Conciliación bancaria, gestión de tesorería y justificación de facturas.

Hoy hablamos de una de la obligaciones de la empresa: la conciliación bancaria que, a grandes rasgos, nos referimos a una parte de la gestión de la tesorería. La empresa debe justificar cada movimiento bancario con su operación. Pero, por partes, vamos a detallarlo todo poco a poco.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es la acción de justificar cada uno de los movimientos bancarios con nuestras operaciones. Se trata de puntear los diferentes movimientos que hay en el banco con nuestras facturas. Determinar que cada una de las transacciones forma parte de una factura.

Por ejemplo, imaginemos que entramos dentro de nuestra banca online de empresa. Allí se nos muestran los últimos movimientos des del 01/10/2016 hasta el 31/10/2016, y tenemos 2 movimientos. Después vamos a nuestro libro de registro y buscamos la facturación del mismo periodo, donde tenemos dos facturas. Debemos coger los dos movimientos del banco y justificar, puntear y conciliar estos 2 movimientos con las facturas correspondientes a dichas actividades.

De esta manera:

Si tenemos el Movimiento 1 de  – 50€ por el pago a orange, lo conciliaremos con la factura de gasto que nos ha enviado nuestra compañía telefónica.

Con el Movimiento 2 de +1500€ por servicios profesionales, tendremos que cogerlo para conciliarlo con la factura que le emitimos a nuestro cliente sobre los servicios prestados durante el mes de octubre.

Por lo que los movimientos que vemos en el banco de -50€y +1500€, tienen su factura previamente enviada. Ejemplo:

CB

Cómo realizar la conciliación bancaria

La conciliación en si, es asignar que finalmente ese movimiento bancario corresponde a la factura del ingreso o gasto. Para llevarlo a cabo puedes hacerlo de la forma convencional, mediante Excel, exportando ambos registros, tanto bancarios como de facturación e ir creando una nuevo, justificando cada uno de ellos y haciendo énfasis en qué movimiento justifica tal factura. O bien, puedes hacerlo con Quipu, donde te muestra tus cuentas bancarias y tus facturas y así poder conciliar en un mismo lugar – Quipu se conecta con más de 40 bancos – y en pocos segundos lo tienes hecho:

cb2

De esta manera, una vez tenemos todos los movimientos del banco y las facturas o tickets de ingresos o gastos, debemos conciliar TODOS los movimientos y verificar que cuadran. Es, al fin y al cabo, un cierre de caja de esa cuenta bancaria o de tantas como tengas. 

¿Cuándo hay que realizar la conciliación bancaria?

Sí o sí tendrás que hacerla durante el periodo de impuestos, puesto que hay que cerrar trimestre. Sin embargo, lo mejor que puedes hacer es, como mínimo, realizarla una vez al mes para ver que tus cuentas están cuadrando en todo momento. Después, en nuestro programa contable o en el del gestor, cada una de las conciliaciones junto con sus categorías contables, serán importadas para poder realizar el cierre de trimestre. Recuerda que Quipu se conecta con tu programa de contabilidad.

Teniendo cuenta que la Agencia Tributaria quiere un justificante de todos los movimientos bancarios, quiere que todas las operaciones que hayas ido realizando, tengan un justificante, adecuado para dicha actividad.

Sincronización bancos Quipu

Sistemas de conciliación bancaria

Como hemos ido comentando tienes la opción de realizar con Excel, o incluso en papel. Todo lo que necesitas es un registro de los movimientos bancarios y de la facturación. De todo, así como las categorías contables que tienen dichas facturas.

Cómo descargar mi facturación

Otra opción y sin duda alguna, la más sencilla de todas, es usar herramientas como Quipu, un programa de facturación que se conecta con tu entidad bancaria y te permite realizarla de forma muchísimo más rápida y tenerlo todo en un mismo lugar. No solo tu tesorería, sino tu también tus facturas, informes y registros. Puedes probar Quipu aquí, de manera totalmente gratuita.

Si todavía no has conectado tu banco, puedes descargar toda la información de tu facturación en excel, para hacer el punteo. Para ello, solo tienes que ir, tanto a ingresos como a gastos, y seleccionar el periodo de tiempo que quieres, un trimestre en concreto, o todo el año. Seguidamente, clicas en la flecha de descarga, y te bajarás un documento de excel con toda la información de tu facturación, y ya podrás hacer el punteo.

Sin embargo, la opción más fácil, como decimos, es que realices la conciliación bancaria en Quipu. Solo tienes que agrupar los movimientos bancarios que tienes gracias a la sincronización bancaria, con las facturas y tickets que Quipu te sugiere.

Te dejamos un vídeo en el que te explicamos cómo podrás gestionar la tesorería de tu empresa y hacer la conciliación bancaria con Quipu:

 

 

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¡Saludos!

Júlia Areny Quipu
Responsable de comunicación. Puedes seguirme en twitter @juliadeQuipu o Facebook: juliaquipu ;)