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Libro diario: qué es y cómo hacerlo

El libro diario es el elemento fundamental de la contabilidad de una empresa, por toda la información que detalla en sus asientos contables. Por su importancia, es indispensable que conozcas cómo se manejan sus datos y todos los requisitos de su presentación.

A lo largo del artículo, se responderá a tus dudas sobre qué es el libro diario, la manera de hacerlo y cómo presentarlo a la administración.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es un libro diario y para qué sirve?

Se trata de un documento en el que se registran todas las operaciones diarias de una empresa de manera cronológica y en forma de asientos contables. Es decir, incluye deudas, inventario, gastos, ventas y cualquier movimiento realizado en efectivo.

¿Para qué sirve el libro diario? Esencialmente, tiene las siguientes funciones:

  • Ayudar a cuadrar el balance económico.
  • Ordenar cronológicamente y de manera correlativa la contabilidad.
  • Crear el libro mayor.

¿Quién debe presentar el libro diario?

La presentación a la administración del libro diario es obligatoria para todas las empresas y autónomos cuyas actividades mercantiles tengan un sistema de tributación directa normal.

¿Qué datos obligatorios debe incluir?

La lista de los datos obligatorios del libro diario incluye:

  • El número de asiento de cada transacción.
  • La fecha.
  • El importe.
  • La descripción.
  • Las cuentas involucradas.

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¿Cómo hacer un libro diario?

La realización del libro diario se articula a partir de los asientos. Es decir, de las anotaciones que se realizan de las transacciones diarias, teniendo en cuenta que sus detalles siempre tienen que derivarse de fuentes de datos concretas, como recibos u órdenes de compra.

Todas estas entradas se registran con el método contable de partida doble. Es decir, deben contener los débitos y créditos iguales. De esta manera, se busca el equilibrio de la siguiente ecuación: Activo = Pasivo + Capital ingresos – gastos.

También hay que tener en cuenta estos factores:

  • El total de la transacción.
  • Los datos básicos de la operación.
  • Las cuentas afectadas, y si aumentan o disminuyen.
  • El total exacto que afecta a cada cuenta.

Tipos de asientos

La lista de tipos de asientos de un libro diario incluye:

  • Los de apertura (que reflejan las aportaciones de los socios).
  • Los de saldo inicial.
  • Los de cierre de ejercicio.
  • Los simples (de una sola cuenta).
  • Los compuestos (de más de una cuenta).

¿En qué formato hay que llevar el libro diario?

Si tu negocio cumple los requisitos de quien debe presentar el libro diario, debes saber que este elemento fundamental de la contabilidad tiene que hacerse llegar a la administración en formato digital. En consecuencia, el uso del software de facturación de Quipu optimizará todo el proceso.

Principales diferencias entre el libro diario y el libro mayor

Los dos libros de contabilidad trabajan con la misma información, pero se diferencian por su finalidad y la manera en la que distribuyen los datos.

El libro diario es obligatorio para cualquier empresa y registra todos sus movimientos diarios a lo largo de un ejercicio contable. Se estructura en asientos contables que se ordenan por orden cronológico en las columnas de Debe y Haber.

El libro mayor registra todas las actividades en dos columnas, la del Debe y la del Haber. Además, se divide en hojas para cada cuenta contable. Estas presentan la información distribuida en 5 columnas: debe, haber, saldo, concepto y fecha en la que se produce el movimiento.

¿Durante cuánto tiempo debe guardarse?

Una vez se conocen los datos que forman parte de este documento y su importancia, una de las preguntas más habituales que surgen entre los encargados de esta tarea es cuánto tiempo debe guardarse el libro diario.

El artículo 30 del Código de Comercio establece que todos los libros contables y la documentación empresarial deben guardarse a lo largo de un período de 6 años, siempre a partir de la fecha del último asiento contable realizado. Este es el caso del libro diario.

El libro diario es una herramienta clave para tu contabilidad, ya que refleja todos los movimientos de tu empresa. Esta información es esencial para garantizar su viabilidad y, además, que puedas realizar previsiones financieras a tiempo real con éxito.