Las empresas y trabajadores autónomos pueden informar a sus potenciales clientes del precio de su trabajo a través de dos tipos de documentos: factura proforma o presupuesto. Sin embargo, muchos profesionales tienen dudas sobre las diferencias de estos dos conceptos que, aunque parecen lo mismo, realmente no lo son.
En este artículo de Quipu aprenderás la diferencia entre presupuesto y factura proforma, veremos con detalle en qué consiste cada uno de estos documentos, qué datos debe de incluir cada uno y en qué casos debes utilizar una factura proforma o un presupuesto según tus objetivos.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una factura proforma?
- ¿Qué es un presupuesto?
- Principales diferencias entre una factura proforma y un presupuesto
- ¿Cuándo utilizar una factura proforma o un presupuesto?
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es una factura provisional donde se especifican los detalles de una actividad comercial en el futuro. Las empresas y autónomos pueden usar una factura proforma para informar sobre las condiciones de venta a sus clientes.
Como borrador, una factura proforma no tiene validez comercial, de forma que no se tiene que declarar o liquidar, pues solo tiene un carácter informativo. Sin embargo, la factura proforma sí tiene validez jurídica, pues es un documento que acredita un indicio de actividad, y podría ser útil en caso de tener problemas con algún cliente.
¿Qué datos debe de llevar una factura proforma?
Con el objetivo de dar todos los detalles al cliente, una factura proforma puede tener los mismos datos de una factura normal u ordinaria. Sin embargo, es importante especificar en el encabezado que se trata de una factura proforma. Además, normalmente, son facturas no numeradas (aunque puedes numerarlas para organizarte)
En resumen, como en cualquier factura, salvo la diferencia del encabezado, éstos son algunos de los datos a incluir en una factura proforma:
- Encabezado donde indicamos que es una “Factura proforma”
- Fecha de emisión de la factura
- Identificación fiscal de vendedor y cliente (emisor y receptor de la factura)
- Descripción de los productos o servicios y su precio final.
- Impuestos aplicables
- Otra información relevante (por ejemplo, el número de pedido)
Aunque a primera vista estos detalles no dejan claro si hablamos de factura proforma o presupuesto, enseguida veremos que existen varias diferencias.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es un documento en el que se hace un cálculo anticipado del precio de una actividad, producto o servicio. En el caso de empresas y autónomos, se trata de una herramienta para informar a un cliente potencial de los detalles de un trabajo antes de su realización.
Pero este documento no es solo de un desglose de precios, también es una carta de presentación que permite a los vendedores mostrar su valor diferencial. Los presupuestos son la forma en que los clientes pueden conocer de antemano el precio y las características del producto o servicio. Además, también podrán utilizarlo para comparar éste con otras opciones en el mercado.
El presupuesto es común entre dos partes que comienzan una relación comercial, de forma que sirve para dejar bien atados todos los aspectos económicos del proyecto antes de ponerse manos a la obra. El presupuesto no tiene validez comercial o jurídica (importante este punto para ver la diferencia entre presupuesto y factura proforma). Sin embargo, sí que establece unas bases para evitar malentendidos con los clientes en el futuro.
¿Qué datos debe llevar un presupuesto?
Los presupuestos son una herramienta informativa pero también un documento para persuadir a nuestro cliente potencial. Es por eso que un presupuesto “como Dios manda” debe incluir los detalles importantes que el cliente quiere saber, pues esperan conocer con claridad en qué se van a gastar el dinero, sobre todo si la relación comercial es temprana.
Estos son los datos clave que no deberían faltar en un presupuesto:
- Información sobre el vendedor (empresa o autónomo) y del cliente
- Fecha del presupuesto y validez del mismo (Por ejemplo: un mes)
- Fechas de ejecución de cada fase del proyecto
- Detalle de los productos y sus precios
- Detalles de los gastos a realizar
- Coste final. Este debe incluir el subtotal o base imponible (precio sin IVA), IVA aplicado y descuento (opcional)
- Forma de pago (transferencia o efectivo)
- Anexos (opcional). En el caso de que el desarrollo de tu trabajo tenga algunas condiciones especiales o documentos adicionales a considerar, es recomendable incluirlo en el presupuesto.
Ahora que conoces los datos necesarios para hacer cada documento, verás que la diferencia entre factura proforma o presupuesto es una cuestión sencilla. Vamos a ver las principales diferencias entre los dos documentos.
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Principales diferencias entre una factura proforma y un presupuesto
Como hemos visto hasta ahora, ambos documentos sirven para lo mismo: informar a un cliente del coste final de nuestro trabajo. Pues bien, aunque comparten objetivos, hay otras cosas a tener en cuenta para saber si es lo mismo factura proforma que presupuesto.
Vamos a ver los principales factores que marcan la diferencia entre factura proforma y presupuesto:
- Nivel de detalle: un presupuesto tiene más detalles que una factura proforma, incluye desglose de precios y otra información como plazos de ejecución del trabajo.
- Carácter persuasivo: un presupuesto es más común en relaciones comerciales tempranas o primerizas (clientes potenciales), de forma que debe persuadir al cliente a partir de los detalles. La factura proforma, en cambio, es un documento más formal y simplificado.
- Validez legal: esta es la diferencia más importante entre una factura proforma o presupuesto. La factura proforma tiene validez jurídica y puede usarse como documento acreditativo de una actividad iniciada. Sin embargo, un presupuesto no tiene validez a efectos legales.
🔗 Ampliar información: Si quieres saber más sobre la diferencia entre una factura ordinaria y un presupuesto te recomendamos que leas nuestro artículo
¿Cuándo utilizar una factura proforma o un presupuesto?
Muchos profesionales tienen la misma duda a la hora de enviar el precio final de su trabajo a los clientes: ¿Factura proforma o presupuesto?. La elección es opcional y dependerá de cuestiones como la información que quieras dar a tu cliente y la formalidad o validez que quieras dar a ese documento.
Para clientes nuevos o ventas adicionales, lo más habitual es comenzar con un presupuesto. De esta forma, puedes incluir más detalles sobre el desarrollo del proyecto y sentar unas bases para posibles negociaciones en el futuro. Más tarde, puedes enviar una factura proforma más simplificada o una factura ordinaria para cerrar la venta.
Sin embargo, si quieres dar validez legal al documento enviado, deberás usar una factura proforma, pues ésta sí que tiene validez jurídica. La factura proforma es más común en clientes habituales o en casos de comercio internacional. En el siguiente enlace puedes descargar una plantilla de factura proforma en formato Excel, Word y PDF.
