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Qué es y cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso

En este artículo hablaremos de una de las obligaciones de las empresas, la conciliación bancaria. Es decir, las empresas deben justificar cada movimiento bancario con su operación, lo cual se entiende como conciliación bancaria. 

Pero vayamos por partes, vamos a detallar de qué se trata y cómo se hace la conciliación bancaria, así como desvelar los trucos para poder hacer la conciliación bancaria de forma fácil. Te explicaremos qué es y para qué sirve conciliar bancos, y te enseñaremos cómo hacerlo paso a paso. Quédate hasta el final para descubrir un método que te evitará tener que repetir este tedioso proceso cada mes.

Leyendo este artículo aprenderás:

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es la acción de justificar cada uno de los movimientos bancarios con nuestras operaciones. Se trata de puntear los diferentes movimientos que hay en el banco con nuestras facturas, para determinar que cada una de las transacciones forma parte de una factura.

Es muy recomendable llevar al día la conciliación bancaria. Es uno de los puntos claves para controlar la tesorería y el estado actual de la empresa. La realizamos para cuadrar nuestros ingresos y gastos con el extracto bancario, pero no con el objetivo de que todo esté perfecto, sino de saber dónde está el descuadre. 

Antes de empezar a realizarla debemos saber que es muy habitual que al cuadrar ambas partes tengamos algún fallo, algún importe que no acabe de encajar. Por eso decimos que sirve para detectar estos errores, como facturas vencidas impagadas, así como para tener el control de tus recursos.

En el momento en el que no podemos detectarlos, las cosas pueden empezar a ir mal. Si la llevamos al día, podremos redirigir los problemas y atacarlos de forma directa.

¿Por qué debería usar un Programa de Facturación?

Ésta es la pregunta que más nos hacéis últimamente, y la respuesta la encontrarás en el siguiente vídeo, en el que te desvelamos las ventajas de utilizar un programa de facturación con conciliación bancaria.

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Conciliación bancaria en contabilidad: libros contables 

Para tener la conciliación bancaria bien hecha, es importante llevar al día las cuentas de la empresa así como los ingresos y gastos, que solemos tener registrados en libros contables como el libro mayor y el libro diario. Debemos conciliar los importes correctamente con todas las cuentas que pueda tener la empresa.

¿Cuándo hay que realizar la conciliación bancaria?

Sí o sí tendrás que hacer la conciliación bancaria durante el periodo de impuestos, puesto que hay que cerrar el trimestre, y anualmente para las cuentas anuales. Sin embargo, lo mejor que puedes hacer es, como mínimo, realizarla una vez al mes o elegir a un asesor que te ayude a hacerla, para asegurarte que lo haces correctamente. 

¿Es obligatorio conciliar bancos?

Para poder presentar los impuestos trimestrales y las cuentas anuales, debes realizar la conciliación bancaria. Si bien no es obligatorio conciliar bancos cómo tal, es imprescindible para poder cumplir con tus obligaciones. Además te permite tener un mayor control sobre tu organización, es importante de cara a una posible inspección, y ayuda en otros muchos aspectos que te comentamos en el apartado de Ventajas de hacer la conciliación. 

Porqué es importante conciliar bancos

El objetivo de hacer la conciliación bancaria no es sólo mostrar y justificar a la administración los movimientos de la cuenta bancaria, sino ver que tus cuentas están cuadrando en todo momento, qué recursos tenemos y qué nos falta.

Es importante saber que, ya sea con nuestro programa contable o en el del gestor, cada una de las conciliaciones, junto con sus categorías contables, serán importadas para poder realizar el cierre de trimestre. Teniendo en cuenta que la Agencia Tributaria quiere un justificante de todos los movimientos bancarios, quiere que todas las operaciones que hayas ido realizando, tengan un justificante, adecuado para dicha actividad.

La parte de control y gestión de tu empresa también es muy importante. Como hemos comentado al principio, muchas veces la conciliación no cuadra del todo, así que como organización es importante saber qué está fallando, para poder encontrar una solución lo antes posible.

Ventajas de hacer bien la conciliación 

Conciliar bien tus bancos te permite tener el control de tu empresa. Saber dónde estamos, con qué recursos contamos, y qué debemos, es vital para tomar decisiones. Sin tener esta información, es muy difícil que los objetivos que nos marquemos sean realistas, y todavía más que se cumplan. Estas son las ventajas de hacer la conciliación, así como los errores que puedes prevenir.

  • Control de recursos: No podemos crecer si no sabemos qué tenemos. Muchas empresas cometen el error de avanzar y probar cosas sin saber realmente con qué saldo cuentan. Así es como muchos se van a pique, por no tener un buen control de los recursos. Aunque pueda ser tedioso, estar al día es vital si quieres que tu negocio dure mucho tiempo. ¿Al final es lo que queremos todos, verdad?
  • Control de pagos: Si tenemos un gran volumen es muy importante saber qué hemos pagado, desde las nóminas hasta cualquier otro gasto. Muchas veces nos llaman proveedores reclamando el pago de facturas que nosotros creemos que ya hemos abonado. Con la conciliación al día podremos ver si ese pago se ha realizado o no, y dar una respuesta correcta al proveedor.
  • Control de cobros: En Quipu hemos visto que, si no tienes tu conciliación al día y tus ingresos y gastos en el mismo lugar que tus cuentas, a muchas empresas se les pasan por alto facturas vencidas. Con la conciliación bancaria de Quipu puedes estar al día de todos tus vencimientos, y reclamar a tus clientes el pago de cada una de las facturas.
  • Preparados para una inspección: Para no tener ningún problema cuando nos enfrentamos a una inspección, es clave tener la contabilidad al día. Para ello debemos conciliar bien, y cuadrar los desajustes para estar preparados.
  • Información, el punto clave: El control es la herramienta que nos permite que nuestra empresa tenga éxito. Si nos olvidamos de saber qué pasa en nuestro negocio, qué saldo tenemos, y qué podemos hacer, tomaremos malas decisiones. Puede que tengamos suerte al principio, pero una vez crecemos no podemos dar la espalda a la contabilidad.
  • Podremos identificar errores: Si realizamos la conciliación mensualmente, podremos ver errores fácilmente. Desde consignaciones registradas en los libros que el banco no ha abonado, o notas de débito o crédito que el banco ha cargado o abonado y todavía no las tenemos registradas, hasta errores manuales en los libros o cheques girados por la empresa que no han sido cobrados. Todo esto puede ser un quebradero de cabeza si conciliamos cada tres meses, pero será mucho más fácil si lo llevamos al día.

Cómo hacer la conciliación bancaria

La conciliación en sí, como hemos explicado, es asignar que finalmente ese movimiento bancario corresponde a la factura del ingreso o gasto. Para llevarlo a cabo puedes hacerlo de la forma automática con tu programa de facturación:

  • El apartado de cliente de Quipu te muestra tus cuentas bancarias y tus ingresos y gastos, y así puedes conciliar en un mismo lugar (sigue leyendo para saber cómo hacerlo paso a paso). Quipu se conecta con más de 200 bancos, y en pocos segundos puedes relacionar todos los importes. En esta imagen puedes ver como se ve la conciliación con este programa:  

O bien, puedes hacerlo de forma manual en Excel:

  • Hacer la conciliación bancaria en Excel, exportando ambos registros, tanto bancarios como de ingresos y gastos, e ir creando uno nuevo, justificando cada uno de ellos y haciendo énfasis en qué movimiento justifica tal factura. 

Sea de la manera que sea, una vez tenemos todos los movimientos del banco y el registro de ingresos o gastos, debemos conciliar TODOS los movimientos y verificar que cuadran. 

Es, al fin y al cabo, un cierre de caja de esa cuenta bancaria o de tantas como tengas, ya sea una cuenta como tal o otro sistema de pago como puede ser Bizum. De hecho, hemos dedicado un artículo para explicar qué es Bizum para empresas, cómo funciona y sus ventajas e inconvenientes.

QUIPU TIP: En Quipu queremos facilitarte la vida, y para ello hemos simplificado la conciliación bancaria para el usuario. Olvídate de plantillas, olvídate de puntear uno a uno. ¡Prueba Quipu gratis durante 15 días y descubre como conciliar bancos sin romperte la cabeza!

Conciliar bancos con Quipu paso a paso

Quipu te permite hacer la conciliación de dos formas, manual y automática. En primer lugar te explicamos la forma de conciliar bancos automáticamente: Una vez ya te has dado de alta en el programa, lo primero que tienes que hacer es sincronizar una cuenta bancaria con Quipu. Una vez tengas la cuenta del banco sincronizada, podrás empezar a conciliar los movimientos bancarios:

  • Al acceder a tu cuenta bancaria detectaremos automáticamente si hay movimientos que coincidan con tus facturas o tickets, y se te sugerirán hasta 20 conciliaciones. Solo tendrás que aceptar esas conciliaciones y comprobar que todo está correcto.
conciliacion bancaria
  • Podrás evitar errores gracias a nuestras sugerencias y ganarás tiempo aprobando sencillamente con un click las coincidencias o desmarcando si hay alguna que no se haya cruzado correctamente.

Si en cambio prefieres hacer la conciliación de forma manual, puedes seleccionar esa opción y para cada uno de los movimientos que aparezcan a la izquierda de la pantalla, Quipu te ofrecerá los movimientos del banco que puedan pertenecer a dicho importe, para que puedas adjudicar y justificar cada uno de ellos.

Todo esto queda mucho mejor explicado en este vídeo de cómo hacer la conciliación bancaria de forma manual:


Cómo descargar mi facturación en Quipu

Si todavía no has conectado tu banco, puedes descargar toda la información de tu facturación en excel, para hacer el punteo. Para ello, solo tienes que ir, tanto a ingresos como a gastos, y seleccionar el periodo de tiempo que quieres, un trimestre en concreto, o todo el año. Seguidamente, clicas en la flecha de descarga, y te bajarás un documento de excel con toda la información de tu facturación, y ya podrás hacer el punteo.

Conciliación bancaria en excel paso a paso

Vamos a ver un ejemplo de conciliación bancaria, para saber cómo realizar la conciliación bancaria paso a paso. En primer lugar, debemos tener cerca el extracto bancario de la cuenta a conciliar, y los libros de contabilidad o el registro de ingresos y gastos. En segundo lugar, una plantilla de conciliación bancaria en Excel, como la que hemos preparado en Quipu.

Para este ejemplo nos situamos en una empresa que, en el momento de realizar la conciliación, tiene 2 movimientos:

  • Si tenemos el Movimiento bancario 1 de  – 50€ por el pago a Orange, lo conciliaremos con la factura de gasto que nos ha enviado nuestra compañía telefónica.
  • Con el Movimiento bancario 2 de +1500€ por servicios profesionales, tendremos que cogerlo para conciliar con la factura que le emitimos a nuestro cliente sobre los servicios prestados durante el mes de octubre.

Este procedimiento deberemos repetirlo con cada importe y cada movimiento, para acabar cuadrando las cuentas. El proceso puede ser muy tedioso y repetitivo, así que siempre es mejor contar con una buena plantilla de conciliación bancaria en Excel, o con un buen programa de facturación.

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