C贸mo generar facturas en WooCommerce

Si conoces el maravilloso mundo de la venta online, o est谩s pensando en lanzarte pr贸ximamente, es posible que WooCommerce te suene de algo.

Se trata de un plugin de WordPress que nos permite convertir una web en un ecommerce, y es una gran plataforma para gestionar pedidos y empezar a ganar dinero en internet. Eso s铆, como todo en esta vida tambi茅n tiene un problema, y es el que se genera cuando quieres gestionar las facturas en WooCommerce.

Si hab茅is llegado hasta aqu铆 es porque lo hab茅is sufrido, o quiz谩s porque ya lo est谩is sufriendo. S铆, no tiene mucho sentido que los clientes puedan descargar sus facturas y los vendedores no, pero por fortuna hay varias herramientas que pueden ayudarnos a conseguirlo.

Se trata de plugins que hay que descargar e  instalar, al igual que el propio WooCommerce, y resulta que existe alg煤n que otro plugin para facturas en WooCommerce. De hecho, nos permiten incluso personalizar la facturas WooCommerce con nuestro logotipo y nuestros colores corporativos. 驴Te gustar铆a saber c贸mo hacerlo? 隆En Quipu hemos estado investigando un poco para cont谩rtelo!

Leyendo este art铆culo aprender谩s:

Crear facturas en WooCommerce de forma autom谩tica

Si quieres saber c贸mo crear facturas autom谩ticamente en WooCommerce lo primero debes conocer es el nombre de uno de los plugins m谩s famosos y sencillos de utilizar:

WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

Con esta herramienta, totalmente gratuita y perfectamente funcional, podr谩s tanto personalizar tu factura en WooCommerce como descargarla. Adem谩s, podr谩s utilizar este plugin de WooCommerce para agrupar facturas por fechas de forma correlativa, que es lo que nos exige la legislaci贸n espa帽ola.

Cierto, puedes pagar para acceder a las premium templates de WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips, pero eso ya es decisi贸n de cada cual. Lo que s铆 debes saber es que no basta con acceder a tus facturas, sino que 茅stas deben contener una serie de detalles para que sean consideradas “legales” o que cumplen con la normativa actual, y es que requieren de una serie de datos obligatorios:  

  • La factura debe estar numerada.
  • El documento debe contener tanto la identificaci贸n del vendedor, en este caso nosotros, como la del cliente (de esto 煤ltimo hablaremos un poco m谩s adelante, porque WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips no lo permite por s铆 mismo).
  • 驴Qu茅 tipo de producto o servicio hemos vendido? Debe estar especificado.
  • La fecha de la transacci贸n debe constar en la factura.
  • Igualmente, la cantidad a pagar por el cliente debe quedar clara.
  • A dicha cantidad hay que a帽adirle el Impuesto sobre el Valor A帽adido. Por suerte, el IVA y WooCommerce PDF Invoices se llevan de maravilla.
  • La cuota tributaria tambi茅n debe quedar clara.

馃憠 驴Quieres saber c贸mo configurar los impuestos de tu Woocommerce?

鉂楋笍DATO CLAVE: Poder hacer facturas con WooCommerce en PDF de forma autom谩tica es una ayuda tremenda. S铆, podr铆as hacerlas a mano para enviarlas despu茅s a tus clientes, pero por poco que tengas cierto volumen de ventas ser铆a pr谩cticamente imposible atender a todo.

Hasta aqu铆 hemos visto todas las ventajas que nos ofrece conectar nuestro ecommerce con un plugin para generar facturas en Woocommerce, pero tambi茅n tenemos que destacar que existen algunas funcionalidades o caracter铆sticas que echaremos de menos si queremos automatizar nuestra facturaci贸n de forma m谩s integral. 

Por ejemplo, si vendemos en Woocommerce, pero aparte del ecommerce tambien vendo a trav茅s de una tienda f铆sica vas a tener un problema con las facturas ya que se van a generar sin una correlatividad num茅rica y por lo tanto vas a tener que realizar cambios en la numeraci贸n de las facturas de forma manual. 

Para solucionar este problema con las facturas, as铆 como la presentaci贸n de los impuestos o gestionar la tesorer铆a, existen aplicaciones que administran la facturaci贸n de tu negocio de forma integral, como el software de facturaci贸n y contabilidad Quipu

馃挜 BONUS: Descubre todas las ventajas que nos ofrece un integrar un software de facturaci贸n con tu Woocommerce y qu茅 puede hacer Quipu que NO pueda hacer un plugin de facturas

Configurar facturas en WooCommerce paso a paso

Adem谩s de poder obtener una factura, WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips nos permite configurar facturas para personalizarlas al m谩ximo. Lo 煤nico que tenemos que hacer es ir al apartado Facturas PDF del plugin y empezar a tocar a nuestro antojo. Podemos desde elegir el tama帽o de papel de la factura hasta sus colores, incluir el logo de nuestra empresa o a帽adir datos como la direcci贸n o el nombre de nuestra tienda. Recuerda que estos datos son b谩sicos para que la factura tenga validez legal.

Pero lo realmente interesante a la hora de configurar facturas en WooCommerce lo encontramos en la pesta帽a Documentos. Es aqu铆 donde, para empezar, debemos activar la creaci贸n de facturas en esta plataforma (ya sabes que no existe en ella de serie).

  • Una vez activas las facturas, nuestra recomendaci贸n es que en la opci贸n 鈥Adjuntar a鈥 marques 煤nicamente la casilla de Pedido completado.
  • 驴El motivo? F谩cil, es cuando WooCommerce enviar谩 v铆a email la factura al comprador de forma autom谩tica. 驴Y por qu茅 no antes? Pues porque es posible que, con algunos m茅todos de pago, remitamos una factura de una venta que no se ha llegado a realizar. Esto, como ya sabr谩s, requerir铆a de un ajuste contable, 隆de la otra forma nos ahorramos todo esos problemas!

El resto de opciones son al gusto de cada vendedor. No hay por qu茅 incluir el n煤mero de tel茅fono en la factura, ni tampoco el email del comprador. Sin embargo, hay dos detalles que s铆 que nos interesan de cara a la validez legal de nuestros documentos y que debemos seleccionar s铆 o s铆:

  • Mostrar la fecha de la factura.
  • Mostrar tambi茅n el n煤mero de la factura.

Adem谩s, conviene tener claro c贸mo funciona el apartado Formato de Numeraci贸n porque nos sacar谩 de m谩s de un apuro. O mejor dicho, nos los evitar谩 directamente. 驴Y eso por qu茅? Pues porque, sabiendo configurarlo, ser谩 absolutamente imposible que el sistema genere facturas duplicadas.

Lo 煤nico que hay que hacer es definir un sistema de nomenclatura basado en ciertos datos que cambian a diario y que es imposible que se repitan. Por ejemplo, comenzar la factura con el a帽o y el mes en curso.

deducir iva correctamente

驴M谩s cosas? WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips permite a cada cliente, si activamos la opci贸n Permitir descarga de facturas en Mi cuenta, que descargue sus facturas siempre que quiera previo registro en nuestra p谩gina. Esto, adem谩s de realmente 煤til para 茅l, nos garantiza cierta fidelizaci贸n por su parte, que nunca est谩 de m谩s. Eso s铆, recuerda activar la opci贸n de que solo pueda hacerlo una vez el sistema haya enviado la factura o, dicho de otro modo, cuando la compra se haya efectuado con 茅xito.

Por 煤ltimo, en la pesta帽a de Estado podr谩s configurar algunas opciones avanzadas del plugin, como restaurar tus configuraciones si ya lo hab铆as utilizado antes. Eso s铆, de no ser as铆 es preferible que esperes a estar un poco m谩s familiarizado con 茅l, porque lo m谩s probable es que no utilices nada de esto hasta pasado un tiempo.

隆Ah! No te lo hemos dicho, pero esta herramienta tambi茅n te permite generar un albar谩n de entrega en WooCommerce. Lo m谩s probable es que no utilices esta opci贸n, pero nunca se sabe鈥 隆as铆 que bueno es saberlo!

驴C贸mo incluir el NIF del cliente en las facturas de WooCommerce?

A pesar de que es un grand铆simo recurso para hacer facturas en WooCommerce, WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips tiene un gran fallo incomprensible que hace que no sea suficiente para nuestro prop贸sito: no registra los n煤meros de identificaci贸n ni del comprador ni del vendedor, 隆y los necesitamos para darle validez legal a nuestras facturas!

El NIF/CIF en la factura

El DNI, el CIF o el NIE son c贸digos de 8 n煤meros y una letra 煤nicos e intransferibles que nos identifican ante la ley a efectos fiscales. Es precisamente por eso que su presencia en una factura es indispensable para que esta sea v谩lida: es la 煤nica forma de mostrar que las cantidades que aparecen en ellas se han movido de unas manos a otras en concreto.

馃憠  驴Conoces las principales diferencias entre el CIF y el NIF

De hecho, un ticket normal de una tienda no puede utilizarse como factura precisamente porque carece de dichos datos.

隆Por eso cada vez que pedimos una factura f铆sica tenemos que perder unos minutos en darle nuestros datos a la persona que nos la tiene que dar! Ahora bien, ya que nuestros compradores se molestan en introducir todos los datos en nuestro e-commerce para completar el proceso de compra, 驴por qu茅 no aprovecharlo?

conciliaci贸n bancaria facturacion

A帽adir el NIF/CIF/NIE a una factura en WooCommerce mediante un Plugin

La forma m谩s sencilla de a帽adir un NIF a una factura en WooCommerce, es utilizando el plugin de WordPress : WC 鈥 APG Campo NIF/CIF/NIE. Hay otros, pero este es gratis y totalmente compatible con WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips, as铆 que鈥 隆para qu茅 cambiar!

Una vez instalado solo debemos tener dos cosas en cuenta:

  • Marcar la casilla de campo de facturaci贸n requerido har谩 que nadie pueda efectuar una compra sin dejarnos su NIF.
  • Adem谩s, activar la casilla de validar campo permitir谩 que el sistema compruebe si el NIF es correcto de forma autom谩tica. Eso s铆, si y solo si la tienda online opera en Espa帽a.

A帽adir el NIF/CIF/NIE a una factura en WooCommerce con C贸digo

Para poder realizar este paso es necesario tener acceso de administrador del WordPress. Ya que se deber谩 a帽adir unas l铆neas de c贸digo en Apariencia > Editor de Temas. 

Este fragmento de c贸digo te permitir谩:

  • Poner e campo NIF/CIF/NIE en la p谩gina de pago.
  • Marcar el campo como obligatorio.
  • A帽adir una breve descripci贸n del campo (a modo placeholder).
  • Que aparezca en la p谩gina de modificaci贸n del pedido.
  • Incluirlo en el email de confirmaci贸n del pedido que se env铆a al cliente.
/*
* A脩ADIR CAMPO NIF/CIF EN EL FORMULARIO DE PAGO
*/

function woo_custom_field_checkout($checkout) {
  echo '<div id="additional_checkout_field">';
  woocommerce_form_field( 'nif', array( // Identificador del campo 
    'type'          => 'text',
    'class'         => array('my-field-class form-row-wide'),
    'required'      => true,            // 驴El campo es obligatorio 'true' o 'false'?
    'label'       => __('NIF / CIF'),   // Nombre del campo
	'placeholder'   => __('Ej: 12345678X'), // Texto de apoyo que se muestra dentro del campo
  ), $checkout->get_value( 'nif' ));    // Identificador del campo 
  echo '</div>'; 
}
add_action( 'woocommerce_after_checkout_billing_form', 'woo_custom_field_checkout' );

/*
* INCLUYE NIF/CIF EN LOS DETALLES DEL PEDIDO CON EL NUEVO CAMPO
*/

function woo_custom_field_checkout_update_order($order_id) {
  if ( ! empty( $_POST['nif'] ) ) {
    update_post_meta( $order_id, 'NIF', sanitize_text_field( $_POST['nif'] ) );
  }
}
add_action( 'woocommerce_checkout_update_order_meta', 'woo_custom_field_checkout_update_order' );

/*
* MUESTRA EL VALOR DEL CAMPO NIF/CIF LA P脕GINA DE MODIFICACI脫N DEL PEDIDO
*/

function woo_custom_field_checkout_edit_order($order){
echo '<p><strong>'.__('NIF').':</strong> ' . get_post_meta( $order->id, 'NIF', true ) . '</p>';
}
add_action( 'woocommerce_admin_order_data_after_billing_address', 'woo_custom_field_checkout_edit_order', 10, 1 );

/*
* INCLUYE EL CAMPO NIF/CIF EN EL CORREO ELECTR脫NICO DE AVISO A TU CLIENTE
*/

function woo_custom_field_checkout_email($keys) {
  $keys[] = 'NIF';
  return $keys;
}
add_filter('woocommerce_email_order_meta_keys', 'woo_custom_field_checkout_email');

Comprobar que se generan las facturas en WooCommerce

No te lo dijimos antes, pero ahora que ya lo tendr谩s todo bien configurado querr谩s saber c贸mo acceder a descargar tus facturas con WooCommerce, 驴verdad? Al instalar el pluginWooCommerce PDF Invoices & Packing Slips ver谩s que aparecen nuevos iconos con forma de documento PDF en la pesta帽a 鈥楶edidos鈥 de WooCommerce. 隆Desde ah铆 podr谩s hacerlo!

Ahora bien, 驴estar谩 WooCommerce dej谩ndonos descargarlas sin que les est茅n llegando a nuestros clientes? Podr铆a pasar, desde luego, pero solo hay una forma fiable de descubrirlo:

  • Hacer una compra en nuestra propia tienda online.
  • Ver si nos llega el email con la factura.
  • Comprobar que podemos acceder a ella y descargarla desde el apartado “Mi Cuenta” dentro de nuestro e-commerce (entrando como cliente).
  • Y, para terminar, probar a descargar la factura de WooCommerce, en esta ocasi贸n como vendedor.

驴Qu茅 puede hacer Quipu que no pueda hacer un plugin de facturas?

Quipu es un software de facturaci贸n y contabilidad para aut贸nomos y pymes pensado para simplificar la gesti贸n de tu negocio. La plataforma se conecta f谩cilmente con tu Woocommerce y en pocos minutos estar谩s gestionando la facturaci贸n de tu ecommerce de forma completamente automatizada. 

驴Porqu茅 necesito gestionar la facturaci贸n de mi ecommerce de forma automatizada?

Si dispones de un ecommerce, Quipu se integra con las principales plataformas de venta online para que puedas gestionar toda la facturaci贸n de forma f谩cil.

Gestionar la facturaci贸n de forma automatizada te ahorrar谩 horas y horas de papeleo y adem谩s te ayudar谩 a tomar mejores decisiones en tu negocio.

Veamos 7 funcionalidades imprescindibles:  

Conciliaci贸n bancaria

Este primer punto es esencial y podr铆a sustituirse por un “que no se te pase nada por alto”. 

La conciliaci贸n bancaria es la que te permite tener la tranquilidad de saber que todos y cada uno de los movimientos que tienes en tu banco est谩n relacionados con su correspondiente factura de ingreso o gasto, tanto si estos ingresos proceden de un 煤nico canal de venta o si tienes ingresos de diferentes canales (varios ecommerce o un ecommerce y una tienda f铆sica)

conciliacion bancaria paso a paso

Conecta tu banco (seguro que encuentras el tuyo o los tuyos ya que disponen de m谩s de 180 entidades bancarias) y la herramienta de conciliaci贸n inteligente buscar谩 coincidencias automaticamente y luego te las mostrar谩 subrayadas para que tu las valides. 

Centraliza tu facturaci贸n de todo tu negocio

Una vez recibes tu pedido en tu Woocommerce autom谩ticamente se genera una factura en Quipu. Si gestionas m谩s de un ecommerce o si recibes ingresos desde varios canales de venta (puede ser que tengas una tienda y un ecommerce, o vendas en alg煤n marketplace y en tu propio ecommerce) se generar谩n sus correspondientes facturas en un mismo lugar.

Y, la numeraci贸n de estas facturas (acorde con la normativa vigente) ser谩 correlativa de forma que no tengas que realizar modificaciones manuales que te llevar铆an much铆simo tiempo. 

facturas quipu facturacion

Devoluci贸n/reembolso con factura rectificativa

Ninguno de los plugins presente en el mercado actualmente resuelve este problema. Cuando tienes que realizar un reembolso a un cliente que devuelve el producto que previamente ha comprado, necesitas realizar una factura rectificativa o de abono, que lo que hace b谩sicamente es rectificar la factura inicial.

Quipu automatiza este proceso y te permite realizar las facturas rectificativas: 

  • A帽adiendo la causa de la rectificaci贸n.
  • Con la numeraci贸n adecuada (que tiene que ser diferente a la numeraci贸n de las facturas ordinarias).
  • Especificando la factura a la que rectifica.
  • Todo esto, se realiza siguiendo la normativa vigente, y ante una inspecci贸n de Hacienda es imperativo tener tus facturas rectificativas en orden. 

Autorellenar los modelos tributarios

En la plataforma, aparte de las facturas de ingresos, podemos a帽adir nuestras facturas de gastos. Esto es especialmente interesante para la presentaci贸n de los impuestos mensuales, trimestrales y anuales. 

Una vez el programa de facturaci贸n recibe toda la informaci贸n sobre tus facturas de gastos e ingresos, autom谩ticamente rellena los modelos tributarios que tienes que presentar a Hacienda y te los deja listos para descargar. 

impuestos quipu modelos tributarios

Gesti贸n de tesorer铆a y vencimientos

Conectado con el punto anterior, el hecho que la plataforma Quipu conozca los impuestos, el IVA e IRPF, que se han aplicado en tus facturas de ingresos y gastos, te proporciona una poderosa herramienta para saber de forma anticipada cu谩nto vas a tener que pagar a Hacienda y de esta forma puedas tomar decisiones basados en estos datos. 

Todas tu facturas, tanto las de ingresos como las de gastos, tienen una fecha de emisi贸n y una fecha de vencimiento. Quipu usa esta informaci贸n para que puedas controlar en todo momento todos tus pagos y cobros pendientes y de esta forma puedas organizar mucho mejor tu modelo de previsi贸n de tesorer铆a

Analitica avanzada

La potente herramienta de “Anal铆tica” te ofrece algo que ning煤n plugin para facturas puede ofrecer:

  • Te permite obtener datos reales de rentabilidad del negocio.
  • Te permite visualizar de forma f谩cil qu茅 productos, canales, proveedores o clientes son m谩s o menos rentables. 

De esta forma, puedes decidir focalizar tus esfuerzos en aquello que te aporta m谩s beneficios y deja en segundo plano aquello que casi no te da margen. 隆Con esta herramienta hacer que tus ganancias aumenten y que tu negocio crezca ser谩 mucho m谩s sencillo! 

Conecta un gestor personalizado a tu negocio

Opcionalmente, puedes contratar un servicio de gestor铆a certificada, es decir, un asesor fiscal personalizado acorde a tu negocio y conectado a tu plataforma Quipu que se encargar谩 de presentar tus impuestos y supervisar谩 la gesti贸n de tu negocio d铆a a d铆a. 

隆Es la mejor opci贸n si lo que buscas es estar tranquilo y centrarte en hacer crecer tu negocio!

asesor fiscal

驴C贸mo podemos tener facturas legales en PDF en WooCommerce?

Lo normal es que todo vaya de maravilla y no haya ning煤n tipo de problema. Si algo no funciona, lo primero que debes hacer es volver a repasar esta gu铆a y ver si se te ha pasado por alto alg煤n detalle a la hora de configurar tu factura PDF en WooCommerce

馃挕 QUIPU TIP: 驴Te has dejado una casilla sin marcar? 驴Te has saltado alg煤n paso? Por lo general, los errores con estos detalles son sencillos de solucionar y solo nos robar谩n algo de tiempo.

En caso de que no se solucione y no sepamos c贸mo m谩s podemos tener facturas legales en PDF en WooCommerce, quiz谩s sea un buen momento para acudir a profesionales en la plataforma que nos hagan una configuraci贸n al detalle. Eso s铆, en este caso no te cortes a la hora de pedir opciones de personalizaci贸n. La imagen lo es todo en el mundo empresarial, as铆 que ya que vas a pagar por un servicio profesional, aseg煤rate de exprimirlo al m谩ximo.

El hecho de que existan herramientas para poder obtener facturas en WooCommerce es un avance tremendo. Y adem谩s, que se generen de forma autom谩tica es una aut茅ntica maravilla. Se acab贸 el tener que emplear m谩s tiempo de la cuenta en mantener un control sobre tu facturaci贸n. Ahora podr谩s centrarte en tu negocio online, en hacerlo crecer y en hacer las cosas cada vez mejor. 隆Y eso no tiene precio!

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