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Presupuesto: qué es, importancia y para qué sirve

Si necesitas hacer presupuestos para tus clientes y no sabes por dónde empezar, en este artículo descubrirás todo lo que tienes que saber. Para qué sirve, la importancia que tiene hacerlos y todos los datos que debe de llevar un presupuesto.

También conocerás otros aspectos como la validez legal del mismo, en qué se diferencia de una factura ordinaria o proforma, cómo elaborar un presupuesto y un ejemplo.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es un presupuesto?

Para poder comprender bien las distintas partes, su elaboración e importancia, debemos de conocer qué es un presupuesto. El concepto de presupuesto se refiere en el ámbito de la economía a la cantidad de dinero y delimitación monetaria que involucran a un servicio, producto o proyecto.

Es de carácter cuantitativo y simboliza la cantidad que se recibirá en contraprestación de unos servicios determinados o la venta de una serie de productos. Esta estimación del coste tiene una serie de características:

  • Tiene en cuenta diferentes aspectos que influyen en el coste de ejecutar la actividad profesional o la venta de una serie de productos.
  • Juegan un papel importante en el control financiero, planificación económica, control de gastos y la reducción de riesgos de cualquier empresa.
  • Se adapta y se caracteriza por la flexibilidad ya que hay numerosos factores que pueden cambiar.
  • Son periódicos y se delimitan en el tiempo con una fecha de inicio del proyecto o fecha efecto de la compra y otros límites como en el pago o recepción de los productos.

Se trata de una herramienta esencial para planificar y controlar las finanzas a nivel personal y empresarial y generar un vínculo inicial con nuestros futuros clientes.

¿Para qué sirve un presupuesto?

Un presupuesto guardan diferentes funcionalidades que radican en la importancia que tienen como herramienta de gestión y control financiero. Además de prever ingresos, nos ayudará a establecer una relación comercial con nuestros clientes y mostrar cierta formalidad.

Si te preguntas para qué sirve un presupuesto, otros aspectos a tener en cuenta son:

  • Nos permite tener un uso correcto de los recursos de la empresa.
  • Podemos medir el riesgo y planificar objetivos.
  • Es un método de información para nuestros clientes, instituciones y otros organismos públicos.
  • Podemos hacer un seguimiento de nuestras finanzas y reduce el estrés.

Importancia de elaborar buenos presupuestos

Elaborar un buen presupuesto es de vital importancia para diferentes objetivos como los siguientes:

  • Podemos controlar los ingresos y gastos.
  • Planificamos distintas operaciones.
  • Nos permite medir el riesgo y disminuirlo.
  • Es fundamental para el control financiero.
  • Lo necesitamos para marcar metas y objetivos.
  • Se emplea para establecer relaciones comerciales y vender nuestros productos y/o servicios.

¿Qué datos debe de llevar un presupuesto?

Para que esté bien hecho, un presupuesto debe cumplir con todos los requisitos para que sea válido y funcional hay una serie de datos que debe contemplar sí o sí.

  • Datos de la parte prestadora de servicios, empresa o proveedora de productos.
  • Datos del cliente final o intermediario.
  • Concepto del presupuesto lo más específico posible.
  • Importe: base imponible y especificar los impuestos que recaerán sobre el producto o servicio y la cantidad total a abonar.
  • Forma de pago, plazos y cantidades.
  • Validez y tiempos de ejecución.
  • Firma tanto del emisor como del receptor del presupuesto.

También hay una serie de datos opcionales como los plazos, garantías y soporte técnico, aspectos legales y plan de trabajo.

La validez legal de un presupuesto es correcta desde el momento en el que se presenta el mismo a un cliente y hay un acuerdo verbal entre ambas partes. Si además de aceptarlo a viva voz, el cliente firma el presupuesto, el compromiso legal y validez será equivalente a un contrato de venta o prestación de servicios.

Como el presupuesto es principalmente informativo, se debe de redactar un contrato en base a los objetivos, servicios, productos y conceptos del presupuesto para formalizar la relación comercial. También debemos de indicar plazos de ejecución, entrega y todo lo necesario para indicar un compromiso de cumplir con lo prometido y salvaguardar ciertos derechos.

¿En qué se diferencia una factura ordinaria de un presupuesto?

Aunque ambos sirven para conocer el precio de un producto o servicio, a veces puede dar lugar a confusiones cuando elaboramos una propuesta pero existen diferencias entre factura ordinaria y presupuesto:

  • La factura ordinaria sirve para reflejar una operación comercial regular. Es el comprobante de la operación.
  • La factura también funciona como solicitud de pago que se hace a un cliente.
  • Por otro lado, un presupuesto es el documento para informar a un cliente de los detalles del servicio o bien a comprar: precio, plazos y en qué consiste el trabajo, entre otros.
  • El presupuesto no tiene validez jurídica o comercial por ser de carácter voluntario.
  • Los datos a incluir en ambos documentos son distintos.
  • El objetivo de la factura y presupuesto son diferentes siendo este último mucho más persuasivo con el fin de convencer al cliente.
  • También se diferencia en el momento en el que se envía siendo la factura al finalizar la relación comercial, el fin del servicio o de la venta.

¿En qué se diferencia una factura proforma de un presupuesto?

Cualquier empresa y trabajador autónomo puede emplear cualquiera de las dos vías para informar del coste de los servicios o bienes a través de un presupuesto o factura proforma. Pero, aunque parezcan lo mismo, existen diferencias entre ambos documentos:

  • Detalle: el presupuesto cuenta con más detalles y explicaciones.
  • Persuasión: la proforma tiene un carácter más formal y es más simple siendo el presupuesto más persuasivo por utilizarse principalmente para las primeras relaciones con clientes.
  • Validez legal: la proforma es el único documento con validez jurídica que equivale a una actividad iniciada.

¿Cómo hacer un presupuesto?

Para elaborar un presupuesto hay que tener claro cuáles son nuestros objetivos y por qué queremos destacar frente a nuestra competencia. Los pasos a seguir más generales a la hora de hacer un presupuesto son los siguientes:

  • Datos e información de ambas partes: empresario o compañía y cliente.
  • Fecha en la que se realiza el presupuesto, validez y límite en el tiempo.
  • Fechas, etapas y periodos del proyecto.
  • Producto o servicio con un concepto y precio en base imponible más los impuestos que se le imponen.
  • Coste final y forma de pago.

Una vez creado y mandado tu presupuesto no olvides realizar seguimiento periódico a tus clientes para conseguir cerrar la venta o el trato. Trabajar con un programa de facturación y presupuestos como Quipu te ayudará a agilizar estas gestiones y tener todo registrado y organizado.

Una vez que has realizado el presupuesto recuerda que es posible que el cliente, en ciertas ocasiones, puede anular el presupuesto. Si quieres saber más sobre la posibilidad de anular un presupuesto te recomendamos que leas nuestro artículo específico.

📹 Vídeo demostración: En el siguiente vídeo puedes ver una demo de lo que somos capaces de hacer con el software de Quipu 👇

Ejemplo de un presupuesto

Para tener un claro ejemplo de un presupuesto y de cómo se elabora, vamos a imaginar que tenemos un estudio de diseño creativo y un restaurante nos ha solicitado precios y servicios para hacer su imagen corporativa de cara a su inauguración y recursos para marketing.

Los elementos de los que no podemos olvidarnos detallar en el presupuesto son:

  • Datos del restaurante y del estudio de diseño.
  • Numeración y fecha del presupuesto.
  • Validez en días o meses del presupuesto.
  • Servicios y precios con base imponible: Branding (800€), Diseño de Imagen y Logos (1200€), Diseño de Cartelería y Papelería (800€) y Recursos para Redes Sociales (900€).
  • Precio total después de aplicar descuentos o impuestos pertinentes.
  • Firma de ambas partes.

Plantilla de Excel para generar presupuestos

Como comentábamos en apartados anteriores, contar con un programa de facturación y de elaboración de presupuestos es la mejor opción ya que te será de gran ayuda a la hora de profesionalizar y agilizar la elaboración de este tipo de documentos.

Pero si todavía no has dado el paso a utilizar un software de facturación, te ofrecemos la opción de descargar de forma gratuita una plantilla para la elaboración de presupuestos de forma gratuita. Así podrás generar tus presupuestos de una forma más sencilla, visual y atractiva.