¿Cómo contabilizar una nómina de un trabajador?

Para muchas empresas, el principal componente de gasto dentro de sus cuentas de resultados es la nómina de sus trabajadores. Su correcta contabilización es una tarea fundamental que no solo asegura la correcta remuneración de los empleados, sino que también cumple con las complejas obligaciones fiscales y legales que las rodean.

A continuación, exploraremos cómo se contabiliza una nómina, cuáles son sus principales componentes y los asientos contables implicados, transformando lo que a menudo se percibe como una tarea compleja en un proceso claro y estructurado.

En este artículo aprenderás:

• Principales componentes de una nómina
• Cuentas contables relacionadas con las nóminas
• Asientos contables de una nómina
• Ejemplo de contabilización de una nómina

Principales componentes de una nómina

En una nómina se pueden encontrar diferente información que luego será interesante a la hora de realizar correctamente los asientos:

Devengos salariales

Son todas las cantidades que el empleado gana durante el periodo de liquidación, entre las que se incluyen:

• Salario base: determinado por el contrato de trabajo, en función del tipo de trabajo y las horas laboradas.
• Complementos salariales: pagos adicionales al salario base que pueden depender de condiciones personales del trabajador, de su puesto de trabajo, o de la cantidad o calidad del trabajo realizado.
• Horas extras: pago adicional por las horas trabajadas fuera del horario laboral normal.
• Pagas extras: son remuneraciones adicionales que se pagan en momentos específicos del año, según lo establecido por la ley o el convenio colectivo aplicable.
• Otros ingresos: pueden incluir bonificaciones, comisiones, o premios.

Deducciones

Son las cantidades que se restan del total devengado, e incluyen:

• Seguridad Social: contribuciones obligatorias que se destinan a financiar el sistema de seguridad social.
• Retención en el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas): es el impuesto que se aplica sobre los ingresos del trabajo y que la empresa retiene y paga a la hacienda pública en nombre del empleado.
• Otras deducciones: pueden incluir anticipos, valor de productos o servicios proporcionados por la empresa, o contribuciones a planes de pensiones, entre otros.

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Cuentas contables relacionadas con las nóminas

La contabilización de nóminas implica el uso de diversas cuentas contables conforme al Plan General Contable español. Se pueden clasificar en dos tipos: por un lado, las cuentas de gastos relacionados con el personal y, por otro, las cuentas de impuestos:

Cuentas de gastos

Son las cuentas del subgrupo 64, y son las siguientes:

• 640 – Sueldos y salarios: en esta cuenta se contabiliza el importe bruto de las retribuciones al personal. Comprende las remuneraciones fijas y eventuales del personal de la empresa.
• 641 – Indemnizaciones: aunque no forman parte directa de una nómina, en esta cuenta se contabilizan las cantidades entregadas al personal de la empresa para resarcirle por un daño o prejuicio. La más importante de todas es la indemnización por despido, aunque no es la única.
• 642 – Seguridad social a cargo de la empresa: Cuenta para las contribuciones empresariales a la seguridad social debido a las diferentes prestaciones que estos realizan.
• 643 – Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida: como pensiones u otras prestaciones por jubilación o retiro.
• 649: Otros gastos sociales: gastos de naturaleza social realizados en cumplimiento de una disposición legal o voluntaria por parte de la empresa.

Cuentas de deudas a favor de organismos públicos o de empleados

Son las cuentas de impuestos donde se contabilizan todos los impuestos que Hacienda cobra por la nómina de los trabajadores. No se incluyen en este subgrupo las cuentas de pago a la Seguridad Social. Se encuadran dentro del subgrupo 47, al igual que el resto de deudas con Hacienda. Se incluyen las siguientes:

• 4751 – Hacienda pública, acreedora por retenciones practicadas: donde se incluye el IRPF de los trabajadores.
• 465 – Remuneraciones pendientes de pago: débitos de la empresa al personal por los devengos que se consideran gastos de personal y que no se han pagado.
• 471 – Organismos de la Seguridad Social, deudores: representa los créditos en favor de la empresa contra los diversos organismos de la Seguridad Social, relacionados con las prestaciones sociales que ellos efectúan y que también se incluyen en la nómina, como incapacidad laboral transitoria o desempleo parcial.
• 476 – Organismos de la Seguridad Social, acreedores: Esta cuenta se utiliza para registrar las cantidades que la empresa debe a la Seguridad Social, tanto la parte que corresponde a la empresa como la que se deduce del salario del trabajador.

Asientos contables de una nómina

En realidad, no existe un único supuesto de nóminas, sino varios. A continuación, vamos a revisar los más importantes.

Contabilización de una nómina de pagas extras

Es el supuesto más sencillo de contabilización de una nómina, ya que las pagas extras no conllevan una retención para la Seguridad Social, al haberse prorrateado en las nóminas mensuales, aunque sí llevan retención a cuenta del IRPF. El asiento será el siguiente:

Contabilización de una nómina normal (no pagas extras)

En el caso de una nómina normal, el asiento debe incluir la retención correspondiente a la Seguridad Social:

En el momento en el que se pagan las cargas sociales, se contabiliza el siguiente asiento:

Devengo de una nómina con pago pospuesto

Si en el cao anterior se devenga la nómina, pero no se paga, en el momento del devengo se contabilizaría el siguiente asiento:

Y, en el momento de pago, contabilizaríamos el siguiente asiento:

En el momento en el que se pagan las cargas sociales, se contabiliza el siguiente asiento:

Cuando existe más de un cargo

En los supuestos anteriores, hemos asumido que el único cargo en el debe es aquel que se corresponden con gastos de sueldos y salarios. Sin embargo, al contabilizar una nómina, puede haber otros cargos que no se correspondan con “sueldos y salarios”, como indemnizaciones o cuotas deudoras con la Seguridad Social.

En estos casos, el asiento a realizar será el siguiente:

En el momento en el que se pagan las cargas sociales, se contabiliza el siguiente asiento:

Ejemplo de contabilización de una nómina

Supongamos una nómina que tiene los siguientes detalles:

• Salario bruto mensual: 3.000 €
• Indemnización por despido: 10.000 €
• Prestación por incapacidad laboral temporal (ILT): 1.000 € (abonada por la Seguridad Social, pero la empresa la anticipa y luego compensa con las cotizaciones sociales)
• Contribución a la Seguridad Social a cargo de la empresa: 900 €
• Retención por IRPF: 600 €
• Contribución a la Seguridad Social a cargo del trabajador: 350 €.

En la parte de devengos, es decir, en la parte del debe, figurarán los siguientes conceptos:

• Salario bruto: 3.000 €.
• Indemnización por despido: 10.000 €.
• Incapacidad laboral temporal: 1.000 €.
• Total: 14.000 €

En la parte de deducciones, por su parte, figurará lo siguiente:

• Aportaciones del trabajador a la Seguridad Social: 900 + 350 = 1.250 €.
• Retenciones del IRPF: 600 €.
• Total = 1.850 €

Líquido a percibir = Devengos – deducciones = 14.000 – 1.850 = 12.150 €.

En este caso, el asiento contable a realizar sería el siguiente:

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