¿Cómo llevar el Control de mis Facturas?

Las facturas son inevitables para todos aquellos empresarios que quieran ejercer como trabajadores por cuenta propia. Se trata de los documentos que justifican que ha existido la venta de un producto o la prestación de un servicio y que, por tanto, ha existido un intercambio de dinero entre dos o más partes.

Sin embargo, una cosa es saber qué es una factura y otra muy distinta tener conciencia de cuán importante es saber llevar el control de las facturas. Este trámite puede significar la diferencia entre una empresa exitosa y una que tiene que poner fin a su actividad antes de lo deseado. Por eso vamos a contarte todo lo que debes saber sobre ello para no tener que preocuparte nunca más por el control de tus facturas.

En el artículo de hoy aprenderás:

Qué es el control de facturas

Emitir y almacenar facturas no es lo único que hay que hacer con ellas. Clasificarlas, saber exactamente a qué corresponde cada movimiento, tener controlado cuándo se cobrarán o cuánto dinero debemos es primordial a la hora no solo de mantener una empresa saludable, sino de tomar decisiones importantes sin pillarnos los dedos.

¿El problema? Que esto solo es posible con un buen control de facturas, o lo que es lo mismo, adquiriendo unas rutinas de orden y eficiencia que nos permitan estar siempre al tanto, en tiempo real, de cuál es la situación de nuestra organización. 

Solo así es posible prever si tendremos un descubierto, si contaremos con un excedente que poder reinvertir o si toca ajustarse el cinturón una temporadita para cuadrar números. 

El control de facturas es un proceso continuado que debe estar siempre lo más actualizado posible, sobre todo si te dedicas a una actividad en la que la entrada y salida de dinero son constantes.

escanea tus facturas automáticamente con el lector ocr

Ventajas de llevar el control de las facturas

Un buen sistema de control de facturación ahorra tiempo y dinero. Tiempo, porque el hecho de tener toda la información clasificada para obtener el dato que buscas de un simple vistazo hará que no tengas que volver a hacer búsquedas interminables entre montones y montones de papeles.

Dinero, para empezar, porque el tiempo es oro. El que no pierdes en trámites burocráticos lo inviertes en otras actividades mucho más lucrativas, lo que al cabo de todo un año, te lo aseguramos, se nota, ¡y mucho! 

Eso sí, el hecho de llevar un control de facturas concienzudo te ayudará también en otros aspectos muy importantes:

  • Podrás tomar decisiones económicas a sabiendas de cómo afectarán estas tanto al momento actual como al futuro de tu compañía.
  • No perderás nada por el camino, siempre sabrás quién te debe y a quién le debes.
  • Ganarás en calidad de vida, ya que podrás realizar tu trabajo con muchísimas menos preocupaciones.

DATO CLAVE: El control de facturas es indispensable para no acumular problemáticas que, a la larga, pueden resultar fatales para tu organización. Lo mejor es optar por un sistema completamente automatizado como el de Quipu, que además puede conectarse sin problema a otras herramientas de control económico y mostrarte todo tipo de detalles en tiempo real.

Tips para un control de facturas 100% efectivo

Además de elegir entre los dos sistemas que os comentaremos en el siguiente apartado, es importante que tengáis en cuenta ciertos consejos de cara a llevar un control de facturas totalmente eficiente. Por ejemplo, es una buena idea poner un límite temporal a los cobros, así como dedicar unos días fijos en el calendario a la revisión de las facturas y la emisión de las mismas.

Debes asegurarte de que cada factura que emites está perfectamente bien planteada y, sobre todo, de que incluye todo lo que debe. Por supuesto, cada movimiento en este sentido debe quedar perfectamente registrado, así como los que no se hayan dado, pero sepas que deben darse.

Las variables son muchas, desde luego. Por eso, aunque vamos a proponerte dos formas de llevarlo todo al día, la mejor opción es encontrar una forma de descargarte al máximo de este tipo de tareas. Un programa de control de facturas, además de simplificarte mucho la tarea, te proporcionará ayuda en otros muchos aspectos que te resultarán tremendamente útiles.

Cómo llevar el control de las facturas en tu empresa

Por mucho que tengas claro qué es un plan de tesorería o que dispongas de una previsión de tesorería en Excel, deberás dedicar algo de tiempo a desarrollar un control de facturas óptimo. A continuación te mostramos dos maneras de hacerlo, la ‘artesanal’ y la más ‘pro’, ¡decide a qué nivel quieres trabajar y quédate con la que mejor se ajuste a tus posibilidades!

El control de facturas tradicional: Excel

El control de facturas, cobros y pagos gratis en Excel es uno de los recursos más utilizados por aquellos que prefieren no tener que pagar ni un solo euro. Eso sí, utilizarlo conlleva la necesidad de tener una disciplina férrea en esta tarea, ya que un simple olvido puede descuadrar todo el control de facturas de un año entero.

👉 Te explicamos cómo tener el control con el Programa de Facturación en Excel.

QUIPU TIP: Si no te ves capacitado para llevar un escrupuloso control de facturas en Excel prácticamente a diario, lo mejor es que borres por completo esta opción de tu mente. Prueba los 15 días gratis de Quipu sin ningún tipo de compromiso y comprueba las ventajas de contar con un control de facturas completamente automatizado para tu negocio.

Control de facturas online: Quipu

La otra opción, mucho más eficaz y llevadera, es contar con un programa informático especialmente diseñado para ayudarte, como Quipu

Nuestro software, además de ofrecerte un control de facturas absolutamente automatizado, de reunir toda tu documentación en un mismo sitio y de mostrarte analíticas en tiempo real, te permite ir varios pasos más allá.

Por ejemplo, conectándose con otras aplicaciones que utilices para poder ofrecerte un servicio 360, o avisándote de cuándo cumplen ciertos plazos para que no pagues más de la cuenta por algo que únicamente necesita algo de organización.

También este software permite emitir facturas rectificativas o de abono de forma automática; además tus datos se actualizarán al momento, por lo que conocerás el estado actual de tu negocio en todo momento.

💥 BONUS: Además de subir todas tus facturas al sistema mediante la aplicación y de llevar un control estricto de todos tus movimientos económicos, con Quipu podrás rellenar de forma automática tus impuestos o contratar los servicios de un asesor que te ayude con tu gestión de tesorería o con la elaboración de las nóminas de tus trabajadores.


Escrito por Bernardo Martin

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