un gasto como suplido en un clic. Cuando hagas la factura para tu cliente, únicamente tienes que añadir el concepto “Suplido” o “Gasto a cuenta del cliente”, y seleccionar en el desplegable “Suplido”, automáticamente se descartará el IVA y el IRPF. ¡Y estará listo para enviar a tu cliente! 🙂

 

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¿Qué es la provisión de fondos y suplidos?

Puede suceder que el autónomo reciba, de forma previa a la prestación del servicio, el dinero para asumir todos aquellos gastos suplidos. Estos pagos reciben el nombre de provisión de fondos y se contabilizan y registran de forma diferenciada. Al igual que los suplidos, representan un gasto atípico para el profesional y, como tal, requieren un trato diferenciado.

Concretamente, los profesionales que actúen por estimación directa, deben tener un libro de registro de provisiones de fondos y suplidos, por ley. Es decir, un registro de todos aquellos importes de las facturas que sean fondos y suplidos que han cobrado a sus clientes, para que quede constante ante una revisión de Hacienda.

En éste libro de registro, debe incluirse los siguientes datos:

  • La fecha de la operación
  • El tipo de operación: Es decir, si se trata de un gasto suplido o de una provisión
  • El pagador de la provisión, o el perceptor del suplido
  • El importe
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Llevar el registro de los gastos suplidos, puede ser una tarea un compleja tanto para el profesional que presta el servicio como para el cliente que lo recibe. Herramientas de facturación como Quipu te ayudan en la gestión de tu facturación, permitiéndote llevar tus ingresos y tus gastos al día, con gráficos actualizados en tiempo real para que puedas conocer el estado de tu negocio con tan solo un vistazo. ¿Qué te parece hacer la prueba durante 15 días, de forma gratuita? Puedes iniciar tu periodo de prueba haciendo clic aquí

Judith de Quipu
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos. Actualmente estudiando un Máster en buscadores.