Hoy te explicamos qué necesitamos y cómo conseguir toda la información para llevar la contabilidad de nuestra PYME al día.

Y es que Hacienda no perdona. Nos pide una serie de obligaciones que hay que cumplir. Aunque, en cierto modo, podríamos preguntarnos si se trata más de una obligación o de una necesidad. Pero, sea cual sea la respuesta, la contabilidad es un elemento indispensable en nuestra empresa. Y, ¿por qué? Todo tiene un motivo. ¡Sigue leyendo que te lo contamos todo!

Qué es la contabilidad empresarial

La contabilidad empresarial es una rama de la contabilidad que permite a las empresas controlar sus ingresos y gastos, de manera que les permite tener una visión más real de su situación financiera. Incluiremos dentro de este concepto, todas las estadísticas, cálculo de costes, previsiones, facturación, nóminas, etc.

Esta información nos servirá para pasar cuentas con Hacienda, y además para controlar nuestro pequeño o gran negocio evitando tener sorpresas cuando menos las esperamos.

Para qué sirve la contabilidad en una empresa

La no elaboración, seguimiento y control de la contabilidad en tu empresa puede acarrear, no sólo sanciones por parte de Hacienda, sino una pérdida de la visión real del negocio. La contabilidad en la empresa consiste en registrar todos los movimientos económicos que tiene con el objetivo de poder elaborar los estados contables.

Gracias a este seguimiento y estudio de los datos, podemos aplicar un modelo de control que nos facilite tomar decisiones estratégicas para la compañía.

Es decir, tendremos una imagen real de la situación de la empresa, teniendo visión sobre, por ejemplo:

  • Total de ventas de la empresa
  • Total de gastos generados en la compañía
  • Administrar el inventario de productos
  • Etc.

Cómo empezar la contabilidad de una empresa

A grandes rasgos, que ahora comentaremos más en detalle, necesitas toda la información relativa a tu actividad para poder empezar la contabilidad. Es decir, ingresos, gastos, altas, bajas, movimientos, bienes de inversión, amortizaciones… todo lo que va pasando en nuestra empresa a nivel económico. Pero, para no perdernos, tienes que tener 5 cosas indispensables para llevar la contabilidad al día. ¿Y cómo se traduce esto? En recopilar la información que necesitaremos.

Cómo llevar una contabilidad básica (para torpes)

En primer lugar, debemos saber qué libros son obligatorios en la empresa, y qué información se incluye en cada uno de ellos.

1. Los libros de registro, que lo conforman:

  • Libro de ingresos

donde se veran reflejados todos los ingresos que hayamos tenido.

  • Libro de gastos

ya sean facturas o tickets de gasto.

  • Libro de bienes de inversión

con los registro de todos los activos.

  • Libro registro de provisiones de fondo y suplidos

libro de gasto donde registrar las provisiones de fondos (entregas a cuenta) y los pagos de suplidos de sus clientes (es decir los gastos pagados en nombre de los clientes).

consigue libro registro

2. El libro diario

Como bien nos dice su nombre, es el libro que recoge diariamente los asientos, las transacciones realizadas por nuestra empresa. Aquí, incluiremos además la conciliación bancaria.

3. Gestión Documental

Viene siendo todos nuestros documentos, más o menos como comentábamos antes: facturas, tickets, documentos de constitución, nóminas… Debes saber que es obligatorio guardar esta información. Por eso, es muy recomendable tenerla digitalizada, para poder acceder más fácilmente y que no se pierda tan fácilmente.

Toda esta información que necesitas queda registrada en Quipu, por lo que tendrás tu facturación solucionada. Compruébalo tu mismo aquí. 

4. Presentación de impuestos:

Si pensabas que te habías librado..ibas muy equivocado. Hay que pasar cuentas con Hacienda y además pagar nuestros impuestos como empresa. Lo hacemos presentando los diferentes modelos tributarios, donde algunos pagaremos (como el 303) y en otros solo informaremos (como el 347). Aquí tienes todos los modelos que debes presentar.

5. Balance anual / cuentas anuales

Esto es, hablando en plata: la foto fija de mi empresa. Es decir, aquí se mostrarán mis recursos propios, mis activos y mis deudas.

Cómo llevar la contabilidad de una tienda

  1. Conocer la fiscalidad de tu negocio, puesto que deberás pasar cuentas con Hacienda, y liquidar tus impuestos (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades) dentro del calendario fiscal prefijado.
  2. Guarda la documentación para cumplir con tus obligaciones fiscales, es decir, facturas de venta con los recibos de cobros, facturas de compras y/u otro tipo de justificante de gasto, y los extractos bancarios.
  3. Lleva un registro de tus ingresos y gastos. Es decir, haz un balance entre lo que gastas y lo que ingresas. Recuerda llevar la cuenta de caja lo más actualizada posible.
  4. Informatiza tu contabilidad con un programa de facturación online. Dejar de utilizar el método tradicional de papel y boli, y pasar a un software en la nube te permitirá ahorrar tiempo, dinero y errores. Solo tendrás que llevar tus cuentas al día, y la herramienta hará el resto.

Cómo hacer asientos contables

El asiento contable es la anotación de cada una de las operaciones económicas que lleva la empresa en el libro diario. Pongamos un ejemplo de un asiento contable de compra:

El 20 de septiembre compramos a un mayorista una serie de productos valorados en 1.000 €, sujeto al IVA (21%). Para realizar el pago, le hacemos una transferencia bancaria que recibe al día siguiente.

1- Primero anotaremos el movimiento de compra con fecha de 20 de septiembre:

En el registro contable de esta operación intervienen dos cuentas, una de activo (por la compra de productos) y otra de pasivo (la obligación de pago por la compra de las mercancías).

2- En segundo lugar, anotamos el pago de la compra con fecha 21 de septiembre, y donde registramos el pago de los productos adquiridos a nuestro proveedor a través de nuestra entidad bancaria.

Plan General Contable para descargar pdf

La contabilidad siempre suele ser complicada si no estamos acostumbrados a realizarla, por lo que suele ser necesario conocer previamente algunos conceptos clave, recogidos en el Plan General Contable. Aquí puedes descargarte el cuadro de cuentas para registrar de forma correcta todos los movimientos contables de tu empresa. ¡Descárgatelo!

¿Cómo lo hacemos?

Y aquí viene la gran pregunta. Ahora que sé toda la teoría, ¿de dónde lo saco?

Aunque muchas veces resulta nos cuesta ponernos a subir facturas, picar tickets, gestionar gastos… es necesario dedicar unas horas del día a hacerlo. Debemos tener el documento justificante de la factura junto con su registro donde estará toda la información que comentábamos. Sin duda, podemos contratar a una persona que se dedique únicamente o esto, o sino podemos llevarlo a cabo por nosotros mismo.

Lo que está clarísimo, es que, si no llevas la contabilidad al día, puedes llevarte alguna sorpresilla y de una manera u otra perderás mucho más tiempo a final de mes o trimestre e incluso al hacer el cierre contable de tu empresa.

Además, a nivel práctico, tenerlo al día nos permitirá tomar mejores decisiones. Es aquí donde vemos la importancia de contar con un programa de facturación. También puedes usar un excel para registrar la información, sin embargo, el uso de un programa nos permitirá tener la información actualizada y tenerlo todo al alcance y verlo de manera visual, podremos hacer previsiones de futuro más acertadas. Verás todo lo que sucede en tu empresa, podrás categorizar la información por proyectos o clientes y tener la gestión documental al día.

Existen diferentes herramientas que pueden ayudarte a llevar a cabo la contabilidad de tu empresa, como por ejemplo Quipu. Que además de solucionarte toda la parte explicada anteriormente, desde conseguir los libros de registro hasta la conciliación bancaria, te permite hacerlo de una forma muy sencilla, intuitiva y rápida.

Te animamos a que lo pruebes y puedas confirmarlo por ti mismo. Verás como te queda toda la contabilidad solucionada!:D
¿Te atreves? Pruébalo gratis!

 

Júlia Areny Quipu
Responsable de comunicación. Puedes seguirme en twitter @juliadeQuipu o Facebook: juliaquipu ;)