¿Cómo reclamar y declarar una factura impagada?

Te explicamos todo sobre reclamar facturas no cobradas y cómo tienes que declarar las facturas de las que aún no has recibido el cobro.

Esta situación de impago provoca grandes perjuicios a las PYMES españolas, tales como:

  • Imposibilidad de contratación.
  • Beneficios condicionados.
  • Pocas o ninguna posibilidad para invertir.

Los autónomos pasamos facturas a nuestros clientes, igual que las recibimos de nuestros proveedores y, aunque se puede incluir la fecha de vencimiento del pago entre los campos obligatorios de la factura, no garantiza el cobro de la misma dentro de ese plazo.

Por eso es importante saber qué se puede hacer con aquellas facturas que no hayamos cobrado y cómo se deben declarar de cara a Hacienda y todas las obligaciones fiscales que se exigen a los trabajadores del RETA.

¿Cómo reclamar el pago de una factura?

Has facturado a un cliente y no te ha pagado aún. Veamos cuál es el procedimiento para reclamar el cobro de la factura.

Carta solicitud pago de facturas

En primer lugar, y una vez te hayas asegurado que el pago aún no se ha efectuado, ponte en contacto con tu cliente. Puedes hacerle una llamada recordando el impago, o bien puedes comunicárselo por escrito. Envíale una carta certificada con acuse de recibo, un correo certificado o un burofax. De este modo, te asegurarás que quede constancia del impago por escrito.

En el caso que tus avisos no funcionen, puedes recurrir a un procedimiento judicial 👇

¿Cómo denunciar a un cliente que no paga?

Para poder alegar el impago de la factura, deberás aportar todo tipo de documentos que demuestren que tu cliente no ha pagado. Más allá de la factura, el albarán o el contrato, puedes aportar documentos por escrito que demuestren que has reclamado el pago en varias ocasiones, como la carta de solicitud del pago de facturas, el correo certificado u otros documentos que muestren el impago.

¿Cómo reclamar deudas con el procedimiento monitorio?

El procedimiento monitorio se trata de un proceso judicial para tratar de resolver este tipo de conflictos, regulado por la Ley de Enjuiciamiento Civil.

Para poder reclamar una deuda mediante el juicio monitorio, deben cumplirse una serie de condiciones. Principalmente, destacan dos.

  1. Por un lado, debe ser una deuda dineraria
  2. Por otro lado, se debe haber pasado la fecha de vencimiento de la factura.
❗️DATO CLAVE: Un factor a tener en cuenta es que no hay límite en el importe de reclamación, por lo que no importa cuánto te deba el cliente, siempre puedes proceder a reclamar.

Plazos para reclamar una factura impagada

El plazo para reclamar una factura impagada se puede definir por el emisor de una factura, incluyendo la fecha de vencimiento entre los datos de la factura.

En el caso que no se especifique una fecha de vencimiento para el pago, el plazo será de 30 días naturales desde que el cliente recibe el producto o la prestación del servicio. Extraordinariamente, este plazo puede aumentar, sin superar los 60 días, si así se acuerda entre ambas partes.

Evidentemente, el emisor de la factura también tiene la obligación de enviar la factura antes que se cumplan los 30 días, para que al cliente le dé tiempo para realizar el pago.

¿Cuándo prescribe una factura impagada?

Una factura impagada prescribe a los 5 años cuando se trata de operaciones comerciales entre empresas o autónomos. Antes, era de 15 años, pero se modificó con la Ley 42/2015 el 5 de octubre de 2015.

❗️DATO CLAVE: Es interesante comentar que el hecho que una factura impagada pueda prescribir en un determinado plazo de tiempo, no significa que el cliente no tenga que proceder a su pago, sino que el emisor pierde el derecho a poder reclamar.

Plazos de prescripción de facturas impagadas en función del tipo de deuda

Teniendo en cuenta el tipo de deuda, el plazo de prescripción puede variar muchísimo, como podéis ver en la siguiente lista:

  • Deudas entre empresas: plazo de prescripción en España de 5 años (en Cataluña son 3 años).
  • Deudas hipotecarias: 20 años.
  • Deudas derivadas de un préstamo: 5 años.
  • Deudas con la Administración Pública: la prescripción de estas deudas será de 4 años.
  • Deudas derivadas de pagos o del reparto de dividendos: el plazo de prescripción es de 5 años.
  • Deudas de abogados, jueces, notarios, procuradores o registradores: 3 años.
  • Deudas de alquiler: 5 años.
  • Deudas de suministros: este sería el caso de las deudas con compañías telefónicas, eléctricas, de gas o de agua, etc. y tienen un plazo de prescripción de 5 años.
  • Deudas de hospedajes: 3 años.

¿Cómo incluyo una factura impagada en mi declaración?

Tienes que tener en cuenta que a Hacienda le da igual el estado de pago de la factura, únicamente le interesa las facturas que has emitido. Es por ello que Hacienda te obliga a declarar todas las facturas que emitas, independientemente que tu cliente te haya pagado o no.

Es por ello que, al realizar el modelo 303 o el modelo 390, tienes que incorporar todas las facturas en el trimestre que toque.

Un caso aparte se produce cuando tienes que declarar una factura que sabes que tu cliente no te va a pagar, ya sea porque así te lo ha comunicado, porque la empresa se haya disuelto o porque haya entrado en concurso de acreedores.

💥 BONUS: Tienes que saber que si usas un programa de facturación, podrás tener toda tu facturación ordenada y centralizada.

De este modo podrás saber en tiempo real el estado de tu negocio: tanto las facturas pagadas, como las que están pendientes de cobrar, así como hacer previsiones de cobro para los siguientes meses.

Al realizar un mejor seguimiento de toda tu actividad, detectarás antes facturas impagadas y así podrás cobrarlas antes 😉

¿Debo declarar las facturas aunque no las haya cobrado?

Hacienda no da lugar a dudas, y obliga a declarar todas las facturas emitidas a nuestros clientes, independientemente de si las hemos cobrado o no. Por tanto, como el estado de tus facturas le da igual a Hacienda y solo les importa las facturas que has emitido, es imprescindible que lleves las facturas al día  y las incluyas en el trimestre que toca para liquidar los impuestos correspondientes.

Hacienda necesita que declares el IVA, a través del modelo 303, para llevar las cuentas de tu actividad y recaudar los impuestos de todas las actividades y transacciones económicas que has tenido como autónomo.

💡 QUIPU TIP: Recuerda que también debes presentar el modelo anual que resume el IVA que has declarado, es decir, el modelo 390.

Excepción del criterio de caja

Si te has acogido al criterio de caja, puedes obviar declarar las facturas que no hayas cobrado siempre que factures menos de 2 millones de euros y cumplas una serie de requisitos que se exigen para acogerse a este criterio. Igualmente, recuerda que igual que no declarar las facturas que no has cobrado, tampoco  podrás desgravar las facturas de gastos que no hayas pagado aun en ese trimestre.

¿Cómo recuperar el IVA de una factura impagada?

Una factura impagada no solo produce el perjuicio de no recibir el dinero, sino que también, produce problemas a nivel fiscal. Ya que, para Hacienda, la factura ha sido emitida y por tanto:

  • La factura está registrada como un ingreso, por tanto, se va a declarar un beneficio mayor del que realmente tiene la empresa.
  • En la declaración del IVA del trimestre, también se producirá un error, ya que el IVA de la factura emitida, y no cobrada, se ha declarado. Y por tanto, se ha ingresado. Pero la persona que ha emitido la factura no la ha cobrado.

Si estás seguro de que no vas a cobrar una factura porque tu cliente así te lo ha comunicado o porque la empresa se ha disuelto o entra en concurso de acreedores puedes recuperar el IVA siguiendo unos sencillos pasos.

Para poder realizar esta acción se deben de dar los siguientes requisitos:

  • Que hayan pasado 6 meses desde la expedición de la factura.
  • Que la expedición de la factura la haya realizado un empresario o profesional.
  • Que se haya realizado reclamación judicial o requerimiento notarial.
  • Y fundamental, que la factura se haya reflejado en los libros oficiales de IVA.

Para poder poder recuperar el IVA de la factura:

  • En los 3 meses siguientes a la finalización de los 6 meses antes indicados.
  • Realizar la factura rectificativa, con el importe en negativo, del IVA que se desea recuperar.
  • Comunicar a la AEAT, en el plazo de un mes, desde que se realizó la factura rectificativa. Se deben adjuntar el requerimiento notarial o la reclamación judicial.

Si aún no has liquidado el IVA

Si aún no has liquidado el IVA de esa factura porque aún estás dentro del trimestre, y sabes que seguro que no las vas a cobrar, puedes emitir una nota de abono y así te ahorrarás tener que pagar el IVA pues constará que, finalmente, no has recibido ese dinero y, por tanto, estás exento de pagar el IVA.

Si ya has liquidado el IVA

Debes esperar 6 meses desde el impago de la factura para que el IVA que pagaste de más se compense dentro del IVA a ingresar. Después debes seguir estos pasos:

– En los tres meses siguientes a este plazo debes emitir una factura rectificativa al cliente anulando el pago del servicio y/o producto. Recuerda que la factura rectificativa es un tipo de factura que te permite corregir los errores al emitir facturas (repasa los errores más comunes al hacer una factura rectificativa). Esta  factura rectificativa debe ser con el mismo importe de la factura original pero en negativo, es decir, como si le devolvieras el dinero a tu cliente.

– La factura impagada se debe reclamar judicial o notarialmente.

– Debes mandar a la Agencia Tributaria la factura rectificativa para que estén al tanto de que has anulado el pago.

– Incluye la factura rectificativa en la liquidación de impuestos del trimestre correspondiente.

💥 BONUS: Todo esto procedimeinto es mucho más sencillo con un software de facturación como Quipu que te ayuda en la creación de facturas rectificativas y te permite gestionarlo todo automatizando procesos y permitiendote que le dediques más tiempo a lo que verdaderamente importa: ¡hacer crecer tu negocio! 

Consejos para evitar las facturas impagadas o vencidas

Aunque existen soluciones, como acabamos de indicar, la realidad es que deberíamos intentar evitar esta situación. A continuación, os dejamos unos consejos para no llegar a esta situación:

  • Información previa sobre el cliente: es importante, tener algo de conocimiento previo sobre cómo actúa y paga el cliente con el que queremos trabajar. De esta forma, podremos evitar este problema.
  • En el caso de que se haya producido el vencimiento de la deuda, es importante no dejar de lado esta situación. Enviar un recordatorio a las 24 horas del vencimiento, suele ayudar al pago de la factura, ya que se indica al deudor, que se tiene una buena organización en cuanto a este tema. No hay que olvidar que cuanto más tiempo pase, la deuda suele quedar en el olvido por parte del acreedor, priorizando otros aspectos sobre nuestra factura impagada.
  • Un aspecto muy importante, es saber porque el cliente no paga la factura. Ya que, entender su situación puede beneficiarnos para acuerdos futuros, y sobre todo, para llegar a un acuerdo amistoso. De esta forma el deudor, priorizará nuestra factura, al ver que solo queremos ayudarle.

El diseño de facturas personalizado es un elemento clave para que tus facturas sean recordadas y por lo tanto se sitúen en primera posición para ser pagadas 😉

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4 comentarios en “¿Cómo reclamar y declarar una factura impagada?”

    • Hola Francisco,

      Exacto, tal y como se indica en el artículo, debes declarar el IVA de una factura a pesar de no haberla cobrado. Recuerda que con Quipu es mucho más fácil hacer las previsiones de pago del IVA y el IRPF, ¡sin sorpresas! Además, un asesor certificado rellenará tus modelos tributarios por tí. Te animo a probar Quipu y comprobarlo por tí mismo 🙂

      ¡Un saludo!

      Responder
  1. Hola, qué tal?
    Tengo una duda:
    Si he facturado en julio y aún no he cobrado, debo igualmente “devolver” ese IVA que voy a cobrar en la declaración de octubre? Muchas gracias.

    Responder
    • Hola Francisco,

      A pesar de no haber cobrado la factura deberás declararla en el trimestre correspondiente. Por ello, te recomiendo que empieces a usar Quipu, que te permite conocer el IVA y el IRPF a liquidar, ¡sin sorpresas a final del trimestre! Anímate a probar Quipu y te ofreceremos un gestor que te ayudará a llevar tus cuentas al día y pasará cuentas con Hacienda por tí.

      ¡Un saludo!

      Responder

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