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¿Cuál es la diferencia entre una factura ordinaria y una factura simplificada?

Todas las facturas comparten el mismo fin: documentar la validez legal de las operaciones de compra o venta. Sin embargo, dependiendo del tipo de operación, algunas facturas requerirán un mayor nivel de detalle, esto será un factor determinante para saber la diferencia entre una factura y factura simplificada.

Aunque existen distintos tipos de facturas según cada situación específica, en este artículo vamos a hacer una comparación con los dos tipos más comunes: factura ordinaria vs factura simplificada. Sigue leyendo para ver en qué consiste cada una, cuáles son sus características y cuáles son los factores que marcan la diferencia entre factura simplificada y completa.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es una factura ordinaria?

Una factura ordinaria es lo que conocemos como una “factura normal” o, simplemente, “factura”. Se trata de un documento comercial que indica la compra o venta de bienes o servicios. Si quieres saber más sobre nuestras amigas las facturas, en el blog de Quipu tenemos un post con todos los detalles sobre qué es una factura y para qué sirve.

Una factura ordinaria es una solicitud de transacción al cliente, de forma que se emite antes de recibir el pago. Las empresas y autónomos expiden facturas ordinarias para documentar sus ventas, así pueden dar validez legal a sus operaciones. Los consumidores también recibimos facturas ordinarias a nuestro nombre como documentación de nuestras compras. En resumen: una factura ordinaria sirve como comprobante legal de una compra o una venta.

Características de las facturas ordinarias

Todas las empresas y autónomos están obligados a dejar constancia de sus ventas de bienes y servicios a través de una factura. De esta forma, tanto los clientes como Hacienda pueden conocer todos los detalles de esa operación.

Las empresas y autónomos emiten y reciben facturas ordinarias y de esa forma pueden documentar toda la información sobre sus ingresos y gastos. Como empresa o autónomo, las facturas ordinarias sirven para las declaraciones del IVA y del IRPF a Hacienda, pues es la forma para documentar las ventas realizadas (ingresos) y acreditar las compras realizadas (gastos).

Para que todo sea válido y legal, existen una serie de datos obligatorios que se deben incluir en una factura completa:

  • Número de factura.
  • Fecha de emisión.
  • Datos fiscales para identificar al emisor y el receptor de la factura
  • Concepto.
  • Base imponible.
  • Tipo impositivo.
  • Importe total.
  • Información del registro mercantil: sólo obligatorio para empresas.

Este nivel de detalle es un factor clave para entender la diferencia entre factura y factura simplificada, que como ahora veremos es un documento bastante más sencillo. Con todos estos datos, el emisor y el receptor de la factura tengan todos los detalles de la operación.

Si quieres tener más claro qué es una factura y cómo hacerla, no te pierdas este vídeo:


¿Qué es una factura simplificada?

La factura simplificada es el comprobante de pago que reciben los consumidores o usuarios finales cuando realizan una compra. Es decir, es el justificante de compra que el vendedor entrega a un particular, y que solo se puede hacer en la moneda nacional.

Una factura simplificada es lo mismo que un ticket. Desde el año 2013, con la aplicación del Real Decreto 1619/2012, el concepto “ticket” desaparece para dar lugar al concepto de “factura simplificada”. Aunque a día de hoy todavía es muy común seguir diciendo “ticket de compra” o “recibo”.

La factura simplificada se emite después del pago y es el documento que da validez legal a una compra. Como consumidores, podemos usarlo para solicitar, por ejemplo, una devolución. Como empresa o autónomo, los tickets o facturas simplificadas servirán para a las empresas para deducirse gastos en las declaraciones del IRPF a Hacienda.

Características de las facturas simplificadas

Como su propio nombre indica, el objetivo de este documento es simplificar la emisión de facturas en casos concretos, como restaurantes o tiendas. De esta forma, el proceso para crear estas facturas es más sencillo y, muchas veces, automatizado.

La factura simplificada es más simple, pues requiere menos datos que la factura ordinaria. Éstos son sus datos obligatorios:

  • Número de serie.
  • Fecha de emisión de la factura.
  • Nombre y apellidos o denominación social, dirección fiscal y NIF del emisor.
  • Identificación del bien o servicio.
  • IVA aplicado.
  • Importe total.

A primera vista ya podemos conocer una diferencia entre factura simplificada y completa, y es que la factura simplificada no incluye los datos del receptor de la factura (comprador) Pero verás que ésta no es la única diferencia, vamos a verlo.

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Principales diferencias entre una factura ordinaria vs factura simplificada

La diferencia entre factura y factura simplificada depende de varios factores, aunque todos tienen que ver con el nivel de detalle que se aplica en cada tipo de factura. Estos factores o diferencias son los siguientes:

  • Objetivo de la factura: El objetivo de la factura ordinaria es solicitar un pago, pero en la factura simplificada el fin es acreditar que un pago ha sido realizado.
  • Cuándo se emite: En base al punto anterior, una factura ordinaria es emitida por la empresa antes de recibir el pago del cliente (solicitud). En cambio, la factura simplificada se entrega ya después de la transacción.
  • Nivel de detalle: La factura ordinaria incluye varios detalles obligatorios. La factura simplificada o ticket no necesita tantos datos y todo está más simplificado.
  • Datos del emisor y receptor: La factura completa debe incluir datos fiscales del emisor y también los del cliente o receptor de la factura. En el caso de las facturas simplificadas o tickets, sólo hay que incluir los datos del emisor o empresa que realiza la venta.
  • Deducción de IVA e IRPF: Esto es clave a la hora de presentar los modelos 130 y 303. Cuando una empresa o autónomo hace una compra y recibe una factura completa, podrá deducirse ese gasto en las declaraciones del IVA e IRPF. Si la compra se tramita con una factura simplificada, sólo podrá deducirse esta cifra en la declaración del IRPF.

Ya has visto por qué una factura y una factura simplificada no son lo mismo y cuáles son las principales diferencias. Como ves, todo depende del nivel de detalle. Pero, ¿cuándo podemos emitir cada una de ellas?. Pues bien, lo normal es emitir una factura ordinaria por defecto.

Sin embargo, existen algunos casos en los que podemos usar la factura simplificada en lugar de una factura ordinaria:

  • Operaciones con un valor inferior a 400 €
  • Operaciones con un valor inferior a 3.000 € en casos concretos como transporte o la hostelería. 
  • Si lo hacemos como factura rectificativa

Ahora que ya sabes la diferencia entre factura y factura simplificada, recuerda que la buena gestión de estos documentos es esencial para tu relación con Hacienda y evitar sanciones económicas. ¿Sabes cómo puedes crear, guardar y organizar todas estas facturas? En Quipu tenemos la solución perfecta: un software de facturación para autónomos y empresas. ¡Pruébalo gratis durante 15 días!

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