El control de ingresos y gastos nos permite saber en qué situación financiera se encuentra nuestro negocio. Así podemos clasificar la naturaleza de estos movimientos, una información que nos da las claves de la rentabilidad de la empresa. Para poder saber si somos rentables, es vital tener al día el control de ingresos y gastos.
Tradicionalmente se ha hecho en Excel, pero existen soluciones que nos permiten digitalizar nuestra gestión administrativa, haciendo que este control sea mucho más útil y efectivo. En este post te explicamos cómo realizar el control de gastos e ingresos, y por qué es mejor hacerlo en un programa de facturación online.
Leyendo este artículo aprenderás:
- Qué son los ingresos y gastos: Definición
- Diferencia entre gasto y pago, ingresos y cobro, y gasto y cobro
- Control de ingresos y gastos: para qué sirve
- Tipos de ingresos
- Tipos de gastos
- Cómo llevar el control de gastos e ingresos: Quipu
- Análisis de los ingresos y gastos
¿Qué son los ingresos y gastos de una empresa?
El control de gastos e ingresos es el documento que refleja los movimientos de los activos financieros de mi empresa. En él introducimos todos los datos de facturas, tickets, transferencias, o domiciliaciones, y comparamos entre lo qué ingresamos y lo que gastamos.
Además, clasificamos toda esta información para poder dividir entre conceptos. Así podemos saber si estamos gastando demasiado dinero en un proyecto que no nos es rentable, o si deberíamos apostar más por un producto que nos genera beneficios.
Qué es son los ingresos: definición
Un ingreso es el aumento del activo de una empresa, es decir, la entrada de dinero. Esta puede producirse principalmente por la venta de un producto o servicio, pero también podemos generar ingresos a través de inversiones, alquileres o subvenciones.
Qué es un gasto: definición
Un gasto es el consumo del activo de una empresa, es decir, una disminución de este activo. Esto se deriva principalmente de las adquisiciones de una empresa, ya sea en forma de servicio o de producto, que acostumbran a ser necesarias para el desarrollo de la empresa.
Diferencias entre ingresos y gastos: resultado
La diferencia entre la resta de los ingresos menos los gastos nos da el resultado: si los ingresos superan los gastos, el resultado es positivo, y tenemos beneficios para la empresa. En caso contrario, el resultado es catalogado como negativo, y quiere decir que en el tramo calculado hemos tenido pérdidas.
Diferencias entre gasto, pago, ingreso y cobro
Para comprender realmente qué es un gasto y qué es un ingreso, tenemos que entender sus diferencias con los conceptos de pago y cobro:
- Gasto y pago: Un gasto es el paso previo al pago. Si adquirimos un producto o servicio, y nos dan 60 días de vencimiento, tenemos un gasto que todavía no hemos pagado. Una vez abonamos el importe, lo convertimos en un pago.
- Ingreso y cobro: Al igual que en el caso anterior, un ingreso es el paso previo al cobro. Si fabricamos, por ejemplo, zapatillas, podemos haber vendido 300 unidades, pero hasta que el cliente no hace el pago no lo contabilizamos como cobro.
Control de gastos e ingresos: Para qué sirve
Tener actualizada la hoja de ingresos y gastos nos permite saber en qué situación financiera se encuentra nuestro negocio. El resultado entre las adquisiciones y las ventas nos permite saber qué recursos tenemos disponibles. Además, como realizamos la clasificación por tipo de gasto o ingreso, podemos tener toda nuestra actividad económica ordenada.
- Para un autónomo, el control de gastos e ingresos es imprescindible para rellenar los modelos tributarios. Siguiendo el calendario fiscal, trimestralmente debemos presentar distintos documentos con la información que obtenemos del control. Además es una herramienta vital si queremos tener una dinámica profesional: dejamos de vivir ‘al día’, para empezar a hacer previsiones de futuro y tener de verdad una empresa.
- Para las Pymes, el control de ingresos y gastos es obligatorio para realizar las cuentas anuales y los libros contables. Esta cuenta es el punto de partida de la contabilidad de la empresa, y nos servirá para cumplir con todas las obligaciones administrativas pertinentes.
Además el control de ingresos y gastos nos permite saber también, al igual que la conciliación bancaria, datos sobre impagos, cobros pendientes y otros movimientos que todavía no se han realizado.
💡 QUIPU TIP: Nosotros recomendamos llevar este control a través de un programa de facturación: así tendrás todo centralizado, y podrás aprovechar esta cuenta para llevar toda la gestión administrativa de la empresa.
Ventajas de controlar la cuenta de ingresos y gastos con un programa de facturación
- Control accesible: Con un software de facturación podemos tener los ingresos y gastos en el mismo lugar. Esto nos permite ver en una sola pantalla, sin necesidad de plantillas de Excel ni otras operaciones, los recursos de los que disponemos actualizados. Así podremos tomar decisiones en función de la realidad de nuestro negocio, y no de lo que imaginamos que podemos hacer.
- Mejora de la conciliación bancaria: Quipu ofrece la posibilidad de conectarte con más de 200 bancos españoles. Desde el propio aplicativo puedes controlar tu extracto bancario, y relaciona automáticamente los datos de tu cuenta con los ingresos y gastos. Así podrás dejar de volverte loco cada vez que tengas que conciliar bancos, agilizando tu gestión y ahorrando muchas horas.
- Facturación con el Lector OCR: Imagina poder registrar tus tickets y facturas de ingresos y gastos solo con una foto. Mientras muchos siguen picando cada día estos documentos en un Excel, con Quipu simplemente los pasas por el Lector OCR, y automáticamente se añaden a tu documento de control. Así evitamos errores a la hora de entrar las facturas, y nos aseguramos que no perdemos ni un solo documento.
- Facilidad para rellenar modelos tributarios: Si puedes rellenar automáticamente cada modelo, y así te olvidas de los impuestos, ¿por qué sigues haciéndolo a mano? Con toda la información registrada en el software podemos complementar todos los documentos necesarios, y tu solo tienes que encargarte de revisarlo.
- Acceso a analítica: Aunque muchos negocios lo olvidan, no podemos pensar solo en hoy. Las empresas y autónomos que van al día tienen muchas más posibilidades de fracasar que las que saben dónde están, qué pueden gastar y qué problemas tienen. Saber identificar de dónde vienen las pérdidas, si la inversión que hacemos en Ads es buena o no, y conocer nuestros puntos fuertes es la clave de la supervivencia. Deja de pensar en pequeño, y empieza a trabajar para crecer. En Quipu puedes hacerlo con el plan Business.
La contabilidad de ingresos y gastos
Mientras que los autónomos no están obligados a presentar documentos contables, para una empresa es completamente necesario hacerlo para cumplir con las obligaciones fiscales. Es, de hecho, el primer paso para elaborar los distintos libros de contabilidad, así como las cuentas anuales y las pérdidas y ganancias.
La diferencia entre nuestro control y los documentos contables recae en la organización de los movimientos: mientras que para elaborar la contabilidad debemos seguir unas guías impuestas por la administración, en nuestro control interno podemos dividir los conceptos como nos funcione mejor.
Tipos de ingresos
El tipo de ingreso lo determina el tipo de negocio. No venderemos lo mismo si somos una panadería, una asesoría online, o un concesionario. Para saber clasificar bien qué ingresos tenemos, debemos tener claro cómo ganamos dinero, así como saber qué generamos en nuestra gestión administrativa y financiera. En términos contables, clasificamos los ingresos de la siguiente manera:
- Ingresos ordinarios o operativos: Los derivados de nuestra actividad económica, es decir, de la presentación de servicios o de la venta de bienes de nuestro negocio. Aquí podemos encontrar ingresos fijos, aquellos que periódicamente pagamos como empresa, y los variables, que se producen en función de nuestra actividad, y no tienen una periodicidad marcada.
- Ingresos extraordinarios: Aquí encuadramos aquello que no corresponde directamente a nuestra actividad, como puede ser una subvención, el incremento del valor de un activo, o, puestos a imaginar, que nos toque la lotería.
- Ingresos financieros: Son los ingresos derivados de las inversiones que tenemos como empresa, cómo por ejemplo los beneficios generados por una inversión en otro negocio.
Existen muchas otras clasificaciones, adaptadas a cada negocio, pero estas son las principales. Además, dentro de estas categorías, podemos encontrar diferentes tipos de ingresos que nos permitirán entender mejor tanto la rentabilidad como nuestra oferta. Podemos clasificar los ingresos de la siguiente forma:
- Venta de producto o mercancía
- Prestación de servicios a un cliente
- Subvenciones
- Comisiones recibidas, préstamos concedidos o arrendamientos
- Dividendos o beneficios por la venta de acciones
- Indemnizaciones
Tipos de gastos
Los gastos, al igual que los ingresos, están asociados al tipo de actividad de nuestro negocio. Evidentemente hay unos gastos en común entre la mayoría de empresas, como pueden ser las nóminas, los suministros o las comisiones bancarias. De la misma manera que clasificamos los ingresos, tenemos estos tipos de gastos:
- Gastos ordinarios o operativos: Son los relacionados con nuestra actividad económica, que pueden ir desde la compra de materias primas, hasta los suministros. Podemos hablar de gastos fijos, aquellos que pagamos de forma periódica como las nóminas, o variables, que no tienen una periodicidad y por lo tanto son menos controlables.
- Gastos extraordinarios: Aquí entran los gastos que no van ligados a nuestra actividad económica directamente, como puede ser una multa o la disminución del valor de un activo.
- Gastos financieros: Son los derivados de nuestra inversiones como empresa. Si en ingresos apuntábamos a beneficios por una inversión, en gastos es lo contrario.
Dentro de estos 3 tipos, podemos diferenciar muchas otras categorías de gasto, que nos es útil conocer para el control de nuestra organización:
- Nóminas y otros gastos de personal
- Suministros: agua, luz, gas, conexión a internet y teléfono
- Publicidad y promoción
- Materias primas
- Seguros, reparaciones y mantenimiento
- Impuestos
- Gastos de gestión administrativa
- Arrendamientos
Cómo llevar la cuenta de ingresos y gastos: Quipu
Actualmente la mejor forma de gestionar tus cuentas de ingresos y gastos es con un programa de facturación. Así evitamos picar todo en un Excel, y podemos saber en todo momento nuestra situación financiera, contrastar con nuestros extractos bancarios, y sobre todo, evitar la pérdida de documentos. No siempre tenemos el Excel delante, lo que nos resta agilidad a la hora de la gestión.
El Lector OCR: la forma más efectiva de controlar tus ingresos y gastos
Tienes 3 formas de usarlo:
- Desde tu ordenador puedes arrastrar tus facturas y tickets al lector, automáticamente se procesarán para tener en menos de 24hs todos tus gastos cargados en tu cuenta, pudiendo así tener total visibilidad de los gastos generados.
- Desde tu teléfono móvil, haciendo una foto al ticket o factura y subiéndolo directamente a la app. Así podrás asegurarte que no pierdes ningún documento esencial.
- Desde el correo de Quipubox, enviando tus documentos al correo que aparece en tu lector de gastos con el dominio @gastos.quipubox.com.
Si tienes empleados, puedes crear usuarios dentro de tu cuenta y ellos podrán desde su teléfono tomar una foto a los tickets de ingreso o de gasto y subirlos directamente al lector, así evitarás perder el control y tendrás toda la información concentrada en un mismo lugar. ¡Por fin te puedes olvidar del papeleo y la cartera repleta de tickets de gastos!
El lector de gastos de Quipu también te avisa cuando hay un ticket o gasto duplicado. Así no tendrás que preocuparte de tener el mismo ticket o factura digitalizada en el sistema.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cómo llevar un seguimiento de las facturas te recomendamos que leas nuestro artículo específico.
Ventajas de utilizar un lector de tickets y facturas
- Subir los tickets en el momento, evita su pérdida.
- Tener los tickets almacenados en este buzón ahorra espacio en tu cartera y en los cajones.
- Están disponibles las 24 horas para poder revisar todos y cada uno de ellos en cualquier momento.
- Se mantienen en perfectas condiciones, sin que se borre ningún dato.
- Puedes guardarlos tantos años como quieras, los 5 obligados o más.
- Si Hacienda te pide los comprobantes, los podrás localizar fácilmente. Y si los necesitas en papel, sólo tendrás que imprimirlos.
- Puedes convertir cada uno de ellos en un gasto de manera que los modelos tributarios se rellenarán automáticamente.
Implementado tu sistema de control: Analiza tus ingresos y gastos
El primer paso, una vez que comienzas a tener total control de tus ingresos y gastos, será realizar un análisis de los gastos actuales de tu negocio. De este modo, tendrás una visión completa de adónde va a parar tu dinero actualmente. Si todavía no lo has hecho, recuerda que puedes importar tus facturas desde un Excel, y empezar a trabajar en Quipu con tu información actual.
Una vez clasificados, podrás analizar y entender los movimientos que genera tu actividad, además de exportar todos los datos. A continuación, visualiza tu panel de ingresos y gastos totales y calcula la media mensual de los últimos doce meses y comienza a sacar conclusiones sobre tus gastos mes a mes. En este momento deberás hacer tres cosas:
- Evaluar si puedes ahorrar en algunos de los gastos actuales.
- Analizar si debes repensar tu enfoque de negocio en función de qué parte de la empresa genera más ingresos.
- Plantearte un presupuesto que guíe tus gastos a lo largo del año y te permitan conseguir tus objetivos anuales.
El presupuesto será una parte indispensable de tu plan económico y financiero. De lo contrario, estarás constantemente improvisando. Este presupuesto te permitirá gestionar todas las áreas de tu empresa y tus recursos.
Que habrás ganado al final de la implementación de tu sistema de control de ingresos y gastos
Si has logrado implementar un sistema de control de empresa efectivo y constante habrás conseguido:
- Conocer en detalle lo que cuesta la actividad de tu empresa.
- Eliminar gastos innecesarios y tener tus cuentas
- Tomar decisiones inteligentes y basadas en datos.
- Establecer márgenes de beneficio realistas y rentables.
- Equilibrar el precio de venta de los servicios con respecto a los costes.
- Garantizar que tus cuentas estén saneadas.
Todo esto y más, simplemente, implementando un sistema y una rutina muy simple y efectiva! ¡No lo dudéis más! Pruébalo gratis por 15 días y comienza a tomar el control de los ingresos y gastos de tu empresa.