Vamos a ver qué es y cómo rellenar un libro de actas, así como conocer cuál es el proceso de legalización de un libro de actas y qué diferencia hay entre un libro de actas y un libro de socios.

Libros contables en una sociedad

Llevar el registro de los libros contables es una tarea obligatoria para toda sociedad, así como presentarlos al Registro Mercantil. Entre los libros contables de una sociedad mercantil, se encuentra el libro de actas.

De forma obligatoria, toda empresa tiene que realizar una junta ordinaria durante el ejercicio. No obstante, puede haber más de un encuentro entre socios, ya que se pueden producir juntas generales extraordinarias. El conjunto de reuniones y encuentros entre los socios de una sociedad mercantil tienen que quedar registrados en el Libro de Actas.

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Qué es el libro de actas

El libro de actas es un libro contable de la sociedad que recoge la información de todas las juntas o encuentros que se producen entre los socios de una Sociedad mercantil durante el ejercicio.

La información de este libro se debe recoger de forma obligatoria y, de forma anual, se tiene que presentar al registro mercantil. Siempre y cuando se haya legalizado el libro de actas de forma previa. Vamos a ver qué información debe contener el libro de actas, cómo legalizar el libro de actas y cómo presentar el libro de actas en el Registro Mercantil.

Libro de actas digital

Habitualmente, el libro de actas se debía presentar de forma física así como legalizar en el Registro Mercantil (el que correspondiera, según província). Para ello, se tenía que seguir los siguientes pasos:

  • Antes de rellenar las hojas del libro de actas, se debía presentar el libro ante el Registro Mercantil, de forma física.
  • En los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio social, y una vez se llenaba el libro de actas, la sociedad mercantil debía presentar el libro de actas cumplimentado al Registro Mercantil.

Actualmente, y a raíz del cambio en la legalidad de 2013 (ley 14/2013), es obligatorio presentar el libro de actas en formato digital, de una forma mucho más ágil y rápida.

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Modelo de libro de actas

Todo libro de actas debe seguir una estructura concreta, incluyendo tres partes específicas que deben aparecer de forma obligatoria. De este modo, el modelo de libro de actas que se debe seguir para no olvidar ninguna de las partes, sería el siguiente:

  • Apertura del libro de actas o diligencia de apertura de un libro de actas
  • Actas
  • Diligencia de cierre de libro de acta

Cómo llenar un libro de actas

La información que debe aparecer en el libro de actas es toda aquella que haga referencia a las reuniones producidas entre los socios de la empresa.

Cómo redactar un libro de actas

Para poder redactar un libro de actas, se debe incorporar información de cada una de las actas que se haya producido en la sociedad. De este modo, para poder elaborar un acta de asamblea ordinaria, se incluye la información que sigue:

  • Día y hora en la que se produzca la reunión
  • Texto de la convocatoria o los puntos del orden del día
  • Cantidad de socios que han asistido y que tengan voto (indicando si el voto es personal o bien acuden en representación de otra persona)
  • Resumen de los asuntos que se han debatido en la reunión así como del conjunto de intervenciones de los asistentes
  • Conjunto de acuerdos a los que se ha llegado y contenido de los mismos
  • Resultado de las votaciones
  • Aprobación del acta

Diligencia de cierre de libro de actas

En la diligencia de cierre del libro de actas, deberá constar información acerca del número de actas y páginas. Por ello, para cerrar un libro de actas debe constar la siguiente información:

  • Número de páginas totales del libro de actas
  • Número de actas firmadas y selladas
  • Fecha del acta inicial y del acta final
  • Firma

Legalización libro de actas

Antes de 2013, el libro de actas se debía legalizar de forma previa a empezar a completarlo, acudiendo de forma física al Registro Mercantil, donde sellaban el papel. Actualmente, con el paso al libro de actas digital, no se requiere ningún tipo de legalización de este tipo.

Actualmente, para legalizar el libro de actas se debe usar el Programa que el Registro Mercantil pone a disposición, llamado Legalia, que puedes descargarte haciendo clic aquí o bien desde este la web del Registro, accediendo directamente en el apartado de Programas, dentro de Legalización y siguiendo los pasos del manual para legalizar el libro de actas.

Presentación telemática del libro de actas con Legalia

Legalia permite cumplimentar el Libro de Actas para que lo puedas legalizar y presentar al Registro Mercantil.

El programa te permite adjuntar documentos con diferentes formatos (PDF, Excel, Word…) para generar un archivo en formato ZIP, el tipo de documento necesario para poder subirlo en el Registro Mercantil.

Para crear dicho archivo, debes añadir los documentos con tu información al programa Legalia, de modo que el programa genere el fichero con el formato correcto.

Presentación libro de actas Registro Mercantil

Para poder presentar el libro de actas, tienes que descargarte el fichero con tu información en formato ZIP generado por Legalia y posteriormente subirlo al Portal de Registradores.

Ten en cuenta que para poder presentar un libro de actas es necesario contar con un certificado reconocido, es decir, con una firma digital que te permita acceder a la Plataforma y realizar el envío. Para poder realizar la presentación del libro de forma correcta, puedes consultar el manual para presentar telemáticamente el libro de actas.

Al realizar la presentación telemática, se descarga un fichero en formato XML. Puedes guardar este formato, para poder visualizar la presentación usando el Programa para visualizar documentos que, al igual que Legalia, se ofrece en el Registro Mercantil. Puedes descargar el programa para visualizar documentos aquí o bien descargarlo directamente desde la web del Registro, en el apartado de Programas, dentro de General. De todas formas, ten en cuenta que siempre podrás obtener un acuse de recibo al finalizar la presentación, o acceder al registro histórico de presentaciones para visualizar todas las que se han realizado.

Libro de actas pdf

Al presentar el archivo, podrás obtener el acurse de recibo del libro de actas en versión, tal y como se muestra en el PDF a continuación.

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Libro de actas

Hay una serie de sociedades que, además del libro de actas, deben presentar más información así como otros libros.

Libro de actas sociedad limitada (SL)

Además de llenar el libro de actas, una sociedad limitada (SL) debe llevar el libro de registro de socios, también llamado acciones nominativas, que trata sobre las participaciones, la titularidad de dichas participaciones y las operaciones que se realicen sobre las mismas.

Participaciones

En el libro de acciones nominativas debe constar información acerca de las participaciones, en el que se debe incluir la identidad, el domicilio y la nacionalidad del titular de la participación, así como la titularidad original y la transmisión de dichas participaciones, en el caso que se haya producido. Del mismo modo, la constitución de derechos reales u otros gravámenes que producidos sobre dichas participaciones, indicando el titular tanto del derecho como de los gravámenes.

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Libro de actas administrador único

Las sociedades formadas por un socio único o aquellas que, aún estar formada por más de un socio, las participaciones sociales sean propiedad de un socio único, deberán presentar un libro de registro de contratos.

Las decisiones del mismo socio único deberán aparecer redactadas en el libro de actas. Del mismo modo que sucede al llenar cada una de las actas el libro de actas, se debe definir la fecha y el lugar en el que se ha decidido el acuerdo así como los acuerdos incluidos.

Libro de actas comunidad de propietarios

En el caso de una comunidad de propietarios, también se debe llevar el registro de las actas que se produzcan en la misma. De la misma forma, se deberá recoger la información indicada para el libro de actas, incluyendo datos que puedan identificar cuándo se ha producido, quién ha participado en ella y quién puede votar, puntos del día, resumen de las intervenciones, acuerdos a los que se ha llegado, resultado de votos y aprobación del acta.

Libro de actas y registro de socios

De la misma forma que se debe registrar la información de las reuniones entre los socios, toda sociedad mercantil debe llevar un registro de los socios que han formado parte de la sociedad.

Libro de socios

Desde la constitución de la sociedad, toda empresa debe llevar el libro de registro de los socios que han formado parte de la entidad. Dicho registro se debe realizar en el libro de socios. De forma cronológica, deberán aparecer los datos de los socios, incluyendo nombres y las participaciones. Además, siempre que un socio amplíe el capital o se produzca un cambio en las participaciones de algún socio (venta de participaciones, ampliaciones de capital…).

Si quieres presentar el Libro de Actas de una forma fácil y rápida, siempre puedes contar con la ayuda de un asesor. Un experto podrá realizar el trámite por tí, ahorrándote el tiempo que conlleva. Si quieres que un experto te asesore para poder presentar el Libro de Actas al Registro mercantil, así como poder asesorarte en tu negocio siempre que sea necesario, únicamente tienes que solicitar un asesor aquí entre los expertos que trabajan con Quipu.

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Judith de Quipu
Responsable de contenido. Al día de todas las novedades para poder ayudar a empresas y autónomos. Actualmente estudiando un Máster en buscadores.