¿Cómo reclamar y declarar una factura impagada? Consejos para evitarlas

Las facturas impagadas son uno de los peores suplicios a los que puedes tener que enfrentarte como autónomo. Si has empleado un tiempo en conseguir una venta, necesitas que te abonen el importe de tu trabajo para seguir adelante, pero no siempre sabes cómo reclamarlo si el deudor no cumple con su parte.

Por eso hoy vamos a contarte todo lo que necesitas saber sobre reclamar una factura impagada y cómo hacerlo de forma completamente legal y efectiva.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es una factura impagada?

Hablamos de factura impagada cuando la parte que debía haber hecho frente al importe que aparece en ella dentro de un plazo de tiempo previamente establecido no ha cumplido con su obligación de pago. Esto es, el deudor no ha cumplido lo acordado con el acreedor, por lo que este último se ve obligado a reclamar la factura impagada.

El problema es que los acreedores no siempre conocen las vías que existen a la hora de reclamar una factura, o cuál es el plazo siquiera para reclamar facturas… y ya ha llegado la hora de cambiar esto. Sí, el cobro de facturas impagadas es posible, hay cómo hacerlo, ¡y en ocasiones saberlo es la diferencia entre poder seguir adelante o no!

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¿Cuándo se considera que es una factura impagada?

Una factura impagada es aquella que no se ha abonado dentro del plazo que se determinó en el momento de la facturación. Cuando entregamos una factura y hemos determinado junto al deudor que su pago no será inmediato, sino que se efectuará transcurrido un tiempo determinado, lo mejor es tomar una precaución muy sencilla. Basta con incluir una fecha, un periodo de tiempo acordado, para que el deudor sea consciente del plazo que tiene y, sobre todo, que no puede superar, para abonar el importe del producto o servicio que se le ha proporcionado.

Así, si se ha acordado el cobro a 30 días, incluir siempre dicha fecha tope hará que un día después de la misma ya podamos considerar que una factura está impagada.

¿Cuándo se puede reclamar una factura impagada?

Una factura impagada puede reclamarse desde el día siguiente al vencimiento de la fecha de cobro acordada hasta un periodo de tiempo que depende del tipo de cliente que la adeude. 

En caso de no haber tenido la precaución de añadir una fecha límite de cobro, lo habitual es que una factura pueda reclamarse a partir de los 30 días de la venta o la prestación del servicio. Este periodo, si ambas partes así lo acuerdan de buena fe, puede extenderse, pero nunca más allá de los 60 días.

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¿Cuándo prescribe una factura impagada?

El periodo de prescripción de las facturas depende del tipo de deudor que no haya abonado su importe. Así, en función de su naturaleza, tendremos más o menos tiempo para exigir el cobro de una factura impagada:

  • Deudas entre empresas: plazo de prescripción en España de 5 años (en Cataluña son 3 años).
  • Deudas hipotecarias: 20 años.
  • Deudas derivadas de un préstamo: 5 años.
  • Deudas con la Administración Pública: la prescripción de estas deudas será de 4 años.
  • Deudas derivadas de pagos o del reparto de dividendos: el plazo de prescripción es de 5 años.
  • Deudas de abogados, jueces, notarios, procuradores o registradores: 3 años.
  • Deudas de alquiler: 5 años.
  • Deudas de suministros: este sería el caso de las deudas con compañías telefónicas, eléctricas, de gas o de agua, etc. y tienen un plazo de prescripción de 5 años.
  • Deudas de hospedajes: 3 años.

Ese es el tiempo que tenemos para exigir el cobro de una factura que se nos adeuda, pero conviene tener clara una cosa: el hecho de que una factura impagada prescriba no quiere decir que el deudor no deba tener que hacer frente al pago, sino que el acreedor, de no hacerlo en los plazos establecidos, habrá perdido el derecho a reclamarla.

💥BONUS: La herramienta de gestión de Quipu no solo te permite rellenar tus impuestos y llevar al día el estado financiero de tu negocio. Además, podrás configurar alertas de cobro de facturas para no tener nunca una factura impagada con toda la problemática que esto acarrea.

¿Cómo evitar el impago de una factura?

Que un cliente no abone sus facturas puede ocasionarle un auténtico roto a tu plan de control de ingresos y gastos, a tu previsión de tesorería y, por tanto, a los planes que tenías previstos para tu compañía a corto, medio y largo plazo. 

Ir dos pasos por delante y asegurarte el cobro de tus facturas en el momento de emitirlas te dará muchísima tranquilidad y te garantizará más horas de sueño, y lo cierto es que no resulta complicado de conseguir. Tan solo hay que tener en cuenta algunos tips como los que te contamos a continuación.

Consejos para evitar las facturas impagadas

Luchar contra los morosos no es plato de buen gusto, pero lo cierto es que hay ciertas estratagemas que, con algo de previsión y si cuentas con un software como Quipu que te alerte en tiempo real del vencimiento de tus facturas, puedes llevar a cabo para que nada ni nadie juegue contigo y con tu actividad profesional.

  • Lo primero que deberías plantearte es buscar las mejores soluciones en cuanto a la forma de pago. Las transferencias bancarias, por ejemplo, tienen una altísima tasa de cumplimiento, mientras que los recibos bancarios tienden a suponer una mayor tasa de impago.
  • Una pequeña investigación previa del cliente podría darnos una idea general de si suele dar algún tipo de problema a la hora de abonar sus facturas.
  • Llevar un buen control de vencimiento de las facturas es un método muy efectivo a la hora de cobrar. Un simple mensaje de cortesía al día siguiente de que la factura haya cumplido suele ser una forma elegante de conseguir nuestro objetivo y evitar bastante tiempo de litigios.
  • Utilizar el recibo bancario B2B, firmado por las dos partes en una sucursal bancaria, también es una muy buena forma de erradicar los impagos, aunque resulta bastante menos ágil.
prever IVA e IRPF

Cómo reclamar a un cliente que no paga: pasos a seguir

Hasta ahora todo bien, ya hemos visto la teoría, pero… ¿qué pasos hay que seguir para reclamar una factura a un cliente que no paga? La verdad es que no tendríamos por qué reclamar un dinero que es nuestro y que ya nos hemos ganado de sobra, pero en ocasiones a un empresario no le queda otra que enfrentarse a este tipo de carrera de fondo para reclamar lo que es suyo.

  • El primer paso debe ser enviar un recordatorio cordial de que hemos tenido que reclamar una factura impagada. Puede hacerse por escrito, vía mail, entre 24 y 48 horas después de la fecha de vencimiento inicial.
  • De no haber señales, cumplida una semana desde el vencimiento tocará enviar un mail algo más formal en el que hacer hincapié en el recordatorio, en esta ocasión añadiendo también una pregunta sobre el motivo del retraso. Sugerir que ha podido haber algún tipo de problema con la factura es una buena idea.
  • Tras esto, tocará pasar a la carga por vía telefónica. Lo mejor es llamar directamente a la empresa, contactar con el responsable de contabilidad y preguntar abiertamente por el motivo del impago.
  • Si tras varias llamadas durante las siguientes semanas no conseguimos una respuesta satisfactoria, habrá llegado el momento de que entren en juego nuestros representantes judiciales. Una carta de nuestro abogado puede ser la pieza que desbloquee la partida.
  • Si aún así no conseguimos cobrar la factura impagada transcurridos un par de meses tras la fecha de vencimiento, tocará recurrir a otras opciones para conseguir el dinero.

Eso sí, si esto ocurre con más de un cliente, deberemos plantearnos cambiar nuestros métodos de pago e intentar por todos los medios cobrar nuestros trabajos por adelantado.

¿Qué opciones tengo para reclamar una factura?

Existen varias herramientas a las que puedes recurrir a la hora de reclamar el impago de una deuda a un cliente. 

  • La más extendida, que suele dar buenos resultados, es la mediación. Dicen que ‘hablando se entiende la gente’, y aunque pagar a un mediador cueste algo de dinero, siempre será más económico que tener que abonar los costes de un proceso judicial.
  • La demanda y la acción judicial serían el siguiente paso lógico si la mediación no funciona. Resultan menos económicas, pero también son más formales y, por lo tanto, también más efectivas. Para la primera necesitarás algo de asesoría legal a la hora de redactarla, mientras que para que la segunda llegue a buen término deberás demostrar que la comunicación con el moroso ha sido fluida en todo momento, ¡no borres ni un solo email!
  • Por último, siempre puedes recurrir a una agencia de recobro. Lo normal es que pierdas a tu cliente y que tan solo recuperes una pequeña parte de lo que te adeudaba, pero llegados a cierto punto… algo es algo. Eso sí, confía únicamente en agencias de confianza que solo te cobren en caso de recuperar el total del importe adeudado.

Carta de requerimiento de pago para reclamar una factura impagada

Lo más apropiado a la hora de reclamar una factura impagada es que los primeros contactos sean por escrito y en tono cordial. Puede haber existido algún tipo de olvido, o simplemente un problema de liquidez con el que podemos llegar a mostrarnos incluso comprensivos.

Esto sí, la carta de requerimiento de pago puede servirnos más adelante a la hora de interponer una demanda judicial o incluso de emprender acciones legales contra el deudor, así que hay que procurar que incluya toda la información necesaria para nuestro futuro beneficio llegado el caso:

  • Tanto el emisor como la factura y el deudor deben quedar correctamente identificados.
  • Debe estar fechada, pues este dato será clave en futuras reclamaciones.
  • También debe incluir una forma de pago y una forma de contacto.

¿Cómo denunciar a un cliente que no paga?

Ahora que sabes cómo reclamar una factura impagada, debes saber también que necesitarás multitud de pruebas que atestigüen, en caso de querer denunciar el impago, que la cantidad reclamada no ha sido abonada, así como que por tu parte ha habido varios intentos por conseguir dicho pago.

Si cuentas con los documentos oportunos, tan solo tendrás que dejar el asunto en manos de tus abogados. 

DATO CLAVE: guarda todos los intentos de contactar que efectúes y procura que la mayoría de ellos sean por escrito, incluso por correo certificado, ¡toda ayuda es poca para hacerte con lo que es tuyo por derecho!

¿Cómo incluyo una factura impagada en mi declaración?

Tienes que tener en cuenta que a Hacienda le da igual el estado de pago de la factura, únicamente le interesa las facturas que has emitido. Es por ello que Hacienda te obliga a declarar todas las facturas que emitas, independientemente que tu cliente te haya pagado o no.

Es por ello que, al realizar el modelo 303 o el modelo 390, tienes que incorporar todas las facturas en el trimestre que toque.

Un caso aparte se produce cuando tienes que declarar una factura que sabes que tu cliente no te va a pagar, ya sea porque así te lo ha comunicado, porque la empresa se haya disuelto o porque haya entrado en concurso de acreedores.

💥 BONUS: Tienes que saber que si usas este programa de facturación, podrás tener toda tu facturación ordenada y centralizada.

¿Debo declarar las facturas aunque no las haya cobrado?

Hacienda no da lugar a dudas, y obliga a declarar todas las facturas emitidas a nuestros clientes, independientemente de si las hemos cobrado o no. Por tanto, como el estado de tus facturas le da igual a Hacienda y solo les importa las facturas que has emitido, es imprescindible que lleves las facturas al día  y las incluyas en el trimestre que toca para liquidar los impuestos correspondientes.

Hacienda necesita que declares el IVA, a través del modelo 303, para llevar las cuentas de tu actividad y recaudar los impuestos de todas las actividades y transacciones económicas que has tenido como autónomo.

💡 QUIPU TIP: Recuerda que también debes presentar el modelo anual que resume el IVA que has declarado, es decir, el modelo 390.

Excepción del criterio de caja

Si te has acogido al criterio de caja, puedes obviar declarar las facturas que no hayas cobrado siempre que factures menos de 2 millones de euros y cumplas una serie de requisitos que se exigen para acogerse a este criterio. Igualmente, recuerda que igual que no declarar las facturas que no has cobrado, tampoco  podrás desgravar las facturas de gastos que no hayas pagado aun en ese trimestre.

¿Cómo recuperar el IVA de una factura impagada?

Una factura impagada no solo produce el perjuicio de no recibir el dinero, sino que también, produce problemas a nivel fiscal. Ya que, para Hacienda, la factura ha sido emitida y por tanto:

  • La factura está registrada como un ingreso, por tanto, se va a declarar un beneficio mayor del que realmente tiene la empresa.
  • En la declaración del IVA del trimestre, también se producirá un error, ya que el IVA de la factura emitida, y no cobrada, se ha declarado. Y por tanto, se ha ingresado. Pero la persona que ha emitido la factura no la ha cobrado.

Si estás seguro de que no vas a cobrar una factura porque tu cliente así te lo ha comunicado o porque la empresa se ha disuelto o entra en concurso de acreedores puedes recuperar el IVA siguiendo unos sencillos pasos.

crear facturas rectificativas o de abono

Para poder realizar esta acción se deben de dar los siguientes requisitos:

  • Que hayan pasado 6 meses desde la expedición de la factura.
  • Que la expedición de la factura la haya realizado un empresario o profesional.
  • Que se haya realizado reclamación judicial o requerimiento notarial.
  • Y fundamental, que la factura se haya reflejado en los libros oficiales de IVA.

Para poder poder recuperar el IVA de la factura:

  • En los 3 meses siguientes a la finalización de los 6 meses antes indicados.
  • Comunicar a la AEAT, en el plazo de un mes, desde que se realizó la factura rectificativa. Se deben adjuntar el requerimiento notarial o la reclamación judicial.

Si aún no has liquidado el IVA

Si aún no has liquidado el IVA de esa factura porque aún estás dentro del trimestre, y sabes que seguro que no las vas a cobrar, puedes emitir una nota de abono y así te ahorrarás tener que pagar el IVA pues constará que, finalmente, no has recibido ese dinero y, por tanto, estás exento de pagar el IVA.

Si ya has liquidado el IVA

Debes esperar 6 meses desde el impago de la factura para que el IVA que pagaste de más se compense dentro del IVA a ingresar. Después debes seguir estos pasos:

– En los tres meses siguientes a este plazo debes emitir una factura rectificativa al cliente anulando el pago del servicio y/o producto. Recuerda que la factura rectificativa es un tipo de factura que te permite corregir los errores al emitir facturas (repasa los errores más comunes al hacer una factura rectificativa). Esta  factura rectificativa debe ser con el mismo importe de la factura original pero en negativo, es decir, como si le devolvieras el dinero a tu cliente.

  • La factura impagada se debe reclamar judicial o notarialmente.
  • Debes mandar a la Agencia Tributaria la factura rectificativa para que estén al tanto de que has anulado el pago.
  • Incluye la factura rectificativa en la liquidación de impuestos del trimestre correspondiente.

💥 BONUS: Todo esto procedimeinto es mucho más sencillo con un software de facturación como Quipu que te ayuda en la creación de facturas rectificativas y te permite gestionarlo todo automatizando procesos y permitiendote que le dediques más tiempo a lo que verdaderamente importa: ¡hacer crecer tu negocio! 

4 comentarios en “¿Cómo reclamar y declarar una factura impagada? Consejos para evitarlas”

    • Hola Francisco,

      Exacto, tal y como se indica en el artículo, debes declarar el IVA de una factura a pesar de no haberla cobrado. Recuerda que con Quipu es mucho más fácil hacer las previsiones de pago del IVA y el IRPF, ¡sin sorpresas! Además, un asesor certificado rellenará tus modelos tributarios por tí. Te animo a probar Quipu y comprobarlo por tí mismo 🙂

      ¡Un saludo!

      Responder
  1. Hola, qué tal?
    Tengo una duda:
    Si he facturado en julio y aún no he cobrado, debo igualmente “devolver” ese IVA que voy a cobrar en la declaración de octubre? Muchas gracias.

    Responder
    • Hola Francisco,

      A pesar de no haber cobrado la factura deberás declararla en el trimestre correspondiente. Por ello, te recomiendo que empieces a usar Quipu, que te permite conocer el IVA y el IRPF a liquidar, ¡sin sorpresas a final del trimestre! Anímate a probar Quipu y te ofreceremos un gestor que te ayudará a llevar tus cuentas al día y pasará cuentas con Hacienda por tí.

      ¡Un saludo!

      Responder

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