Qué es y cómo hacer un Plan de Tesorería paso a paso

Contar con una visión clara de nuestras finanzas aporta una indudable sensación de tranquilidad y alivio, además de otorgarnos una mayor capacidad de tomar decisiones mejor informadas. Para ello, en el plano empresarial (especialmente para autónomos y pymes), uno de los elementos básicos que necesitamos es el plan de tesorería. Es una herramienta necesaria para dotar a los responsables de finanzas la autoridad necesaria para tomar las riendas de las cuentas del negocio.

Por eso hoy queremos analizar aquí las claves para entender qué es y cómo funciona un plan de tesorería, cómo hacer un plan de tesorería y cómo ponerlo en práctica, así como los factores que pueden influir en él.

Leyendo este artículo aprenderás:

¿Qué es un plan de tesorería?

Un plan de tesorería no es más que un documento que refleja las entradas de dinero (cobros) y las salidas de dinero (pagos), de una determinada empresa o negocio. El cálculo de estos planes de tesorería puede ser a corto, medio o largo plazo. Por ejemplo, tres meses, seis o un año. Sin embargo, la más habitual y recomendable es la de tres meses, principalmente porque es la que ofrece unos resultados más fidedignos.

Un plan de tesorería estándar puede ser útil tanto para una empresa como para un particular que tiene inquietud por gestionar mejor sus finanzas. Se juega con las entradas de dinero previstas y con los gastos también esperados.

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Para qué sirve un plan de tesorería

Conocer a fondo nuestras finanzas es obviamente la respuesta más sencilla, pero hay más. Como no es lo mismo tener ingresos que beneficios, es importante visualizar todos estos datos para contar con una aproximación realista a las cuentas de la empresa:

  • Los ingresos vs. los cobros: podemos tener derecho a cobrar una cantidad de dinero, pero hasta que el cobro no se haga el efectivo, no lo tendremos en caja.
  • Los gastos vs. los pagos: de la misma forma que los ingresos y los cobros, los gastos y los pagos reflejan la obligación a abonar una cantidad de dinero y la entrega real de ese monto.

DATO CLAVE: La tesorería mide la disposición monetaria de un negocio en un determinado momento. Por ejemplo, podemos tener muchas facturas emitidas e ingresos en el horizonte, pero si no llegan en el tiempo estimado los cobros esperados, puede que nos encontremos ante una caja sin liquidez.

Beneficios de realizar un plan de tesorería

Si llevamos a cabo un plan de tesorería adecuado, obtendremos todas estas ventajas o beneficios:

  • Control de la liquidez de la empresa: sabremos de cuánta liquidez dispondremos en los próximos meses y así podremos tomar decisiones informadas acorde con la situación.
  • Decidir posibles inversiones en función de la flexibilidad de nuestra tesorería.
  • Conocer la posibilidad de hacer frente a las obligaciones de pago: ¿Contaremos con la liquidez necesaria para hacer frente a pagos restantes?
  • Tras ello, un plan de tesorería nos puede informar acerca de nuestra capacidad de endeudamiento.
  • Mejora de la gestión de la empresa: los datos reflejarán cuáles son nuestros mejores meses del año o cuáles presentan más dificultades. Con este conocimiento, podremos prepararnos con anticipación.
  • Finalmente, un plan de tesorería nos brinda una visión global de las cuentas de la empresa, con lo que podremos decidir si es necesario acudir a financiación externa (préstamos bancarios u otros métodos).

Cómo hacer un plan de tesorería: qué necesito saber

Antes de continuar, es necesario recalcar que para realizar un plan de tesorería vamos a utilizar los valores de: cobros de tesorería y pagos de tesorería. Para tener visibilidad sobre la tesorería de una empresa hay que tener en cuenta estos valores por las razones expuestas arriba y por las siguientes:

  • Pagos: muy pocas veces los pagos se realizan de forma inmediata y habitualmente los proveedores reciben esos pagos a 30 o 60 días. Tener control sobre estos pagos (y sobre la facturación) nos garantizará que contamos con la capacidad para hacer frente a los pagos de los próximos meses.
  • Cobros: lo mismo ocurre con los cobros pero en el sentido contrario, es decir, saber cuándo vamos a recibir cobros sobre nuestros productos o servicios nos ofrecerá una visión sobre los flujos de entrada a nuestras cuentas. Además, nos permitirá saber si hay impagos con el fin de reclamarlos.

No todos los pagos y cobros son iguales, por lo que diferenciamos también a continuación sus características:

  • Cobros por prestación de servicios o venta de productos: todos aquellos que sean derivados de nuestra actividad profesional, es decir, cobros a cambio de nuestros productos o servicios. Si facturamos y esperamos el abono de estos servicios a 30 o 60 días, el ingreso se produce en la venta pero el cobro será pasado el plazo establecido. Sin embargo, si el cobro es al contado, ingreso y cobro se realizarán en el mismo momento.
  • Cobros extraordinarios: aquellos derivados de, por ejemplo, ingresos de préstamos, devoluciones de impuestos o cobro de subvenciones.
  • Cobros derivados de operaciones financieras: aquellos relacionados con productos financieros o rendimientos positivos de inversiones, entre otros.
  • Pagos derivados de la actividad normal de la empresa: hablamos de pagos comunes que tienen que ver con las nóminas de los empleados, retribución a los administradores de la empresa, alquileres o hipotecas, pagos a proveedores, suministros, seguros, publicidad, etc.
  • Pagos extraordinarios: multas, sanciones, transacciones puntuales y comisiones, entre otros.
  • Pagos derivados de operaciones financieras: aquí también tendríamos en cuenta los costes derivados de operaciones financieras con resultados adversos, como rendimiento negativo de inversiones o comisiones bancarias.

DATO CLAVE: Hoy en día, además de los cobros tradicionales (en efectivo, con tarjeta de crédito o mediante cheques), existen otras alternativas que pueden tener sus propias características diferenciales. Hablamos de los pagos online (métodos como PayPal), el pago mediante dispositivos móviles o el pago con criptomonedas.

Liquidación del IVA

Es importante no perder de vista el IVA para determinar un plan de tesorería, pues todos los pagos cuentan con su IVA correspondiente. Eso significa que tendremos que declarar mensual o trimestralmente el IVA (soportado y repercutido).

Pasos a seguir para hacer una previsión de tesorería

Online se pueden encontrar plantillas de Excel, como la que hemos preparado con Quipu, que sirven como modelo para realizar un plan de tesorería. Aunque nosotros contamos con nuestra propia herramienta simplificada (de la que te hablaremos más abajo), te contamos a continuación cuáles son los pasos a seguir para hacer fácilmente un plan de tesorería.

  • Tenemos que diseñar o descargar una hoja de Excel que reúna todos los datos de cada uno de los cobros y pagos que hemos comentado arriba: cobros ordinarios, extraordinarios y derivados de operaciones financieras; pagos ordinarios, extraordinarios y derivados de operaciones financieras.
  • En cada uno de ellos dedicaremos la primera columna a cada uno de los elementos (concepto) de la previsión de cobros o pagos; y el eje horizontal a los meses que vayamos a analizar.
  • En cada una de las tablas realizaremos una estimación de cuánto se cobrará o pagará al contado, a 30 días, 60 o 90. Esto nos permitirá obtener una aproximación más fiel a la realidad. También tendremos que aplicar el IVA, sea cual sea el que corresponda en pagos y cobros.

Después de todo el desglose por cada tipología, tendremos que hacer un nuevo cuadro en el que, en la columna de concepto se incluyan todos estos valores:

  • Saldo inicial: aquí tendremos que anotar el saldo de tesorería de cada mes, que coincidirá con el saldo final del mes que le precede.
  • Total cobros: extraído del cuadro de cobros que hemos visto anteriormente. Es la suma de todos los cobros, en un mes, efectuados o previstos.
  • Total pagos: lo mismo que el anterior pero con el cuadro de pagos.
  • Saldo neto: la diferencia entre los ingresos y los gastos de un mes.
  • Saldo final: es el resultado de la suma entre el saldo inicial y el saldo neto de un mes.

Factores que pueden influir en la tesorería

Más allá de nuestra habilidad para hacer un buen plan de tesorería, hay numerosos factores que pueden influir en la misma. Principalmente, tiene un efecto muy negativo sobre la actividad el plazo o condiciones de cobro. Obviamente, si un gran número de nuestras facturas se pagan a 60 o 90 días no contaremos con líquido para operar.

Además, los plazos o condiciones de pago pueden ofrecer un oxígeno extra a nuestra caja, pero también llevar a engaño. Contar con efectivo no es lo mismo que tener beneficios si todavía no se ha pagado a los proveedores.

Otro de los factores que impactan sobre nuestra tesorería es el tipo de negocio con el que trabajemos. Algunos de ellos, no pueden facturar hasta que no completan un proyecto, en cuyo caso deben dedicar muchos recursos al mismo y no cobrarán nada hasta el final.

En definitiva, lo más importante es conocer la naturaleza del negocio y la relación con proveedores, clientes, etc. Todo ello, además, nos servirá para valorar el resultado de la empresa, es decir, si da pérdidas o beneficios, cuándo en el año es más solvente, etc. Esa, en definitiva, es la esencia del plan de tesorería.

Cómo simplificar la tesorería con Quipu

Un buen modelo de plan de tesorería de una empresa te ofrece visibilidad sobre la previsión de pagos y cobros futuros de la entidad, así como la diferencia entre pagos y cobros. Con todo esto podrás saber de un vistazo si obtienes beneficio suficiente para hacer frente a los pagos a proveedores y, además, obtener beneficio.

Desde Quipu te ofrecemos nuestra versión automatizada y muy completa en una herramienta de gestión de la tesorería:

  • Con Quipu podrás tener un plan de tesorería que te permitirá ver los pagos y cobros pendientes para los siguientes meses, o rango de días, de una forma simplificada.

Además, para cada uno de los meses siguientes, Quipu te mostrará la diferencia entre pagos y cobros, para que puedas controlar en todo momento la situación de la empresa. El gestor te ayudará a tomar las mejores decisiones para asegurar el crecimiento y la eficiencia de tu negocio.

QUIPU TIP: Toda la información de tu cuenta se mostrará en este modelo de previsión de pagos y cobros, de forma simplificada. De esta forma, Quipu te mostrará tanto los pagos y cobros atrasados como los pagos y cobros pendientes.

Para que puedas organizar mejor tu modelo de previsión de tesorería, puedes seleccionar dos vistas distintas: por meses o por rango de días. En el caso de querer ir más al detalle en los pagos y cobros pendientes, siempre podrás hacer clic sobre el periodo que quieras conocer para que se muestre los pagos o los cobros, según selecciones.

Cuadro previsión de tesorería

Para poder tener un control total y visibilidad sobre el estado de tu negocio, puedes usar un cuadro de mando integral en el que se incluya un cuadro de plan de tesorería. En Quipu, puedes tener el cuadro de mandos integral de tu negocio, en el que se incluye los siguientes análisis:

  • Resumen financiero de la empresa.
  • Estado de las cuentas bancarias.
  • Previsión de tesorería.
  • Cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Análisis de ingresos y gastos.

Podrás ver y conocer el estado de tu negocio a tiempo real, con información actualizada para tomar mejores decisiones en tu negocio. Además, uno de nuestros gestores asociados revisará la información de tu empresa por ti y te ayudará a tomar mejores decisiones.

BONUS: Si todavía no lo has probado, te animamos a utilizar el gestor de Quipu para contar con tu propio plan de tesorería y acceder a la información actualizada de tu negocio. ¿A qué esperas a empezar? 🙂

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