Balance de situación: qué es y cómo hacerlo

El balance de situación es, sin duda, el documento más importante de toda empresa a nivel financiero. Es un informe que permite ver, a simple vista, la situación económica y financiera de una empresa, lo que resulta fundamental tanto a nivel interno, como para inversores y también para las administraciones públicas.

Pero, ¿sabes qué es y para qué sirve? A continuación, te presentamos todo lo que debes saber sobre el balance de situación.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es el balance de situación de una empresa?
• ¿Para qué sirve el balance de situación?
• ¿Cuándo se realiza el balance de situación?
• ¿Cuál es la estructura de un balance de situación?
• Fórmula para calcular el balance de situación
• Las cuentas en el balance de situación
• ¿Cómo hacer un balance de situación?
• ¿Es obligatorio hacer un balance de situación?
• Ejemplo de un balance de situación
• ¿Cómo interpretar un balance de situación?

¿Qué es el balance de situación de una empresa?

El balance de situación, también conocido como balance general, es un informe financiero que proporciona una instantánea de la situación financiera de una empresa en un momento específico.

Este documento contable refleja detalladamente los activos, pasivos y el patrimonio neto de la empresa, siendo una herramienta fundamental para la gestión y análisis financiero de cualquier sociedad, sea del tamaño que sea.

¿Para qué sirve el balance de situación?

El balance de situación es un instrumento fundamental en la gestión financiera de una empresa. Es útil por diferentes razones, siendo especialmente relevante por los siguientes motivos:

• Toma de decisiones estratégicas: los gerentes y directivos utilizan el balance de situación para tomar decisiones informadas sobre la dirección estratégica de la empresa. Les ayuda a identificar si tienen suficientes activos para expandirse, si necesitan reducir deudas o si pueden permitirse grandes compras o inversiones.

• Evaluación de la salud financiera de una empresa: es una herramienta crucial para evaluar la salud financiera de la empresa. Proporciona una visión clara de lo que la empresa posee (activos) y lo que debe (pasivos), así como el valor neto (patrimonio). Esto es vital para comprender la solidez y estabilidad financiera de la empresa.

• Herramienta para inversores y acreedores: para los inversores y acreedores, el balance de situación es un documento esencial para evaluar la viabilidad y la seguridad de sus inversiones o préstamos. Les permite analizar la capacidad de la empresa para generar flujo de caja y devolver sus deudas, así como la gestión de sus recursos.
• Cumplimiento legal y transparencia: sirve para cumplir con requisitos legales y reglamentarios, asegurando transparencia en las operaciones de la empresa. La presentación regular de balances de situación es una práctica estándar para las empresas cotizadas en bolsa y es esencial para mantener la confianza de los accionistas.

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¿Cuándo se realiza el balance de situación?

Aunque el balance de situación es un informe vivo, en el sentido de que se puede consultar en cualquier momento con las últimas transacciones contables, generalmente, se prepara al final de un periodo contable, como el fin de mes, trimestre o año fiscal, y también cuando se tienen que presentar las cuentas anuales.

Esto permite a las empresas y a sus interesados evaluar y comparar el rendimiento financiero a lo largo del tiempo.

¿Cuál es la estructura de un balance de situación?

La estructura de un balance de situación se divide generalmente en tres componentes principales:

• Activos: representan los recursos controlados por la empresa como resultado de eventos pasados y de los cuales se espera obtener beneficios económicos futuros. Los activos se dividen en:
  • Activo corriente: son aquellos que pueden convertirse en efectivo o que se espera utilizar en el ciclo operativo de un año. Incluyen efectivo y equivalentes de efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, y otros activos líquidos.
  • Activo no corriente o activos fijos: son las inversiones a largo plazo y no se pretenden convertir en efectivo en el corto plazo. Esto incluye propiedades, plantas y equipos, inversiones a largo plazo, propiedad intelectual, y otros activos fijos.
• Pasivo: son las obligaciones actuales de la empresa, surgidas de eventos pasados, cuya liquidación se espera que resulte en una salida de recursos que contienen beneficios económicos.
  • Pasivo corriente: aquellas obligaciones que se deben pagar dentro del ciclo normal de operaciones del negocio, que normalmente se asume que es un año. Incluyen cuentas por pagar, pasivos acumulados, deudas a corto plazo, etc.
  • Pasivo no corriente: Son obligaciones que vencen en un plazo mayor a un año. Incluyen deudas a largo plazo, obligaciones por arrendamientos financieros, provisiones para pensiones, entre otros.
• Patrimonio neto: representa el valor residual de los activos de la empresa una vez deducidos todos sus pasivos. Incluye:
  • Capital Social: los recursos que los accionistas aportan para la empresa a cambio de acciones.
  • Reservas: beneficios retenidos que no se han distribuido a los accionistas.
  • Resultados acumulados: Incluye las ganancias o pérdidas acumuladas a lo largo de la vida de la empresa.

Fórmula para calcular el balance de situación

La fórmula para el cálculo del patrimonio neto es una de las identidades más conocidas a nivel contable:

Activo = Pasivo + Patrimonio neto

O, dicho de otro modo, en todo momento, el valor del activo tiene que corresponderse con la suma de los valores del patrimonio neto y el pasivo.

Las cuentas en el balance de situación

Dentro del balance de situación se encuentran contenidas todas las cuentas del activo, del pasivo y del patrimonio neto. Aunque estas cuentas dependen de las normas contables de cada país o región, en España, y de acuerdo al Plan General Contable, las cuentas se dividen en los siguientes grupos y subgrupos principales:

• Grupo 1 – financiación básica: este grupo incluye las cuentas relacionadas con el patrimonio neto y las fuentes de financiación a largo plazo de la empresa. Por ejemplo, el capital social, las reservas, los resultados pendientes de aplicación, y las subvenciones, donaciones y legados recibidos. Los subgrupos son:
  • 10 Capital.
  • 11 Reservas y otros instrumentos de patrimonio.
  • 12 Resultados pendientes de aplicación.
  • 13 Subvenciones, donaciones y ajustes por cambios de valor.
  • 14 Provisiones.
  • 15 Deudas a largo plazo con características especiales.
  • 16 Deudas a largo plazo con partes vinculadas.
  • 17 Deudas a largo plazo por préstamos recibidos, empréstitos y otros conceptos.
  • 18 Pasivos por fianzas, garantías y otros conceptos a largo plazo.
  • 19 Situaciones transitorias de financiación.
• Grupo 2 – inmovilizado: en este grupo se registran los activos no corrientes, es decir, aquellos bienes y derechos de la empresa con una vida útil prolongada. Subgrupos relevantes incluyen el inmovilizado intangible (como patentes, licencias, marcas), inmovilizado material (edificios, maquinaria, equipos) e inmovilizado financiero (inversiones a largo plazo en empresas del grupo y asociadas, otras inversiones financieras, etc.). Los subgrupos son:
  • 20 Inmovilizaciones intangibles
  • 21 Inmovilizaciones materiales
  • 22 Inversiones inmobiliarias.
  • 23 Inmovilizaciones materiales en curso.
  • 24 Inversiones financieras a largo plazo en partes vinculadas.
  • 25 Otras inversiones financieras a largo plazo.
  • 26 Fianzas y depósitos constituidos a largo plazo.
  • 28 Amortización acumulada del inmovilizado.
  • 29 Deterioro de valor de activos no corrientes.
• Grupo 3 – existencias: este grupo abarca todas las cuentas de existencias de la empresa, como materias primas, productos en curso, productos terminados, mercancías, etc. Los subgrupos son:
  • 30 Comerciales.
  • 31 Materias primas.
  • 32 Otros aprovisionamientos.
  • 33 Productos en curso.
  • 34 Productos semiterminados.
  • 35 Productos terminados.
  • 36 Subproductos, residuos y materiales recuperados.
  • 39 Deterioro de valor de las existencias.
• Grupo 4 – acreedores y deudores por operaciones comerciales: comprende todas las cuentas que reflejan los derechos y obligaciones de la empresa derivados de su actividad comercial. Esto incluye clientes por ventas y servicios prestados, proveedores, efectos a pagar y a cobrar, etc. Los subgrupos son:
  • 40 Proveedores.
  • 41 Acreedores varios.
  • 43 Clientes.
  • 44 Deudores varios.
  • 46 Personal.
  • 47 Administraciones públicas.
  • 48 Ajustes por periodificación.
  • 49 Deterioro de valor de créditos comerciales y provisiones a corto plazo.
• Grupo 5 – cuentas financieras: Este grupo se ocupa de las cuentas relacionadas con las inversiones financieras a corto plazo y la tesorería. Incluye inversiones en empresas del grupo y asociadas a corto plazo, otras inversiones financieras, instrumentos de patrimonio, valores representativos de deuda, y cuentas bancarias y de caja. Los subgrupos son:
  • 50 Empréstitos, deudas con características especiales y otras emisiones análogas a corto plazo.
  • 51 Deudas a corto plazo con partes vinculadas.
  • 52 Deudas a corto plazo por préstamos recibidos y otros conceptos.
  • 53 Inversiones financieras a corto plazo en partes vinculadas.
  • 54 Otras inversiones financieras a corto plazo.
  • 55 Otras cuentas no bancarias.
  • 56 Fianzas y depósitos recibidos y constituidos a corto plazo y ajustes por periodificación.
  • 57 Tesorería.
  • 58 Activos no corrientes mantenidos para la venta y activos y pasivos asociados.
  • 59 Deterioro del valor de inversiones financieras a corto plazo y de activos no corrientes mantenidos para la venta.
• Grupo 8: gastos imputados al patrimonio neto: Este grupo se utiliza para registrar los gastos que, de acuerdo con la normativa contable, deben imputarse directamente al patrimonio neto. Por ejemplo, acciones y participaciones propias en situaciones especiales. Los subgrupos son:
  • 80 Gastos financieros por valoración de activos financieros. Los subgrupos son:
  • 81 Gastos en operaciones de cobertura.
  • 82 Gastos por diferencias en conversión.
  • 83 Impuesto sobre beneficios.
  • 84 Transferencias de subvenciones, donaciones y legados.
  • 85 Gastos por pérdidas actuariales y ajustes en los activos por retribuciones a largo plazo de prestación definida.
  • 86 Gastos por activos no corrientes en venta.
  • 89 Gastos de participaciones en empresas del grupo o asociadas con ajustes valorativos positivos previos.
• Grupo 9 – ingresos imputados al patrimonio neto: De manera similar al grupo 8, este grupo registra los ingresos que se imputan directamente al patrimonio neto. Incluye, por ejemplo, subvenciones, donaciones y legados recibidos. Los subgrupos son los siguientes:
  • 90 Ingresos financieros por valoración de activos y pasivos.
  • 91 Ingresos en operaciones de cobertura.
  • 92 Ingresos por diferencias de conversión.
  • 94 Ingresos por subvenciones, donaciones y legados.
  • 95 Ingresos por ganancias actuariales y ajustes en los activos por retribuciones a largo plazo de prestación definida.
  • 96 Ingresos por activos no corrientes en venta.
  • 99 Ingresos de participaciones en empresas del grupo o asociadas con ajustes valorativos negativos previos.

Se excluyen dentro del balance de situación los grupos 6 – gastos y el grupo 7 – ingresos, ya que forman parte de la cuenta de pérdidas y ganancias de la sociedad.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre la tesorería en el balance de situación te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

¿Cómo hacer un balance de situación?

Crear un balance de situación implica seguir una serie de pasos estructurados para presentar de manera clara la situación financiera de una empresa en un momento determinado. Todo parte de la contabilidad de la empresa, de manera que un balance de situación no es posible si no existe detrás una contabilidad estructurada y clara.

• Recolectar información financiera: reúne todos los registros contables que reflejen las transacciones de la empresa hasta la fecha del balance. Esto incluye libros diario y mayor, facturas, recibos, estados de cuenta bancarios, etc.
• Clasificar las cuentas en activos, pasivos y patrimonio neto.
• Calcular y listar los activos, sumando los valores de todo el activo corriente y el activo no corriente.
  Asegúrate de que los valores estén actualizados y reflejen el estado real de los activos.
• Calcular y listar los pasivos, sumando por separado el valor del pasivo corriente y del pasivo no corriente.
• Determinar el patrimonio neto, sumando el capital social, las reservas y los resultados del ejercicio.
• Una vez tenemos los tres estados (activo, pasivo y patrimonio), podemos elaborar el balance de situación, situando las cuentas de activo a la izquierda (en el debe) y las de pasivo y patrimonio a la derecha (en el haber). En algunos casos, se presenta el balance de situación en una tabla, con el resultado de los diferentes ejercicios para comprobar la evolución del balance. En todo momento, se debe cumplir la identidad de activo = pasivo + patrimonio neto.
• Si no es así, se deben realizar los ajustes necesarios para asegurarte de que los datos son correctos y están completos. También en el caso de encontrar discrepancias o errores
• Una vez revisado y ajustado, el balance está listo para ser presentado. Debe ser claro, legible y estar formalmente estructurado, siguiendo los estándares contables aplicables.
  

No obstante, en la actualidad, los sistemas empresariales, como los ERPs, han simplificado este proceso. Las cuentas se trasladan de forma automática al balance, que se puede consultar en cualquier momento y de forma automática, en lugar de tener que elaborarlo a través de anotaciones a mano, lo que garantiza la completitud e integridad de la información contable.

¿Es obligatorio hacer un balance de situación?

Existen tres tipos de balance de situación: el balance de situación normal, el balance de situación abreviado y el balance de situación para PYME.

En general, todas las empresas están obligadas de presentar el balance de situación, salvo aquellas sociedades más pequeñas que cumplan con los siguientes requisitos, de acuerdo al artículo 3 de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas:

• El número medio de trabajadores de la empresa debe ser inferior a 50.
• Tener un importe neto de cifra de negocios inferior a 8 millones de euros.
• El total activo de la empresa no debe superar los 4 millones de euros.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre nuestra plantilla de balance de situación te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

Ejemplo de un balance de situación

Como ya hemos mencionado, el balance de situación se presenta mediante una tabla donde constan los activos, los pasivos y el patrimonio neto. Imaginemos una empresa que, a 31 de diciembre de 2023, presenta el siguiente balance de situación:

¿Cómo interpretar un balance de situación?

Interpretar un balance de situación implica analizar y comprender la información financiera que este documento refleja sobre la empresa en un momento determinado. En realidad, el propio balance proporciona mucha información sobre la situación general de la empresa:

• Análisis de los activos:
  • Activo corriente: evalúa la liquidez de la empresa. Un alto nivel de activos corrientes (como efectivo, cuentas por cobrar, inventarios) sugiere una buena capacidad para cubrir deudas a corto plazo. Pero estos tienen que estar por encima del pasivo corriente para tener una buena posición de working capital.
  • Activos no corriente: estos activos indican las inversiones a largo plazo de la empresa. Una gran proporción del activo no corriente puede significar una inversión sustancial en el futuro de la empresa.
• Análisis de los pasivos:
  • Pasivos corriente: Una cantidad elevada de pasivo corriente en comparación con el activo corriente puede ser un indicativo de problemas de liquidez.
  • Pasivos no corrientes: Un alto nivel puede indicar una dependencia significativa de financiamiento externo.
• Evaluación del patrimonio neto: un patrimonio neto robusto es un indicativo de buena salud financiera y capacidad de la empresa para autofinanciarse. No obstante, si como consecuencia de varios ejercicios de resultados negativos, el patrimonio neto se vuelve negativo, la empresa se situaría en una situación de quiebra técnica.

En el ejemplo anterior, la sociedad tiene un valor del activo corriente de 39.000 €, frente a los 20.000 € del activo corriente. Esto quiere decir que la empresa tiene capacidad de afrontar sus obligaciones a corto plazo con sus activos líquidos, en un ratio de 1,95.

Por otro lado, cuenta con un nivel de patrimonio neto de 49.000 € y un pasivo de 60.000 €. Esto quiere decir que se financia fundamentalmente con fondos ajenos (deuda). No obstante, al tener un patrimonio neto positivo, se encuentra en una posición saneada y lejos de la quiebra técnica.