La facturación electrónica es el proceso por el cual se generan los justificantes de la venta de bienes o la prestación de un servicio, pero en formato digitalizado. Para realizar una factura electrónica necesitas tener un programa de facturación, los datos legales de tus clientes que sí o sí deben ir en la factura y tu firma electrónica.
Además, esta tiene que estar en un formato electrónico estándar. Su envío y recepción debe ser de forma digital y debe cumplir, como veremos más adelante, con los requisitos de integridad y autenticidad.
Si tienes una empresa y estás pensando en pasarte a la facturación electrónica, en este artículo te dejamos 7 beneficios de la factura electrónica que van a mejorar tu productividad y el proceso de trabajo de tu empresa.
1. Ahorra dinero
Al tener todas las facturas en formato digital te ahorrarás todos los costes de impresión, tinta, papel, envío por correo postal, almacenaje y archivos, etc. Puede que si tienes una pequeña empresa, mes a mes no sea un gasto significativo, pero ten en cuenta lo que podrás ahorrar en un año.
Si estás buscando cómo ahorrar costes en tu empresa, puede que el paso a una facturación digital te haga reducir gastos al tiempo que también ganas en espacio y organización ya que no necesitarás un archivo físico en el que guardar todas tus facturas.
2. Automatización de la facturación
Un programa de facturación electrónica te ayudará a automatizar procesos a la hora de enviar y recepcionar tus facturas. Además, tendrás todo el trabajo integrado en una única plataforma por lo que tu eficiencia y productividad, o la de tus empleados, serán mayores.
Contarás con más tiempo para realizar otras tareas que necesiten más esfuerzo. Gracias a esta automatización también se disminuye la posibilidad de errores humanos. Al estar todo digitalizado y automatizado solo tendrás que supervisar y así evitarás errores a la hora de escribir datos de tus clientes o de realizar un cobro.
3. Reducción de tiempos de entrega
Al ser programas automatizados la facturación siempre se enviará a primeros de mes y no habrá que pasar largas jornadas para que esté lista cuando es debido. Al disminuir los errores tampoco habrá necesidad de corregir facturas por lo que todo será mucho más rápido.
Además, al enviar las facturas antes, el proceso del cobro también será antes. Algunos programas de facturación también incluyen la posibilidad de automatizar los cobros directos a través de tu banco.
4. Validez legal
Al igual que la facturación en papel, la facturación electrónica tiene completa validez legal. Según la ley, para que una factura sea válida, el emisor de dicho documento tiene que garantizar la integridad del contenido y legibilidad desde la fecha de expedición de la factura y durante todo el periodo de conservación.
Gracias a la facturación electrónica la conservación y legibilidad de las facturas a lo largo del tiempo es mucho más cómodo, ya que no habrá que hacer copias o revisar los archivos cada tiempo.
A la hora de contratar un programa de facturación ten en cuenta que cumpla con todos los aspectos legales necesarios y en caso de duda, ponte en contacto con un especialista o tu asesor financiero.
5. Mayor seguridad en tu facturación
Entre las ventajas de la factura electrónica también está el incremento de la seguridad a la hora de enviar tus facturas. Normalmente, los programas de facturación usan redes privadas y tienen protocolos específicos como AS2, FTPS, Web Services o Value Added Network.
También habrá menos posibilidades de que hackeen o dupliquen tus facturas para una posible estafa o fraude. La firma digital también garantiza la autenticidad, veracidad, el origen e integridad de las facturas.
Además, al estar todo digitalizado y, normalmente, en la nube, no hay riesgo de pérdida de los documentos, como si podía pasar con las facturas en papel.
6. Paso hacia la digitalización
El paso a las facturas electrónicas supone el primer avance hacia la digitalización de tu empresa. Con la situación reciente marcada por el Covid-19 han sido muchas las compañías que han tenido que cambiar su estructura y dar el salto hacia soluciones digitales que les permitan trabajar en remoto desde cualquier lugar, automatizar procesos, ahorrar costes y ser más productivos.
Todos estos beneficios son los que aportan las facturas electrónicas. Una vez que las empresas se han lanzado a facturar de forma digital, son muchas las integraciones que se pueden realizar en estos programas, por ejemplo, la sincronización con el CRM o con el departamento de marketing.
De este modo, habrá una mayor comunicación entre los diferentes departamentos de las empresas, pero a la vez el trabajo será más fluido gracias a la automatización de procesos y la facilidad para acceder a los datos.
7. Reduce el impacto medioambiental
Por último, uno de los grandes beneficios de las facturas electrónicas, que también influye en la responsabilidad social de una empresa, es la reducción del impacto medioambiental.
Al no tener que imprimir facturas se elimina el gasto de papel, haciendo nuestro negocio más sostenible. Además, al no enviar las facturas por correo ordinario, estamos ahorrando en emisiones de CO2 a la atmósfera, producidas por el transporte.
Ahora que ya conoces todas las ventajas de las facturas electrónicas esperamos haberte convencido para dar el salto a la digitalización y comenzar con el cambio para hacer de tu negocio una compañía más eficaz, productiva y sostenible.