La contabilización de una provisión de fondos representa un aspecto fundamental en el marco de la contabilidad financiera. Este proceso no solo refleja el compromiso de una empresa con los principios de prudencia y transparencia, sino que también asegura que los estados financieros proporcionen una imagen fiel de la situación económica y financiera de la entidad.
En este artículo, exploraremos detalladamente cómo se deben contabilizar las provisiones de fondos según el Plan General Contable español, poniendo especial atención en los criterios de reconocimiento, medición y reversión de estas partidas.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una provisión de fondos?
- Aspectos previos a tener en cuenta
- Cuentas contables relacionadas con la provisión de fondos
- Asientos contables de una provisión de fondos
- Ejemplo de contabilización de una provisión de fondos
¿Qué es una provisión de fondos?
En el contexto empresarial, una provisión de fondos se refiere a la práctica de apartar o reservar una cantidad específica de dinero para cubrir gastos futuros anticipados, obligaciones financieras o pérdidas potenciales. Estas provisiones hacen referencia a contingencias futuras, pero con un importe que, en muchos casos, se basa en estimaciones.
Este concepto es fundamental en la contabilidad y la gestión financiera de una empresa, ya que permite a las organizaciones prepararse para eventos futuros que podrían impactar en sus finanzas, asegurando la estabilidad y la solvencia a largo plazo.
Aspectos previos a tener en cuenta
La norma de registro y valoración número 15º del Plan General Contable está referida a “provisiones y contingencias”, y básicamente contiene dos apartados:
- Reconocimiento: las provisiones se registran en la contabilidad de una empresa bajo el principio de prudencia, el cual dicta que las empresas deben anticiparse a las pérdidas o gastos futuros, reconociéndolos en sus cuentas tan pronto como sea razonablemente posible. Esto ayuda a presentar una imagen más precisa de la situación financiera de la empresa, reflejando no solo sus activos y pasivos actuales, sino también aquellos que se espera que surjan en el futuro.
- Valoración: las provisiones se valorarán, en la fecha de cierre de ejercicio, por la mejor estimación del gasto requerido para liquidar la obligación actual que sea necesaria para cancelar o transferir a un tercero la obligación. Esta provisión se contabilizará como un pasivo en el balance general y reconocer el gasto correspondiente en la cuenta de resultados.
Cuentas contables relacionadas con la provisión de fondos
Las cuentas de las provisiones se ubican en los subgrupos 14, si son a largo plazo, o 529, si estas son a corto plazo. Las principales cuentas se muestran en el cuadro siguiente:
| 14. Provisiones | 529. Provisiones a corto plazo |
| 140. Provisión por retribuciones a largo plazo al personal | 5290. Provisión a corto plazo por retribuciones al personal |
| 141. Provisión para impuestos | 5291. Provisión a corto plazo para impuestos |
| 142. Provisión para otras responsabilidades | 5292. Provisión a corto plazo para otras responsabilidades |
| 143. Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado | 5293. Provisión a corto plazo por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado |
| 145. Provisión para actuaciones medioambientales | 5295. Provisión a corto plazo para actuaciones medioambientales |
| 146. Provisión para reestructuraciones | 5296. Provisión a corto plazo para reestructuraciones |
| 147. Provisión por transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio | 5297. Provisión a corto plazo por transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio |
Asientos contables de una provisión de fondos
Los asientos contables relacionados con las provisiones de fondos dependen del tipo de provisión a contabilizar, y que tienen que ver con los que hemos desarrollado en el apartado anterior.
Provisión para impuestos
Este tipo de provisión recoge el importe estimado de las deudas tributarias cuyo pago está indeterminado en cuanto a su importe exacto o la fecha en la que se producirá, y que dependerá del cumplimiento o no de determinadas condiciones.
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 631. Otros tributos | XXX | |
| 141. Provisión para impuestos | XXX |
Por la reclasificación de esta provisión a corto plazo:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 141. Provisión para impuestos | YYY | |
| 5291. Provisión a corto plazo para impuestos | | YYY |
Una vez se conoce el importe exacto del impuesto, se contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 5291. Provisión a corto plazo para impuestos | ZZZ | |
| 113. Reservas voluntarias | TTT | |
| 475. Hacienda Pública, acreedora por conceptos fiscales | ZZZ + TTT |
Provisión para otras responsabilidades
Este tipo de provisión representa pasivos no financieros surgidos de cuantía no determinada, y no incluidas en el resto de cuentas del subgrupo.
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 6XX. Cuenta de gastos | XXX | |
| 142. Provisión para otras responsabilidades | | XXX |
Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado
Este tipo de provisión recoge el importe estimado de los costes de desmantelamiento o retiro del inmovilizado, además de la rehabilitación del lugar donde se asienta.
En este caso, se contabiliza el siguiente asiento, asumiendo que se adquiere un elemento de inmovilizado con una vida útil determinada, al término de la cual se desmontará con un coste indeterminado:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 2XX. Elemento de inmovilizado | XXX | |
| 572. Tesorería | YYY | |
| 143. Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado | | XXX + YYY |
En caso de que estos costes sean mayores de lo previsto (en TTT €).
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 2XX. Elemento de inmovilizado | XXX + TTT | |
| 143. Provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del inmovilizado | | XXX + TTT |
Provisión para actuaciones medioambientales
Esta provisión registra las obligaciones legales, contractuales e implícitas de cualquier empresa, o compromisos adquiridos por la misma, de cuantía determinada, para prevenir o reparar daños sobre el medio ambiente.
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 622. Reparaciones y conservación | XXX | |
| 145. Provisión para actuaciones medioambientales | | XXX |
En caso de que, por ejemplo, el gasto haya sido inferior que el estimado y provisionado.
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 145. Provisión para actuaciones medioambientales | XXX | |
| 472. Hacienda Pública, IVA Soportado | YYY | |
| 7955. Exceso de provisión para actuaciones medioambientales | | ZZZ |
| 572. Bancos | TTT |
Provisión para reestructuraciones
Este tipo de provisiones se utiliza para reestructurar un programa de actuación planificado o controlado por la empresa, que produzca un alcance de la actividad llevado a cabo por la empresa o en la manera de llevar a cabo la gestión de su actividad. Suele ser propio de las pequeñas y medianas empresas.
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 6XX. Cuenta de gastos | XXX | |
| 146. Provisión para reestructuraciones | | XXX |
Provisión por transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio
Este tipo de provisiones se utiliza para estimar el importe asumido por la empresa como consecuencia de una transacción con pagos basados en instrumentos de patrimonio que se liquiden con un importe efectivo basado en el valor de dichos instrumentos.
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 6457. Retribuciones al personal liquidadas en efectivo basado en instrumentos del patrimonio | XXX | |
| 147. Provisión por transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio | | XXX |
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Ejemplo de contabilización de una provisión de fondos
Debido a una reestructuración de la plantilla de una empresa, y al no haber llegado a un acuerdo con el personal afectado, la empresa ha sido demandada judicialmente. El importe de la indemnización se estima en 100.000 €, pero se cree que el fallo podría tardar más de un año, y existe la duda razonable de que el juicio pueda ser perdido.
En virtud del principio de prudencia, la contabilización del importe estimado inicialmente es la siguiente:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 641. Indemnizaciones | 100.000 € | |
| 142. Provisión para otras responsabilidades | | 100.000 € |
Conocida la sentencia inicial, el importe de la indemnización asciende hasta los 120.000 €, por lo que la provisión se ha quedado corta. En este caso, se contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 641. Indemnizaciones | 20.000 € | |
| 142. Provisión para otras responsabilidades | | 20.000 € |
La empresa decide apelar la decisión, y en segunda instancia, se rebaja la indemnización hasta los 107.000 €. El fallo es firme:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
| 142. Provisión para otras responsabilidades | 120.000 € | |
| 465. Remuneraciones pendientes de pago | | 107.000 € |
| 7952. Exceso de provisión para otras responsabilidades | 13.000 € |
