¿Qué libros necesito para llevar el día a día de mi empresa? Qué son y cómo conseguirlos.

Hay tres grupos distintos de libros que necesitas llevar al día para la actividad de tu empresa. Tres legislaciones – fiscal, mercantil y contable- son las que regulan las requisitos de cada libro y su normativa. Veamos pues cuáles son los libros que necesitas para cumplir con tus obligaciones como empresario:

1. Los libros mercantiles

Este tipo de libros son los que, básicamente, recogen acuerdos entre socios, juntas generales, etc. Específicamente necesitaremos:

Libro de actas

Como su nombre indica es el libro que recoge el acta de las diferentes reuniones, acuerdos, previsiones, votaciones…además, se tendrán que apuntar aspectos más formales como los asistentes, las fechas, el lugar, etcétera para que ubicar cada decisión empresarial.

Libro de registro de socios, sociedad o acciones

En este libro se registra la identidad de cada uno de los socios, su participación en la empresa y todos los cambios que puedan haber en éstas. Estos libros serán de una categoría u otra dependiendo del tipo de sociedad que llevemos a cabo:

Libro de registro de socios

Se utiliza para sociedades de responsabilidad limitada (SL), sociedades limitadas laborales (SLL), que son aquellas donde gran parte del capital es aportado por los trabajadores-  y sociedades de garantía recíproca (SGR), empresas que facilitan el acceso a créditos a pymes.

Libro de registro de la sociedad

Para sociedades de responsabilidad limitada unipersonal (SLU) donde se tienen que registrar los acuerdos a los que se llega.

Libro de registro de acciones nomintavias

Este libro debe ser utilizado por las sociedades anónimas (SA), sociedades anónimas laborales (SAL) y sociedades comanditarias por acciones, siempre que tengan las sociedades a su nombre.
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2. Libros Fiscales obligatorios

Todas esas empresas que facturen con IVA, deberán tener, sin excepción su libro de IVA, en el que constarán:

– Libro de facturas emitidas

con todas las facturas que hayas creado para tus clientes

– Libro de facturas recibidas

con todos las facturas de tus gastos de tu empresa

– Libro de bienes de inversión

– Libro de operaciones intracomunitarias

donde registran las operaciones con clientes/proveedores de la Unión Europea.

Todos estos libros que  no son más que un registro de movimientos de ingresos y gastos, Quipu te los facilita en segundos. Básicamente porque puedes importar todas tus facturas y gastos a un excel en poco más de segundos. Si no te lo crees puedes verlo en este vídeo donde te dejamos los dos ejemplos, cómo importar todos tus ingresos y, después, todos tus gastos:

3. Libros contables

Libro diario

Es el libro donde, como su nombre indica, se registra el día a día de todas las operaciones que tengan que ver con la empresa. Igualmente, según la ley, no es necesario actualizar todos los datos a diario, sino que es aceptado anotar el total de determinado tipos de operaciones, siempre y cuando, no sean de periodos superiores a tres meses.

Para rellenar esta libro se necesitan ciertos conocimientos contables y se elabora cada ejercicio económico que, normalmente, coincide con un año natural.

Libro de inventarios y cuentas anuales

Este libro recoge la situación de la empresa y su evolución, como mínimo de forma trimestral, a través de sumas y saldos. Además también debes hacer constar el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. Estas cuentas anuales, contienen:

– Balance de situación con un informe sobre patrimonio empresarial.

– Cuenta de pérdidas y ganancias a través de un informe de ingresos, gastos y el balance final de ambos.

– La evolución y los cambios del patrimonio neto de la empresa.

– Una memoria del ejercicio que explique con detalle los apartados anteriores.

Presentación en formato electrónico

Tal como informa el BOE,  desde el 29 de septiembre de 2013 es obligatoria la presentación de los libros de empresas en formato electrónico y vía telemática en el Registro Mercantil. Además recuerda que tienes un máximo de 4 meses del cierre del ejercicio social para presentar los libros obligatorios.

Quipu de facilita muchas de estas tareas porque siempre tendrás accesible tu información de facturación en pocos segundos ¿Quieres comprobarlo? No dudes en pedir la prueba gratuita de Quipu.

 

Júlia Areny Quipu
Responsable de comunicación. Puedes seguirme en twitter @juliadeQuipu o Facebook: juliaquipu ;)