La conciliación bancaria puede ser un quebradero de cabeza si no sabemos como automatizarla. A veces los libros de contabilidad y los registros de ingresos y gastos no coinciden con nuestro extracto bancario, no sabemos exactamente cómo conectar los importes, o simplemente perdemos mucho tiempo haciendo tareas que tienen fácil solución.
En este artículo te explicamos unas nociones básicas de conciliación bancaria, y te ofrecemos dos opciones para realizarla: una plantilla de conciliación bancaria en Excel para hacerla de forma manual, y la opción automatizada del programa de facturación Quipu.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es la conciliación bancaria?
- Descarga nuestra plantilla Excel para la conciliación bancaria
- ¿Cómo utilizar la plantilla Excel para la conciliación bancaria?
- ¿Cómo llevar la conciliación bancaria en Quipu?
¿Qué es la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los ingresos y gastos que tiene registrados una empresa con los valores que el banco le suministra mediante extracto bancario, que suele recibirse periódicamente, bien sea mensual, quincenal o semanalmente.
Para tener la conciliación bancaria hecha correctamente, es importante llevar al día los ingresos y gastos de la empresa, así como los libros contables, como el libro mayor y el libro diario. Pese a llevarlos bien suele haber errores, ya que por lo general los extractos suministrados por las entidades bancarias no coinciden con los que se plasman en el libro contable de la empresa. Esto ocurre, entre otras cosas, por las diferencias de tiempo en las que son registrados los movimientos.
💡 Ahorra tiempo y evita errores con la conciliación automática
Al conectar y sincronizar tus bancos con nuestro programa de facturación, podrás conciliar automáticamente todos los movimientos con tus facturas en 3 simples pasos:
1️⃣ Accede al apartado de bancos de la plataforma.
2️⃣ Selecciona la cuenta bancaria que contenga movimientos pendientes de conciliar.
3️⃣ Tus movimientos bancarios listos para aprobar y conciliar automáticamente con las facturas correspondientes subidas en Quipu.
📹 Descubre la conciliación automática
En el siguiente video te explicamos cómo hacer la conciliación bancaria automática con Quipu:
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Descarga nuestra plantilla Excel para la conciliación bancaria
Si quieres llevar la conciliación bancaria con una plantilla de Excel te dejamos el modelo que hemos desarrollado desde Quipu. Con esta plantilla podrás realizar la conciliación bancaria de forma sencilla en una hoja de Excel.
Para descargar nuestra plantilla solamente tienes que rellenar el siguiente formulario con tu nombre y email y en unos segundos tendrás nuestra plantilla en tu bandeja de entrada:
¿Cómo utilizar la plantilla Excel para la conciliación bancaria?
El primer ejercicio que debemos realizar para preparar la conciliación bancaria es tener los libros contables actualizados, concretamente el libro mayor. Así nos evitamos conciliar varias veces, y nos aseguramos que tenemos todo bajo control. Como esto lo hacemos habitualmente una vez al mes, es vital dejar tener la información accesible, para que no se nos descuadre nada.
Para este ejemplo usaremos la plantilla que puedes descargar en este artículo. Empezaremos con el punto de referencia, que es el saldo presente en el extracto bancario. A partir de ahí, tenemos que cumplir los siguientes pasos:
- Libro auxiliar: en esta hoja ponemos la información contable que hemos registrado durante el mes, nuestro registro de ingresos y gastos. En la columna de ‘Debe’ añadimos tanto el saldo inicial como los ingresos que hemos tenido, ya sea una simple transferencia, el cobro de alguna actividad o servicio, notas de débito no registradas o consignaciones pendientes. En la columna ‘Haber’ apuntamos todos y cada uno de los gastos que tenemos como empresa. Así sabremos que tenemos en nuestros libros, y que tenemos registrado.
- Extracto bancario: Como bien explica el propio nombre, esta hoja sirve para apuntar toda la información que nos da el banco. En el extracto veremos los importes de cada uno de los movimientos. Es importante cuadrar tanto el importe como el nombre, para tener bien identificados cada uno de los pasos.
Una vez realizamos ambas partes, tendremos por separado los datos de nuestro libro de contabilidad, como los del extracto bancario. Con la plantilla que te hemos preparado en Quipu automáticamente podrás ver si la información cuadra. En caso de no ser así, revisa los siguientes puntos:
- Añadir toda la información: es importante tenerla a mano para poder asegurar que no se nos ha pasado nada.
- Evita duplicados: muchos descuadres suelen venir por importes duplicados, o errores parecidos, como poner una coma en el lugar incorrecto.
- La caja: debemos recordar que la caja también cuenta. Lo mejor es tener una hoja de flujo de caja y la cuenta contable de caja, para asegurarnos que tenemos todo bajo control.
- El banco también falla: no siempre, no es habitual, pero los bancos también fallan, y puede inducir a errores.
💡 QUIPU TIP: La plantilla te puede servir si estás empezando o si tienes pocos movimientos. Si no, te dejarás horas y horas delante de un Excel que será cada vez más grande. Un software de facturación con funcionalidad de conciliación bancaria te ayudará a ir hasta 6 veces más rápido que con la plantilla.
¿Cómo llevar la conciliación bancaria en Quipu?
A diferencia de la forma clásica (sobre todo con hojas de Excel) de conciliar movimientos bancarios (sobre todo con hojas de Excel), los programas de facturación como Quipu, te permiten tener tu cuenta sincronizada con tu banco y así poder comparar rápidamente una factura con un movimiento.
Este nuevo paradigma de automatización en la gestión administrativa de tu negocio te ahorra tiempo, recursos y dinero. Podrás conciliar cientos de movimientos bancarios en cuestión de segundos. Pasarás de tener que introducir cada movimiento, cada factura, y cada parte del extracto, a tenerlo todo en un mismo sitio. Eso hace que, en lugar de picar uno a uno, solo tengas que validar que los importes se corresponden.
En este vídeo te explicamos cómo puedes hacer la conciliación en Quipu con un par de clicks 👇👇
Como ves, la conciliación manual puede ser un auténtico quebradero de cabeza. Siguiendo la plantilla que hemos dejado puedes cubrirte las espaldas de forma temporal, pero lo mejor es tener toda la información accesible, al día y automatizada. Si tienes cualquier duda, no olvides dejarla en la caja de comentarios.
