Libro diario: qué es y cómo hacerlo

El libro diario es una parte integral de la contabilidad de una empresa. Actúa como una especie de diario financiero, al proporcionar una crónica detallada y en tiempo real de las actividades económicas de la empresa.

¿Qué es el libro diario?

El libro diario es un registro contable obligatorio donde se anotan cronológicamente todas las operaciones financieras de una empresa mediante asientos contables.

El libro diario, también conocido como diario contable o diario general, es un registro financiero donde se anotan todas las operaciones comerciales y financieras de una empresa en el orden en que ocurren.

Cada transacción se registra en términos de debe (débito) y haber (crédito), y se proporciona una breve descripción de la transacción, además de los correspondientes importes.

¿Para qué sirve el libro diario?

El propósito principal del libro diario es mantener un registro histórico completo y detallado de todas las transacciones financieras que ocurren en el seno de una empresa. Este registro proporciona una visión clara y precisa de todas las actividades comerciales, facilitando el seguimiento y el control de las operaciones financieras. Además, sirve como base para la preparación de otros informes financieros y documentos contables.

¿Cuál es la diferencia entre libro diario y libro mayor?

La diferencia principal radica en la organización: el libro diario registra las operaciones de forma cronológica, mientras que el libro mayor las agrupa y clasifica por cada cuenta contable específica.

Aunque muchas personas utilizan de manera indistinta ambos conceptos, existen algunas diferencias significativas entre ellos. Así, mientras que el libro diario registra las transacciones en orden cronológico, el libro mayor las organiza por cuentas.

Es decir, en el libro diario se anota cada transacción en el orden cronológico en que ocurren, mientras que en el libro mayor se reúnen todas las transacciones relacionadas con una cuenta específica, como «Caja», «Bancos» o «Ventas».

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre el libro mayor te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿Es obligatorio el libro diario y quién debe llevarlo?

En España, el libro diario es obligatorio para los empresarios sujetos al Código de Comercio, especialmente sociedades mercantiles (S.L., S.A., cooperativas, etc.), y para autónomos con actividad empresarial de carácter mercantil que tributan en estimación directa normal. Otros profesionales y actividades en regímenes simplificados o módulos están obligados a llevar otros libros registro (ingresos, gastos, bienes de inversión, etc.), pero no necesariamente un libro diario mercantil, aunque la correcta llevanza de la contabilidad para quienes sí están sujetos es un estricto requisito legal.

En la práctica, este libro es realizado por contables o profesionales de la contabilidad que trabajan para la empresa. También pueden realizarlo gestorías que trabajan para una determinada empresa como un servicio externalizado.

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¿Cuál es la estructura del libro diario?

La estructura del libro diario es fundamental para entender cómo funciona y cómo puede proporcionar una imagen clara y precisa de las transacciones financieras de una empresa. Aunque puede variar dependiendo de las normativas de cada país, a continuación, describiremos la estructura básica comúnmente aceptada:

• Fecha de la transacción: cada entrada comienza con la fecha en que se realizó la transacción. Esto permite un seguimiento cronológico de las operaciones de la empresa y facilita la identificación de patrones o anomalías en las actividades financieras.
• Código de la cuenta: el código de la cuenta se refiere al número asignado a cada cuenta en el sistema contable de la empresa. Este código permite identificar fácilmente la cuenta afectada por la transacción.
• Nombre de la cuenta: junto al código, se debe especificar el nombre de la cuenta que está siendo debitada o acreditada. Algunos ejemplos comunes de nombres de cuentas podrían ser «Caja», «Bancos», «Inventario», «Cuentas por Cobrar», «Cuentas por Pagar», entre otros.
• Debe: la columna «Debe» o «Débito» se utiliza para anotar los aumentos en las cuentas de activos o gastos, o las disminuciones en las cuentas de pasivos, ingresos o capital.
• Haber: la columna «Haber» o «Crédito» se utiliza para anotar las disminuciones en las cuentas de activos o gastos, o los aumentos en las cuentas de pasivos, ingresos o capital.
• Descripción de la Transacción: cada entrada en el libro diario debe ir acompañada de una breve descripción de la transacción. Esta descripción debería proporcionar suficiente información para entender la naturaleza de la transacción sin tener que referirse a otros documentos.

Tipos de asientos contables en el libro diario

Para entender qué operaciones exactas se anotan, es imprescindible conocer los diferentes tipos de asientos contables que se registran a lo largo del ejercicio financiero:

• Asientos de apertura: reflejan la situación financiera y patrimonial de la empresa al inicio del ciclo contable.
• Asientos operativos o de gestión: contabilizan cronológicamente las transacciones diarias y cotidianas, tales como compras, ventas, cobros y pagos.
• Asientos de ajuste: se realizan al final del periodo para regularizar cuentas, corregir posibles desajustes, contabilizar amortizaciones o provisiones.
• Asientos de cierre: se efectúan para saldar todas las cuentas de resultados (ingresos y gastos) al terminar el ejercicio económico.

¿Cómo hacer un libro diario?

Para registrar correctamente las operaciones, el proceso contable se resume en estos pasos:

• Identificar la transacción.
• Determinar las cuentas afectadas.
• Asignar importes al debe o haber.
• Anotar fecha y descripción.

A nivel práctico, para hacer un libro diario, debes seguir estos pasos:

• Registra la fecha de la transacción.
• Escribe una descripción breve y clara de la transacción.
• Indica las cuentas afectadas por la transacción y si estas son debitadas o acreditadas.
• Anota las cantidades correspondientes a cada cuenta, tanto en el debe como en el haber.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre la plantilla de libro diario en Excel te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

Plantilla Excel o software contable

A la hora de elaborar este documento, puedes optar por descargar una plantilla Excel gratuita que te facilite el diseño de las columnas (fecha, cuenta, debe y haber). No obstante, para optimizar el tiempo y minimizar los errores humanos, lo más recomendable es utilizar un software contable que automatice la creación de asientos y centralice todo el registro financiero de la empresa en la nube.

Formato y legalización del libro diario

Aunque, tradicionalmente, el libro diario se ha presentado en formato físico, impreso y encuadernado, el actual estado de la tecnología en cuanto a soluciones de contabilidad online ha facilitado la evolución al entorno digital.

En la actualidad, los libros contables mercantiles, incluido el libro diario, se legalizan obligatoriamente en formato electrónico y por vía telemática en el Registro Mercantil correspondiente. Para ello, es necesario generar los ficheros con el programa «Legalia» (en su versión vigente, Legalia 2) y remitirlos utilizando un certificado de firma electrónica avanzada, bien directamente desde el propio programa, bien a través de la plataforma de presentación telemática del Colegio de Registradores.

¿Cuánto tiempo debe conservarse el libro diario?

El tiempo de conservación del libro diario puede variar dependiendo de la legislación de cada país. En España, la obligación general de conservar los libros contables, incluida la contabilidad en el libro diario, es de seis años desde el último asiento realizado, según el Código de Comercio.

Desde el punto de vista fiscal, y según la Ley General Tributaria, la documentación debe conservarse como mínimo durante cuatro años por la prescripción tributaria general. No obstante, en determinados supuestos (como bases imponibles negativas o ciertas deducciones del Impuesto sobre Sociedades), la Administración puede comprobar su origen hasta durante diez años amparada en normativas como la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de Diciembre.

Es decir, aunque la obligación general para los libros contables sigue siendo de seis años, resulta prudente conservar la documentación específica que soporta los créditos fiscales durante un plazo de, al menos, una década para evitar problemas legales ante una inspección.

Ejemplo de un libro diario

Supongamos una empresa que se dedica a la venta de productos por Internet a través de dropshipping. Es decir, actúa como un mero intermediario entre comprador y vendedor, vendiendo la mercancía justo después de recibir el pedido, pero sin mantener stock en ningún almacén, de manera que necesita recibir las zapatillas justo en el momento en el que un usuario hace un pedido.

El día 1 de Agosto, un comprador realiza una compra por valor de 100€ más IVA, que paga al contado, que espera recibir un día después. La empresa, por su parte, compra a sus proveedores a 60 días esas zapatillas, pagando por ellas 85€, más IVA.

En el momento de la compra, se realizan los siguientes asientos en el diario:

Posteriormente, en el mismo día, se contabiliza un ingreso por valor de 100 €.

El día 2 de Agosto, el pedido llega al domicilio del comprador, y la empresa debe abonar al contado los gastos de transporte correspondientes, que ascienden a 3 € más IVA.

Pasados los 60 días, se abona la deuda pendiente con los proveedores y se cancela esa deuda comercial:

Preguntas frecuentes

¿Qué es un libro diario?

El libro diario es un registro contable obligatorio donde se anotan cronológicamente todas las operaciones financieras de una empresa mediante asientos contables. Cada apunte detalla la fecha, las cuentas implicadas y los importes correspondientes al debe o al haber.

¿Cuál es la diferencia entre libro diario y libro mayor?

La diferencia principal radica en la organización de la información: el libro diario registra las operaciones de forma estrictamente cronológica a medida que ocurren, mientras que el libro mayor recoge esa misma información pero agrupándola y clasificándola por cada cuenta contable específica (como por ejemplo «Caja» o «Bancos»).

¿Cómo se registra en el libro diario?

Para registrar un asiento contable es necesario seguir cuatro pasos principales: 1. Identificar la transacción. 2. Determinar las cuentas afectadas. 3. Asignar los importes al debe o al haber. 4. Anotar la fecha y una descripción concisa de la operación.