¿Cómo contabilizar una subvención?

Para muchas empresas, una de las principales vías de financiación son las subvenciones públicas o privadas. Dado que, en la mayoría de los casos, no exigen reembolso, es una forma gratuita de obtener recursos que, además, permite capitalizar y hacer crecer un negocio.

Al igual que ocurre con cualquier otra forma de financiación, es importante saber cómo contabilizar una subvención. En este artículo, explicaremos cómo se hace y cuáles son los principales asientos contables relacionados con esta modalidad.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es una subvención?
• Aspectos previos a tener en cuenta a la hora de contabilizar una subvención
• Cuentas contables relacionadas con las subvenciones
• Asientos contables de una subvención
• Ejemplo de contabilización de una subvención

¿Qué es una subvención?

Una subvención es una ayuda económica proporcionada por entidades públicas o privadas a organizaciones, empresas o individuos con el fin de apoyar actividades o proyectos específicos que contribuyen a un objetivo de interés general. Estas ayudas pueden ser en forma de dinero, bienes o servicios y no suelen requerir reembolso por parte del beneficiario.

Se conceden con el propósito de fomentar una actividad concreta, promover la investigación, apoyar la innovación, facilitar la realización de proyectos de interés social, entre otros objetivos. La claridad en la finalidad es esencial para determinar la adecuación de la subvención.

Además, a diferencia de los préstamos y otros instrumentos de financiación, las subvenciones generalmente no requieren que el beneficiario devuelva los fondos recibidos, siempre y cuando se cumplan las condiciones establecidas por el otorgante. Es decir, no son reintegrables.

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Aspectos previos a tener en cuenta a la hora de contabilizar una subvención

De acuerdo al Plan General de Contabilidad, es importante considerar el estatus actual de la subvención, así como determinar si esta es sujeta a devolución o no, en el proceso de su contabilización.

Las subvenciones que inicialmente se consideran como sujetas a devolución deben ser registradas en el pasivo del balance de la empresa. Este tratamiento permanece hasta que la subvención evoluciona a un estado en el que no requiere ser devuelta, lo cual ocurre bajo las siguientes condiciones:

• Debe haber un acuerdo específico que otorgue la subvención directamente a la empresa beneficiaria.
• Las condiciones establecidas para la concesión de la subvención deben ser cumplidas satisfactoriamente.
• No deben existir dudas significativas sobre la recepción efectiva de la subvención.
• Cuando se confirma que la subvención ya no es sujeta a devolución, esta debe ser asignada al patrimonio neto de la empresa. A partir de este punto, el tratamiento contable de la subvención variará dependiendo de su fase actual, ya sea en el momento de su otorgamiento, en el proceso de recepción del pago, o cuando se aplica para cubrir gastos específicos.

Cuentas contables relacionadas con las subvenciones

Las subvenciones se encuadran dentro del subgrupo 13 (Subvenciones, donaciones y ajustes por cambio de valor). Las principales cuentas son las siguientes:

• 130 – Subvenciones oficiales de capital: que se utilizan para el establecimiento o la estructura fija de la empresa (activo no corriente). Su origen proviene de las Administraciones Públicas y los fondos se utilizarán para apoyar financieramente la estructura de capital de la empresa, fundamentalmente el inmovilizado.
• 132 – Otras subvenciones, donaciones y legados: donde se imputan las cuantías que, procediendo de particulares o de Administraciones Públicas, se utilizan para diferentes fines diferentes de la financiación de capital, como por ejemplo, financiar programas que generen gastos futuros.
• 172 – Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones o legados: donde se registran las cantidades que se contraen con las Administraciones Públicas, tanto nacionales como internacionales, así como con particulares, por las cantidades concedidas con carácter de subvención, donación o legado reintegrable.

Además, otras cuentas importantes relacionadas con subvenciones son las siguientes:

• 4708 – Hacienda Pública, deudora por subvenciones concedidas: donde se contabilizan los créditos con la Hacienda Pública por la concesión de alguna de las siguientes subvenciones:
  • Subvenciones de capital no reintegrables, que se conceden como apoyo financiero para el establecimiento básico de una empresa.
  • Subvenciones para financiar programas que generarán gastos futuros.
  • Subvenciones reintegrables concedidas por las Administraciones Públicas.
  • Subvenciones, donaciones y legados a la explotación que las Administraciones Públicas conceden a la empresa para asegurarle una rentabilidad mínima o compensar déficits de explotación.
• 4758 – Hacienda Pública, acreedora por subvenciones a reintegrar: donde se imputan las deudas con la Hacienda Pública con subvenciones a devolver, normalmente de la cuenta 172.
• 746 – Subvenciones, donaciones y legados de capital transferidos al resultado del ejercicio: se imputará como ingresos del ejercicio en proporción a la dotación a la amortización efectuada en ese periodo para los citados elementos o si se produce enajenación o corrección valorativa por deterioro o baja en balance.
• 740 – Subvenciones, donaciones y legados a la explotación: esta cuenta se utiliza para reflejar las ayudas económicas recibidas por una empresa o entidad, que no tienen que ser devueltas y que están destinadas específicamente a financiar sus gastos de explotación o operativos.

Asientos contables de una subvención

La contabilización de las subvenciones depende del tipo de subvención recibida.

Subvención de capital

Son las donaciones que tienen como fin realizar inversiones de capital, como elementos de inmovilizado. En este caso, hay varios pasos. El primero, al recibir la subvención:

Al comprar el elemento de inmovilizado:

Al cierre de ejercicio, se amortizará el elemento de inmovilizado de acuerdo a su valor de adquisición y su vida útil. Sin embargo, a diferencia de cualquier otro activo fijo, en el que se contabiliza un gasto, en el caso de las subvenciones se considera un ingreso, y así se transferirá a la cuenta de resultados.

Subvenciones a devolver

En la mayoría de ocasiones, las administraciones públicas revisan que la empresa cumple con los requisitos para que la subvención pueda ser concedida, especialmente en el caso de aquellas subvenciones que deben ser justificadas para un fin determinado. En este caso, se contabilizará un asiento previo de la siguiente manera:

Cuando se cobre la ayuda, se anota del siguiente modo:

Una vez que la administración comprueba que la subvención concedida se ha destinado al fin previsto, previa justificación por parte de la empresa, la subvención pasará a ser no reintegrable, y se anota un asiento de la siguiente forma:

A partir de ese momento, se contabilizarán el resto de asientos que hemos explicado en el punto anterior.

Subvención a fondo perdido

En caso de subvenciones a fondo perdido y sin un fin determinado, se contabiliza el siguiente asiento:

Cuando se cobra, se contabiliza de la siguiente manera:

Ejemplo de contabilización de una subvención

Imaginemos una subvención otorgada por una entidad gubernamental a una pequeña empresa dedicada a la producción de energía renovable. La subvención tiene como finalidad específica la adquisición e instalación de nuevos paneles solares en una región donde la producción de energía limpia es aún incipiente, pero fundamental para el desarrollo sostenible del área.

Los datos serán los siguientes:

• Entidad otorgante: Ministerio para la Transición Ecológica.
• Beneficiario: EcoSolarTech, una pequeña empresa especializada en soluciones de energía solar.
• Dotación de la subvención: 100.000 euros.
• Amortización de los paneles: 10 años.
• Finalidad de la subvención: Adquisición e instalación de paneles solares en la Comunidad de Madrid.
• Condiciones para la concesión:
  • La subvención estará destinada a financiar parte de la inversión en activos fijos (paneles solares y equipos relacionados).
  • La subvención está subordinada al cumplimiento de que estos fondos se utilicen exclusivamente para la compra e instalación de los paneles solares mencionados.
  • EcoSolarTech debe proporcionar informes detallados sobre el progreso de la instalación y la operación de los paneles solares, incluyendo evidencia fotográfica y financiera de la inversión.
  • La empresa debe completar el proyecto dentro de un plazo acordado, generalmente de uno a dos años desde la recepción de la subvención.

En el momento de la concesión, EcoSolarTech reconocería una deuda con las administraciones públicas que, en caso de que se cumplan las condiciones, se transformaría en subvención. Es decir:

En el momento de la concesión de la ayuda, se contabiliza el siguiente asiento:

La empresa invierte en paneles solares y justifica, de esta manera, la subvención. Es decir, contabiliza el siguiente asiento:

Asimismo, se contabilizará el elemento de inmovilizado, en este caso, los paneles solares:

Al cierre de ejercicio, se amortizará los paneles solares de forma lineal teniendo en cuenta su vida útil (10 años), a razón de 10.000 € cada año.

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