Podríamos decir, sin temor a equivocarnos, que el libro de provisiones de fondos y suplidos es el gran desconocido para muchos autónomos. Algo que se debe a que no es un libro contable que resulte de llevanza obligatoria para todos los profesionales que trabajan por cuenta propia.
Lo que tiene en común con otros registros obligatorios, es que sirve para dejar constancia de ciertas transacciones financieras. En este caso, de las provisiones de fondos y de los suplidos. Por eso, para entender exactamente de qué estamos hablando, primero tendremos que aclarar estos conceptos.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es el libro de provisiones de fondos y suplidos?
- ¿Qué es la provisión de fondos?
- ¿Qué son los suplidos?
- ¿Para qué sirve el libro de provisiones de fondos y suplidos?
- ¿Quién debe llevar este libro?
- ¿Cuál es el contenido del libro de provisiones de fondos y suplidos?
- ¿Durante cuánto tiempo hay que guardar este libro?
- Sanciones por no llevar este libro
¿Qué es el libro de provisiones de fondos y suplidos?
Como ocurre con el libro de inventarios y cuentas anuales, aunque hacemos referencia a un único libro, en este documento se registran dos tipos de transacciones que quedan claramente diferenciadas: las provisiones de fondos y los suplidos.
De hecho, no siempre el profesional va a realizar asientos relacionados con ambas. Porque puede que en su actividad reciba provisiones de fondos y no haga pagos suplidos, pero también puede ocurrir al contrario.
No obstante, bastará con recibir una única provisión de fondos, o hacer un suplido, para que surja la obligación de llevar este libro. Que es un registro contable que deja constancia de estas operaciones.
¿Qué es la provisión de fondos?
La provisión de fondos es una cantidad que se abona al profesional como adelanto del precio total del servicio. Su objetivo es cubrir, aunque sea en parte, los gastos en los que este va a incurrir al prestar el servicio. Esa cantidad abonada por anticipado se descontará después del precio que reste por pagar.
Un gremio que trabaja bastante con la provisión de fondos es el de la abogacía. Si contratas a un abogado para que lleve tu defensa legal en un determinado proceso, es posible que te pida una provisión de fondos. De este modo, si su minuta es de 2.500 euros y la provisión ha sido de 500, cuando llegue el momento de liquidar el servicio, te facturará un total de 2.000 euros, porque lo demás lo ha cobrado antes.
Esa cantidad que recibe el profesional a modo de provisión de fondos debe facturarse en el momento en que se exige, y se deja constancia de la transacción en el Libro de Provisiones de Fondos y Suplidos.
¿Qué son los suplidos?
Un gasto suplido es aquel que corresponde al cliente, pero que el proveedor de servicios adelanta. Para que tenga esta condición, debe cumplir una serie de requisitos:
- El gasto debe ir a nombre y por cuenta del cliente. Es su identidad la que debe figurar en la factura, no la del profesional que realiza el pago en su nombre.
- El pago debe realizarse a consecuencia de un mandato expreso verbal o escrito del cliente.
Efectuado el gasto suplido, el profesional que lo lleva a cabo expide una factura para el cliente. Factura que no lleva IVA ni retención, y a la que se acompañará la factura original emitida por la persona o entidad a la que se ha abonado el dinero.
Hay que diferenciar el gasto suplido del gasto reembolsable. El gasto suplido se hace en nombre y por cuenta del cliente. El gasto reembolsable lo hace el profesional en nombre propio, aunque luego pueda exigir a su cliente que le abone el mismo. Por ejemplo, el abono de la factura del taxi que se ha utilizado para desplazarse hasta una reunión con el cliente.
Supongamos que un arquitecto realiza un proyecto para un cliente y paga en nombre de este último las tasas necesarias para acceder a la licencia de obra. Este será un gasto suplido, porque lo asume el profesional (el proveedor del servicio), pero es un gasto que realmente corresponde a su cliente y que luego este le abonará.
Cuando el autónomo cobra el suplido, realmente no está ganando dinero, sino que está recuperando aquello que ha pagado en nombre de otro. Para que ese ingreso no tenga implicaciones a nivel fiscal, es esencial que esté registrado en el Libro de Provisiones de Fondos y Suplidos.
¿Para qué sirve el libro de provisiones de fondos y suplidos?
Su objetivo principal es justificar entradas y salidas de dinero en las cuentas de un autónomo que no constituyen realmente ni un ingreso ni un gasto para él. Por tanto, podemos afirmar que sirve para:
- Controlar los gastos y las obligaciones: llevando un registro ordenado de los gastos realizados a cuenta del cliente y de las cantidades recibidas por adelantado. Esto evita posibles errores a la hora de facturar o de reclamar el correspondiente reembolso.
- Aumentar la transparencia y facturar adecuadamente: la información contenida en este libro facilita probar las cantidades que se han recibido como provisión de fondos y las que se han pagado a modo de suplidos.
¿Quién debe llevar este libro?
Tal y como establecen tanto la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas como la Orden HAC/773/2019, de 28 de Junio, que regula la llevanza de los libros registros en el IRPF, están obligados a llevar Libro de Provisiones de Fondos y Suplidos aquellos autónomos que ejerzan actividades profesionales, y cuyo rendimiento se determine a través del método de estimación directa normal o simplificada.
¿Cuál es el contenido del libro de provisiones de fondos y suplidos?
Los asientos relacionados con las provisiones de fondos y los suplidos son bastante sencillos. Es suficiente con dejar constancia de algunos datos clave:
- Número de la anotación: los asientos tienen que hacerse de forma correlativa y no se admite la existencia de saltos. La forma de numerar el registro es libre, pero lo habitual es comenzar cada año por el 1 y continuar desde ahí.
- Naturaleza del registro: es decir, si se trata de una provisión de fondos o de un suplido. No es necesario que cada una de estas operaciones tenga su propio registro numérico, pueden compartir el mismo. Por ejemplo, la operación 1/2023 del Libro de Provisiones de Fondos y Suplidos de un profesional podría ser una provisión de fondos, la 2, otra provisión de fondos, la 3 un suplido…
- Fecha: hay que indicar la fecha en que se recibe la provisión de fondos o se realiza el gasto suplido.
- Importe: para mayor claridad, la provisión se especifica con una cifra en positivo y el suplido será una cantidad en negativo.
- Datos del cliente: se debe registrar su nombre y apellidos, razón social o denominación completa, así como su Número de Identificación Fiscal (NIF).
- Número de factura que refleja la operación: cuando exista obligación de emitir este documento.
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¿Durante cuánto tiempo hay que guardar este libro?
La Ley General Tributaria establece un plazo de cuatro años, que coincide con el tiempo de prescripción durante el cual Hacienda puede liquidar y exigir el pago de deudas tributarias. Pero el Código de Comercio eleva la obligación hasta un total de seis años.
Por su parte, la legislación tributaria impone asimismo la obligación de conservar los programas, ficheros, y archivos informáticos que sirvan de soporte a estos libros cuando se elaboren a través de medios electrónicos, así como los sistemas de codificación utilizados.
Sanciones por no llevar este libro
El retraso en la llevanza de los libros registro se sanciona con multa pecuniaria fija de 150 euros. No obstante, pueden concurrir circunstancias que hagan que la infracción se considere más grave, en cuyo caso la sanción puede pasar a ser proporcional respecto a los importes que deberían haberse registrado.
El libro de provisiones de fondos y suplidos ya no es un desconocido para ti, así que asegúrate de que lo tienes al día si tienes la obligación de llevarlo.
