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¿Qué es la memoria contable y cómo hacerla?

¿Sabes qué es la memoria contable de una empresa? Se trata de uno de los documentos básicos de contabilidad que, como responsable de un negocio, debes realizar para tener completa información de su estado financiero. 

En este artículo, encontrarás toda la información necesaria para entender el concepto de la  memoria contable y saber cómo llevarla a cabo. Aprenderás:

¿Qué es la memoria contable?

Se trata de un documento usado en el área de contabilidad de una empresa para ampliar toda la información que ya se explicita en los estados financieros. Su principal función es completar y aclarar los datos que forman parte de las cuentas anuales presentadas. Por lo  tanto, debe elaborarse conjuntamente con estas.

Para entender la importancia de esta memoria, es necesario tener presente que documentos como  los balances de ingresos y gastos, el estado de cambios y los flujos de efectivos no son siempre suficientes para tener un conocimiento detallado de la economía empresarial. Es en este sentido donde la memoria contable juega un papel fundamental.

En definitiva, este documento te ayudará a aclarar las operaciones financieras que haya llevado a cabo tu empresa, por muy complejas que sean. Es por esta razón que resulta todavía más importante en las organizaciones en las que hay accionistas.

¿Qué contiene la memoria contable?

La realización de este documento  implica incluir una gran cantidad de informaciones sobre la empresa, las operaciones que haya llevado a cabo y su estado financiero. Esencialmente, son las siguientes:

  • Actividad de la empresa.
  • Las cuentas anuales.
  • Los principios contables aplicados y su resultado.
  • Normas de registro y valoración.
  • Evolución de las inversiones realizadas.
  • Situación fiscal.
  • Posibles subvenciones que se reciban.
  • Retribución que recibe  el personal.
  • Posibles combinaciones de negocios.
  • Relación de gastos e ingresos.
  • Volumen de ventas alcanzado.
  • Negocios que se lleven a cabo conjuntamente con otras organizaciones.
  • Transacciones en las que se haya involucrado parte del patrimonio.
  • Gastos del órgano de administración.
  • Formas de financiación.
  • Operaciones con moneda extranjera.
  • Cualquier hecho con consecuencias financieras posterior al cierre del ejercicio anual.

Tipos de memoria

A la hora de hacer la memoria contable de tu empresa, debes saber que existen diferentes tipos de este documento. Por lo tanto, tendrás que elegir el que encaja mejor con tus necesidades.

  • La memoria ordinaria es la que realizan las grandes empresas que, por lo tanto, tienen grandes cifras de negocios y activos. En consecuencia, tienen que ofrecer información muy detallada. Incluye 25 notas, que tienen que referenciarse de manera directa con cada uno de los estados financieros presentados, a través de un número colocado en la columna adecuada.
  • La memoria abreviada es la más adecuada para pequeñas y medianas empresas, que generan mucha menos información en función de su actividad económica más reducida. No incluye el  cuadro de financiación y tiene 4 notas menos. 

Asimismo, a la hora de realizar cualquiera de estos  dos tipos de memoria, debes tener en cuenta unos consejos básicos:

  • Es posible omitir información que no sea relevante para la contabilidad de la empresa, pero siempre debe hacerse constar la mínima exigida. Esta será la que sea necesaria para conocer con detalle la situación de la empresa en cada ejercicio.
  • La información cuantitativa debe referirse al ejercicio en vigor y al anterior.
  • Las empresas multigrupo deben hacer constar la misma  información en la memoria.
  • Las normas de registro y valoración deben adaptarse para ser lo más claras posibles.

¿Quién debe llevar una memoria contable?

La memoria contable forma parte de los libros contables obligatorios que deben presentarse en una empresa, al igual que las cuentas anuales, el libro diario y el de inventarios.

Además, hay que destacar que las sociedades mercantiles tienen la  obligación de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil. En el caso de los autónomos incluidos en el Régimen de Estimación Directa Normal deben llevar, simplemente, la contabilidad. Finalmente, las sociedades no mercantiles y los autónomos en  Régimen de Estimación Directa Simplificada no tienen que cumplir con ninguno de estos requisitos.

¿Cuándo se debe presentar la memoria contable?

La presentación de este documento contable es obligatoria en cada ejercicio económico. Todo ello, siempre cumpliendo con la necesidad de incluir toda la información que ofrezca información real sobre el estado financiero de la empresa.

En definitiva, la memoria contable de una empresa es un  documento indispensable para tener una visión amplia y clara del estado contable de la organización durante  un ejercicio financiero. Dependiendo del volumen de negocio que se genere, se podrá escoger entre los diferentes tipos de memoria existentes, pero siempre será necesario que incluya amplia y detallada información, siempre clara y real.