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Libro de registro de provisiones de fondos y suplidos: ¿qué es y para qué sirve?

El libro de registro de provisiones de fondos y suplidos es un documento que no todos los trabajadores por cuenta propia conocen, pero que resulta obligatorio para algunos de ellos. Existen determinadas actividades económicas que trabajan con adelantos de dinero del cliente y que requieren de un gasto del mismo para poder desarrollarse con normalidad, y este libro ayuda precisamente a mantener todos esos números en orden.

Por eso en el artículo de hoy te contamos todo lo que necesitas saber sobre él, desde para qué sirve como cuáles son los datos obligatorios del libro de registro de provisiones de fondos y suplidos para asegurarte de que todo está completamente en orden.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es un libro de registro de provisiones de fondos y suplidos?

El libro de provisiones de fondos y suplidos es un documento obligatorio para aquellas empresas y autónomos que reciban provisiones de fondos y paguen suplidos a sus clientes, dos conceptos que explicaremos con más detenimiento en los siguientes apartados de este mismo artículo.

Es importante saber qué es el libro de provisiones de fondos y suplidos, pero también qué datos debe incluir en sus registros y para qué sirve.

Qué datos debe registrar

Como todo libro de registro, en este documento deben quedar registrados ciertos detalles relacionados con el tipo de operaciones descritas. Concretamente, en este libro obligatorio para ciertas empresas deben figurar los siguientes datos:

  • Número de registro: También se le llama número de anotación, y es la referencia de la operación, el número que la identifica de forma indudable frente a las demás.
  • Fecha: El momento exacto en el que se haya realizado una entrega a cuenta o en la que se anticipase el gasto del cliente.
  • Número de factura: También puede introducirse en el libro de registro de provisiones de fondos y suplidos como número de recibo, y es el apartado en el que se registra la referencia a la factura que legitime la operación comercial.
  • Tipo de operación: Es en este apartado en el que debe aparecer si estamos ante una provisión de fondos o un suplido. La primera siempre será una cantidad en positivo, mientras que la segunda, al contrario, será una cantidad de dinero en negativo.
  • Datos del cliente: La otra parte implicada en la operación debe quedar perfectamente identificada, ya sea con nombre y apellidos o con la razón social en caso de estar hablando de una empresa.
  • Importe de la operación: Por último, siempre debe aparecer de forma correcta y sin lugar a equívocos la cantidad. Ante ella, además, se colocará un símbolo + si se trata de una operación de provisión de fondos o un símbolo – en caso de tratarse de suplidos.

Ahora que conoces los datos obligatorios del libro de registro de provisiones de fondos y suplidos, sabrás en todo momento cuándo están completos los asientos que incluyas en él.

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¿Qué son provisiones?

Las provisiones de fondos son cantidades de dinero que los clientes entregan a cuenta cuando deciden contratar servicios a trabajadores por cuenta propia. Es por ello que se reflejan como una cantidad de dinero en positivo en el libro de registro de provisiones de fondos y suplidos, ya que suponen un ingreso, aunque conviene diferenciar entre ingreso y beneficio.

Las provisiones de fondos, como su propio nombre indica, son cantidades que se adelantan y cuyo objetivo es el de cubrir gastos llegado el momento. Dicho de otro modo: las provisiones de fondos son las cantidades de dinero que deben cubrir, por ejemplo, la compra de materiales para poder iniciar un servicio, ya que de este modo el autónomo no se verá obligado a adelantar dicha cuantía de sus propios fondos.

Toda provisión de fondos debe quedar legitimada por una factura, aunque conviene diferenciar dos casos diferentes, ya que deberá repercutirse IVA o no en función del objetivo del tipo de provisión:

  • Si el dinero adelantado tiene como objetivo únicamente su empleo para gastos a demanda del cliente (como cubrir compras), la factura no debe incluir IVA ni tampoco retención de IRPF.
  • Sin embargo, en caso de que parte del dinero o todo él se transfiera con la intención de anticipar los honorarios profesionales, el emisor de la factura sí deberá incluir tanto IVA como IRPF en la proporcionalidad adecuada. De hecho, la cantidad será considerada como un ingreso de la actividad, por lo que será necesario obrar en consecuencia.

¿Qué son suplidos?

Una vez definido qué son las provisiones, toca dejar claro qué son los suplidos. Se denomina así a las cantidades de dinero que el profesional gasta por mandato del cliente. Es decir, no son gastos de la actividad, ya que no salen del bolsillo del autónomo o la empresa, sino que se satisfacen por cuenta del cliente, que por norma general habrá anticipado el dinero en forma de provisiones de fondos.

Los suplidos, al igual que las provisiones, deben quedar justificados mediante una factura. Eso sí, en este caso deberá ir a nombre del cliente, que es el que abona las cantidades que en ella figuran.

¿Para qué sirve el libro de provisiones de fondos y suplidos?

El libro de registro de provisiones de fondos y suplidos es uno de los libros obligatorios para toda empresa que opere con esta modalidad.

Este documento sirve para justificar las entradas y salidas de dinero del autónomo o la empresa que no constituyen ingresos o gastos para ellos, pero a su vez constituye una gran ayuda para el profesional, que gracias a él tiene mucho más control sobre sus movimientos económicos.

En definitiva, este libro permite gestionar la contabilidad de una empresa de forma mucho más fácil y ágil, manteniendo en todo momento separado el dinero ajeno de los ingresos y gastos propios y, por tanto, evitando sustos o inconvenientes que pueden surgir de posibles despistes y errores.