Los gastos suplidos representan un aspecto fundamental dentro del panorama financiero de cualquier empresa, aunque a menudo no sean conocidos. Sus particularidades hacen que su tratamiento fiscal y contable sea específico para garantizar la precisión y transparencia en las transacciones comerciales y financieras.
A continuación, explicaremos qué son, en qué consisten y cómo se contabilizan. Y terminaremos con una sección sobre las preguntas más frecuentes sobre este concepto tan importante en las finanzas de cualquier empresa.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué son los gastos suplidos?
- Diferencia entre gasto y suplido
- Requisitos para considerar un gasto suplido
- ¿Cómo facturar un gasto suplido?
- ¿Cómo contabilizar gastos suplidos?
- Ejemplo de un gasto suplido
- Preguntas frecuentes sobre los gastos suplidos
¿Qué son los gastos suplidos?
Los gastos suplidos representan una categoría específica de gastos en el ámbito de la facturación y contabilidad. Son aquellos que un profesional o empresa paga en nombre de su cliente y posteriormente reclama a este.
Un claro ejemplo sería un abogado que paga tasas judiciales por cuenta de su cliente o un servicio de consultoría que abona por cuenta de su cliente un servicio a terceros. Estos gastos deben ser detallados en la factura final dirigida al cliente para reembolso aunque, como veremos más adelante, de una forma específica.
Diferencia entre gasto y gasto suplido
La principal diferencia entre ambos conceptos radica en su naturaleza y tratamiento contable. Mientras que los gastos son costes incurridos directamente por la empresa o profesional en el desarrollo de su actividad (como alquiler, salarios, materiales, etc.), los suplidos son desembolsos realizados por cuenta de terceros.
Los suplidos no se consideran parte de la facturación propia de la actividad económica y no afectan el resultado económico de la empresa, ya que deben ser reembolsados por el cliente y, además, no generan ningún tipo de coste adicional para el cliente.
Requisitos para considerar un gasto suplido
Para que un gasto sea efectivamente considerado como suplido y, por tanto, pueda ser facturado al cliente, es esencial que cumpla con una serie de requisitos clave. Estos requisitos aseguran que el tratamiento del gasto suplido sea correcto tanto desde el punto de vista contable como fiscal. Estos son:
- Transparencia: el cliente debe estar plenamente informado y de acuerdo con el gasto que se va a realizar en su nombre, además de su cuantía. Esto significa que no puede haber sorpresas o cargos inesperados. Antes de incurrir en el gasto, es recomendable obtener una confirmación o autorización por escrito del cliente.
- Separación: los gastos suplidos deben estar claramente separados de los gastos propios de la actividad empresarial o profesional. Este aspecto es fundamental para evitar que se mezclen con el resto de gastos regulares de una empresa, lo que podría llevar a problemas contables o fiscales. Los gastos suplidos deben identificarse y registrarse de forma independiente.
- Documentación: es fundamental justificar cada gasto suplido con una factura o recibo original. Esta documentación debe indicar claramente que el gasto se ha realizado y debe reflejar el importe exacto. La factura o recibo servirá como prueba tanto para el cliente como para la administración tributaria en caso de una revisión.
- Directa relación con el servicio: el gasto suplido debe estar directamente relacionado con los servicios prestados al cliente. No puede tratarse de un gasto general o que corresponda a otra actividad o cliente. Por ejemplo, si un abogado incurre en gastos de desplazamiento específicos para un caso particular de un cliente, este gasto puede considerarse un suplido. Sin embargo, los gastos generales de desplazamiento de la oficina no calificarían.
- Sin margen de beneficio: es importante recalcar que los gastos suplidos no deben incluir ningún margen de beneficio. Se deben facturar exactamente por el importe que se ha pagado. Esto diferencia a los suplidos de otros tipos de reembolsos donde puede haber un margen o recargo.
- Legalidad y pertinencia: los gastos suplidos deben ser legales y pertinentes en relación con la actividad realizada. No se pueden incluir gastos que no sean éticos o que no tengan una justificación clara en el marco del servicio prestado.
¿Cómo facturar un gasto suplido?
La facturación de gastos suplidos debe realizarse con precisión y claridad para asegurar la transparencia y el correcto entendimiento tanto por parte del cliente como de las entidades fiscales. A la hora de facturar este gasto, se debe realizar de la siguiente manera:
- Cada gasto suplido debe ser listado de forma detallada en la factura: es importante incluir una descripción clara del gasto, la fecha en que se incurrió y, si es posible, una referencia al acuerdo o solicitud del cliente que justifica el gasto. Esto ayuda al cliente a entender por qué se está cargando ese gasto y garantiza transparencia.
- Los gastos suplidos deben aparecer en un apartado separado de los servicios o productos proporcionados: esto es fundamental a la hora de diferenciar claramente los gastos suplidos de los ingresos por la actividad propia. Una factura bien organizada podría tener secciones claramente marcadas para «servicios prestados» y «gastos suplidos».
- A consecuencia de lo anterior, y dado que los suplidos no afectan a la base imponible de la factura, no llevan IVA.
- Deben facturarse exactamente por el importe que se ha pagado: sin añadir ningún tipo de margen de beneficio. Si un gasto incluye IVA o cualquier otro impuesto, este debe ser incluido en el monto facturado.
- Aunque no siempre es necesario adjuntar los recibos o facturas originales de los gastos suplidos a la factura, es una buena práctica mantener estos documentos a disposición del cliente en caso de que los solicite. Esto aumenta la confianza y puede ser útil en caso de auditorías.
- Como cualquier factura, debe incluir un número de factura único y todos los datos fiscales necesarios tanto del emisor como del receptor. Esto asegura que la factura cumpla con los requisitos legales y fiscales.
- Se debe indicar claramente cómo se puede realizar el pago de los gastos suplidos, así como los plazos de pago. Esto es parte de la gestión eficiente de cobros.
¿Cómo contabilizar gastos suplidos?
En España, la normativa del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) dictamina que los gastos suplidos se deben registrar en una cuenta perteneciente al grupo 55, denominado «Otras cuentas no bancarias».
En situaciones donde el pago del suplido se realiza en nombre de un cliente que no mantiene otra relación con nuestra empresa, es recomendable utilizar la cuenta más general de este grupo, que corresponde a la cuenta 555 «Partidas pendientes de aplicación».
Dentro de esta, se puede crear una subcategoría específica, por ejemplo, la cuenta 5550 para «Suplidos».
Ejemplo de un gasto suplido
Imagina que tu empresa, una consultoría, paga 100 € en concepto de tasas de registro en nombre de un cliente para un trámite administrativo. Este gasto no es un coste propio de tu empresa, sino que es un gasto realizado en nombre y por cuenta del cliente.
En el registro del pago del gasto suplido, se registra el siguiente asiento contable:
| Cuenta | Debe | Haber |
| 5550. Suplidos | 100 € | |
| 572. Bancos e instituciones de crédito c/c | 100 € |
A continuación, se factura el gasto al cliente, contabilizando un asiento de la siguiente manera:
| Cuenta | Debe | Haber |
| 430. Clientes | 100 € | |
| 5550. Suplidos | | 100 € |
En el momento del pago de cliente, se contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta | Debe | Haber |
| 572. Bancos e instituciones de crédito c/c | 100 € | |
| 430. Clientes | | 100 € |
Preguntas frecuentes sobre los gastos suplidos
A continuación, vamos a repasar un pequeño apartado de preguntas frecuentes sobre los gastos suplidos.
¿Los gastos suplidos llevan IVA?
No. Los suplidos no deben incluirse dentro de la base imponible del IVA de la factura, ya que ese impuesto ya se aplicó inicialmente. No obstante, en la cuantía total del suplido irá incluido el IVA del gasto si lo llevaba. Sin embargo, si el gasto original no incluye IVA (por ejemplo, tasas oficiales), la cuantía del gasto suplido tampoco lo incluirá.
¿Los gastos suplidos y las provisiones de fondos son lo mismo?
No, los gastos suplidos y las provisiones de fondos son conceptos distintos. Los gastos suplidos se refieren a aquellos pagos que una empresa realiza en nombre y por cuenta de un tercero, con la expectativa de ser reembolsados. En cambio, las provisiones de fondos se refieren a cantidades que un cliente entrega a una empresa para cubrir futuros gastos que aún no se han generado. Mientras los gastos suplidos son reembolsos de gastos ya incurridos, las provisiones de fondos son anticipos para futuros gastos.
¿Se debe incluir un gasto suplido en la factura emitida a un cliente?
Sí, los gastos suplidos deben incluirse en la factura emitida al cliente. Es esencial que estos gastos estén claramente detallados en la factura, indicando su naturaleza y el motivo por el cual se efectuaron. Eso sí, un gasto suplido nunca debe aparecer junto a los servicios prestados al cliente, sino que debe aparecer en la factura de forma separada.
¿Cómo se documentan los gastos suplidos?
Los suplidos deben documentarse meticulosamente. Se debe conservar la factura original o recibo del gasto que demuestra que el pago se realizó en nombre del cliente. Esta documentación debe incluir detalles como la fecha, la cantidad pagada, y la descripción del gasto. Mantener una documentación clara y completa es esencial tanto para la transparencia con el cliente como para propósitos contables y fiscales.
¿Cuál es la diferencia entre gastos reembolsables y gastos suplidos?
Los gastos reembolsables y los gastos suplidos pueden parecer similares, pero hay una diferencia clave. Los gastos reembolsables son aquellos en los que una empresa incurre en nombre propio, pero que serán reembolsados por un cliente según lo acordado (por ejemplo, gastos de viaje en un proyecto). Por otro lado, los gastos suplidos son aquellos pagos que la empresa realiza directamente en nombre y por cuenta de un cliente. La principal diferencia radica en quién es el beneficiario original del gasto.
¿Es necesario acordar por adelantado con el cliente sobre los gastos suplidos?
Si bien no es estrictamente necesario acordar con el cliente por adelantado las condiciones sobre los gastos suplidos, sí es altamente recomendable. Este acuerdo puede ser parte del contrato de servicio o un entendimiento por separado. El objetivo es asegurar que ambas partes tengan claridad sobre qué tipos de gastos serán suplidos y bajo qué condiciones. Esto ayuda a evitar malentendidos o disputas sobre los gastos y garantiza un proceso de reembolso fluido.
