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¿Cómo llevar la contabilidad en una empresa?

La contabilidad es un elemento indispensable en nuestra empresa. Y, ¿por qué? Todo tiene un motivo. En este post te lo explicamos, y te damos tips para controlar la contabilidad de tu negocio lo mejor posible.

En este artículo aprenderás: 

¿Qué es la contabilidad y cómo afecta en una empresa?

La contabilidad empresarial es una rama de la contabilidad que permite a las empresas controlar sus ingresos y gastos, de manera que les permite tener una visión más real de su situación financiera. Incluiremos dentro de este concepto, todas las estadísticas, cálculo de costes, previsiones, facturación, nóminas, etc.

¿Para qué sirve la contabilidad en una empresa?

La contabilidad empresarial sirve para tener una imagen real de la situación de la empresa y toda la información será útil para pasar cuentas con Hacienda. La no elaboración, seguimiento y control de la contabilidad en tu empresa puede acarrear, no sólo sanciones, sino una pérdida de la visión real del negocio.

Gracias a este seguimiento y estudio de los datos, podemos aplicar un modelo de control que nos facilite tomar decisiones estratégicas para la compañía.

Es decir, tendremos una visión global sobre, por ejemplo:

  • Total de ventas de la empresa
  • Total de gastos generados en la compañía
  • Administrar el inventario de productos

¿Cómo manejar la contabilidad de una empresa?

A grandes rasgos, que ahora comentaremos más en detalle, necesitas toda la información relativa a tu actividad para poder empezar la contabilidad de una empresa. Es decir, ingresos, gastos, altas, bajas, movimientos, bienes de inversión, amortizaciones… todo lo que va pasando en nuestra empresa a nivel económico.

Pero, para no perdernos, tienes que tener 5 claves indispensables para llevar la contabilidad al día. ¿Y cómo se traduce esto? En recopilar la información que necesitaremos:

  1. Libros de registro
  2. El libro diario
  3. Gestión Documental
  4. Presentación de impuestos
  5. Balance anual / cuentas anuales

A continuación te explicaremos como llevar la contabilidad básica con estos pilares indispensables,.

Manual de contabilidad en una empresa: los 5 pasos claves.

En primer lugar, debemos saber qué libros son obligatorios en la empresa, y qué información se incluye en cada uno de ellos. Lo más sencillo para llevar estos 5 puntos bien controlados es trabajar con un programa de facturación que simplifique tu día a día, en el que puedas tener controlada toda la contabilidad y visualizar el estado de tu negocio en todo momento.

1. Los libros de registro, que lo conforman

  • Libro de ingresos: Donde se verán reflejados todos los ingresos que hayamos tenido.
  • Libro de gastos: Ya sean facturas o tickets de gasto.
  • Libro de bienes de inversión: Con los registro de todos los activos.
  • Libro registro de provisiones de fondo y suplidos: Libro de gasto donde registrar las provisiones de fondos (entregas a cuenta) y los pagos de suplidos de sus clientes (es decir los gastos pagados en nombre de los clientes).

2. El libro diario

Como bien nos dice su nombre, es el libro que recoge diariamente los asientos, las transacciones realizadas por nuestra empresa. Aquí, incluiremos además la conciliación bancaria. Qué tiene relación con el libro mayor de contabilidad. En este artículo tienes una plantilla para conciliar bancos en excel.

3. Gestión Documental

Viene siendo todos nuestros documentos, más o menos como comentábamos antes: facturas, tickets, documentos de constitución, nóminas… Debes saber que es obligatorio guardar esta información. Por eso, es muy recomendable tenerla digitalizada, para poder acceder más fácilmente y que no se pierda tan fácilmente.

4. Presentación de impuestos

Si pensabas que te habías librado, ibas muy equivocado. Hay que pasar cuentas con Hacienda y además pagar nuestros impuestos como empresa. Lo hacemos presentando los diferentes modelos tributarios, donde algunos pagaremos (como el 303) y en otros solo informaremos (como el 347). Aquí tienes todos los modelos que debes presentar como empresa.

5. Balance anual / cuentas anuales

Esto es, hablando en plata: la foto fija de mi empresa. Es decir, aquí se mostrarán mis recursos propios, mis activos y mis deudas.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre la importancia de llevar la contabilidad en una empresa te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿Qué es un asiento contable?

El asiento contable es la anotación de cada una de las operaciones económicas que lleva la empresa en el libro diario. Pongamos un ejemplo de un asiento contable de compra:

El 20 de septiembre compramos a un mayorista una serie de productos valorados en 1.000 €, sujeto al IVA (21%). Para realizar el pago, le hacemos una transferencia bancaria que recibe al día siguiente.

¿Cómo hacer asientos contables?

Primero anotaremos el movimiento de compra con fecha de 20 de septiembre:

ejemplos de asientos contables 1

En el registro contable de esta operación intervienen dos cuentas, una de activo (por la compra de productos) y otra de pasivo (la obligación de pago por la compra de las mercancías).

En segundo lugar, anotamos el pago de la compra con fecha 21 de septiembre, y donde registramos el pago de los productos adquiridos a nuestro proveedor a través de nuestra entidad bancaria.

ejemplo de asientos contables 2

Plan General Contable para descargar en PDF

La contabilidad siempre suele ser complicada si no estamos acostumbrados a realizarla, por lo que suele ser necesario conocer previamente algunos conceptos clave, recogidos en el Plan General Contable. Aquí puedes descargarte el cuadro de cuentas para registrar de forma correcta todos los movimientos contables de tu empresa. ¡Descárgatelo!

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

Y aquí viene la gran pregunta. Ahora que sé toda la teoría, ¿de dónde lo saco?

Aunque muchas veces resulta nos cuesta ponernos a subir facturas, picar tickets, gestionar gastos… es necesario dedicar unas horas del día a hacerlo para poder llevar la contabilidad de la empresa.

Debemos tener el documento justificante de la factura junto con su registro donde estará toda la información que comentábamos. Sin duda, podemos contratar a un gestor fiscal contable que se dedique únicamente o esto, o sino podemos llevarlo a cabo por nosotros mismos.

Lo que está clarísimo, es que, si no llevas la contabilidad al día, puedes llevarte alguna sorpresa y de una manera u otra perderás mucho más tiempo a final de mes o trimestre e incluso al hacer el cierre contable de tu empresa:

  • Además, a nivel práctico, tenerlo al día nos permitirá tomar mejores decisiones. Es aquí donde vemos la importancia de contar con un programa de facturación.
  • También puedes usar un Excel para registrar la información, sin embargo, el uso de un programa de facturación para pymes nos permitirá tener la información actualizada y tenerlo todo al alcance y verlo de manera visual, podremos hacer previsiones de futuro más acertadas.
  • Verás todo lo que sucede en tu empresa, podrás categorizar la información por proyectos o clientes y tener la gestión documental al día.

Programa de contabilidad para pymes

Existen diferentes herramientas que pueden ayudarte a llevar tu propia contabilidad o la contabilidad de tu empresa, como por ejemplo Quipu, que te ayudará con la gestión de facturación, tesorería, remesas bancarias, conciliación, impuestos y contabilidad analítica.  Con este programa podrás supervisar toda la información desde un cuadro de mando integral que te permitirá tener todo tu negocio bajo control. 

En el siguiente video te mostramos diferentes claves por las que deberías de utilizar un programa de facturación en tu empresa.

¿Por qué debería usar un Programa de Facturación?

Ésta es la pregunta que más nos hacéis últimamente, y la respuesta la encontrarás en el siguiente vídeo, en el que te desvelamos las 5 claves por las que NECESITAS usar un Programa de Facturación 👇

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