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¿Cuáles son los elementos de una factura electrónica?

El uso de la factura electrónica está cada vez más generalizado y pronto será un requisito legal en todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos. Es por eso que conocer cuáles son los elementos de una factura electrónica es esencial para cualquier profesional que lidie con facturas.

Para que las facturas electrónicas sean válidas legal y comercialmente tienen que cumplir con una serie de elementos importantes. Con este artículo conocerás qué dice la ley al respecto y cuáles son todos los elementos necesarios en la factura electrónica.

En este artículo aprenderás:

¿Qué dice la Ley sobre los elementos de una factura electrónica?

Las principales normas para la emisión de facturas se recogen en el Reglamento sobre las obligaciones de facturación (Real Decreto 1496/2003). Esta ley establece los requisitos para que las facturas sean válidas legal y comercialmente, así como otras obligaciones tributarias para los contribuyentes.

Las medidas de esta normativa se establecen bajo el principio de un mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica. Siguiendo este principio, los elementos de las facturas electrónicas son los mismos que los requeridos para las facturas en papel.

Con el objetivo de garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas, el artículo 6 del mencionado reglamento indica cuáles son los requisitos del contenido de las facturas, ya sean electrónicas o en papel. Estos datos obligatorios, como veremos más adelante, serán los elementos de una factura electrónica válida.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre cuándo será obligatoria la factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo.

Elementos que debe contener una factura electrónica

Las operaciones comerciales se basan en conceptos como confianza y transparencia, y para llevar a cabo esto de forma real es necesario establecer una serie de datos obligatorios a incluir en todas las facturas. A continuación, te contamos punto por punto cuáles son las partes de las facturas electrónicas atendiendo a todos sus elementos.

Numeración de la factura

La numeración de la factura es un dato clave para determinar la gestión de un negocio. Cada factura debe tener un número identificativo, para esto, es también recomendable crear series correlativas. De esta forma, será más fácil identificar grupos o conjuntos concretos en los registros.

Con un software de facturación esta tarea se realiza de forma automática sin que tengas que hacer nada, pero si todavía no lo tienes, quizá te interese leer este artículo sobre cómo numerar las facturas correctamente.

¿Por qué debería usar un Programa de Facturación?

Ésta es la pregunta que más nos hacéis últimamente, y la respuesta la encontrarás en el siguiente vídeo, en el que te desvelamos las 5 claves por las que NECESITAS usar un Programa de Facturación 👇

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Fecha de emisión de la factura

La fecha de emisión es uno de los elementos de una factura electrónica más importantes. Esta fecha hace referencia al momento en el que el proveedor (empresa o autónomo) emite este documento con toda la información sobre la operación.

Esta es la fecha que marca el inicio del plazo para pagar o saber en qué trimestre debes declarar esta factura en las liquidaciones con Hacienda.

Datos de identificación fiscal

Todas las facturas deben incluir la información fiscal para identificar al emisor y receptor de la factura. La información fiscal también es uno de los elementos de una factura electrónica que no pueden faltar.

Estos datos pueden variar en función de si se es autónomo o empresa, pero en definitiva son los siguientes:

  • Nombre completo del autónomo o nombre fiscal de la empresa.
  • Número de Identificación Fiscal (NIF) para autónomos o Código de Identificación Fiscal para empresas (CIF) para empresas. 
  • Domicilio fiscal.
  • Código Postal.
  • Población
  • Teléfono de contacto
  • Correo electrónico.

Concepto

El Reglamento de Facturación establece que hay que indicar todos los servicios o productos que vendemos de forma detallada en la factura. Cada concepto tendrá su propia línea y en ella incluimos un texto para describir los detalles del producto o servicio que se está facturando, la cantidad de los mismos, cuál es la base imponible y, en su caso, los descuentos aplicados.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre la relación entre la Ley Crea y Crece y la factura electrónica te recomendamos que leas nuestro artículo.

Base imponible

La base imponible es el importe de la factura sin contar impuestos ni descuentos, es decir, incluye todos los cargos pertinentes. Toda transacción económica estará sujeta en algún momento al IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) y otras retenciones y el importe de la base imponible servirá para calcularlos correctamente.

Tipo impositivo (impuestos)

Cada uno de los conceptos de la factura debe asociarse con el tipo de impuesto correspondiente. Con el objetivo de facilitar las retenciones necesarias, todas las facturas deben especificar el tipo de IVA y el porcentaje de retención IRPF en todos los productos y servicios que corresponda.

Importe total

Este también es uno de los elementos de una factura electrónica que no pueden faltar (de ser así, sería difícil cobrar). Este importe es el resultado tras el cálculo de la base imponible y los tipos impositivos y muestra, en definitiva, el coste real de la factura para el cliente.

Hasta aquí hemos visto cuáles son los elementos de una factura electrónica de carácter obligatorio. Sin embargo, existen otros elementos que pueden aparecer en las facturas electrónicas según el tipo de operación. Un ejemplo de esto es el uso de la firma electrónica, requerida en algunas facturas dirigidas a administraciones públicas.

🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre si la factura electrónica es obligatoria a partir de 5000 euros te recomendamos que leas nuestro artículo específico.