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¿Cuáles son los libros contables obligatorios para autónomos?

¿Existen libros contables obligatorios para autónomos? ¿Cuáles tienes que cumplimentar si trabajas por tu cuenta? Conocerlos es esencial para evitar problemas posteriores con la Administración, por lo que es importante que tengas toda la información al respecto.

En este artículo, aprenderás todo lo relacionado con los libros contables y su aplicación en los estados financieros de un autónomo.

¿Qué son los libros contables y para qué sirven?

Se trata de documentos en los que debe constar toda la información contable y financiera de un negocio, sea una gran empresa o la actividad profesional de un autónomo. Cada uno de los tipos existentes se centra en la gestión de unos determinados ítems, como los gastos o los  ingresos.

Estos libros deben estar actualizados en cada ejercicio contable, para poder reflejar de manera exacta los datos referidos a cada período de tiempo. Son indispensables para tener una idea clara y real de cuál es el estado financiero de la organización, y permiten valorar detalles clave para tomar decisiones de negocios con fundamento.

Cómo llevar los libros contables

La claridad y la organización en forma cronológica de todos los datos son los  dos requisitos indispensables que debes cumplir al llevar tus libros contables obligatorios como autónomo. Esto implica, también, que tendrás que hacer constar las aclaraciones necesarias en caso de que hayas cometido algún error. Tampoco podrás usar abreviaturas o símbolos que no formen parte de la práctica mercantil. 

Asimismo, es necesario que te esmeres en el correcto mantenimiento de los libros, porque estos  documentos pueden ser solicitados en, como mínimo, los siguientes cuatro años por parte de Hacienda. En consecuencia, tienen que estar en perfectas condiciones para su consulta en cualquier momento. Esto ya no es ningún problema desde la existencia de programas específicos de contabilidad online.

¿Cuáles son los libros contables obligatorios para autónomos?

Como autónomo, tienes la obligación de presentar diversos libros contables para demostrar que tienes tu contabilidad al día y correctamente gestionada. El objetivo que debes cumplir con ello es que se pueda controlar de manera cronológica las operaciones que  hayas llevado a cabo.  

Dependiendo del régimen de autónomos en que tributes, debes saber qué libros contables en concreto tendrás que cumplimentar de manera obligatoria.

Libros si tributamos por estimación objetiva o por módulos

En caso de tributar por estimación objetiva o módulos, no estás obligado a llevar los libros contables. No obstante, sí que deberás guardar todas las facturas emitidas y recibidas en formato digital, ya que Hacienda podría requerirlas para justificar tus ingresos y gastos.

Libros si tributamos por estimación directa simplificada

Tributar por estimación directa simplificada implica que debes presentar los siguientes libros contables:

  • Libro de Ventas e Ingresos, que incluirá todas las facturas que generes en tu negocio de manera cronológica.  
  • Libro de Compras y Gastos, en el que se anotan todas las facturas de compras que hayas necesitado hacer para llevar a cabo tu actividad profesional. Deben estar justificadas para que puedas deducirlas ante Hacienda.
  • Libro de Bienes de Inversión, con las compras para tu negocio que tengan una vida útil de más de un año, y que necesites para hacer tu trabajo.

 Libros si tributamos por estimación directa normal

¿Tributas como autónomo en el régimen de estimación directa normal? En este caso, debes presentar los siguientes libros contables:

  • El Libro Diario, que registra las operaciones del día a día que llevas a cabo en tu negocio de manera cronológica. También puedes hacer anotaciones conjuntas por períodos de hasta 3 meses, que se detallen en otros registros.
  • El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que cuenta con un balance inicial detallado y la transcripción de los trimestrales.  También deben constar en él el cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

Libros contables en formato digital – Quipu

Trabajar con un software de facturación te permitirá ahorrar tiempo y tener acceso a toda la información de los libros contables sin preocupaciones.

Con Quipu te podrás olvidar de organizar y preparar toda la documentación necesaria, y te asegurarás de cumplir con todos los requisitos que exige Hacienda, mediante la importación y creación de facturas en la misma plataforma.

A continuación, detallamos todos los pasos que han de seguirse para descargar los libros contables con Quipu:

1 – En primer lugar, debes acceder a la ventana de Vista General y luego hacer click en Informes y exportaciones.

2 – En esta nueva ventana puedes descargar el Libro de Ventas e Ingresos (Registro de IVA de ingresos), el Libro de Compras y Gastos y el Libro de Bienes de Inversión (Registro de IVA de gastos y activos) en el formato requerido por la Agencia Tributaria.

Estos archivos se generan de forma automática a medida que creas ingresos y gastos en Quipu o importas la información histórica de tu negocio

Adicionalmente a los libros contables, Hacienda también puede pedir todas las facturas del ejercicio económico o facturas de alguna naturaleza en especifico, ambos casos en formato PDF.

3 – En las pestañas de Ingresos y Gastos debes acceder al botón de exportación y seleccionar la opción de Descargar documentos adjuntos.

4 – De este modo, obtendrás un archivo con todas las facturas de ingresos o gastos, dependiendo de la pestaña en la que lo hayas descargado, en formato PDF.

5 Para detectar fácilmente las facturas de una naturaleza en específico, debes descargar el mismo archivo que en el punto anterior pero en formato Excel. Para ello, en las pestañas de Ingresos y Gastos, accediendo al botón de exportación, tienes que seleccionar la opción de Descargar Excel.

6 – Se descargará un documento Excel con el registro y clasificación de todas las facturas de ingresos o gastos, dependiendo de la pestaña en la que lo hayas descargado.

Quipu clasifica las facturas en tres tipos de operaciones:

  • Código 1: operaciones interiores, es decir, producidas dentro de la península y baleares
  • Código 3: operaciones intracomunitarias, es decir, producidas en Europa
  • Código 6: importaciones y exportaciones

De esta forma, podrás filtrar las facturas por tipo de operación y detectar con facilidad cuáles está reclamando la Agencia Tributaria.

Una vez descargados los documentos necesarios, lo único que tendrás que hacer es adjuntar toda la información correspondiente en la notificación del requerimiento de la Agencia Tributaria.

¿Durante  cuánto tiempo se deben guardar los  libros contables?

Debes mantener los libros contables de tu negocio durante, al menos, cuatro ejercicios fiscales.  Y lo mismo sucede con las facturas. La razón de guardar esta documentación durante tanto tiempo es que se te puede solicitar en una inspección de Hacienda.  En este sentido, es importante recordar que, aunque ya no esté tu negocio en activo, se te puede demandar igualmente la presentación de estos libros.

En el caso de que tu actividad profesional se centre en el cambio de moneda, o actúas de intermediario en la concesión de préstamos y créditos, tendrás que guardar los correspondientes libros contables durante diez años. Este período de tiempo se cuenta a partir del fin del ejercicio en el que se llevan a cabo las operaciones indicadas en la documentación.

De todos modos, hay que tener en cuenta que la conservación de estos libros es hoy en día más sencilla, gracias al uso de programas informáticos específicos de contabilidad, que permiten incluso su guardado en la nube. 

Principales sanciones por no llevar la contabilidad

Si eres autónomo y no llevas la contabilidad de tu negocio al día, te arriesgas a recibir sanciones de Hacienda en cuando se detecte esta situación. Lo mismo ocurrirá si ocultas información a la Administración  o, incluso, si presentas documentos falsos para justificar tus cuentas anuales.

Estas sanciones son, esencialmente, económicas y dependen de la gravedad de la falta que hayas cometido. Por lo tanto, es importante que evites problemas gestionando tu contabilidad de manera clara y eficaz.

En definitiva, necesitas conocer cuáles son  los libros contables obligatorios para los autónomos que deberás presentar ante Hacienda para demostrar con información exacta el estado financiero de tu actividad laboral. Cumplir con los requisitos administrativos establecidos te ayudará a evitar sanciones económicas, que pueden llegar a ser de una cuantía económica elevada.